Op een gewone dag moet een projectmanager meerdere projecten tegelijk beheren. Het bijhouden van die projecten kan vervelend zijn als ze niet goed georganiseerd zijn. Het hebben van een overzicht dat dynamisch is kan ook veel helpen. Tor oplossen van de kwestie van hoe we meerdere projecten in Excel in een keer kunnen bijhouden, hebben we een Excel-sjabloon met uitleg waar u kunt oefenen en wijzigen van het blad als uw wil omvolg je meerdere projecten in Excel.

Sjabloon downloaden

Download dit sjabloon hieronder.

Meerdere projecten volgen.xlsx

Waarom hebben we Project Tracker nodig?

De fundamentele noodzaak om een Project Tracker te gebruiken komt voort uit inefficiëntie en de onevenredige verdeling van middelen. Project Tracker kan ons helpen meer te bereiken met minder middelen. De belangrijkste redenen worden hieronder uiteengezet.

• Overloop van de taak
• Verdeling van de middelen
• Geen vaste prioriteitenlijst

Voordelen van Project Tracker

Hoewel het beheren van een project tracker zelf wat tijd kost, is de output de moeite waard.

De voordelen van de Multiple Projects tracker zijn legio:

• Geeft een overzicht van de gegevens zonder in al te veel details te treden.
• Kan het proces herhalen zonder gedoe.
• Efficiënt gebruik van middelen.
• In staat om van de ene taak naar de andere te springen.

Stappen voor het maken van een sjabloon om meerdere projecten in Excel bij te houden

We zullen hier een voorbeeldwerkblad toevoegen, voor het bijhouden van meerdere projecten in één Excel-sjabloon. Om meerdere projecten in Excel bij te houden, moeten we meerdere bladen maken met verschillende soorten grafieken die ons een samenvatting en overzicht geven van het hele project.

Stap 1: Verzamel gegevens van meerdere projecten

De meest cruciale stap voor het maken van dit project tracking Excel template, moeten we een lijst van taken maken en ze verdelen in afzonderlijke projecten,. We kunnen ze ook identificeren als projectinformatie.

• Organiseer eerst de gegevens, wat betekent dat u uw project opdeelt in kleinere taken, die u vervolgens inplant in start- en vervaldata.
• Wijs ook een manager aan die verantwoordelijk wordt voor de taak.
• Markeer hun vooruitgang. En noteer het op het blad.

• Maak vervolgens een nieuw werkblad en koppel vanuit dat werkblad alle gegevens van het tabblad gegevensblad.
• Dan voegen we een kolom met de bestede dagen toe om bereken het aantal dagen dat elke taak is voltooid.
• Hiertoe voert u de volgende formule in in cel G3 .

• En sleep dan de Vulgreep pictogram naar cel G32 .
• Nu is de reeks cellen G3 naar G32 is nu gevuld met de verschillen tussen de Startdatum en de Vervaldatum van elke taak.

• Nu is de reeks cellen G3 naar G32 is nu gevuld met de verschillen tussen de Startdatum en de Vervaldatum van elke taak.

• Vervolgens gaan we toevoegen hoeveel dagen er tot nu toe aan elke taak zijn besteed, om dit te doen. voer de volgende formule in cel L3 :

=G3*F3

• Sleep de Vulgreep naar cel L32 dan zul je merken dat het bereik van cel L3:L32 is nu gevuld met dagen besteed aan elke taak.

Stap 2: Gantt Chart voorbereiden

Om een duidelijk overzicht te krijgen van de tijdlijn van het project kan de gebruiker een Gantt grafiek van de taken verdeeld over meerdere projecten. We gaan gebruik maken van ALS en Datum functies in deze stap.

• Nu zullen we een Gantt grafiek met behulp van deze informatie.
• Hiervoor zullen we voorwaardelijke opmaak gebruiken, en daarvoor moeten we een tijdlijn maken voor alle uitgevoerde taken.
• Hiervoor stellen we de begindatum van onze tijdlijn in en vervolgens de einddatum van de tijdlijn. In dit geval is het 3 februari 2020 en de laatste vervaldatum is 27 april 2021 .
• Omdat we voor elke dag een tijdlijn moeten instellen, stellen we de onderstaande formule op:

Sleep dan de Vulgreep horizontaal tot 27 april 2021 .

• Formatteer vervolgens de cellen zodanig dat de tekst verticaal wordt weergegeven om meer rijen in minder ruimte weer te geven.

• Daarna zult u merken dat alle headers nu tegen de klok in zijn gedraaid.

• Selecteer dan de cel J3 en voer de volgende formule in:

• Sleep dan de Vulgreep horizontaal.
• Door dit te doen wordt " X "waarin de taak is uitgevoerd.

Herhaal hetzelfde proces voor de andere cellen, bijvoorbeeld. selecteer de cel J4 en dan de volgende formule.

En sleep de Vulgreep pictogram aan het horizontale uiteinde.

• Door de formule voor alle rijen te herhalen worden alle tijdlijnen van de taak gemarkeerd.

