Αυτό το άρθρο θα περιγράψει εν συντομία μερικές πολύτιμες μεθόδους για το πώς να αφαιρέσετε κενά από ένα Κατάλογος επικύρωσης δεδομένων στο Excel. Όταν έχουμε κενά σε μια λίστα ενός διαγράμματος του Excel, παραμένουν και στο Κατάλογος επικύρωσης δεδομένων το οποίο είναι ανεπιθύμητο.

Έτσι, θα εργαστώ στο ακόλουθο σύνολο δεδομένων για να σας δείξω πώς μπορείτε να αφαιρέσετε κενά από ένα Κατάλογος επικύρωσης δεδομένων στο Excel.

Κατεβάστε το βιβλίο ασκήσεων

Πρόβλημα κατά τη δημιουργία λίστας επικύρωσης δεδομένων με κενά κελιά

Επιτρέψτε μου να δείξω τι συμβαίνει αν δημιουργήσουμε ένα αναπτυσσόμενη λίστα συμπεριλαμβανομένων των κενών κελιών. Πρώτα πρέπει να δημιουργήσουμε το αναπτυσσόμενη λίστα .

Βήματα:

• Επιλέξτε το κελί C5 .
• Και στη συνέχεια επιλέξτε Δεδομένα >>, Εργαλεία δεδομένων >>, Επικύρωση δεδομένων

• A παράθυρο διαλόγου θα εμφανιστεί. Επιλέξτε Λίστα από το Επιτρέψτε το bar (φαίνεται στο ακόλουθο σχήμα).

• Τώρα κάντε κλικ στο σημειωμένο εικονίδιο .

• Μετά από αυτό, επιλέξτε τα κελιά B5 στο B14 και κάντε κλικ στο σημειωμένο εικονίδιο .

• Στη συνέχεια, απλά κάντε κλικ στο OK .

Με αυτόν τον τρόπο, μόλις δημιουργήσαμε το αναπτυσσόμενη λίστα .

Εδώ, μπορείτε να παρατηρήσετε ότι το αναπτυσσόμενη λίστα δημιουργείται μαζί με το κενά κελιά . Τώρα θα σας περιγράψω πώς μπορείτε να αποκλείσετε αυτά τα κενά κελιά από το αναπτυσσόμενη λίστα .

5 τρόποι για να αφαιρέσετε κενά από τη λίστα επικύρωσης δεδομένων στο Excel

1. Αφαίρεση κενών από τη λίστα επικύρωσης δεδομένων με χρήση της συνάρτησης OFFSET

Αυτός είναι ένας τρόπος για να δημιουργήσετε περισσότερο χώρο για την αναπτυσσόμενη λίστα χωρίς να υπάρχουν κενά σε αυτή τη στήλη. Πρώτα πρέπει να φίλτρο από το κενά από τα δεδομένα σας. Ας συζητήσουμε τη διαδικασία.

Χρειαζόμαστε κάποιες τροποποιήσεις στο σύνολο δεδομένων μας.

• Ας προσθέσουμε ένα νέο στήλη πριν από την στήλη το οποίο χρησιμοποιείται για το αναπτυσσόμενη λίστα Ονομάσαμε το νέο στήλη και το στήλη που χρησιμοποιούμε για το αναπτυσσόμενη λίστα ως Λίστα ονομάτων με κενά και Κατάλογος χωρίς κενά , αντίστοιχα. (Για να δείτε πώς να δημιουργήσετε ένα αναπτυσσόμενη λίστα , παρακαλώ πηγαίνετε στη διεύθυνση Τμήμα 1 ).

Βήματα:

• Πρώτον, πληκτρολογήστε τον ακόλουθο τύπο στο κελί C5 .

Εδώ η ΦΊΛΤΡΟ η συνάρτηση θα λάβει το εύρος B5:B14 και ελέγξτε τυχόν κενά μεταξύ των εύρος . Τότε φίλτρα out άδειο ή κενό κύτταρα από το λίστα.

• Τώρα πατήστε το ENTER Θα δείτε το Κατάλογος ονομάτων χωρίς καμία κενά .

• Μετά από αυτό, επιλέξτε Όνομα Διαχειριστής από το Καρτέλα τύπου και κάντε κλικ στο Νέο .

