วิธีลบช่องว่างออกจากรายการตรวจสอบข้อมูลใน Excel (5 วิธี)

Hugh West

02-06-2023 Excel ขั้นสูง
  • แบ่งปันสิ่งนี้
Hugh West

สารบัญ

บทความนี้จะอธิบายโดยสังเขปเกี่ยวกับวิธีการลบ ช่องว่าง ออกจาก รายการตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูล ใน Excel เมื่อเรามีช่องว่างในรายการของแผนภูมิ excel รายการนั้นยังคงอยู่ใน รายการตรวจสอบข้อมูล ซึ่งไม่ต้องการ

ดังนั้น ฉันจะทำงานกับชุดข้อมูลต่อไปนี้เพื่อแสดงให้คุณเห็นว่า สามารถลบ ช่องว่าง ออกจาก รายการตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูล ใน Excel

ดาวน์โหลดแบบฝึกหัดแบบฝึกหัด

การตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูลลบช่องว่าง.xlsx

ปัญหาขณะสร้างรายการตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูลด้วยเซลล์ว่าง

ให้ฉันแสดงว่าจะเกิดอะไรขึ้นหากเราสร้าง รายการแบบเลื่อนลง รวมถึงเซลล์ว่าง ก่อนอื่น เราต้องสร้าง รายการแบบหล่นลง .

ขั้นตอน:

  • เลือกเซลล์ C5
  • จากนั้นเลือก ข้อมูล >> เครื่องมือข้อมูล >> การตรวจสอบข้อมูล

  • กล่องโต้ตอบ จะปรากฏขึ้น เลือก รายการ จากแถบ อนุญาต (แสดงในรูปต่อไปนี้)

  • ตอนนี้คลิกที่ ทำเครื่องหมาย ไอคอน .

  • หลังจากนั้น เลือกเซลล์ B5 ถึง B14 และคลิกที่เครื่องหมาย ไอคอน .

  • จากนั้นคลิก ตกลง .

ด้วยวิธีนี้ เราเพิ่งสร้าง รายการแบบเลื่อนลง

ที่นี่ คุณ สามารถสังเกตว่า รายการแบบหล่นลง ถูกสร้างขึ้นพร้อมกับ เซลล์ว่าง ตอนนี้ฉันจะอธิบายวิธีที่คุณทำได้แยกเซลล์ว่างเหล่านี้ออกจาก รายการแบบเลื่อนลง

5 วิธีในการลบช่องว่างออกจากรายการตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูลใน Excel

1. การลบช่องว่างออกจากรายการตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูลโดยใช้ฟังก์ชัน OFFSET

นี่เป็นวิธีที่คุณสามารถสร้างพื้นที่เพิ่มสำหรับ รายการแบบเลื่อนลง โดยไม่ต้องมีช่องว่างในคอลัมน์นั้น ก่อนอื่น คุณต้อง กรอง ออกจาก ช่องว่าง จากข้อมูลของคุณ มาหารือเกี่ยวกับกระบวนการนี้กัน

เราต้องการการแก้ไขบางอย่างกับชุดข้อมูลของเรา

  • มาเพิ่ม คอลัมน์ ใหม่หน้า คอลัมน์ ซึ่ง กำลังใช้สำหรับ รายการแบบเลื่อนลง เราตั้งชื่อใหม่ คอลัมน์ และ คอลัมน์ ที่เราใช้สำหรับ รายการแบบหล่นลง เป็น รายชื่อที่มีช่องว่าง และ รายการ ไม่มีช่องว่าง ตามลำดับ (หากต้องการดูวิธีสร้าง รายการแบบเลื่อนลง โปรดไปที่ ส่วนที่ 1 )

ขั้นตอน:

  • ขั้นแรก พิมพ์สูตรต่อไปนี้ในเซลล์ C5 .
=FILTER(B5:B14,B5:B14"")

ที่นี่ กรอง ฟังก์ชันจะใช้ ช่วง B5:B14 และกาเครื่องหมาย ช่องว่าง ระหว่าง ช่วง จากนั้น กรอง ออก ว่าง หรือ ว่าง เซลล์จาก รายการ

  • ตอนนี้กดปุ่ม ENTER คุณจะเห็น รายชื่อ โดยไม่มี ช่องว่างใดๆ

  • หลังจาก ให้เลือก ตัวจัดการชื่อ จาก แท็บสูตร แล้วคลิก ใหม่ .

  • ให้คุณ ช่วง ชื่อ ฉันจะใช้ NameNonBlanks เป็นชื่อของ ช่วง .
  • แล้วเขียนสูตรต่อไปนี้ใน อ้างถึง
=offset(offset!$C$5,0,0,counta(offset!$C$4:$C$16)-1,1)

ในสถานการณ์นี้ เราต้องการใช้เซลล์เพิ่มเติมเพื่อป้อนชื่อใหม่ ไม่ต้องการ ช่องว่าง ในรายการแบบหล่นลง ของเรา สำหรับช่องว่างเหล่านั้น เรากำลังสร้างรายการใหม่สำหรับ รายการตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูล จาก C12 ถึง C16 โดยการใส่สูตรนั้น โปรดทราบว่า ' offset!' หมายถึง แผ่นงาน ชื่อที่เราใช้อยู่

  • ตอนนี้ให้คลิก ตกลง คุณจะเห็น หน้าต่าง เพียง ปิด มัน

  • จากนั้นเลือกเซลล์ D5 และเลือก ข้อมูล >> รายการตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูล .
  • เปลี่ยน ชื่อแหล่งที่มา เป็น =NameNonBlanks .
  • คลิก ตกลง .

