Како да се отстранат празнините од списокот за валидација на податоци во Excel (5 методи)

Hugh West

02-06-2023 Напреден Excel
  • Споделете Го Ова
Hugh West

Овој напис накратко ќе опише неколку вредни методи за тоа како да се отстранат празни места од листа за валидација на податоци во Excel. Кога имаме празни места во списокот на ексел графикон, тој останува и во листата за валидација на податоци што е непосакувано.

Затоа ќе работам на следната база на податоци за да ви покажам како може да отстрани празни места од листа за валидација на податоци во Excel.

Преземете ја работната книга за вежбање

Валидација на податоци Отстрани Blanks.xlsx

Проблем при креирање листа за валидација на податоци со празни ќелии

Дозволете ми да покажам што ќе се случи ако создадеме паѓачка листа вклучувајќи празни ќелии. Прво треба да ја креираме паѓачката листа .

Чекори:

  • Изберете ја ќелијата C5 .
  • И потоа изберете Податоци >> Алатки за податоци >> Валидација на податоци

  • Ќе се појави дијалог поле . Изберете Список од лентата Дозволи (прикажано на следната слика).

  • Сега кликнете на означена икона .

  • Потоа, изберете ќелии B5 до B14 и кликнете на означената икона .

  • Потоа, само кликнете OK .

На овој начин, ние само што ја создадовме нашата паѓачка листа .

Еве, вие може да забележи дека паѓачката листа е создадена заедно со празни ќелии . Сега ќе ви опишам како можетеисклучете ги овие празни ќелии од паѓачката листа .

5 начини за отстранување празни места од списокот за валидација на податоци во Excel

1. Отстранување празни места од списокот за валидација на податоци со користење на функцијата OFFSET

Ова е начин на кој можете да создадете повеќе простор за вашата паѓачка листа без да имате празни места во таа колона. Прво треба да филтрирате од празнините од вашите податоци. Ајде да разговараме за процесот.

Ни требаат некои измени во нашата база на податоци.

  • Ајде да додадеме нова колона пред колоната која се користи за паѓачката листа . Новата колона и колоната што ја користиме за паѓачката листа како Список со имиња со празни места и листа без празни места , соодветно. (За да видите како да креирате паѓачка листа , ве молиме одете во Дел 1 ).

Чекори:

  • Прво, напишете ја следната формула во ќелијата C5 .
=FILTER(B5:B14,B5:B14"")

Тука функцијата FILTER ќе го заземе опсегот B5:B14 и ќе ги провери сите празни помеѓу опсег . Потоа филтрира од празни или празни ќелии од листата.

  • Сега притиснете ENTER Ќе ја видите листата со имиња без никакви празни места .

  • После тоа, изберете Управник со имиња од картичката Формула и кликнете на Ново .

  • Дајте го вашиот опсег име. Ќе користам NameNonBlanks како име на опсегот .
  • И потоа напишете ја следнава формула во Се однесува на
=offset(offset!$C$5,0,0,counta(offset!$C$4:$C$16)-1,1)

Во ова сценарио, сакаме да користиме уште неколку ќелии каде што можеме да внесеме некои нови имиња, но не не сакам празни во нашата паѓачка листа за тие празни места. Овде создаваме нови записи за листата за валидација на податоци од C12 до C16 со ставање на таа формула. Имајте го на ум „ офсет!“ се однесува на листот името што го користиме.

  • Сега кликнете OK . Ќе видите Прозорец . Само затворете го .

  • И потоа изберете ја ќелијата D5 и изберете Податоци >> Список за валидација на податоци .
  • Променете го Името на изворот во =NameNonBlanks .
  • Кликнете Во ред .

  • Изберете ја паѓачката листа лентата во ќелијата D5 . Ќе го видите списокот со имиња што ги користиме.

  • Сега напишете неколку нови имиња низ ќелијата C12 до C16 .
  • Потоа изберете листа за валидација на податоци ќелија D5 .

Можете да ги видите новите имиња во вашата паѓачка листа . Не можете да видите нови записи под ќелијата C16 бидејќи тие не се во вашиот опсег .

Со следење на овој пристап, можете да креирате некои празни места за нови записи во вашите податоцилиста за валидација без да правите празни во неа.

