Как да премахнете празните места от списъка за проверка на данни в Excel (5 метода)

Hugh West

02-06-2023 Разширен Excel
  • Споделя Това
Hugh West

В тази статия ще опишем накратко някои ценни методи за премахване на заготовки от списък за валидиране на данни Когато имаме празни полета в списъка на диаграма на Excel, те също остават в списък за валидиране на данни което е нежелано.

Затова ще работя със следния набор от данни, за да ви покажа как можете да премахнете заготовки от списък за валидиране на данни в Excel.

Изтегляне на работна тетрадка за практика

Удостоверяване на данните Премахване на празните места.xlsx

Проблем при създаване на списък за проверка на данни с празни клетки

Нека покажа какво ще се случи, ако създадем падащ списък включително празни клетки. Първо трябва да създадем падащ списък .

Стъпки:

  • Изберете клетката C5 .
  • И след това изберете Данни >> Инструменти за данни >> Утвърждаване на данните

  • A диалогов прозорец ще се покаже. Изберете Списък от Позволете бар (показан на следващата фигура).

  • Сега кликнете върху маркирания икона .

  • След това изберете клетки B5 към B14 и щракнете върху маркирания икона .

  • След това просто щракнете върху ОК .

По този начин току-що създадохме нашия падащ списък .

Тук можете да забележите, че падащ списък се създава заедно с празни клетки Сега ще опиша как можете да изключите тези празни клетки от падащ списък .

5 начина за премахване на празните места от списъка за валидиране на данни в Excel

1. Премахване на празните места от списъка за валидиране на данни с помощта на функцията OFFSET

Това е начин да създадете повече пространство за своите падащ списък без празни полета в тази колона. Първо трябва да филтър навън заготовки от вашите данни. Нека обсъдим процеса.

Нуждаем се от някои промени в нашата съвкупност от данни.

  • Нека добавим нов колона преди началото на колона която се използва за падащ списък . Нарекохме новия колона и колона които използваме за падащ списък като Списък с имена с празни места и Списък без празни полета (За да видите как да създадете падащ списък , моля, посетете Раздел 1 ).

Стъпки:

  • Първо въведете следната формула в клетката C5 .
=FILTER(B5:B14,B5:B14"")

Тук ФИЛТЪР функцията ще вземе диапазон B5:B14 и проверете всички заготовки между обхват . Тогава тя филтри на празен или празен клетки от списък.

  • Сега натиснете бутона ВЪВЕДЕТЕ Ще видите списък с имена без никакви заготовки .

  • След това изберете Име на мениджъра от Таб Формула и щракнете върху Нов .

  • Дайте на вашия обхват име. Ще използвам NameNonBlanks като име на обхват .
  • И след това запишете следната формула в Отнася се за
=offset(offset!$C$5,0,0,counta(offset!$C$4:$C$16)-1,1)

В този случай искаме да използваме още няколко клетки, в които да въведем нови имена, но не искаме заготовки в нашия падащ списък за тези пространства. Тук създаваме нови записи за списък за валидиране на данни от C12 към C16 като поставите тази формула. Имайте предвид това компенсиране! се отнася до лист името, което използваме.

  • Сега щракнете върху ОК . Ще видите Прозорец . затворете това.

  • И след това изберете клетка D5 и изберете Данни >> Списък за валидиране на данни .
  • Променете Име на източника към =NameNonBlanks .
  • Кликнете върху ОК .

  • Изберете падащ списък бар в клетка D5 . Ще видите списъка с имена които използваме.

  • Сега напишете няколко нови имена в цялата клетка C12 към C16 .
  • След това изберете списък за валидиране на данни клетка D5 .

Можете да видите новия имена във вашия падащ списък . Не можете да видите нови записи в клетката C16 защото те не са във вашия обхват .

Следвайки този подход, можете да създадете някои празни пространства за нови записи във вашия списък за валидиране на данни без да правите никакви заготовки в него.

