كيفية إزالة الفراغات من قائمة التحقق من صحة البيانات في Excel (5 طرق)

Hugh West

02-06-2023 إكسل متقدم
  • شارك هذا
Hugh West

ستصف هذه المقالة بإيجاز بعض الأساليب القيمة حول كيفية إزالة الفراغات من قائمة التحقق من صحة البيانات في Excel. عندما يكون لدينا فراغات في قائمة مخطط Excel ، فإنه يظل أيضًا في قائمة التحقق من صحة البيانات وهو أمر غير مرغوب فيه.

لذلك سأعمل على مجموعة البيانات التالية لأوضح لك كيف يمكن إزالة الفراغات من قائمة التحقق من صحة البيانات في Excel.

تنزيل Practice Workbook

التحقق من صحة البيانات إزالة Blanks.xlsx

مشكلة أثناء إنشاء قائمة التحقق من صحة البيانات بخلايا فارغة

دعني أوضح ما يحدث إذا أنشأنا قائمة منسدلة بما في ذلك الخلايا الفارغة. نحتاج أولاً إلى إنشاء القائمة المنسدلة .

الخطوات:

  • حدد الخلية C5 .
  • ثم حدد البيانات & gt؛ & gt؛ أدوات البيانات & gt؛ & gt؛ التحقق من صحة البيانات

  • A مربع حوار سيظهر. حدد قائمة من سماح شريط (موضح في الشكل التالي).

  • انقر الآن على رمز .

  • بعد ذلك ، حدد الخلايا B5 إلى B14 وانقر على أيقونة .

  • ثم ، فقط انقر فوق موافق .

بهذه الطريقة ، أنشأنا القائمة المنسدلة .

هنا ، أنت يمكن أن تلاحظ أن القائمة المنسدلة يتم إنشاؤها جنبًا إلى جنب مع خلايا فارغة . الآن سوف أصف كيف يمكنكاستبعاد هذه الخلايا الفارغة من القائمة المنسدلة .

5 طرق لإزالة الفراغات من قائمة التحقق من صحة البيانات في Excel

1. إزالة الفراغات من قائمة التحقق من صحة البيانات باستخدام وظيفة OFFSET

هذه طريقة يمكنك من خلالها إنشاء مساحة أكبر لقائمتك المنسدلة دون وجود أي فراغات في هذا العمود. تحتاج أولاً إلى تصفية خارج الفراغات من بياناتك. دعونا نناقش العملية.

نحتاج إلى بعض التعديلات على مجموعة البيانات الخاصة بنا.

  • دعونا نضيف عمودًا جديدًا قبل العمود والذي يتم استخدامه للقائمة المنسدلة . قمنا بتسمية العمود الجديد والعمود الذي نستخدمه للقائمة المنسدلة على أنه قائمة الأسماء مع الفراغات و قائمة بدون فراغات ، على التوالي. (لمعرفة كيفية إنشاء قائمة منسدلة ، يرجى الانتقال إلى القسم 1 ).

الخطوات:

  • أولاً ، اكتب الصيغة التالية في الخلية C5 .
=FILTER(B5:B14,B5:B14"")

هنا ستأخذ الوظيفة FILTER النطاق النطاق B5: B14 وتحقق من أي فراغات بين النطاق . ثم تصفية خارج فارغة أو فارغة الخلايا من قائمة .

  • الآن اضغط على ENTER سترى قائمة الأسماء بدون أي فراغات .

  • بعد ذلك ، حدد مدير الاسم من علامة تبويب الصيغة وانقر على جديد .

  • أعط النطاق اسم. سأستخدم NameNonBlanks كاسم النطاق .
  • ثم اكتب الصيغة التالية في تشير إلى
=offset(offset!$C$5,0,0,counta(offset!$C$4:$C$16)-1,1)

في هذا السيناريو ، نريد استخدام بعض الخلايا الأخرى حيث يمكننا إدخال بعض الأسماء الجديدة ، لكننا لا لا نريد فراغات في القائمة المنسدلة لتلك المسافات. نحن هنا نقوم بإنشاء إدخالات جديدة لقائمة التحقق من صحة البيانات من C12 إلى C16 بوضع هذه الصيغة. ضع ذلك في الاعتبار أن " offset!" يشير إلى اسم الورقة الذي نستخدمه.