• Δώστε το εύρος ένα όνομα. Θα χρησιμοποιήσω NameNonBlanks ως το όνομα του εύρος .
• Και στη συνέχεια γράψτε τον ακόλουθο τύπο στο Αναφέρεται σε

Σε αυτό το σενάριο, θέλουμε να χρησιμοποιήσουμε μερικά ακόμη κελιά όπου μπορούμε να εισάγουμε κάποια νέα ονόματα, αλλά δεν θέλουμε να κενά στο αναπτυσσόμενη λίστα Εδώ δημιουργούμε νέες καταχωρήσεις για το Κατάλογος επικύρωσης δεδομένων από το C12 στο C16 βάζοντας αυτόν τον τύπο. Να το θυμάστε αυτό offset! αναφέρεται στο φύλλο όνομα που χρησιμοποιούμε.

• Τώρα κάντε κλικ στο OK . Θα δείτε ένα Παράθυρο . close αυτό.

• Και στη συνέχεια επιλέξτε το κελί D5 και επιλέξτε Δεδομένα >>, Λίστα επικύρωσης δεδομένων .
• Αλλάξτε το Όνομα πηγής στο =NameNonBlanks .
• Κάντε κλικ στο OK .

• Επιλέξτε το αναπτυσσόμενη λίστα μπάρα στο κελί D5 . Θα δείτε τη λίστα των ονόματα χρησιμοποιούμε.

• Τώρα γράψτε μερικά νέα ονόματα σε όλο το κελί C12 στο C16 .
• Στη συνέχεια επιλέξτε Κατάλογος επικύρωσης δεδομένων κύτταρο D5 .

Μπορείτε να δείτε το νέο ονόματα στο αναπτυσσόμενη λίστα Δεν μπορείτε να δείτε νέες καταχωρήσεις κάτω από το κελί C16 επειδή δεν είναι στο δικό σας εύρος .

Ακολουθώντας αυτή την προσέγγιση, μπορείτε να δημιουργήσετε κάποια κενά διαστήματα για νέες καταχωρήσεις στο Κατάλογος επικύρωσης δεδομένων χωρίς να προβεί σε καμία κενά σε αυτό.

Διαβάστε περισσότερα: Πώς να δημιουργήσετε το Excel Drop Down List για την επικύρωση δεδομένων (8 τρόποι)

2. Χρήση της εντολής Μετάβαση στην ειδική εντολή για την αφαίρεση κενών από τη λίστα

Δημιουργήσαμε το αναπτυσσόμενη λίστα ( τμήμα 1 ), βλέπετε ότι υπάρχουν κενά Για να τα αφαιρέσουμε, μπορούμε απλά να ακολουθήσουμε τα ακόλουθα βήματα.

Βήματα:

• Επιλέξτε τα κελιά B5 στο B14 και στη συνέχεια επιλέξτε Αρχική σελίδα >>, Εύρεση & επιλογή >>, Πηγαίνετε στο Special .

• Μετά από αυτό, επιλέξτε Κενά και στη συνέχεια κάντε κλικ στο OK .

• Αυτή η λειτουργία θα επιλέξει το κενά κελιά .

• Τώρα επιλέξτε ένα από αυτά κενά κελιά , do δεξί κλικ σε αυτό και επιλέξτε Διαγραφή στο Διαγραφή το Κενά .

• Θα δείτε ένα παράθυρο διαλόγου . Μετατόπιση κελιών προς τα πάνω και κάντε κλικ στο OK .

• Αυτή η λειτουργία θα αφαιρέσει το κενά από το πρωτότυπο λίστα καθώς και από το αναπτυσσόμενη λίστα .

Ακολουθώντας αυτή την προσέγγιση, μπορείτε εύκολα να αφαιρέσετε κενά ή κενά κελιά από ένα αναπτυσσόμενη λίστα .

Διαβάστε περισσότερα: Δημιουργία Drop-Down List επικύρωσης δεδομένων με πολλαπλή επιλογή στο Excel

3. Χρήση της λειτουργίας φίλτρου του Excel για την αφαίρεση κενών από τη λίστα επικύρωσης δεδομένων

Μπορούμε να εφαρμόσουμε το ΦΊΛΤΡΟ Θα χρησιμοποιήσουμε σύνολο δεδομένων από το Τμήμα 2 Για να δείτε πώς να δημιουργήσετε ένα αναπτυσσόμενη λίστα , παρακαλώ πηγαίνετε στη διεύθυνση Τμήμα 1 .