Прочетете още: Как да създадете падащ списък в Excel за валидиране на данни (8 начина)

2. Използване на специалната команда Go to за премахване на празните места от списъка

Създадохме своя падащ списък ( раздел 1 ), ще видите, че има заготовки За да ги премахнем, можем просто да преминем през следните стъпки.

Стъпки:

  • Изберете клетките B5 към B14 и след това изберете Начало >> Намиране & Избор >> Отидете на специален .

  • След това изберете Заготовки и след това щракнете върху ОК .

  • Тази операция ще избере празни клетки .

  • Сега изберете някое от тези празни клетки , направи щракване с десния бутон на мишката върху него и изберете Изтриване на към Изтриване на на Заготовки .

  • Ще видите диалогов прозорец . Преместване на клетките нагоре и щракнете върху ОК .

  • Тази операция ще премахне заготовки от оригинала списък както и от падащ списък .

Следвайки този подход, можете лесно да премахнете заготовки или празни клетки от падащ списък .

Прочетете още: Създаване на падащ списък с валидиране на данни с множествена селекция в Excel

3. Използване на функцията за филтриране на Excel за премахване на празните места от списъка за валидиране на данни

Можем да приложим ФИЛТЪР ще използваме набор от данни от Раздел 2 . За да видите как да създадете падащ списък , моля, посетете Раздел 1 .

Стъпки:

  • Въведете следната формула в клетка C5 .
=FILTER(B5:B14,B5:B14"")

Тук ФИЛТЪР функцията ще вземе диапазон B5:B14 и проверява всички заготовки между обхват . Тогава тя филтри на празен или празен клетки от списък.

  • Натиснете бутона ВЪВЕДЕТЕ и ще видите клавиша списък с имена без никакви заготовки .

  • Но ако отидете в Падащ списък , ще видите, че той съдържа заготовки от колона C .

  • За да премахнете тези заготовки , отидете на Утвърждаване на данните от Таб с данни .
  • Променете последната клетка на обхват към C11 като ваш филтрирано списъкът има обхват C5 към C11 в Източник:

  • Сега щракнете върху OK Сега няма да имате празен клетките във вашия падащ списък .

Това е доста ефективен начин за премахване на заготовки от падащ списък .

Прочетете още: Списък с падащи списъци за валидиране на данни в Excel с филтър (2 примера)

Подобни четива:

  • Как да използваме потребителска формула VLOOKUP при валидиране на данни в Excel
  • [Поправено] Удостоверяването на данните не работи за Copy Paste в Excel (с решение)
  • Как да направите списък за валидиране на данни от таблица в Excel (3 метода)
  • Прилагане на валидиране на множество данни в една клетка в Excel (3 примера)
  • Утвърждаване на данните в Excel Само буквено-цифрови (с помощта на потребителска формула)

4. Комбиниране на функции IF, COUNTIF, ROW, INDEX и малки функции за премахване на празните места от списъка за валидиране на данни

Можем да използваме и комбинацията от IF , COUNTIF , РЕД , INDEX и МАЛЪК функции за премахване на празни клетки от списък за валидиране на данни . Това ще бъде малко по-сложно. Ще използваме набора от данни от Раздел 2 . И за да видите как да създадете падащ списък , отидете на Раздел 1 .

Стъпки:

  • Първо въведете следната формула в клетката C5 .
=IF(COUNTIF($B$5:$B$14,"?*")

Формулата има две основни части. Първата част е COUNTIF($B$5:$B$14,"?*") ="" strong=""> а вторият е INDEX(B:B,SMALL(IF(B$5:B$14"",ROW(B$5:B$14)),ROWS(B$5:B5))) .

  • Сайтът COUNTIF функции за отчитане непразничен текст тук и затова получаваме 7 имена в колона C .
  • Сайтът РЕД връща функцията ред брой на а клетка и нашата празна клетка е в позиция 5 от клетка B5 . Изваждаме 4 защото искаме да е по-малко от това.
  • Сега натиснете ВЪВЕДЕТЕ .

