เมื่อคุณทำงานกับฐานข้อมูลขนาดใหญ่และต้องการเลือกรายการเฉพาะจากรายการ รายการแบบหล่นลงสามารถช่วยคุณได้ในสถานการณ์นี้ การใช้รายการแบบหล่นลงทำให้คุณสามารถเลือกข้อมูลที่ต้องการได้ในไม่กี่วินาที คุณสามารถสร้างรายการแบบเลื่อนลงโดยใช้หลายคอลัมน์ได้เช่นกัน วันนี้ในบทความนี้ เราจะพูดถึงวิธีการบางอย่างในการสร้างรายการแบบหล่นลงของ Excel จากหลายคอลัมน์

ดาวน์โหลดสมุดงานแบบฝึกหัด

ดาวน์โหลดแบบฝึกหัดนี้เพื่อฝึกฝนในขณะที่คุณ กำลังอ่านบทความนี้

3 วิธีที่ไม่ซ้ำกันในการสร้างรายการแบบหล่นลงในหลายคอลัมน์

ส่วนนี้จะครอบคลุม 3 วิธีที่ไม่ซ้ำกันสำหรับรายการแบบหล่นลงของ Excel ที่มีหลายคอลัมน์ เรามาคุยกันด้วยภาพประกอบที่เหมาะสมกัน

1. รายการแบบหล่นลงอิสระในหลายคอลัมน์

คุณสามารถสร้างรายการแบบหล่นลงของ Excel ที่แยกจากกันโดยมีหลายคอลัมน์

ในตัวอย่างต่อไปนี้ เราได้รับกล้อง “รุ่นเลนส์” และชื่อรุ่นในอนาคต เช่น “รุ่นเลนส์ Canon” , “รุ่นเลนส์ Nikon” และ “รุ่นเลนส์ Sony” . เราต้องสร้างรายการแบบเลื่อนลงโดยใช้คอลัมน์เหล่านี้

ขั้นตอน :

• ก่อนอื่น สร้างรายการใหม่ ตารางที่ใดก็ได้ในเวิร์กชีตที่คุณต้องการสร้างรายการ

• ตอนนี้เราจะสร้างรายการแบบเลื่อนลงโดยใช้ชื่อรุ่นเหล่านี้
• ดังนั้น เลือกเซลล์ที่คุณต้องการสร้างรายการแบบเลื่อนลง (เช่น เซลล์ D11 ) ->ไปที่แท็บ ข้อมูล ->คลิกที่ การตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูล .

อ่านเพิ่มเติม: วิธีสร้างรายการแบบหล่นลงใน Excel (ไม่ขึ้นกับกัน)

• ถัดไป ในกล่องโต้ตอบ ข้อมูล การตรวจสอบความถูกต้อง เลือก “รายการ” เป็นเกณฑ์การตรวจสอบ และในหน้าต่างฟิลด์ แหล่งที่มา จะปรากฏขึ้น เลือกช่วงข้อมูลจากคอลัมน์ “รุ่นเลนส์” ( $B$5:$B$7 )
• คลิก ตกลง เพื่อยืนยัน

• ดังนั้น รายการแบบเลื่อนลงที่คุณต้องการจะถูกสร้างขึ้น คลิกที่ไอคอนนี้ ข้างเซลล์ D11 เพื่อดูรายการ

• ตอนนี้เราจะสร้างรายการใหม่ข้างเซลล์ชื่อ “รุ่นเลนส์ Canon” ( D12 ) ทำซ้ำขั้นตอนก่อนหน้านี้และเลือกอาร์เรย์ข้อมูล ( $D$5:$D$9 ) เป็นฟิลด์ต้นทางของคุณ

• คลิก ตกลง เพื่อสร้างรายการ

• ตอนนี้เราต้องสร้างรายการแบบเลื่อนลงสองรายการสำหรับอีกสองเซลล์ สำหรับ “รุ่นเลนส์ Nikon” รายการคือ

• และสำหรับ “รุ่นเลนส์ Sony” .

• ตอนนี้เรามีรายการแบบเลื่อนลงทั้งหมดแล้ว เราสามารถเลือกตัวเลือกจากรายการเหล่านั้นได้อย่างอิสระ ตัวอย่างเช่น สำหรับ รุ่นเลนส์ Nikon เราสามารถเลือกเลนส์เปอร์สเปคทีฟได้

2. การใช้ฟังก์ชัน OFFSET ในหลายคอลัมน์

เราสามารถใช้ OFFSET ฟังก์ชัน เพื่อทำให้รายการแบบเลื่อนลงจากหลายคอลัมน์มีไดนามิกมากขึ้น

ในตัวอย่างนี้ เราจะใช้ชุดข้อมูลก่อนหน้า ตอนนี้สร้างที่ใดก็ได้ในเวิร์กชีตที่มีคอลัมน์ “เลือกเลนส์” และ “รุ่น”

ในคอลัมน์เหล่านี้ เรา จะสร้างรายการของเรา

ขั้นตอน :

• ก่อนอื่น ในเซลล์ D13 สร้างรายการแบบเลื่อนลงโดยใช้ ข้อมูลจาก “ส่วนหัว” ของคอลัมน์รุ่นเลนส์ ทำตามขั้นตอนนี้ เช่น วิธีที่ 1 .