Βήματα:

• Πληκτρολογήστε τον ακόλουθο τύπο στο κελί C5 .

Εδώ η ΦΊΛΤΡΟ η συνάρτηση θα λάβει το εύρος B5:B14 και ελέγχει τυχόν κενά μεταξύ των εύρος . Τότε φίλτρα out άδειο ή κενό κύτταρα από το λίστα.

• Πατήστε το ENTER και θα δείτε το πλήκτρο Κατάλογος ονομάτων χωρίς καμία κενά .

• Αλλά αν πάτε στο Drop Down List , θα εξακολουθήσετε να βλέπετε ότι περιέχει κενά από το στήλη Γ .

• Έτσι, για να αφαιρέσετε αυτά τα κενά , πηγαίνετε στο Επικύρωση δεδομένων από το Καρτέλα δεδομένων .
• Αλλάξτε το τελευταίο κελί του εύρος στο C11 ως το φιλτραρισμένο λίστα έχει το εύρος C5 στο C11 στο Πηγή

• Τώρα κάντε κλικ στο OK . Τώρα δεν θα έχετε κανένα κενό κύτταρα στο αναπτυσσόμενη λίστα .

Αυτός είναι ένας αρκετά αποτελεσματικός τρόπος για να αφαιρέσετε κενά από ένα αναπτυσσόμενη λίστα .

Διαβάστε περισσότερα: Excel Επικύρωση δεδομένων Drop Down List με φίλτρο (2 παραδείγματα)

Παρόμοιες αναγνώσεις:

• Πώς να χρησιμοποιήσετε προσαρμοσμένη φόρμουλα VLOOKUP στην επικύρωση δεδομένων του Excel
• [Διορθωμένο] Η επικύρωση δεδομένων δεν λειτουργεί για την αντιγραφή επικόλλησης στο Excel (με λύση)
• Πώς να δημιουργήσετε μια λίστα επικύρωσης δεδομένων από πίνακα στο Excel (3 μέθοδοι)
• Εφαρμογή πολλαπλών επικυρώσεων δεδομένων σε ένα κελί στο Excel (3 παραδείγματα)
• Επικύρωση δεδομένων του Excel μόνο αλφαριθμητικά (χρησιμοποιώντας προσαρμοσμένο τύπο)

4. Συνδυασμός IF, COUNTIF, ROW, INDEX και μικρών λειτουργιών για την αφαίρεση κενών από τη λίστα επικύρωσης δεδομένων

Μπορούμε επίσης να χρησιμοποιήσουμε τον συνδυασμό ΕΆΝ , COUNTIF , ΣΕΙΡΑ , INDEX και SMALL συναρτήσεις για την αφαίρεση κενών κελιών από το Κατάλογος επικύρωσης δεδομένων Θα είναι λίγο περίπλοκο. Θα χρησιμοποιήσουμε το σύνολο δεδομένων από το Τμήμα 2 Και για να δείτε πώς να δημιουργήσετε ένα αναπτυσσόμενη λίστα , πηγαίνετε στο Τμήμα 1 .

Βήματα:

• Πρώτον, πληκτρολογήστε τον ακόλουθο τύπο στο κελί C5 .

Ο τύπος έχει δύο κύρια μέρη. Το πρώτο μέρος είναι COUNTIF($B$5:$B$14,"?*") ="" strong=""> και το δεύτερο είναι INDEX(B:B,SMALL(IF(B$5:B$14"",ROW(B$5:B$14)),ROWS(B$5:B5)))) .

• Το COUNTIF Η λειτουργία μετράει μη κενό κείμενο εδώ και γι' αυτό έχουμε το 7 ονόματα στο στήλη Γ .
• Το ΣΕΙΡΑ η συνάρτηση επιστρέφει το σειρά αριθμός ενός κύτταρο και το άδειο κύτταρο βρίσκεται στη θέση 5 από το κύτταρο B5 . Αφαιρούμε 4 επειδή θέλουμε να είναι λιγότερο από αυτό.
• Τώρα χτύπησε ENTER .

• Χρησιμοποιήστε το Χειρολαβή πλήρωσης στο AutoFill τα κατώτερα κύτταρα.

• Τώρα έχουμε το Κατάλογος ονομάτων χωρίς καμία κενά . Αλλά αν κάνουμε κλικ στο Κατάλογος επικύρωσης δεδομένων , εξακολουθούμε να βλέπουμε κενά στο αναπτυσσόμενη λίστα .