  • الآن انقر فوق موافق . سترى نافذة . فقط أغلق .

  • ثم حدد الخلية D5 وحدد البيانات & gt؛ & gt؛ قائمة التحقق من صحة البيانات .
  • قم بتغيير اسم المصدر إلى = NameNonBlanks .
  • انقر فوق موافق .

  • حدد القائمة المنسدلة الشريط في الخلية D5 . سترى قائمة بأسماء التي نستخدمها.

  • اكتب الآن بعض الأسماء الجديدة في جميع أنحاء الخلية C12 إلى C16 .
  • ثم حدد قائمة التحقق من صحة البيانات خلية D5 .

يمكنك رؤية أسماء الجديدة في القائمة المنسدلة . لا يمكنك رؤية أي إدخالات جديدة ضمن الخلية C16 لأنها ليست في نطاق .

باتباع هذا الأسلوب ، يمكنك إنشاء بعض مسافات فارغة للإدخالات الجديدة في بياناتك قائمة التحقق من الصحة دون عمل أي فراغات .

اقرأ المزيد: كيفية إنشاء قائمة Excel المنسدلة للتحقق من صحة البيانات (8 طرق)

2. استخدام Go to Special Command لإزالة الفراغات من القائمة

أنشأنا القائمة المنسدلة ( القسم 1 ) ، ترى أن هناك فراغات متبقية فيه. لإزالتها ، يمكننا ببساطة اتباع الخطوات التالية.

الخطوات:

  • حدد الخلايا B5 إلى B14 ثم حدد الصفحة الرئيسية & gt؛ & gt؛ Find & amp؛ حدد & gt؛ & gt؛ انتقل إلى خاص .

  • بعد ذلك ، حدد الفراغات ثم انقر فوق موافق .

  • ستحدد هذه العملية الخلايا الفارغة .

  • الآن حدد أيًا من هذه الخلايا الفارغة ، قم بإجراء انقر بزر الماوس الأيمن فوق وحدد حذف إلى حذف الفراغات .

  • سترى مربع حوار . حدد Shift Cells Up وانقر فوق OK .

  • ستزيل هذه العملية الفراغات من القائمة الأصلية وكذلك من القائمة المنسدلة .

باتباع هذا الأسلوب ، يمكنك بسهولة إزالة فراغات أو خلايا فارغة من القائمة المنسدلة .

اقرأ المزيد: إنشاء إفلات التحقق من صحة البيانات- قائمة سفلية مع تحديد متعدد في Excel

3. استخدام وظيفة تصفية Excel لإزالة الفراغات من البياناتقائمة التحقق من الصحة

يمكننا تطبيق وظيفة عامل التصفية في هذا الجانب. سنستخدم مجموعة بيانات من القسم 2 . لمعرفة كيفية إنشاء قائمة منسدلة ، يرجى الانتقال إلى القسم 1 .

الخطوات:

  • اكتب الصيغة التالية في الخلية C5 .
=FILTER(B5:B14,B5:B14"")

هنا <1 ستأخذ وظيفة> FILTER النطاق النطاق B5: B14 وتتحقق من أي فراغات بين النطاق . ثم تصفية خارج فارغة أو فارغة الخلايا من قائمة .

  • اضغط على أدخل مفتاح وسترى قائمة الأسماء بدون أي فراغات .

  • ولكن إذا انتقلت إلى القائمة المنسدلة ، فستظل ترى أنها تحتوي على فراغات من العمود C .

