Як видалити пропуски зі списку перевірки даних в Excel (5 способів)

Hugh West

02-06-2023 Розширений Excel
  • Поділитися Цим
Hugh West

У цій статті ми коротко опишемо деякі цінні методи, як видалити заготовки від список перевірки даних Коли у нас є пропуски в списку діаграми Excel, вони також залишаються в список перевірки даних а це небажано.

Тому я буду працювати над наступним набором даних, щоб показати вам, як можна видалити заготовки від список перевірки даних в Excel.

Завантажити Практичний посібник

Перевірка даних Видалення пропусків.xlsx

Проблема при створенні списку перевірки даних з пустими комірками

Дозвольте показати, що буде, якщо ми створимо випадаючий список включаючи порожні клітинки. Спочатку нам потрібно створити випадаючий список .

Сходинки:

  • Виділіть комірку C5 .
  • А потім виберіть Дані ">>; Інструменти даних ">>; Перевірка даних

  • A діалогове вікно з'явиться вікно. Виберіть Список від Дозволити (показано на наступному рисунку).

  • Тепер натисніть на позначку значок .

  • Після цього виділяємо комірки B5 до B14 і натиснути на позначку значок .

  • Потім просто натисніть ГАРАЗД. .

Таким чином, ми щойно створили наш випадаючий список .

Тут можна звернути увагу на те, що випадаючий список створюється разом з порожні клітинки Зараз я опишу, як можна виключити ці порожні клітинки з таблиці випадаючий список .

5 способів видалення пропусків зі списку перевірки даних в Excel

1 Видалення пропусків зі списку перевірки даних за допомогою функції OFFSET

Таким чином ви можете створити більше простору для вашого випадаючий список не маючи пропусків у цій колонці. Спочатку потрібно фільтр вийти на вулицю заготовки з ваших даних. Давайте обговоримо процес.

Нам потрібно внести деякі зміни до нашого набору даних.

  • Додамо новий колонка напередодні колонка який використовується для випадаючий список Ми назвали новий колонка та колонка ми використовуємо для випадаючий список як Іменний список з пропусками і Список без пропусків (Щоб дізнатися, як створити випадаючий список будь ласка, перейдіть за посиланням Розділ 1 ).

Сходинки:

  • Спочатку введіть в комірку наступну формулу C5 .
=FILTER(B5:B14,B5:B14"")

Ось тут і відбулася ФІЛЬТР функція прийме значення діапазон B5:B14 і перевірте будь-яку заготовки між діапазон А потім фільтри назовні порожній або порожній клітини від список.

  • Тепер натисніть кнопку ENTER Ви побачите список прізвищ без жодних заготовки .

  • Після цього оберіть Ім'я менеджера від Вкладка "Формула і натисніть на Новий .

  • Дайте свій діапазон ім'я. Я збираюся використовувати НайменуванняНе пусто в якості назви діапазон .
  • А потім впишіть наступну формулу Відноситься до
=offset(offset!$C$5,0,0,0,counta(offset!$C$4:$C$16)-1,1)

У цьому сценарії ми хочемо використовувати ще кілька комірок, де ми можемо ввести деякі нові імена, але ми не хочемо заготовки в нашому випадаючий список Тут ми створюємо нові записи для цих просторів. список перевірки даних від C12 до C16 виводячи цю формулу. Майте це на увазі". зсув! відноситься до аркуш ім'я, яке ми використовуємо.

  • Тепер натисніть ГАРАЗД. Ви побачите Вікно Просто близький це.

  • А потім виберіть комірку D5 та оберіть Дані ">>; Список перевірки даних .
  • Змініть Назва джерела до =NameNonBlanks .
  • Натисніть ГАРАЗД. .

  • Виберіть пункт випадаючий список смужка в комірці D5 Ви побачите список імена які ми використовуємо.

  • Тепер введіть кілька нових імен по всій комірці C12 до C16 .
  • Потім виберіть список перевірки даних клітина D5 .

Ви можете ознайомитися з новими імена у вашій випадаючий список Ви не бачите нових записів під коміркою C16 бо їх немає у вашому діапазон .

Дотримуючись такого підходу, можна створити кілька порожні місця для нових записів у вашому список перевірки даних не вносячи жодних заготовки в ньому.

