Cách tách tên bằng công thức trong Excel (4 phương pháp đơn giản)

Hugh West

16-10-2023 Công thức Excel
  • Chia Sẻ Cái Này
Hugh West

Trong Microsoft Excel chắc hẳn sẽ có một số trường hợp bạn cần tách họ và tên. Excel có một số phương pháp để làm điều này. Nó thực sự làm giảm bớt nhiệm vụ của bạn vì bạn có thể thực hiện thủ công nhưng điều đó rất tốn thời gian và khó tập trung. Bài viết này sẽ chỉ cho bạn tất cả các phương pháp khả thi để tách tên trong Excel bằng công thức. Tôi hy vọng bạn thích bài viết này và thu thập thêm kiến ​​thức về Excel.

Tải xuống Sổ làm việc thực hành

Tải xuống sổ làm việc thực hành này.

Tách tên trong Excel. xlsx

Tách tên từ các vị trí khác nhau bằng công thức Excel

Chúng ta có thể tách tên bằng công thức hoặc sử dụng lệnh tích hợp sẵn của Excel. Trong bài viết này, chúng tôi đề cập đến tất cả các phương pháp có thể để tách tên trong Excel. Một lợi thế lớn nhất khi sử dụng các công thức để giải quyết bất kỳ vấn đề nào là các công thức đưa ra các giải pháp động trong khi các lệnh khác của Excel đưa ra các giải pháp tĩnh. Để hiển thị tất cả các phương pháp tách tên trong Excel, chúng tôi lấy một tập dữ liệu bao gồm tên đầy đủ của một số người. Chúng ta cần tách tên thành tên, tên đệm và họ.

1. Trích xuất Tên

Để trích xuất tên từ tên đầy đủ tên, chúng tôi sử dụng các hàm LEFT và SEARCH .

Các bước

  • Chọn ô C5 nơi bạn muốn áp dụng công thức để trích xuất tên.

  • Viết công thức sautrong thanh công thức.
=LEFT(B5,SEARCH(" ",B5)-1)

  • Nhấn Enter để áp dụng công thức.

  • Kéo biểu tượng Fill Handle xuống cột hoặc nhấp đúp vào cột đó.

Chi tiết công thức

  • TÌM KIẾM(” “,B5) -1): Ở đây, hàm SEARCH dùng để lấy khoảng trống trong ô B5 và -1 dùng để lấy văn bản trước khoảng trắng 1 bước.
  • TRÁI (B5,SEARCH(” “,B5)-1): Hàm LEFT bắt đầu văn bản từ bên trái và kết thúc văn bản đó trước khoảng trắng 1 bước.

2. Trích xuất tên đệm

Để trích xuất tên đệm, chúng tôi sử dụng kết hợp các hàm IFERROR , MID và SEARCH .

Các bước

  • Đầu tiên, chọn một ô bất kỳ. Tại đây, chúng ta chọn ô D5 .

  • Viết công thức sau vào thanh công thức:
=MID(B5,SEARCH(" ",B5)+1,SEARCH(" ",B5,SEARCH(" ",B5)+1)-SEARCH(" ",B5)-1)

  • Nhấn Enter để áp dụng công thức.

  • Kéo biểu tượng Fill Handle xuống cột hoặc nhấp đúp vào cột đó. Bạn có thể thấy một số kết quả được hiển thị dưới dạng ' #VALUE! '. Điều này xảy ra vì hai trong số các tên đầy đủ đã cho của chúng tôi thực sự không có tên đệm.

  • Để giải quyết lỗi này và hiển thị tên đệm ở dạng trống khi có không có tên đệm, chúng ta có thể sử dụng hàm IFERROR .
  • Thay thế công thức trước bằng công thức saucông thức:
=IFERROR(MID(B5,SEARCH(" ",B5)+1,SEARCH(" ",B5,SEARCH(" ",B5)+1)-SEARCH(" ",B5)-1),"")

  • Bây giờ, hãy kéo biểu tượng Fill Handle xuống cột và bạn sẽ nhận được kết quả là để trống khi không có tên đệm.

Chi tiết công thức

  • MID(B5,SEARCH(” “,B5)+1,SEARCH(” “,B5,SEARCH(” “,B5)+1)-SEARCH(” “,B5)-1): Để lấy tên đệm từ tên đầy đủ, hãy sử dụng SEARCH(” “,B5)+1 để trích xuất tên từ ký tự tiếp theo và đặt nó vào đối số Start_num của MID chức năng . Để biết có bao nhiêu ký tự cần trích xuất, bạn cần trừ vị trí của khoảng cách thứ nhất khỏi vị trí khoảng cách thứ 2 và cuối cùng đặt nó vào đối số num_chars của hàm MID .
  • Và nếu tên đệm bị thiếu, hàm IFERROR sẽ thay thế chúng bằng một chuỗi trống.