  • لذلك لإزالة هذه الفراغات ، انتقل إلى التحقق من صحة البيانات من علامة تبويب البيانات .
  • تغيير الخلية الأخيرة من النطاق من إلى C11 حيث أن القائمة المصفاة بها النطاق النطاق C5 إلى C11 في المصدر

  • الآن انقر فوق موافق . لن يكون لديك الآن فارغة خلايا في القائمة المنسدلة .

هذه طريقة فعالة جدًا إزالة الفراغات من القائمة المنسدلة .

قراءة المزيد: القائمة المنسدلة للتحقق من صحة بيانات Excel مع عامل التصفية (مثالان)

قراءات مماثلة:

  • كيفية استخدام صيغة VLOOKUP المخصصة في بيانات Excelالتحقق من الصحة
  • [ثابت] التحقق من صحة البيانات لا يعمل مع لصق النسخ في Excel (مع الحل)
  • كيفية إنشاء قائمة التحقق من صحة البيانات من الجدول في Excel (3 طرق)
  • تطبيق التحقق من صحة البيانات المتعددة في خلية واحدة في Excel (3 أمثلة)
  • التحقق من صحة بيانات Excel أبجدي رقمي فقط (باستخدام صيغة مخصصة)

4. الجمع بين IF و COUNTIF و ROW و INDEX والوظائف الصغيرة لإزالة الفراغات من قائمة التحقق من صحة البيانات

يمكننا أيضًا استخدام مزيج من IF ، COUNTIF ، ROW ، INDEX و SMALL وظائف لإزالة الخلايا الفارغة من قائمة التحقق من صحة البيانات . سيكون الأمر معقدًا بعض الشيء. سنستخدم مجموعة البيانات من القسم 2 . ولمعرفة كيفية إنشاء قائمة منسدلة ، انتقل إلى القسم 1 .

الخطوات:

  • أولاً ، اكتب الصيغة التالية في الخلية C5 .
=IF(COUNTIF($B$5:$B$14,"?*")

الصيغة من جزأين رئيسيين. الجزء الأول هو COUNTIF ($ B $ 5: $ B $ 14، "؟ *") ="" strong=""> والثاني هو INDEX (B: B، SMALL (IF (B $ 5: B $ 14 "" ، ROW (B $ 5: B $ 14))، ROWS (B $ 5: B5))) .

  • عدد الوظائف COUNTIF 1> نص غير فارغ هنا وهذا هو سبب حصولنا على 7 أسماء في العمود C .
  • ترجع الدالة ROW رقم الصف الخاص بالخلية والخلية الفارغة في الموضع 5 من الخلية B5 . نحن نطرح 4 لأننا نريده أن يكونأقل من ذلك.
  • الآن اضغط على أدخل .

  • استخدم مقبض التعبئة إلى تعبئة تلقائية الخلايا السفلية.

  • الآن لدينا قائمة الأسماء بدون أي الفراغات . ولكن إذا نقرنا على قائمة التحقق من صحة البيانات ، فإننا لا نزال نرى فراغات في القائمة المنسدلة .

  • ولإزالة هذه الفراغات ، انتقل إلى التحقق من صحة البيانات من علامة تبويب البيانات .
  • تغيير النهائي خلية من النطاق من إلى C11 حيث أن القائمة المصفاة بها النطاق النطاق C5 إلى C11 في المصدر .

  • الآن انقر فوق موافق . لن يكون لديك الآن خلية فارغة في القائمة المنسدلة .

وبالتالي يمكنك إنشاء قائمة التحقق من صحة البيانات بدون فراغات .

اقرأ المزيد: القيمة الافتراضية في قائمة التحقق من صحة البيانات مع Excel VBA (ماكرو ونموذج المستخدم)

5. استخدام الوظائف المدمجة لإزالة الخلايا الفارغة من قائمة التحقق من صحة البيانات

يمكننا أيضًا استخدام الصيغ المتداخلة مع ADDRESS ، INDIRECT ، وظائف COUNTBLANK و IF و SMALL . دعونا نناقش الإجراء. سنستخدم مجموعة البيانات من القسم 2 . يمكنك أيضًا الانتقال إلى القسم 1 لمعرفة كيفية إنشاء قائمة منسدلة / قائمة التحقق من صحة البيانات .