Читати далі: Як створити випадаючий список в Excel для перевірки даних (8 способів)

2. використання спеціальної команди Go to для видалення пропусків зі списку

Ми створили наш випадаючий список ( розділ 1 ), ви бачите, що є заготовки Для того, щоб їх видалити, достатньо виконати наступні кроки.

Сходинки:

  • Виділіть комірки B5 до B14 а потім виберіть Головна сторінка ">>; Знайти та вибрати ">>; Перейти до спеціальних пропозицій .

  • Після цього оберіть Заготовки а потім натисніть ГАРАЗД. .

  • В результаті цієї операції буде обрано порожні клітинки .

  • Тепер оберіть будь-яку з них порожні клітинки чи робите ви клацніть правою кнопкою миші на ньому і виберіть Видалити до Видалити в "Урядовому кур'єрі". Заготовки .

  • Ви побачите діалогове вікно Виберіть Зрушити клітинки вгору і натисніть ГАРАЗД. .

  • Ця операція дозволить видалити заготовки з оригіналу список а також від випадаючий список .

Дотримуючись такого підходу, можна легко видалити заготовки або порожні клітинки від випадаючий список .

Докладніше: Створення випадаючого списку перевірки даних з множинним вибором в Excel

3. використання функції фільтрації Excel для видалення пропусків зі списку перевірки даних

Ми можемо застосувати ФІЛЬТР В цьому аспекті ми будемо використовувати набір даних з Розділ 2 Щоб дізнатися, як створити випадаючий список будь ласка, перейдіть за посиланням Розділ 1 .

Сходинки:

  • Введіть в комірку наступну формулу C5 .
=FILTER(B5:B14,B5:B14"")

Ось тут і відбулася ФІЛЬТР функція прийме значення діапазон B5:B14 і перевіряє будь-які заготовки між діапазон А потім фільтри назовні порожній або порожній клітини від список.

  • Натисніть кнопку ENTER і ви побачите клавішу список прізвищ без жодних заготовки .

  • Але якщо ви зайдете на сайт Випадаючий список ви все одно побачите, що він містить заготовки від колонка С .

  • Тож для того, щоб усунути ці заготовки перейдіть за посиланням Перевірка даних від Вкладка "Дані .
  • Змініть останню комірку діапазон до C11 як твій відфільтрований Список має діапазон C5 до C11 в Джерело

  • Тепер натисніть ГАРАЗД. Тепер у вас не буде ніяких порожній клітини у вашій випадаючий список .

Це досить ефективний спосіб зняття заготовки від випадаючий список .

Читати далі: Випадаючий список перевірки даних Excel з фільтром (2 приклади)

Схожі читання:

  • Як використовувати користувацьку формулу VLOOKUP для перевірки даних в Excel
  • [Виправлено] Не працює перевірка даних при копіюванні та вставці в Excel (з рішенням)
  • Як зробити список перевірки даних з таблиці в Excel (3 способи)
  • Застосування перевірки декількох даних в одній комірці в Excel (3 приклади)
  • Перевірка даних Excel тільки алфавітно-цифрових (за допомогою спеціальної формули)

4. комбінування функцій IF, COUNTIF, ROW, INDEX та малих функцій для видалення пропусків зі списку перевірки даних

Ми також можемо використовувати комбінацію ЯКЩО , COUNTIF , ROW , ІНДЕКС і МАЛИЙ функції для видалення порожніх комірок з таблиці список перевірки даних Це буде трохи складно. Ми будемо використовувати набір даних з Розділ 2 А також побачити, як створити випадаючий список перейдіть за посиланням Розділ 1 .

Сходинки:

  • Спочатку введіть в комірку наступну формулу C5 .
=IF(COUNTIF($B$5:$B$14,"?*")

Формула складається з двох основних частин. Перша частина - це COUNTIF($B$5:$B$14,"?*") ="" strong=""> а другий - це INDEX(B:B,SMALL(IF(B$5:B$14"",ROW(B$5:B$14)),ROWS(B$5:B5))) .

  • На сьогоднішній день, на жаль, це не так. COUNTIF кількість функцій незаповнений текст тут, і тому ми отримуємо 7 імена в колонка С .
  • На сьогоднішній день, на жаль, це не так. ROW функція повертає значення ряд номер a клітина і наші порожні клітина знаходиться на позиції 5 з камери B5 Віднімаємо 4 Тому що ми хочемо, щоб їх було менше.
  • А тепер бий! ENTER .