  • Използвайте Дръжка за пълнене към Автоматично попълване долните клетки.

  • Сега имаме Списък с имена без никакви заготовки . Но ако кликнем върху списък за валидиране на данни , все още виждаме заготовки в падащ списък .

  • И за да премахнете тези заготовки , отидете на Утвърждаване на данните от Таб с данни .
  • Променете последната клетка на обхват към C11 като ваш филтрирано списъкът има обхват C5 към C11 в Източник: .

  • Сега щракнете върху ОК Сега няма да имате празен клетките във вашия падащ списък .

Така можете да направите списък за валидиране на данни без заготовки .

Прочетете още: Стойност по подразбиране в списъка за проверка на данни с Excel VBA (макрос и потребителска форма)

5. Използване на комбинирани функции за премахване на празните клетки от списъка за проверка на данните

Можем също така да използваме вложени формули в комбинация с АДРЕС , ИНДИРЕКТНО , COUNTBLANK , IF и МАЛЪК Нека да обсъдим процедурата. Ще използваме набора от данни от Раздел 2 . Можете също да отидете в Раздел 1 за да видите как да създадете падащ списък/списък за валидиране на данни .

Стъпки:

  • Първо въведете следната формула в клетката C5 .
=IF(ROW()-ROW($B$5:$B$14)+1>ROWS($B$5:$B$14)-COUNTBLANK($B$5:$B$14),"", INDIRECT(ADDRESS(SMALL((IF($B$5:$B$14"",ROW($B$5:$B$14),ROW()+ROWS($B$5:$B$14)),ROW()-ROW($C$5:$C$14)+1),COLUMN($B$5:$B$14),4)))

Тук ще обясня по много прост начин как работи тази формула. Тя преминава през диапазон B5:B14 и проверява празни клетки с помощта на COUNTBLANK След това проверява и кои клетки не са празен в целия B5:B14 и така връща непразни клетки .

  • Натиснете CTRL + SHIFT + ENTER (защото това е масив формула) и ще видите резултата в клетка C5 както по-долу.

  • Сега използвайте Дръжка за пълнене към Автоматично попълване долните клетки.

  • Но ако отидете в Падащ списък , ще видите, че той съдържа заготовки от колона C .

  • И за да премахнете тези заготовки , отидете на Утвърждаване на данните от Таб с данни .
  • Променете последната клетка на обхват към C11 като ваш филтрирано списъкът има обхват C5 към C11 в Източник: .

  • Сега щракнете върху OK Сега няма да имате празен клетките във вашия падащ списък .

Това е още един начин, по който можете да падащ списък свободен от заготовки .

Прочетете още: Как да използвате изявлението IF във формулата за проверка на данни в Excel (6 начина)

Практически раздел

В този раздел ви предоставям набор от данни, за да можете сами да практикувате тези методи.

Заключение

Накратко, опитах се да обясня някои методи за отстраняване на заготовки от списък за валидиране на данни в Excel. Тези методи са малко сложни, но се опитах да ги опиша накратко по много прост и разбираем начин. Моля ви да оставите отзиви за тази статия в раздела за коментари, а също така, ако имате свои собствени идеи или въпроси, оставете ги и в полето за коментари.

Предишна публикация Как да сортирате данните по азбучен ред в Excel (8 метода)
Следваща публикация Как да използвате SUMIFS с диапазон от дати и множество критерии (7 бързи начина)

Хю Уест е опитен обучител и анализатор на Excel с над 10 години опит в индустрията. Има бакалавърска степен по счетоводство и финанси и магистърска степен по бизнес администрация. Хю има страст към преподаването и е разработил уникален подход на преподаване, който е лесен за следване и разбиране. Неговите експертни познания по Excel са помогнали на хиляди студенти и професионалисти по целия свят да подобрят уменията си и да постигнат отлични резултати в кариерата си. Чрез своя блог Хю споделя знанията си със света, като предлага безплатни уроци за Excel и онлайн обучение, за да помогне на хората и фирмите да достигнат пълния си потенциал.