D13→Data tab →Data Validation

• จากนั้น ในกล่องโต้ตอบ การตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูล ให้เลือก รายการ เป็น เกณฑ์การตรวจสอบความถูกต้อง ตอนนี้ เลือก $D$4:$F$4 เป็นข้อมูล แหล่งที่มา ของคุณ อย่าลืมทำเครื่องหมายในช่อง “ละเว้นช่องว่าง” และ “รายการแบบเลื่อนลงในเซลล์” .
• คลิก ตกลง เพื่อดำเนินการต่อ

• ดังนั้น รายการแบบเลื่อนลงในเซลล์ D13 คลิกที่ไอคอนนี้เพื่อดูรายการ

• เมื่องานหลักของเราเสร็จสิ้นแล้ว เราจะสร้างรายการแบบเลื่อนลงขั้นสุดท้ายโดยใช้หลายคอลัมน์ . เมื่อต้องการทำเช่นนี้ เลือกเซลล์ E14 และทำขั้นตอนการสร้างรายการแบบหล่นลงซ้ำตามที่แสดงในวิธีการก่อนหน้านี้ ตอนนี้ในกล่องต้นฉบับ ใช้ฟังก์ชัน OFFSET กับ MATCH เพื่อใช้หลายคอลัมน์พร้อมกัน สูตรคือ

=OFFSET($D$4,1,MATCH($D14,$D$4:$F$4,0)-1,5,1)

ที่ไหน

• อ้างอิงคือ $D$4
• แถวคือ 1 เราต้องการย้าย 1 แถวลงแต่ละครั้ง
• คอลัมน์คือ MATCH($D14,$D$4:$F$4,0)-1 ที่นี่เราใช้สูตร MATCH เพื่อทำให้การเลือกคอลัมน์เป็นแบบไดนามิก ในสูตร MATCH ค่าการค้นหา คือ $D14 , lookup_array คือ $D$4:$F$4 และ [match_type] คือ ตรงทั้งหมด .
• [ความสูง] ของแต่ละคอลัมน์คือ 5
• [ความกว้าง] ของแต่ละคอลัมน์คือ 1

• คลิก “ตกลง” เพื่อรับรายการจาก หลายคอลัมน์

• ดังนั้นรายการแบบเลื่อนลงของเราจากหลายคอลัมน์ก็พร้อมแล้ว รายการนี้เป็นแบบไดนามิก ตัวอย่างเช่น หากเราเลือก “รุ่นเลนส์ Sony” รายการในคอลัมน์ “รุ่น” จะแสดงชื่อเลนส์ Sony ให้คุณเห็น

อ่านเพิ่มเติม: วิธีใช้คำสั่ง IF เพื่อสร้างรายการแบบหล่นลงใน Excel และวิธีสร้างรายการแบบหล่นลงตามสูตรใน Excel

3. รายการแบบหล่นลงที่ขึ้นต่อกันในหลายคอลัมน์

รายการแบบหล่นลงที่ขึ้นต่อกันยังเป็นรายการแบบอิงตามสูตรและแบบหลายคอลัมน์

ในสิ่งต่อไปนี้ ตัวอย่างเช่น เราได้รับชื่อทวีปบางส่วนภายใต้คอลัมน์ “ทวีป” คอลัมน์อื่นๆ จะแสดงชื่อประเทศบางส่วนภายใต้ชื่อทวีปเหล่านั้น และคอลัมน์ที่เหลือจะแสดงชื่อเมืองบางส่วนภายใต้ประเทศในมุมมองเหล่านั้น

เราจำเป็นต้องสร้างรายการแบบเลื่อนลงโดยใช้รายการเหล่านี้คอลัมน์ ตอนนี้สร้างตารางอื่นที่ใดก็ได้ในเวิร์กชีตที่คุณต้องการรับผลลัพธ์

ขั้นตอน :

