Khi bạn đang làm việc với một cơ sở dữ liệu lớn và bạn cần chọn một mục cụ thể từ danh sách, danh sách thả xuống có thể giúp bạn trong tình huống này. Sử dụng danh sách thả xuống, bạn có thể chọn bất kỳ dữ liệu cụ thể nào trong vài giây. Bạn cũng có thể tạo danh sách thả xuống bằng nhiều cột. Hôm nay trong bài viết này, chúng ta sẽ thảo luận về một số phương pháp tạo danh sách thả xuống Excel từ nhiều cột.

Tải xuống Workbook thực hành

Tải xuống sheet thực hành này để thực hành trong khi bạn đang đọc bài viết này.

3 cách độc đáo để tạo danh sách thả xuống trong nhiều cột

Phần này sẽ trình bày 3 cách độc đáo cho danh sách thả xuống Excel có nhiều cột. Hãy cùng thảo luận về chúng với hình minh họa phù hợp.

1. Danh sách thả xuống độc lập trong nhiều cột

Bạn có thể tạo danh sách thả xuống Excel độc lập với nhiều cột.

Trong ví dụ sau, chúng tôi được cung cấp một số Máy ảnh “Kiểu ống kính” và tên kiểu ống kính tiềm năng của chúng, chẳng hạn như “Kiểu ống kính Canon” , “Kiểu ống kính Nikon” và “Kiểu ống kính Sony” . Chúng ta phải tạo danh sách thả xuống bằng cách sử dụng các cột này.

Các bước :

• Trước hết, hãy tạo một danh sách khác bảng ở bất kỳ đâu trong trang tính mà bạn muốn tạo danh sách của mình.

• Bây giờ, chúng ta sẽ tạo danh sách thả xuống bằng cách sử dụng các tên mô hình này.
• Vì vậy, hãy chọn ô ở đóbạn muốn tạo danh sách thả xuống (ví dụ: Ô D11 ) ->đi tới tab Dữ liệu ->nhấp vào Xác thực dữ liệu .

Đọc thêm: Cách tạo danh sách thả xuống trong Excel (Độc lập và phụ thuộc)

• Tiếp theo, trong hộp thoại Dữ liệu Xác thực , hãy chọn “Danh sách” làm tiêu chí xác thực. Và trong trường Source cửa sổ xuất hiện. Chọn phạm vi dữ liệu từ cột “Kiểu ống kính” ( $B$5:$B$7 ).
• Nhấp vào OK để xác nhận.

• Do đó, danh sách thả xuống mong muốn của bạn sẽ được tạo. Nhấp vào biểu tượng này bên cạnh ô D11 để xem danh sách.

• Bây giờ chúng ta sẽ tạo một danh sách khác bên cạnh ô có tên “Kiểu ống kính Canon” ( D12 ). Lặp lại các quy trình trước đó và chọn mảng dữ liệu ( $D$5:$D$9 ) làm trường nguồn của bạn.

• Nhấp vào OK để tạo danh sách.

• Bây giờ chúng ta phải tạo hai danh sách thả xuống cho hai ô khác. Đối với “Kiểu ống kính Nikon” , danh sách là,

• Và đối với “Kiểu ống kính Sony” .

• Bây giờ chúng ta có tất cả các danh sách thả xuống, chúng ta có thể độc lập chọn các tùy chọn từ các danh sách đó. Ví dụ: đối với Kiểu ống kính Nikon , chúng ta có thể chọn Ống kính phối cảnh.

2. Sử dụng hàm OFFSET trong nhiều cột

Chúng ta có thể sử dụng Hàm OFFSET để làm cho danh sách thả xuống của chúng tôi từ nhiều cột linh hoạt hơn.

Trong ví dụ này, chúng tôi sẽ sử dụng tập dữ liệu trước đó. Bây giờ, hãy tạo bất kỳ vị trí nào trong trang tính chứa các cột “Chọn ống kính” và “Mô hình” .

Trong các cột này, chúng tôi sẽ tạo danh sách của chúng ta.

Các bước :

• Trước hết, trong ô D13 , hãy tạo danh sách thả xuống bằng cách sử dụng dữ liệu từ “Tiêu đề” của các cột mẫu ống kính. Làm theo bước này như Phương pháp 1 .

D13→tab Dữ liệu →Xác thực dữ liệu

• Sau đó, trong hộp thoại Xác thực dữ liệu , chọn Danh sách làm Tiêu chí xác thực . Bây giờ, hãy chọn $D$4:$F$4 làm dữ liệu Nguồn của bạn. Hãy nhớ kiểm tra trên “Bỏ qua trống” và “Trình thả xuống trong ô” .
• Nhấp vào OK để tiếp tục.

• Do đó, danh sách thả xuống được tạo trong ô D13 . Nhấp vào biểu tượng này để xem danh sách.

• Bây giờ công việc chính của chúng ta đã hoàn thành, chúng ta sẽ tạo một danh sách thả xuống cuối cùng bằng cách sử dụng nhiều cột . Để thực hiện việc này, hãy chọn ô E14 và lặp lại quy trình tạo danh sách thả xuống như được minh họa trong các phương pháp trước đó. Bây giờ, trong hộp nguồn, hãy áp dụng các hàm OFFSET với MATCH để sử dụng đồng thời nhiều cột. Công thức là,

=OFFSET($D$4,1,MATCH($D14,$D$4:$F$4,0)-1,5,1)

Ở đâu,

• Tham khảo là $D$4
• Hàng là 1 . Chúng tôi muốn di chuyển 1 hàng xuống mỗi lần.
• Cột là MATCH($D14,$D$4:$F$4,0)-1 . Ở đây, chúng tôi đã sử dụng công thức MATCH để làm cho lựa chọn cột động. Trong công thức MATCH , Giá trị tra cứu là $D14 , lookup_array là $D$4:$F$4 và [match_type] là CHÍNH XÁC .
• [height] của mỗi cột là 5
• [chiều rộng] của mỗi cột là 1

• Nhấp vào “OK” để lấy danh sách từ nhiều cột.

