Як выдаліць прабелы са спісу праверкі дадзеных у Excel (5 метадаў)

Hugh West

02-06-2023 Пашыраны Excel
  • Падзяліцца Гэтым
Hugh West

У гэтым артыкуле будуць коратка апісаны некаторыя каштоўныя метады таго, як выдаліць прабелы са спісу праверкі даных у Excel. Калі ў нас ёсць пустыя месцы ў спісе дыяграмы Excel, яны таксама застаюцца ў спісе праверкі даных , што непажадана.

Такім чынам, я буду працаваць над наступным наборам даных, каб паказаць вам, як вы можа выдаліць прабелы са спісу праверкі даных у Excel.

Спампаваць практычны сшытак

Праверка даных Выдаліць Blanks.xlsx

Праблема пры стварэнні спісу праверкі даных з пустымі ячэйкамі

Дазвольце мне паказаць, што адбудзецца, калі мы створым выпадальны спіс уключаючы пустыя вочкі. Спачатку нам трэба стварыць выпадальны спіс .

Крокі:

  • Абярыце ячэйку C5 .
  • А затым выберыце Даныя >> Інструменты даных >> Праверка даных

  • З'явіцца дыялогавае акно . Выберыце Спіс на панэлі Дазволіць (паказана на наступным малюнку).

  • Цяпер націсніце на пазначана значком .

  • Пасля гэтага абярыце ячэйкі B5 да B14 і націсніце на пазначаны значок .

  • Затым проста націсніце ОК .

Такім чынам, мы толькі што стварылі наш выпадальны спіс .

Вось вы можа заўважыць, што выпадальны спіс створаны разам з пустымі ячэйкамі . Зараз я апішу, як вы можацевыключыць гэтыя пустыя ячэйкі з выпадальнага спісу .

5 спосабаў выдаліць пустыя месцы са спісу праверкі даных у Excel

1. Выдаленне прабелаў са спісу праверкі даных з дапамогай функцыі OFFSET

Гэта спосаб, якім вы можаце стварыць больш месца для вашага выпадальнага спісу без прабелаў у гэтым слупку. Спачатку вам трэба адфільтраваць ад прабелаў вашых даных. Давайце абмяркуем працэс.

Нам патрэбны некаторыя мадыфікацыі ў нашым наборы даных.

  • Давайце дадамо новы слупок перад слупком , які выкарыстоўваецца для выпадальнага спісу . Мы назвалі новы слупок і слупок , якія мы выкарыстоўваем для выпадальнага спісу , як Спіс імёнаў з прабеламі і Спіс без прабелаў адпаведна. (Каб убачыць, як стварыць выпадальны спіс , перайдзіце да Раздзелу 1 ).

Крокі:

  • Спачатку ўвядзіце наступную формулу ў ячэйку C5 .
=FILTER(B5:B14,B5:B14"")

Тут функцыя FILTER возьме дыяпазон B5:B14 і праверыць любыя прабелы паміж дыяпазон . Затым ён адфільтроўвае пустыя ці пустыя ячэйкі са спісу .

  • Цяпер націсніце ENTER Вы ўбачыце спіс імёнаў без прабелаў .

  • Пасля што выберыце Дыспетчар імёнаў на ўкладцы «Формула» і націсніце Новы .

  • Дайце сваё дыяпазон імя. Я збіраюся выкарыстоўваць NameNonBlanks у якасці назвы дыяпазону .
  • А потым запішу наступную формулу ў Спасылаецца на
=offset(offset!$C$5,0,0,counta(offset!$C$4:$C$16)-1,1)

У гэтым сцэнары мы хочам выкарыстаць яшчэ некалькі ячэек, у якія можна ўвесці новыя імёны, але мы не Я не жадаю прабелаў у нашым выпадальным спісе для гэтых месцаў. Тут мы ствараем новыя запісы для спісу праверкі даных ад C12 да C16 з дапамогай гэтай формулы. Майце гэта на ўвазе « зрушэнне!’ адносіцца да імя аркуша , якое мы выкарыстоўваем.

  • Цяпер націсніце ОК . Вы ўбачыце Акно . Проста зачыніце гэта.

  • А затым выберыце ячэйку D5 і выберыце Даныя >> Спіс праверкі даных .
  • Змяніце Назву крыніцы на =NameNonBlanks .
  • Націсніце ОК .

  • Абярыце панэль выпадальнага спісу ў ячэйцы D5 . Вы ўбачыце спіс імёнаў , якія мы выкарыстоўваем.

  • Цяпер напішыце новыя імёны ва ўсёй ячэйцы C12 да C16 .
  • Затым выберыце спіс праверкі даных ячэйку D5 .

Вы можаце ўбачыць новыя імёны ў вашым выпадальным спісе . Вы не можаце ўбачыць новыя запісы ў ячэйцы C16 , таму што яны не знаходзяцца ў вашым дыяпазоне .

Прытрымліваючыся гэтага падыходу, вы можаце стварыць некалькі пустыя месцы для новых запісаў у вашых дадзеныхспіс праверкі не робячы ў ім ніякіх прабелаў .