• Και για να αφαιρέσετε αυτά τα κενά , πηγαίνετε στο Επικύρωση δεδομένων από το Καρτέλα δεδομένων .
• Αλλάξτε το τελευταίο κελί του εύρος στο C11 ως το φιλτραρισμένο λίστα έχει το εύρος C5 στο C11 στο Πηγή .

• Τώρα κάντε κλικ στο OK . Τώρα δεν θα έχετε κανένα κενό κύτταρα στο αναπτυσσόμενη λίστα .

Έτσι μπορείτε να κάνετε μια Κατάλογος επικύρωσης δεδομένων χωρίς κενά .

Διαβάστε περισσότερα: Προεπιλεγμένη τιμή στη λίστα επικύρωσης δεδομένων με το Excel VBA (Macro και UserForm)

5. Χρήση συνδυασμένων λειτουργιών για την αφαίρεση κενών κελιών από τη λίστα επικύρωσης δεδομένων

Μπορούμε επίσης να χρησιμοποιήσουμε ένθετους τύπους σε συνδυασμό με ΔΙΕΥΘΥΝΣΗ , INDIRECT , COUNTBLANK , ΕΆΝ και SMALL Ας συζητήσουμε τη διαδικασία. Θα χρησιμοποιήσουμε το σύνολο δεδομένων από το Τμήμα 2 Μπορείτε επίσης να πάτε στη διεύθυνση Τμήμα 1 για να δείτε πώς να δημιουργήσετε ένα αναπτυσσόμενος κατάλογος/κατάλογος επικύρωσης δεδομένων .

Βήματα:

• Πρώτον, πληκτρολογήστε τον ακόλουθο τύπο στο κελί C5 .

Εδώ, θα εξηγήσω με πολύ απλό τρόπο πώς λειτουργεί αυτός ο τύπος. Περνάει μέσα από το εύρος B5:B14 και ελέγχει το κενά κελιά με τη βοήθεια του COUNTBLANK Στη συνέχεια, ελέγχει επίσης ποια κελιά δεν είναι κενό σε όλο το B5:B14 και έτσι επιστρέφει μη κενά κελιά .

• Τύπος CTRL + SHIFT + ENTER (επειδή είναι ένα array formula) και θα δείτε την έξοδο στο κελί C5 όπως παρακάτω.

• Τώρα χρησιμοποιήστε το Χειρολαβή πλήρωσης στο AutoFill τα κατώτερα κύτταρα.

• Αλλά αν πάτε στο Drop Down List , θα εξακολουθήσετε να βλέπετε ότι περιέχει κενά από το στήλη Γ .

• Και για να αφαιρέσετε αυτά τα κενά , πηγαίνετε στο Επικύρωση δεδομένων από το Καρτέλα δεδομένων .
• Αλλάξτε το τελευταίο κελί του εύρος στο C11 ως το φιλτραρισμένο λίστα έχει το εύρος C5 στο C11 στο Πηγή .

• Τώρα κάντε κλικ στο OK . Τώρα δεν θα έχετε κανένα κενό κύτταρα στο αναπτυσσόμενη λίστα .

Αυτός είναι ένας άλλος τρόπος για να κάνετε ένα αναπτυσσόμενη λίστα ελεύθερο από κενά .

Διαβάστε περισσότερα: Πώς να χρησιμοποιήσετε τη δήλωση IF σε τύπο επικύρωσης δεδομένων στο Excel (6 τρόποι)

Τμήμα πρακτικής

Σε αυτή την ενότητα, σας δίνω το σύνολο δεδομένων ώστε να μπορείτε να εξασκηθείτε μόνοι σας σε αυτές τις μεθόδους.

Συμπέρασμα

Με λίγα λόγια, προσπάθησα να εξηγήσω κάποιες μεθόδους αφαίρεσης κενών από ένα Κατάλογος επικύρωσης δεδομένων Αυτές οι μέθοδοι είναι λίγο περίπλοκες, αλλά προσπάθησα να τις περιγράψω με πολύ απλό και κατανοητό τρόπο. Σας ζητώ να αφήσετε κάποια σχόλια σχετικά με αυτό το άρθρο στην ενότητα σχολίων, και επίσης, αν έχετε τις δικές σας ιδέες ή ερωτήσεις, αφήστε τις επίσης στο πλαίσιο σχολίων.