الخطوات:

  • أولاً ، اكتب الصيغة التالية في الخلية C5 .
=IF(ROW()-ROW($B$5:$B$14)+1>ROWS($B$5:$B$14)-COUNTBLANK($B$5:$B$14),"", INDIRECT(ADDRESS(SMALL((IF($B$5:$B$14"",ROW($B$5:$B$14),ROW()+ROWS($B$5:$B$14))),ROW()-ROW($C$5:$C$14)+1),COLUMN($B$5:$B$14),4)))

هنا ،سأشرح بطريقة بسيطة للغاية كيفية عمل هذه الصيغة. يمر عبر النطاق B5: B14 ويتحقق من الخلايا الفارغة بمساعدة الوظيفة COUNTBLANK . ثم يتحقق أيضًا من الخلايا التي ليست فارغة طوال B5: B14 وبالتالي تُرجع الخلايا غير الفارغة .

  • اضغط على CTRL + SHIFT + ENTER (لأنها صيغة مصفوفة ) وسترى الإخراج في الخلية C5 كما هو موضح بالأسفل.

  • الآن استخدم مقبض التعبئة إلى الملء التلقائي الخلايا السفلية.

  • ولكن إذا انتقلت إلى القائمة المنسدلة ، فستظل ترى أنها تحتوي على فراغات من العمود C .

  • ولإزالة هذه الفراغات ، انتقل إلى التحقق من صحة البيانات من علامة تبويب البيانات .
  • قم بتغيير الخلية النهائية للنطاق إلى C11 لأن القائمة المصفاة بها النطاق النطاق C5 إلى C11 في المصدر .

  • الآن انقر فوق موافق . لن يكون لديك الآن خلية فارغة في القائمة المنسدلة .

هذه طريقة أخرى يمكنك من خلالها إنشاء أ قائمة منسدلة خالية من فراغات .

اقرأ المزيد: كيفية استخدام عبارة IF في صيغة التحقق من صحة البيانات في Excel ( 6 طرق)

قسم الممارسة

في هذا القسم ، أقدم لك مجموعة البيانات حتى تتمكن من ممارسة هذه الأساليب بنفسك.

الخاتمة

في أباختصار ، حاولت شرح بعض طرق إزالة الفراغات من قائمة التحقق من صحة البيانات في Excel. هذه الأساليب معقدة بعض الشيء لكنني حاولت أن أشرحها بطريقة بسيطة للغاية ومفهومة. أطلب منك ترك بعض التعليقات على هذه المقالة في قسم التعليقات ، وأيضًا إذا كانت لديك أفكارك أو أسئلتك الخاصة ، فاتركها في مربع التعليق أيضًا.

المنشور السابق كيفية فرز البيانات بترتيب أبجدي في Excel (8 طرق)
آخر بعد كيفية استخدام SUMIFS مع النطاق الزمني ومعايير متعددة (7 طرق سريعة)

هيو ويست مدرب ومحلل إكسل ذو خبرة عالية ولديه أكثر من 10 سنوات من الخبرة في هذا المجال. حاصل على درجة البكالوريوس في المحاسبة والمالية ودرجة الماجستير في إدارة الأعمال. لدى هيو شغف بالتدريس وقد طور منهجًا تعليميًا فريدًا يسهل اتباعه وفهمه. ساعدت معرفته الخبيرة ببرنامج Excel الآلاف من الطلاب والمهنيين في جميع أنحاء العالم على تحسين مهاراتهم والتميز في حياتهم المهنية. من خلال مدونته ، يشارك Hugh معرفته مع العالم ، ويقدم دروسًا مجانية في Excel وتدريبًا عبر الإنترنت لمساعدة الأفراد والشركات على تحقيق إمكاناتهم الكاملة.