Прочитајте повеќе: Како да креирате паѓачка листа на Excel за валидација на податоци (8 начини)

2. Користејќи „Оди во специјална команда“ за отстранување на празни места од списокот

Ја создадовме нашата паѓачка листа ( дел 1 ) , гледате дека во него остануваат празни . За да ги отстраниме, едноставно можеме да ги поминеме следните чекори.

Чекори:

  • Изберете ги ќелиите B5 до B14 и потоа изберете Дома >> Најди & Изберете >> Оди во специјални .

  • Потоа, изберете Празни а потоа кликнете OK .

  • Оваа операција ќе ги избере празни ќелии .

  • Сега изберете која било од овие празни ќелии , направете десен клик на неа и изберете Избриши до Избришете Празните .

  • Ќе видите дијалог поле . Изберете Shift Cells Up и кликнете OK .

  • Оваа операција ќе ги отстрани празнините од оригиналната листа како и од паѓачката листа .

Со следење на овој пристап , можете лесно да ги отстраните празни места или празни ќелии од паѓачката листа .

Прочитајте повеќе: Креирај валидација на податоци Drop- Долу листа со повеќекратен избор во Excel

3. Користење на функцијата за филтер на Excel за отстранување на празни места од податоцитеЛиста за валидација

Можеме да ја примениме функцијата FILTER во овој аспект. Ќе користиме податоци од Дел 2 . За да видите како да креирате паѓачка листа , одете во Дел 1 .

Чекори:

  • Впишете ја следната формула во ќелијата C5 .
=FILTER(B5:B14,B5:B14"")

Тука <1 Функцијата>FILTER ќе го заземе опсегот B5:B14 и ги проверува сите празни помеѓу опсегот . Потоа филтрира од празни или празни ќелии од листата.

  • Притиснете го ENTER клуч и ќе ја видите листата со имиња без никакви празни .

  • Но, ако отидете на Опаѓачката листа , сепак ќе видите дека содржи празни места од колона C .

  • Затоа, за да ги отстраните овие празни места , одете во Потврда на податоци од табот со податоци .
  • Промени последната ќелија од опсегот до C11 како што е вашата филтрирана листа има опсег C5 до C11 во Извор

  • Сега кликнете OK . Сега нема да имате празни ќелии во вашата паѓачка листа .

Ова е прилично ефикасен начин за отстранете ги празни места од паѓачката листа .

Прочитајте повеќе: Опаѓачка листа за валидација на податоци на Excel со филтер (2 примери)

Слични читања:

  • Како да се користи приспособена формула VLOOKUP во податоците на ExcelВалидација
  • [Поправено] Валидацијата на податоци не работи за Copy Paste во Excel (со решение)
  • Како да направите листа за валидација на податоци од табела во Excel (3 методи)
    • Прилагодена формула)

4. Комбинирање на IF, COUNTIF, ROW, INDEX и Small функции за отстранување на празни места од списокот за валидација на податоци

Можеме да ја користиме и комбинацијата на IF , COUNTIF , ROW , INDEX и SMALL функциите за отстранување празни ќелии од листата за валидација на податоци . Ќе биде малку сложено. Ќе ја користиме базата на податоци од Дел 2 . И за да видите како да креирате паѓачка листа , одете во Дел 1 .

Чекори:

  • Прво, напишете ја следнава формула во ќелијата C5 .
=IF(COUNTIF($B$5:$B$14,"?*")

Формулата има два главни дела. Првиот дел е COUNTIF($B$5:$B$14,"?*") ="" strong=""> а вториот е INDEX(B:B,SMALL(IF(B$5:B$14"“ ,ROW(B$5:B$14)),ROWS(B$5:B5))) .

  • Функцијата COUNTIF се брои непразен текст овде и затоа ги добиваме 7-те имиња во колоната C .
  • Функцијата ROW се враќа бројот ред на ќелија и нашата празна ќелија е на позиција 5 од ќелијата B5 . Ние одземаме 4 затоа што сакаме да бидепомалку од тоа.
  • Сега притиснете ENTER .

  • Користете ја Рачката за пополнување до Автоматско пополнување долните ќелии.