3. Trích xuất Họ

Để Trích xuất họ từ tên đầy đủ, chúng tôi đã sử dụng các hàm RIGHT , SEARCH , SUBSTITUTE và LEN .

Các bước

  • Chọn ô E5 .

  • Viết công thức sau vào công thức bar.
=RIGHT(B5,LEN(B5)-SEARCH("#",SUBSTITUTE(B5," ","#",LEN(B5)-LEN(SUBSTITUTE(B5," ","")))))

  • Nhấn Enter để áp dụng công thức.

  • Kéo biểu tượng Fill Handle xuống cột hoặc nhấp đúp vào cột đó.

Chi tiết công thức

  • LEN(SUBSTITUTE(B5,” “,” ”)): Đây, THIẾU THAY THẾ hàm dùng để loại bỏ khoảng trống trong tên đầy đủ và đếm độ dài bằng cách sử dụng hàm LEN không có dấu cách.
  • LEN(B5)-LEN(SUBSTITUTE(B5,” “, ””)): Điều này cung cấp độ dài của không gian trong tập dữ liệu.
  • SUBSTITUTE(B5,” “,”#”,LEN(B5)-LEN(SUBSTITUTE(B5,” “,””))): Hàm SUBSTITUTE sử dụng ở đây để thay thế khoảng trắng bằng ' # '. Số phiên bản trong hàm SUBSTITUTE biểu thị vị trí của ví dụ của bạn. Ở đây, chúng ta có 2 khoảng trắng và số 2 biểu thị phiên bản thứ 2. Nó thay thế khoảng trắng trong trường hợp thứ hai.
  • LEN(B5)-SEARCH(“#”,SUBSTITUTE(B5,” “,”#”,LEN(B5)-LEN(SUBSTITUTE(B5 ,” “,””)))): Hàm SEARCH sẽ tìm kiếm  ' # ' và trả về giá trị độ dài trong đó  ' # ' xuất hiện. Sau đó xóa nó khỏi tổng độ dài của tên đầy đủ của bạn. Trong ví dụ của chúng tôi, nó trả về 4. Đây là độ dài còn lại sau  ' # '.
  • RIGHT(B5,LEN(B5)-SEARCH(“#”,SUBSTITUTE( B5,” “,”#”,LEN(B5)-LEN(SUBSTITUTE(B5,” “,””))))): Bây giờ, hàm RIGHT sẽ trích xuất độ dài trả về văn bản từ ô B5 cuối cùng sẽ cung cấp họ của tên đầy đủ đã cho.

3 Cách Thay thế để Tách Tên mà Không cần Sử dụng Công thức trong Excel

1. Sử dụng Văn bản thành Cột để Tách Tên

Thứ hai, bạn có thể dễ dàng tách tên trong Excel bằng cách sử dụng Văn bản thành Cột lệnh.

Các bước

  • Đầu tiên, chọn toàn bộ cột mà bạn đặt tên đầy đủ.

  • Bây giờ, hãy chuyển đến tab Dữ liệu trong dải băng và chọn Chuyển văn bản thành cột từ nhóm Công cụ dữ liệu .

  • Chọn Được phân cách từ Kiểu dữ liệu gốc và nhấp vào Tiếp theo .

  • Chọn Dấu cách từ Dấu phân cách và nhấp vào Tiếp theo .

  • Bây giờ, hãy thay đổi Đích nơi bạn muốn đặt kết quả của mình và nhấp vào Kết thúc .

  • Thao tác này sẽ tách tên và đặt chúng vào hai cột khác nhau.

Đọc Thêm: Tách Họ và Tên bằng Dấu cách Sử dụng Công thức Excel (3 Cách)

2. Sử dụng Lệnh Tìm và Thay thế trong Excel

Một cách dễ dàng khác để tách tên bằng cách sử dụng lệnh Tìm và thay thế trong Excel. Chúng tôi sẽ sử dụng nó trong các phần sắp tới.

2.1 Tách Tên

Các bước

  • Sao chép cột B và dán vào cột C nơi bạn muốn trích xuất tên từ tên đầy đủ.

  • Chọn cột C .

  • Bây giờ, hãy chuyển đến tab Trang chủ trong dải băng và nhấp vào Tìm & Chọn từ nhóm Chỉnh sửa .

