Sådan fjernes tomme felter fra datavalideringslisten i Excel (5 metoder)

Hugh West

02-06-2023 Avanceret Excel
  • Del Dette
Hugh West

Denne artikel vil kort beskrive nogle værdifulde metoder til at fjerne emner fra en liste over datavalidering i Excel. Når vi har tomme felter i en liste i et Excel-diagram, forbliver det også i liste over datavalidering som ikke er ønsket.

Jeg vil derfor arbejde med følgende datasæt for at vise dig, hvordan du kan fjerne emner fra en liste over datavalidering i Excel.

Download arbejdsbog til øvelser

Datavalidering Fjern tomme felter.xlsx

Problem ved oprettelse af data validering liste med tomme celler

Lad mig vise, hvad der sker, hvis vi opretter en drop down-liste herunder tomme celler. Først skal vi oprette den drop down-liste .

Trin:

  • Vælg cellen C5 .
  • Og vælg derefter Data >> Dataværktøjer >> Validering af data

  • A dialogboks vil blive vist. Vælg Liste fra Tillad bar (vist i følgende figur).

  • Klik nu på den markerede ikon .

  • Derefter skal du vælge celler B5 til B14 og klik på den markerede ikon .

  • Derefter skal du blot klikke på OK .

På denne måde har vi netop oprettet vores drop down-liste .

Her kan du se, at den drop down-liste oprettes sammen med tomme celler Nu vil jeg beskrive, hvordan du kan udelukke disse tomme celler fra drop down-liste .

5 måder at fjerne tomme felter fra datavalideringslisten i Excel

1. Fjernelse af tomme felter fra datavalideringslisten ved hjælp af OFFSET-funktionen

På denne måde kan du skabe mere plads til din drop down-liste uden at der er nogen tomme felter i denne kolonne. Først skal du filter ud af den emner fra dine data. Lad os diskutere processen.

Vi har brug for nogle ændringer i vores datasæt.

  • Lad os tilføje en ny kolonne forud for den kolonne som anvendes til den drop down-liste Vi kaldte den nye kolonne og kolonne vi bruger til den drop down-liste som Navneliste med blanktegn og Liste uden blanketter (For at se, hvordan man opretter en drop down-liste , gå til Afdeling 1 ).

Trin:

  • Skriv først følgende formel i celle C5 .
=FILTER(B5:B14,B5:B14"")

Her er det FILTER funktionen vil tage den område B5:B14 og kontrollere eventuelle emner mellem de rækkevidde . Så er det filtre ud tom eller blank celler fra den liste.

  • Tryk nu på INDTAST Du vil se den liste over navne uden nogen emner .

  • Derefter skal du vælge Navn Manager fra Fanen Formel og klik på Ny .

  • Giv din rækkevidde et navn. Jeg vil bruge NavnNonBlanks som navnet på den rækkevidde .
  • Og skriv derefter følgende formel i Henviser til
=offset(offset!$C$5,0,0,0,counta(offset!$C$4:$C$16)-1,1)

I dette scenarie ønsker vi at bruge flere celler, hvor vi kan indtaste nye navne, men vi ønsker ikke at emner i vores drop down-liste for disse rum. Her opretter vi nye poster for de liste over datavalidering fra C12 til C16 ved at sætte denne formel. Husk det ' offset! henviser til den ark navn, som vi bruger.

  • Klik nu på OK . Du vil se en Vindue . Bare luk det.

  • Og vælg derefter celle D5 og vælg Data >> Liste over datavalidering .
  • Ændre den Kilde Navn til =NameNonBlanks .
  • Klik på OK .

  • Vælg den drop down-liste bar i celle D5 Du vil se en liste over navne vi bruger.

  • Skriv nu nogle nye navne i hele cellen C12 til C16 .
  • Vælg derefter liste over datavalidering celle D5 .

Du kan se den nye navne i din drop down-liste Du kan ikke se nogen nye poster under cellen C16 fordi de ikke er i din rækkevidde .

Ved at følge denne fremgangsmåde kan du skabe nogle tomme felter for nye poster i din liste over datavalidering uden at foretage nogen emner i den.