• Vervolgens gebruiken we voorwaardelijke opmaak om een Gantt kaart van die markering.
• Klik daartoe eerst op Voorwaardelijke opmaak van de Home tab.
• Klik dan op Nieuwe regels .

• Vervolgens selecteert u in het nieuwe venster Formatteer alleen cellen die opties van de Selecteer een type regel doos.
• Daarom, in de Formatteer alleen cellen met het dropdown menu, selecteer Specifieke tekst in de eerste dropdown box en selecteer Met in de tweede dropdown box.
• In het derde vak moeten we onze merkletter specificeren. We zetten x, omdat we de tijdlijn van de taak willen markeren met x.
• Klik dan op Formaat .

• Vervolgens gaat u in het nieuwe formaatvenster naar de rubriek Vul tabblad en klik dan op de Vuleffecten .

• Dan in de Vuleffecten venster, selecteer Twee kleuren .
• Selecteer hierna de gewenste kleur, wij kiezen voor Zwart en Wit als de Kleur 2 en Kleur 1 .
• Dan in de Schaduwstijlen, kies Horizontaal .
• Vervolgens, invarianten, kies uw voorkeursvarianten. Wij kiezen de middelste streep.
• Er verschijnt een voorbeeldvenster dat laat zien hoe de opmaak er in het werkblad uit zou zien.
• Klik op OK hierna.

• Dan in de Lettertype kies je de gewenste kleur. Wij kiezen Zwart om de letter te mengen x met de zwarte achtergrond.
• Klik op OK hierna.

• Na het klikken op OK, zullen we terug zijn bij de Bewerk opmaak regel venster, in dat venster. Klik op OK .

• Dan zijn we weer terug bij de Regelbeheer voor voorwaardelijke opmaak raam.
• Klik op Toepassen hierna.

• De Gantt kaart zal klaar en goed zichtbaar zijn.

We kunnen een schuifbalk toevoegen om dit beter te verwerken Gantt grafiek.

• Klik daartoe op de Ontwikkelaar tabblad in het werkblad.
• Klik dan op de Plaats commando, uit het dropdown menu, en klik op de Schuifbalk (Van Control) .

• Hierna verschijnt een schuifknop op het werkblad.
• Wijzig de grootte van de schuifknop en klik er dan met de rechtermuisknop op.
• Klik dan op Formaatcontrole .

In de nieuwe Formaatcontrole venster, in de Controle tab, voer de locatie in van de cel die u wilt koppelen, in dit geval kiezen we voor $E$38 .

• Kies dan de minimumwaarde naar wens, wij kiezen hier voor 3.
• Kies vervolgens de maximale waarde naar wens, wij kiezen hier voor 400, omdat we hier te maken hebben met meer dan 365 dagen.
• Kies stapsgewijze verandering als 1, als we dag na dag doorgaan.
• Klik op OK hierna.

• Dan selecteren we cel J2 en voer de volgende formule in om de cel te koppelen $E$38 tot deze datum.

• Na het invoeren van de formule blijft de datum hetzelfde. maar nu is hij gekoppeld aan de cel $E$38. nu als we de schuifbalk verschuiven, de waarde van cel $E$38 zal toenemen en de datum zal ook toenemen in de volgende cellen.
• En zo werkt de schuifbalk nu goed.
• Onze Gantt kaart is nu compleet.

Stap 3: prestatiematrixgrafieken maken

De volgende stap is het maken van prestatiematrixgrafieken op basis van het dynamisch volgen van meerdere projecten. Die grafieken zullen ons een overzicht geven dat dynamisch is en ons helpt om verschillende projecten in één sjabloon te beheren. Om deze stap te voltooien, zullen we hulp krijgen van SUMIF en AVERAGEIF functies.

• Nu openen we een nieuw werkblad met de naam Projectprestaties .
• Maak dan een tabel zoals in onderstaande afbeelding.

• Voer dan de formule in de cel F26 :

En sleep de Vulgreep naar cel F28.

• Voer dan de formule in de cel G26 :

En sleep de Vulgreep naar cel G28 .

• Voer dan de formule in de cel H26 :

En sleep de Vulgreep naar cel G28 .

Dan ziet de tabel er ongeveer zo uit.

• Wat we in principe hebben gedaan is vergelijken hoeveel dagen elk project nodig heeft om af te ronden, en bijhouden hoeveel vooruitgang ze daadwerkelijk hebben geboekt. Vervolgens hebben we ook berekend hoeveel projectwerk er nog resteert.
• Vervolgens maken we een staafdiagram waarin de voortgang van de verschillende projecten wordt vergeleken.
• Ga daarvoor naar het tabblad invoegen en klik op de 100% gestapelde kolom .

• Wanneer de grafiek verschijnt, klikt u op het grafiekgebied en klikt u met de rechtermuisknop.
• Klik in het contextmenu op de Selecteer gegevens .

• Dan op de Selecteer gegevensbronnen venster, klik op Toevoegen .