  • Скористайтеся кнопкою Ручка наповнення до Автозаповнення нижні клітини.

  • Зараз ми маємо Іменний список без жодних заготовки Але якщо ми натиснемо на кнопку список перевірки даних ми все ще бачимо заготовки в випадаючий список .

  • І для того, щоб прибрати ці заготовки перейдіть за посиланням Перевірка даних від Вкладка "Дані .
  • Змініть останню комірку діапазон до C11 як твій відфільтрований Список має діапазон C5 до C11 в Джерело .

  • Тепер натисніть ГАРАЗД. Тепер у вас не буде ніяких порожній клітини у вашій випадаючий список .

Таким чином ви можете зробити список перевірки даних без заготовки .

Читати далі: Значення за замовчуванням у списку перевірки даних за допомогою Excel VBA (макрос і UserForm)

5. використання комбінованих функцій для видалення порожніх клітинок зі списку перевірки даних

Ми також можемо використовувати вкладені формули в поєднанні з АДРЕСА , НЕПРЯМИЙ , COUNTBLANK , ЯКЩО і МАЛИЙ Обговоримо процедуру. Ми будемо використовувати набір даних з Розділ 2 Ви також можете зайти на Розділ 1 щоб дізнатися, як створити випадаючий список/список перевірки даних .

Сходинки:

  • Спочатку введіть в комірку наступну формулу C5 .
=IF(ROW()-ROW($B$5:$B$14)+1>ROWS($B$5:$B$14)-COUNTBLANK($B$5:$B$14),"", INDIRECT(ADDRESS(SMALL((IF($B$5:$B$14"",ROW($B$5:$B$14),ROW()+ROWS($B$5:$B$14))),ROW()-ROW($C$5:$C$14)+1),COLUMN($B$5:$B$14),4)))

Тут я дуже просто поясню, як працює ця формула. Вона проходить через діапазон B5:B14 і перевіряє порожні клітинки за допомогою COUNTBLANK Потім він також перевіряє, які комірки не є порожній протягом B5:B14 і таким чином повертається непорожні комірки .

  • Преса CTRL + SHIFT + ENTER (тому що це масив і ви побачите результат в комірці C5 як внизу.

  • Тепер використовуйте Ручка наповнення до Автозаповнення нижні клітини.

  • Але якщо ви зайдете на сайт Випадаючий список ви все одно побачите, що він містить заготовки від колонка С .

  • І для того, щоб прибрати ці заготовки перейдіть за посиланням Перевірка даних від Вкладка "Дані .
  • Змініть останню комірку діапазон до C11 як твій відфільтрований Список має діапазон C5 до C11 в Джерело .

  • Тепер натисніть ГАРАЗД. Тепер у вас не буде ніяких порожній клітини у вашій випадаючий список .

Це ще один спосіб, як ви можете зробити випадаючий список вільний від заготовки .

Читати далі: Як використовувати оператор IF у формулі перевірки даних в Excel (6 способів)

Практична секція

У цьому розділі я надаю вам набір даних, щоб ви могли практикувати ці методи самостійно.

Висновок

У двох словах я спробував пояснити деякі методи вилучення холостих патронів з список перевірки даних Ці методи дещо складні, але я намагався викласти їх дуже просто і зрозуміло. Прошу Вас залишити відгуки про цю статтю в коментарях, а також, якщо у Вас є власні ідеї чи запитання, також залишайте їх у полі для коментарів.

Попередній пост Як відсортувати дані за алфавітом в Excel (8 способів)
Наступний пост Як використовувати SUMIFS з діапазоном дат і декількома критеріями (7 швидких способів)

Г’ю Вест — досвідчений тренер і аналітик Excel із понад 10-річним досвідом роботи в галузі. Він має ступінь бакалавра з бухгалтерського обліку та фінансів і ступінь магістра з ділового адміністрування. Г’ю має пристрасть до викладання та розробив унікальний підхід до викладання, який легко зрозуміти та дотримуватися. Його експертне знання Excel допомогло тисячам студентів і професіоналів у всьому світі вдосконалити свої навички та досягти успіху в кар’єрі. У своєму блозі Г’ю ділиться своїми знаннями зі світом, пропонуючи безкоштовні навчальні посібники з Excel та онлайн-навчання, щоб допомогти окремим особам і компаніям повністю розкрити свій потенціал.