Læs mere: Sådan oprettes Excel Drop Down List til datavalidering (8 måder)

2. Brug kommandoen Gå til specialkommando til at fjerne tomme felter fra listen

Vi har skabt vores drop down-liste ( afsnit 1 ), kan du se, at der er emner For at fjerne dem kan vi blot gennemgå følgende trin.

Trin:

  • Vælg cellerne B5 til B14 og vælg derefter Hjem >> Find & Vælg >> Gå til Special .

  • Derefter skal du vælge Ubearbejdede emner og klik derefter på OK .

  • Denne handling vil vælge den tomme celler .

  • Vælg nu en af disse tomme celler , gør højreklik på den og vælg Slet til Slet Ubearbejdede emner .

  • Du vil se en dialogboks . Vælg Skift celler op og klik på OK .

  • Denne operation vil fjerne den emner fra den oprindelige liste samt fra den drop down-liste .

Ved at følge denne fremgangsmåde kan du nemt fjerne emner eller tomme celler fra en drop down-liste .

Læs mere: Opret drop-down-liste med datavalidering med flere valg i Excel

3. Brug af Excel-filterfunktion til at fjerne tomme felter fra datavalideringslisten

Vi kan anvende den FILTER funktion i dette aspekt. Vi vil bruge datasæt fra Afdeling 2 Hvis du vil se, hvordan du opretter en drop down-liste , gå til Afdeling 1 .

Trin:

  • Indtast følgende formel i celle C5 .
=FILTER(B5:B14,B5:B14"")

Her er det FILTER funktionen vil tage den område B5:B14 og kontrollerer eventuelle emner mellem de rækkevidde . Så er det filtre ud tom eller blank celler fra den liste.

  • Tryk på INDTAST tasten, og du vil se liste over navne uden nogen emner .

  • Men hvis du går til den Drop Down liste , vil du stadig se, at den indeholder emner fra kolonne C .

  • Så for at fjerne disse emner , gå til Validering af data fra Fanen Data .
  • Ændre den sidste celle i rækkevidde til C11 som din filtreret listen har den område C5 til C11 i den Kilde

  • Klik nu på OK . Du vil nu ikke have nogen blank celler i din drop down-liste .

Dette er en ret effektiv måde at fjerne emner fra en drop down-liste .

Læs mere: Excel-datavalidering Drop Down-liste med filter (2 eksempler)

Lignende læsninger:

  • Sådan bruges bruger du brugerdefineret VLOOKUP-formel i Excel Data Validation
  • [Rettet] Datavalidering virker ikke ved kopiering og indsættelse i Excel (med løsning)
  • Hvordan man laver en datavalideringsliste fra tabel i Excel (3 metoder)
  • Anvend validering af flere data i én celle i Excel (3 eksempler)
  • Excel datavalidering Kun alfanumerisk (ved hjælp af brugerdefineret formel)

4. Kombination af IF, COUNTIF, ROW, INDEX og små funktioner til at fjerne tomme felter fra datavalideringslisten

Vi kan også bruge kombinationen af IF , COUNTIF , RÆKKE , INDEX og SMALL funktioner til at fjerne tomme celler fra liste over datavalidering Det bliver lidt kompliceret. Vi skal bruge datasættet fra Afdeling 2 . og for at se, hvordan du opretter en drop down-liste , gå til Afdeling 1 .

Trin:

  • Skriv først følgende formel i celle C5 .
=IF(COUNTIF($B$5:$B$14,"?*")

Formlen består af to hoveddele. Den første del er COUNTIF($B$5:$B$14,"?*") ="" strong=""> og den anden er INDEX(B:B,SMALL(IF(B$5:B$14""",ROW(B$5:B$14)),ROWS(B$5:B$5)))) .

  • COUNTIF funktion tæller ikke-blank tekst her, og det er derfor, vi får den 7 navne på kolonne C .
  • RÆKKE funktionen returnerer den række antal af en celle og vores tomme celle befinder sig på position 5 fra celle B5 . Vi trækker 4 fordi vi ønsker, at det skal være mindre end det.
  • Tryk nu på INDTAST .

  • Brug den Håndtag til påfyldning til AutoFill de nederste celler.