Больш падрабязна: Як стварыць выпадальны спіс Excel для праверкі даных (8 спосабаў)

2. Выкарыстанне спецыяльнай каманды Go to для выдалення прабелаў са спісу

Мы стварылі наш выпадальны спіс ( раздзел 1 ) , вы бачыце, што ў ім засталося прабелы . Каб выдаліць іх, мы можам проста выканаць наступныя крокі.

Этапы:

  • Выберыце ячэйкі B5 да B14 , а затым выберыце Дом >> Знайсці & Абярыце >> Перайсці да спецыяльных .

  • Пасля гэтага абярыце Пустыя а потым націсніце ОК .

  • Гэта аперацыя вылучыць пустыя вочкі .

  • Цяпер выберыце любую з гэтых пустых вочак , зрабіце пстрыкніце правай кнопкай мышы на ёй і абярыце Выдаліць каб Выдаліць Пустыні .

  • Вы ўбачыце дыялогавае акно . Абярыце Зрушыць вочкі ўверх і націсніце ОК .

  • Гэтая аперацыя выдаліць прабелы з зыходнага спісу а таксама з выпадальнага спісу .

Прытрымліваючыся гэтага падыходу , вы можаце лёгка выдаліць прабелы ці пустыя ячэйкі з выпадальнага спісу .

Дадатковая інфармацыя: Стварыце выпадальны спіс для праверкі даных. Спіс уніз з множным выбарам у Excel

3. Выкарыстанне функцыі фільтра Excel для выдалення прабелаў з даныхСпіс праверкі

У гэтым аспекце мы можам прымяніць функцыю ФІЛЬТР . Мы будзем выкарыстоўваць набор даных з Раздзела 2 . Каб даведацца, як стварыць выпадальны спіс , перайдзіце да Раздзела 1 .

Крокі:

  • Увядзіце наступную формулу ў ячэйку C5 .
=FILTER(B5:B14,B5:B14"")

Тут ФІЛЬТР функцыя возьме дыяпазон B5:B14 і правярае любыя прабелы паміж дыяпазонам . Затым ён адфільтроўвае пустыя ці пустыя ячэйкі з спісу.

  • Націсніце Клавіша ENTER і вы ўбачыце спіс імёнаў без прабелаў .

  • Але калі вы пяройдзеце да выпадальнага спісу , вы ўсё роўна ўбачыце, што ён змяшчае прабелы з слупка C .

  • Такім чынам, каб выдаліць гэтыя прабелы , перайдзіце да Праверкі даных на ўкладцы Дадзеныя .
  • Змяніць апошняя ячэйка дыяпазону да C11 паколькі ваш адфільтраваны спіс мае дыяпазон C5 да C11 у Крыніца

  • Цяпер націсніце ОК . Цяпер у вашым выпадальным спісе не будзе пустых вочак.

Гэта даволі эфектыўны спосаб выдаліце ​​ прабелы з выпадальнага спісу .

Больш падрабязна: Выпадальны спіс праверкі даных Excel з фільтрам (2 прыклады)

Падобныя паказанні:

  • Як выкарыстоўваць карыстальніцкую формулу VLOOKUP у даных ExcelПраверка
  • [Выпраўлена] Праверка даных не працуе пры капіяванні і ўстаўцы ў Excel (з рашэннем)
  • Як стварыць спіс праверкі даных з табліцы у Excel (3 метады)
  • Ужыць праверку некалькіх даных у адной ячэйцы ў Excel (3 прыклады)
  • Праверка даных Excel толькі літарна-лічбавая (з выкарыстаннем Карыстальніцкая формула)

4. Камбінаванне IF, COUNTIF, ROW, INDEX і невялікіх функцый для выдалення прабелаў са спісу праверкі даных

Мы таксама можам выкарыстоўваць камбінацыю <1 Функцыі>IF , COUNTIF , ROW , INDEX і SMALL для выдалення пустых вочак са спісу праверкі даных . Гэта будзе крыху складана. Мы будзем выкарыстоўваць набор даных з раздзела 2 . А каб убачыць, як стварыць выпадальны спіс , перайдзіце да Раздзелу 1 .

Крокі:

  • Спачатку ўвядзіце наступную формулу ў ячэйку C5 .
=IF(COUNTIF($B$5:$B$14,"?*")

Формула мае дзве асноўныя часткі. Першая частка: COUNTIF($B$5:$B$14,”?*”) ="" strong=""> , а другая: INDEX(B:B,SMALL(IF(B$5:B$14”” ,ROW(B$5:B$14)),ROWS(B$5:B5))) .

  • Функцыя COUNTIF падлічвае непусты тэкст тут, і таму мы атрымліваем 7 імёнаў у слупку C .
  • Функцыя ROW вяртае нумар радка ячэйкі і наша пустая ячэйка знаходзіцца ў пазіцыі 5 ад ячэйкі B5 . Мы адымаем 4 , таму што мы гэтага хочамменш, чым гэта.
  • Цяпер націсніце ENTER .

  • Выкарыстоўвайце маркер запаўнення для аўтазапаўнення ніжніх вочак.