• Selecteer vervolgens in het nieuwe venster het cellenbereik in de reeksnaam $E$26:$E$28 .
• En selecteer als reekswaarde het cellenbereik $G$26:$G$28 .
• Klik op OK hierna.

• Klik vervolgens, net als bij de vorige stap, op de Toevoegen en selecteer het volgende cellenbereik $E$26:$E$28 .
• Selecteer vervolgens het cellenbereik $H$26:$H$28 in de Serie waarden .
• Klik op OK hierna.

• Klik nu op de Bewerk knop om de asnaam aan de grafiek toe te voegen.

• Selecteer vervolgens het cellenbereik E$26:$E$28 in de doos.

• U zult zien dat de projectnamen nu aan de rechterkant van het Selecteer gegevensbron. zal het ook zichtbaar zijn in de grafiek.

• Klik op OK hierna.

Nu ziet u de grafiek in volledige vorm.

Stap 4: Dashboard genereren

Om een overzichtelijke presentatie te maken, zullen wij in deze stap nog enkele grafieken maken op basis van verschillende prestatiecriteria, die ons zullen helpen de projecten efficiënt te volgen. De SUMIF-functie wordt hier gebruikt.

• Nu voegen we in het nieuwe werkblad een nieuwe tabel toe zoals hieronder.

• En koppel dan de waarde van hoeveel dagen we besteed hebben, hoeveel dagen er nog overblijven in het totale project enz. aan de reeks cellen H13 naar H16 .
• Dan voegen we een normale donutgrafiek in van de Plaats toont de grafiek de standaardinstellingen en kiest een willekeurige waarde.

• Dan kiezen we het gegevensbereik voor de donutgrafiek.
• Daartoe klikken we met de rechtermuisknop op de muis en klikken op Selecteer gegevens .

• Klik vervolgens in het nieuwe venster op Toevoegen .

• Vorm het selectievenster en selecteer het cellenbereik $F$7:$F$8 .

• Na het klikken op OK Merk op dat de donutgrafiek nu wordt getoond met de bijbehorende gegevens.
• Na enige aanpassing ziet het er ongeveer zo uit.

• Om hier bovenop te komen, voegen we een rechthoekige Tekstvak vorm van het tabblad Invoegen.

• En plaats de doos in het midden van de donut en koppel de doos aan de cel $H$15 weten we dat de cel $H$15 toont het percentage voltooid werk van het project.
• Dus als om welke reden dan ook onze gegevens veranderen, verandert ook het percentage voltooide werkzaamheden in zowel de donutgrafiek als het tekstvak.

• Daarna voegen we de namen van de projectmanagers en hun prestatiematrix toe aan het dashboard.
• Daartoe voegen wij een dropdown toe voor de evaluatie van de prestaties van elke manager in de Gantt grafiek.
• Na het toevoegen van een keuzemenu uit de Ontwikkelaar We voegen de naam van de manager toe in het dropdown menu.

• Nadat we de namen hebben toegevoegd, voeren we de formule in in cel D15 :

• Dan voeren we de volgende formule in de cel in D16 :

=SUMIF('Gantt Chart'!C3:C32,'Project Overview'!D14,'Gantt Chart'!I3:I32)

• Voer de volgende formule in de cel in D17 :

• Selecteer vervolgens de cel D18 en voer de volgende formule in:

• Voer de volgende formule in in cel D19 :

• U kunt in het uitklapmenu wisselen tussen managers en hun prestaties dynamisch zien veranderen in de tabel.
• Vervolgens gaan we nog een donutgrafiek gebruiken in het werkblad, via het tabblad invoegen.
• Vervolgens koppelen we de waarden aan de grafiek, door met de rechtermuisknop te klikken op Selecteer gegevens .
• Klik dan in het nieuwe venster op Toevoegen .
• Voer dan het bereik van de cel in $D$16:$D$17 in de Serie waarden .
• Klik op OK hierna.

• Klik dan op de Bewerk pictogram aan de rechterkant van het venster.

• Voer vervolgens het cellenbereik in $B$16:$C$17 om de namen van het bereik te specificeren.
• Als we nu de manager naam, zal de donutgrafiek ook dienovereenkomstig veranderen.

• Nu is ons dashboard klaar om meerdere projecten in Excel op één plaats te volgen.

Hopelijk helpt deze sjabloon u om meerdere projecten in Excel efficiënt bij te houden en te beheren.

Lees meer: Projectvoortgang bijhouden in Excel (gratis sjabloon downloaden)

Conclusie

Kortom, de vraag "Hoe meerdere projecten volgen in Excel" wordt hier beantwoord met een voorbeeld van een Excel-sjabloon. Wij gebruikten een Gantt grafiek voor het bijhouden en vervolgens een reeks grafieken toegevoegd om dit beheer van meerdere projecten veel gemakkelijker te maken.

Voor dit probleem is een voorbeeldwerkboek bijgevoegd waarin u het bijhouden van meerdere projecten kunt oefenen.

Voel je vrij om vragen of feedback te stellen via de commentaar sectie. Elke suggestie voor de verbetering van de Exceldemy gemeenschap zeer op prijs zal worden gesteld