• Vậy là danh sách thả xuống từ nhiều cột của chúng ta đã sẵn sàng. Danh sách này là động. Ví dụ: nếu chúng ta chọn “Kiểu ống kính Sony” , danh sách trong cột “Kiểu” sẽ hiển thị cho bạn tên ống kính Sony.

Đọc thêm: Cách sử dụng Câu lệnh IF để tạo danh sách thả xuống trong Excel và cách tạo danh sách thả xuống dựa trên công thức trong Excel

3. Danh sách thả xuống phụ thuộc trong nhiều cột

Danh sách thả xuống phụ thuộc cũng là danh sách dựa trên công thức và nhiều cột.

Trong phần sau ví dụ: chúng tôi được cung cấp một số tên lục địa dưới cột “Lục địa” , các cột khác hiển thị một số tên quốc gia dưới các tên lục địa đó và các cột còn lại hiển thị một số tên thành phố dưới các quốc gia phối cảnh đó.

Chúng ta cần tạo danh sách thả xuống bằng cách sử dụng nhiều danh sách nàycột. Bây giờ hãy tạo một bảng khác ở bất kỳ đâu trong trang tính mà bạn muốn nhận kết quả.

Các bước :

• Đầu tiên, trong ô D13 tạo một danh sách thả xuống sử dụng tên của các lục địa. Để tạo danh sách, hãy làm theo các thủ tục đã thảo luận trước đó. Chọn dữ liệu nguồn $D$3:$F$3 .
• Tiếp theo, nhấp vào OK để tạo danh sách. Nhấp vào biểu tượng này bên cạnh ô D13 để hiển thị danh sách.

• Trong bước tiếp theo, chúng ta sẽ tạo “Phạm vi tên” cho các cột quốc gia đó. Chọn các cột có tên “Châu Á” , “Châu Phi” và “Châu Âu” và chuyển đến “Công thức” và trong phần “Trình quản lý tên” , nhấp vào “Tạo từ lựa chọn” .

Công thức → Trình quản lý tên → Tạo từ lựa chọn

• Một cửa sổ mới hiện ra. Kiểm tra trên Hàng trên cùng và nhấp vào OK .

• Bây giờ chọn ô E13 và chuyển đến Xác thực dữ liệu rồi chọn Danh sách. Trong hộp Nguồn , hãy áp dụng công thức sau:

=INDIRECT(D13)

Điều này có nghĩa là khi bạn chọn Châu Á trong danh sách thả xuống (D13) , điều này đề cập đến tên phạm vi “ Châu Á ” (thông qua chức năng INDIRECT và do đó liệt kê tất cả các mục trong danh mục đó.

• Sau đó , nhấp vào OK . Danh sách phụ thuộc dựa trên công thức đã được tạo.

• Nhiệm vụ của chúng ta chưa hoàn thành! Nhiệm vụ tiếp theo của chúng ta bước là làm một cái khácdanh sách phụ thuộc tùy thuộc vào giá trị trong ô E13 ! Để thực hiện việc này, hãy chuyển đến Công thức một lần nữa và trong Trình quản lý tên , nhấp vào Tạo từ lựa chọn . Kiểm tra trên Hàng trên cùng và nhấp vào OK khi cửa sổ mới xuất hiện.

• Bây giờ hãy chọn ô F13 và chuyển đến Xác thực dữ liệu rồi chọn Danh sách . Trong trường Nguồn , hãy áp dụng công thức sau:

=INDIRECT(E13)

Điều này có nghĩa là khi bạn chọn “Ấn Độ” trong danh sách thả xuống ( C13 ), điều này đề cập đến phạm vi được đặt tên “Ấn Độ” (đến chức năng INDIRECT ) và do đó liệt kê tất cả các mục trong danh mục đó.

• Tiếp theo, nhấp vào OK để hoàn thành công việc của bạn.

• Vậy là danh sách thả xuống từ nhiều cột của chúng ta đã hoàn tất. Bây giờ nếu chúng ta chọn “Châu Âu” và quốc gia “Đức” thì danh sách sẽ hiển thị cho chúng ta kết quả tương ứng.

Đọc thêm: Danh sách thả xuống nhiều phụ thuộc Excel VBA

Ghi chú nhanh

👉 The Hàm MATCH đếm các cột là 1,2,3 trong khi hàm OFFSET đếm chúng là 0,1,2 . Đó là lý do tại sao bạn phải thêm “-1” sau hàm khớp MATCH($D13,$D$3:$F$3,0)-1 .

👉 Trong khi tạo danh sách thả xuống động, hãy đảm bảo rằng các tham chiếu ô là tuyệt đối (chẳng hạn như $B$4 ) và không phải là tương đối (chẳng hạn như B2 hoặc B $2 hoặc $B2)

👉 Để tránh lỗi, hãy nhớ kiểm tra “Bỏ qua khoảng trống” và “Danh sách thả xuống trong ô” .

Kết luận

Danh sách thả xuống dựa trên nhiều cột trong Excel giúp công việc của chúng ta dễ dàng và thoải mái hơn rất nhiều. Chúng tôi đã thảo luận ba phương pháp khác nhau để làm điều đó. Nếu bạn có bất kỳ nhầm lẫn hoặc suy nghĩ nào về bài viết này, vui lòng cho chúng tôi biết trong phần nhận xét.