  • Chọn Thay thế từ Tìm & ; Chọn menu thả xuống menu.

  • Cửa sổ Tìm và Thay thế sẽ bật lên. Đặt ‘ *’ (đặt dấu cách rồi chèn dấu hoa thị) vào trường Tìm nội dung . Đây là ký tự đại diện (*) có thể được sử dụng thay cho bất kỳ văn bản nào. Ở đây đặt dấu cách và sau đó là một ký tự đại diện. Để trống trường Thay thế bằng . Nhấp vào Thay thế tất cả .

  • Thao tác này cuối cùng sẽ thay thế tất cả văn bản sau dấu cách bằng khoảng trống và chỉ trả lại tên từ tên đầy đủ.

Đọc thêm: Cách tách Họ và Tên trong Excel bằng Công thức

2.2 Tách Họ

Các bước

  • Sao chép cột B và dán vào cột D nơi bạn muốn trích xuất họ từ tên đầy đủ.

  • Chọn cột D .

  • Chuyển đến tab Trang chủ trong dải băng và chọn Tìm & Chọn từ nhóm Chỉnh sửa .

  • Chọn Thay thế từ Tìm & ; Chọn tùy chọn .

  • Cửa sổ Tìm và thay thế sẽ bật lên. Đặt ‘* ’ (đặt dấu hoa thị trước rồi chèn khoảng trắng) vào trường Find what . Đây là một ký tự đại diện có thể được sử dụng thay cho bất kỳ văn bản nào. Ở đây đặt một ký tự đại diện (*) và sau đó đặt dấu cách. Để trống Thay thế bằng . Nhấp vào Thay thếTất cả .

  • Thao tác này sẽ thay thế tất cả văn bản cho đến khoảng trống và để trống. Nó trả về họ từ tên đầy đủ.

Đọc thêm: Cách tách tên trong Excel thành hai cột ( 4 cách nhanh chóng)

3. Tách tên thông qua Flash Fill trong Excel

Cuối cùng, phương pháp cuối cùng của chúng tôi dựa trên Flash Fill nơi bạn cần đặt tên hoặc họ chính xác thì tất cả các hàng khác có thể được sửa đổi bằng cách sử dụng Flash Fill .

Các bước

  • Viết tên và họ của tên đầy đủ đã cho của bạn trong ô C5 và ô D5 tương ứng.

  • Kéo Điền biểu tượng handle xuống cột cho cả hai trường hợp.

  • Nó sẽ cho cùng một giá trị trong tất cả các ô. Bây giờ, hãy nhấp vào Tùy chọn điền tự động và chọn Điền flash .

  • Làm điều đó cho cả hai thì bạn sẽ nhận được họ và tên bắt buộc từ tên đầy đủ.

Đọc thêm: Excel VBA: Split Tên và Họ (3 ví dụ thực tế)

Kết luận

Chúng ta đã thảo luận bốn phương pháp khác nhau để tách tên trong Excel. Công thức cho ta nghiệm động trong khi 3 phương pháp còn lại cho ta nghiệm tĩnh. Nhưng tất cả các phương pháp đều hiệu quả như nhau để tách tên. Tôi hy vọng bạn thích toàn bộ bài viết và nếu bạn có bất kỳ câu hỏi nào, vui lòng hỏi tronghộp nhận xét và đừng quên truy cập trang Exceldemy .

Bài trước Công cụ tính lãi kép hàng ngày trong Excel (Mẫu đính kèm)
Bài tiếp theo Cách tìm kiếm theo tên trang tính trong sổ làm việc Excel (2 phương pháp tiện dụng)

Hugh West là một nhà phân tích và huấn luyện viên Excel giàu kinh nghiệm với hơn 10 năm kinh nghiệm trong ngành. Ông có bằng Cử nhân Tài chính Kế toán và bằng Thạc sĩ Quản trị Kinh doanh. Hugh có niềm đam mê giảng dạy và đã phát triển một phương pháp giảng dạy độc đáo, dễ hiểu và dễ theo dõi. Kiến thức chuyên môn về Excel của ông đã giúp hàng nghìn sinh viên và chuyên gia trên toàn thế giới cải thiện kỹ năng và xuất sắc trong sự nghiệp của họ. Thông qua blog của mình, Hugh chia sẻ kiến ​​thức của mình với mọi người, cung cấp các hướng dẫn Excel miễn phí và đào tạo trực tuyến để giúp các cá nhân và doanh nghiệp phát huy hết tiềm năng của họ.