• ขั้นแรก ในเซลล์ D13 สร้างรายการแบบเลื่อนลงโดยใช้ชื่อทวีป หากต้องการทำรายการ ให้ทำตามขั้นตอนที่กล่าวถึงก่อนหน้านี้ เลือกแหล่งข้อมูล $D$3:$F$3 .
• ถัดไป คลิก ตกลง เพื่อสร้างรายการ คลิกที่ไอคอนข้างเซลล์ D13 เพื่อแสดงรายการ

• ในขั้นตอนถัดไป เราจะสร้าง “ช่วงชื่อ” สำหรับคอลัมน์ประเทศเหล่านั้น เลือกคอลัมน์ชื่อ “เอเชีย” , “แอฟริกา” และ “ยุโรป” และไปที่ “สูตร” และในช่อง “ตัวจัดการชื่อ” คลิกที่ “สร้างจากส่วนที่เลือก”

สูตร → ตัวจัดการชื่อ → สร้างจากส่วนที่เลือก

• หน้าต่างใหม่เด้งออกมา ทำเครื่องหมายที่ แถวบนสุด แล้วคลิก ตกลง .

• ตอนนี้เลือกเซลล์ E13 และไปที่ การตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูล และเลือก รายการ ในช่อง แหล่งที่มา ให้ใช้สูตรนี้:

=INDIRECT(D13)

หมายความว่าเมื่อคุณเลือก เอเชีย ในรายการแบบเลื่อนลง (D13) นี่หมายถึงชื่อ ช่วง “ เอเชีย ” (ผ่านฟังก์ชัน INDIRECT และแสดงรายการทั้งหมดในหมวดหมู่นั้น

• จากนั้น คลิก ตกลง สร้างรายการอ้างอิงตามสูตร

• งานของเรายังไม่เสร็จ! ขั้นตอนคือการทำอีกรายการที่ขึ้นอยู่กับค่าในเซลล์ E13 ! ในการดำเนินการนี้ ให้ไปที่ สูตร อีกครั้ง และใน ตัวจัดการชื่อ คลิกที่ สร้างจากการเลือก ทำเครื่องหมายที่ แถวบนสุด แล้วคลิก ตกลง เมื่อหน้าต่างใหม่ปรากฏขึ้น

• ตอนนี้เลือกเซลล์ F13 และไปที่ การตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูล และเลือก รายการ ในฟิลด์ แหล่งที่มา ให้ใช้สูตรนี้:

=INDIRECT(E13)

หมายความว่าเมื่อคุณเลือก “อินเดีย” ในรายการดรอปดาวน์ ( C13 ) นี่หมายถึงช่วงที่มีชื่อ “อินเดีย” (ผ่าน ฟังก์ชัน INDIRECT ) และแสดงรายการทั้งหมดในหมวดหมู่นั้น

• ถัดไป คลิก ตกลง เพื่อทำงานให้เสร็จ

• ดังนั้นรายการแบบเลื่อนลงของเราจากหลายคอลัมน์จึงเสร็จสิ้น ตอนนี้ หากเราเลือก “ยุโรป” และเลือกประเทศ “เยอรมนี” รายการจะแสดงผลลัพธ์ที่เกี่ยวข้องให้เราเห็น

อ่านเพิ่มเติม: รายการแบบหล่นลงหลายรายการขึ้นอยู่กับ Excel VBA

บันทึกย่อ

👉 The ฟังก์ชัน MATCH นับคอลัมน์เป็น 1,2,3 ในขณะที่ฟังก์ชัน OFFSET นับคอลัมน์เป็น 0,1,2 นั่นเป็นเหตุผลที่คุณต้องเพิ่ม “-1” หลังฟังก์ชันจับคู่ MATCH($D13,$D$3:$F$3,0)-1 .

👉 ในขณะที่สร้างรายการแบบเลื่อนลงแบบไดนามิก ตรวจสอบให้แน่ใจว่าการอ้างอิงเซลล์เป็นแบบสัมบูรณ์ (เช่น $B$4 ) และไม่สัมพันธ์กัน (เช่น B2 หรือ B $2 หรือ $B2)

👉 เพื่อหลีกเลี่ยงข้อผิดพลาด อย่าลืมทำเครื่องหมายที่ “ไม่สนใจช่องว่าง” และ “รายการแบบเลื่อนลงในเซลล์” .

บทสรุป

รายการแบบเลื่อนลงที่อิงจากหลายคอลัมน์ใน Excel ทำให้งานของเราง่ายขึ้นและสะดวกขึ้นมาก เราได้กล่าวถึงสามวิธีที่แตกต่างกันในการทำเช่นนั้น หากคุณมีความสับสนหรือความคิดเห็นเกี่ยวกับบทความนี้ โปรดแจ้งให้เราทราบในส่วนความคิดเห็น