  • Nu har vi den Navneliste uden nogen emner Men hvis vi klikker på den liste over datavalidering , ser vi stadig emner i den drop down-liste .

  • Og for at fjerne disse emner , gå til Validering af data fra fanen Data .
  • Ændre den sidste celle i rækkevidde til C11 som din filtreret listen har den område C5 til C11 i den Kilde .

  • Klik nu på OK . Du vil nu ikke have nogen blank celler i din drop down-liste .

Du kan således lave en liste over datavalidering uden emner .

Læs mere: Standardværdi i datavalideringsliste med Excel VBA (makro og UserForm)

5. Brug af kombinerede funktioner til at fjerne tomme celler fra datavalideringslisten

Vi kan også bruge indlejrede formler kombineret med ADRESSE , INDIREKTE , COUNTBLANK , IF og SMALL Lad os diskutere proceduren. Vi vil bruge datasættet fra Afdeling 2 Du kan også gå til Afdeling 1 for at se, hvordan man opretter en drop down-liste/liste til validering af data .

Trin:

  • Skriv først følgende formel i celle C5 .
=IF(ROW()-ROW($B$5:$B$14)+1>ROWS($B$5:$B$14)-COUNTBLANK($B$5:$B$14),""", INDIRECT(ADDRESS(SMALL((IF($B$5:$B$14""",ROW($B$5:$B$14),ROW()+ROWS($B$5:$B$14)))),ROW()-ROW($C$5:$C$14)+1),COLUMN($B$5:$B$14),4)))))

Her vil jeg på en meget enkel måde forklare, hvordan denne formel fungerer. Den går gennem område B5:B14 og kontrollerer tomme celler med hjælp fra COUNTBLANK Derefter kontrollerer den også, hvilke celler der ikke er blank i hele B5:B14 og dermed returnerer den ikke-tomme celler .

  • Tryk på CTRL + SHIFT + ENTER (fordi det er en array formel), og du vil se resultatet i celle C5 som nedenfor.

  • Brug nu den Håndtag til påfyldning til AutoFill de nederste celler.

  • Men hvis du går til den Drop Down liste , vil du stadig se, at den indeholder emner fra kolonne C .

  • Og for at fjerne disse emner , gå til Validering af data fra Fanen Data .
  • Ændre den sidste celle i rækkevidde til C11 som din filtreret listen har den område C5 til C11 i den Kilde .

  • Klik nu på OK . Du vil nu ikke have nogen blank celler i din drop down-liste .

Dette er en anden måde, hvorpå du kan gøre en drop down-liste fri for emner .

Læs mere: Sådan bruges IF Statement i datavalideringsformlen i Excel (6 måder)

Øvelsesafsnit

I dette afsnit giver jeg dig datasættet, så du kan øve dig i disse metoder på egen hånd.

Konklusion

I en nøddeskal forsøgte jeg at forklare nogle metoder til at fjerne blanke emner fra en liste over datavalidering i Excel. Disse metoder er lidt komplicerede, men jeg har forsøgt at beskrive dem på en meget enkel og forståelig måde. Jeg beder dig om at give feedback på denne artikel i kommentarfeltet, og hvis du har dine egne ideer eller spørgsmål, kan du også skrive dem i kommentarfeltet.

Forrige indlæg Sådan sorteres data i alfabetisk rækkefølge i Excel (8 metoder)
Næste indlæg Sådan bruges SUMIFS med datointerval og flere kriterier (7 hurtige måder)

Hugh West er en meget erfaren Excel-træner og analytiker med over 10 års erfaring i branchen. Han har en bachelorgrad i regnskab og finans og en kandidatgrad i Business Administration. Hugh har en passion for undervisning og har udviklet en unik undervisningstilgang, der er nem at følge og forstå. Hans ekspertviden om Excel har hjulpet tusindvis af studerende og fagfolk verden over med at forbedre deres færdigheder og udmærke sig i deres karriere. Gennem sin blog deler Hugh sin viden med verden og tilbyder gratis Excel-tutorials og onlinetræning for at hjælpe enkeltpersoner og virksomheder med at nå deres fulde potentiale.