  • Цяпер у нас ёсць спіс імёнаў без бланкі . Але калі мы пстрыкнем на спіс праверкі даных , мы па-ранейшаму ўбачым пусты ў выпадальным спісе .

  • А каб выдаліць гэтыя прабелы , перайдзіце да Праверкі даных на ўкладцы Дадзеныя .
  • Змяніце канчатковы ячэйка дыяпазону да C11 паколькі ваш адфільтраваны спіс мае дыяпазон C5 да C11 у Крыніца .

  • Цяпер націсніце ОК . Цяпер у вашым выпадальным спісе не будзе пустых вочак.

Такім чынам, вы можаце зрабіць спіс праверкі даных без прабелаў .

Больш падрабязна: Значэнне па змаўчанні ў спісе праверкі даных з Excel VBA (макрас і форма карыстальніка)

5. Выкарыстанне камбінаваных функцый для выдалення пустых вочак са спісу праверкі даных

Мы таксама можам выкарыстоўваць укладзеныя формулы ў спалучэнні з АДРАСАМ , УСКОСНЫМ , Функцыі COUNTBLANK , IF і SMALL . Давайце абмяркуем працэдуру. Мы будзем выкарыстоўваць набор даных з раздзела 2 . Вы таксама можаце перайсці да Раздзела 1 , каб убачыць, як стварыць выпадальны спіс/спіс праверкі даных .

Крокі:

  • Спачатку ўвядзіце наступную формулу ў ячэйку C5 .
=IF(ROW()-ROW($B$5:$B$14)+1>ROWS($B$5:$B$14)-COUNTBLANK($B$5:$B$14),"", INDIRECT(ADDRESS(SMALL((IF($B$5:$B$14"",ROW($B$5:$B$14),ROW()+ROWS($B$5:$B$14))),ROW()-ROW($C$5:$C$14)+1),COLUMN($B$5:$B$14),4)))

Тут,Я растлумачу вельмі простым спосабам, як працуе гэтая формула. Ён праходзіць праз дыяпазон B5:B14 і правярае пустыя вочкі з дапамогай функцыі COUNTBLANK . Затым ён таксама правярае, якія ячэйкі не з'яўляюцца пустымі на працягу B5:B14 і такім чынам вяртае непустыя ячэйкі .

  • Націсніце CTRL + SHIFT + ENTER (таму што гэта масіў формула), і вы ўбачыце вынік у ячэйцы C5 як паказана ніжэй.

  • Цяпер выкарыстоўвайце маркер запаўнення для аўтазапаўнення ніжніх вочак.

  • Але калі вы пяройдзеце да выпадальнага спісу , вы ўсё роўна ўбачыце, што ён змяшчае прабелы з слупка C .

  • А каб выдаліць гэтыя прабелы , перайдзіце да Праверкі даных на ўкладцы Дадзеныя .
  • Змяніце апошнюю ячэйку дыяпазону на C11 паколькі ваш адфільтраваны спіс мае дыяпазон C5 да C11 у Крыніца .

  • Цяпер націсніце ОК . Цяпер у вашым выпадальным спісе не будзе пустых вочак.

Гэта яшчэ адзін спосаб зрабіць выпадальны спіс без прабелаў .

Больш падрабязна: Як выкарыстоўваць аператар IF у формуле праверкі даных у Excel ( 6 спосабаў)

Практычны раздзел

У гэтым раздзеле я даю вам набор даных, каб вы маглі практыкаваць гэтыя метады самастойна.

Заключэнне

У аУ двух словах, я паспрабаваў растлумачыць некаторыя метады выдалення прабелаў з спісу праверкі даных у Excel. Гэтыя метады трохі складаныя, але я паспрабаваў паведаміць пра іх вельмі проста і зразумела. Я прашу вас пакінуць некаторыя водгукі аб гэтым артыкуле ў раздзеле каментарыяў, а таксама, калі ў вас ёсць свае ідэі або пытанні, пакіньце іх у полі каментарыяў.

Папярэдняя публікацыя Як сартаваць даныя ў алфавітным парадку ў Excel (8 метадаў)
Наступны пост Як выкарыстоўваць SUMIFS з дыяпазонам дат і некалькімі крытэрыямі (7 хуткіх спосабаў)

Х'ю Уэст з'яўляецца вельмі дасведчаным трэнерам і аналітыкам Excel з больш чым 10-гадовым вопытам работы ў галіны. Ён мае ступень бакалаўра ў галіне бухгалтарскага ўліку і фінансаў і ступень магістра дзелавога адміністравання. Х'ю захапляецца навучаннем і распрацаваў унікальны падыход да навучання, які лёгка прытрымлівацца і зразумець. Яго экспертныя веды Excel дапамаглі тысячам студэнтаў і спецыялістаў па ўсім свеце палепшыць свае навыкі і атрымаць поспех у сваёй кар'еры. Праз свой блог Х'ю дзеліцца сваімі ведамі з усім светам, прапаноўваючы бясплатныя падручнікі па Excel і онлайн-трэнінгі, каб дапамагчы прыватным асобам і прадпрыемствам цалкам раскрыць свой патэнцыял.