  • Сега го имаме Списокот со имиња без ниту еден празни места . Но, ако кликнеме на листата за валидација на податоци , сè уште гледаме празни места во паѓачката листа .

  • И за да ги отстраните овие празни места , одете во Потврда на податоци од табот со податоци .
  • Променете ја конечната ќелијата од опсегот до C11 како што вашата филтрирана листа го има опсегот C5 до C11 во Извор .

  • Сега кликнете OK . Сега нема да имате празни ќелии во вашата паѓачка листа .

Така можете да направите листа за валидација на податоци без празни места .

Прочитајте повеќе: Стандардна вредност во списокот за валидација на податоци со Excel VBA (макро и корисничка форма)

5. Користење на комбинирани функции за отстранување на празни ќелии од списокот за валидација на податоци

Можеме да користиме и вгнездени формули комбинирани со ADDRESS , INDIRECT , Функциите COUNTBLANK , IF и SMALL . Ајде да разговараме за постапката. Ќе ја користиме базата на податоци од Дел 2 . Можете исто така да отидете во Дел 1 за да видите како да креирате паѓачка листа/листа за валидација на податоци .

Чекори:

  • Прво, напишете ја следната формула во ќелијата C5 .
=IF(ROW()-ROW($B$5:$B$14)+1>ROWS($B$5:$B$14)-COUNTBLANK($B$5:$B$14),"", INDIRECT(ADDRESS(SMALL((IF($B$5:$B$14"",ROW($B$5:$B$14),ROW()+ROWS($B$5:$B$14))),ROW()-ROW($C$5:$C$14)+1),COLUMN($B$5:$B$14),4)))

Тука,Ќе објаснам на многу едноставен начин како функционира оваа формула. Поминува низ опсегот B5:B14 и ги проверува празните ќелии со помош на функцијата COUNTBLANK . Потоа проверува кои ќелии не се празни низ B5:B14 и на тој начин враќа непразни ќелии .

  • Притиснете CTRL + SHIFT + ENTER (затоа што е низа формула) и ќе го видите излезот во ќелијата C5 како долу.

  • Сега користете ја Рачката за пополнување до автоматско пополнување долните ќелии.

  • Но, ако отидете на Опаѓачката листа , сепак ќе видите дека содржи празни места од колона C .

  • И за да ги отстраните овие празни места , одете на Потврда на податоци од табот со податоци .
  • Променете ја последната ќелија од опсегот во C11 бидејќи вашата филтрирана листа има опсег C5 до C11 во Извор .

  • Сега кликнете OK . Сега нема да имате празни клетки во вашата паѓачка листа .

Ова е уште еден начин на кој можете да направите паѓачка листа без празни места .

Прочитајте повеќе: Како да се користи изјавата IF во формулата за валидација на податоци во Excel ( 6 начини)

Дел за вежбање

Во овој дел, ви ја давам базата на податоци за да можете сами да ги практикувате овие методи.

Заклучок

Во анакратко, се обидов да објаснам некои методи за отстранување на празни места од листата за валидација на податоци во Excel. Овие методи се малку комплицирани, но се обидов да ги известам на многу едноставен и разбирлив начин. Ве замолувам да оставите повратни информации за овој напис во делот за коментари, а исто така ако имате свои идеи или прашања, оставете ги и во полето за коментари.

Претходен пост Како да ги сортирате податоците по азбучен ред во Excel (8 методи)
Следен пост Како да користите SUMIFS со опсег на датум и повеќе критериуми (7 брзи начини)

Хју Вест е високо искусен тренер и аналитичар на Excel со повеќе од 10 години искуство во индустријата. Има диплома за сметководство и финансии и магистер по бизнис администрација. Хју има страст за предавање и има развиено уникатен пристап на наставата кој е лесен за следење и разбирање. Неговото стручно познавање на Excel им помогна на илјадници студенти и професионалци ширум светот да ги подобрат своите вештини и да се истакнат во нивните кариери. Преку својот блог, Хју го споделува своето знаење со светот, нудејќи бесплатни упатства за Excel и онлајн обука за да им помогне на поединците и бизнисите да го достигнат својот целосен потенцијал.