  • เลือกแถบ รายการแบบเลื่อนลง ในเซลล์ D5 คุณจะเห็นรายชื่อ ชื่อ ที่เราใช้อยู่

  • ตอนนี้เขียนชื่อใหม่ในเซลล์ C12 ถึง C16 .
  • จากนั้นเลือก รายการตรวจสอบข้อมูล เซลล์ D5 .

คุณสามารถดู ชื่อ ใหม่ได้ใน รายการแบบเลื่อนลง คุณไม่เห็นรายการใหม่ใดๆ ในเซลล์ C16 เนื่องจากรายการเหล่านี้ไม่ได้อยู่ใน ช่วง ของคุณ

เมื่อทำตามวิธีการนี้ คุณจะสามารถสร้าง ช่องว่าง สำหรับรายการใหม่ใน ข้อมูลของคุณรายการตรวจสอบ โดยไม่เว้น ช่องว่าง ในนั้น

อ่านเพิ่มเติม: วิธีสร้างรายการแบบหล่นลงของ Excel สำหรับการตรวจสอบข้อมูล (8 วิธี)

2. การใช้ Go to Special Command เพื่อลบช่องว่างออกจากรายการ

เราสร้าง รายการแบบเลื่อนลง ( ส่วนที่ 1 ) คุณเห็นว่ามี ช่องว่าง เหลืออยู่ในนั้น หากต้องการลบออก เราสามารถทำตามขั้นตอนต่อไปนี้

ขั้นตอน:

  • เลือกเซลล์ B5 ถึง B14 จากนั้นเลือก หน้าแรก >> ค้นหา & เลือก >> ไปที่แบบพิเศษ .

  • หลังจากนั้น เลือก ช่องว่าง แล้วคลิก ตกลง .

  • การดำเนินการนี้จะเลือก เซลล์ว่าง .

  • ตอนนี้เลือก เซลล์ว่าง ใด ๆ เหล่านี้ ทำ คลิกขวา บนเซลล์นั้นแล้วเลือก ลบ ถึง ลบ ช่องว่าง .

  • คุณจะเห็น กล่องโต้ตอบ . เลือก เลื่อนเซลล์ขึ้น แล้วคลิก ตกลง .

  • การดำเนินการนี้จะลบ ช่องว่าง จาก รายการ ดั้งเดิม และจาก รายการแบบหล่นลง .

โดยปฏิบัติตามแนวทางนี้ คุณสามารถลบ ช่องว่าง หรือ เซลล์ว่าง ออกจาก รายการแบบหล่นลง

อ่านเพิ่มเติม: สร้างการตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูล Drop- รายการดาวน์ลิสต์ที่มีตัวเลือกหลายรายการใน Excel

3. การใช้ฟังก์ชันตัวกรองของ Excel เพื่อลบช่องว่างออกจากข้อมูลรายการตรวจสอบ

เราสามารถใช้ฟังก์ชัน ตัวกรอง ในด้านนี้ เราจะใช้ชุดข้อมูลจาก ส่วนที่ 2 หากต้องการดูวิธีสร้าง รายการแบบเลื่อนลง โปรดไปที่ ส่วนที่ 1

ขั้นตอน:

  • พิมพ์สูตรต่อไปนี้ในเซลล์ C5 .
=FILTER(B5:B14,B5:B14"")

ที่นี่ <1 ฟังก์ชัน>FILTER จะใช้ ช่วง B5:B14 และตรวจสอบ ช่องว่าง ระหว่าง ช่วง จากนั้น กรอง ออก ว่าง หรือ ว่าง เซลล์จาก รายการ

  • กดปุ่ม ป้อน คีย์ แล้วคุณจะเห็น รายชื่อ โดยไม่มี ช่องว่าง

  • แต่ถ้าคุณไปที่ รายการแบบหล่นลง คุณจะยังเห็นว่ามี ช่องว่าง จาก คอลัมน์ C

  • ดังนั้นหากต้องการลบ ช่องว่าง เหล่านี้ ให้ไปที่ การตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูล จาก แท็บข้อมูล
  • เปลี่ยน เซลล์สุดท้ายของ ช่วง ถึง C11 เนื่องจากรายการ กรอง ของคุณมี ช่วง C5 ถึง C11 ใน แหล่งที่มา

  • ตอนนี้คลิก ตกลง ตอนนี้คุณจะไม่มีเซลล์ ว่าง ใน รายการแบบเลื่อนลง

นี่เป็นวิธีที่ค่อนข้างมีประสิทธิภาพในการ ลบ ช่องว่าง ออกจาก รายการแบบหล่นลง .

อ่านเพิ่มเติม: รายการแบบหล่นลงการตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูล Excel พร้อมตัวกรอง (2 ตัวอย่าง)

การอ่านที่คล้ายกัน:

  • วิธีใช้สูตร VLOOKUP แบบกำหนดเองในข้อมูล Excelการตรวจสอบความถูกต้อง
  • [แก้ไขแล้ว] การตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูลไม่ทำงานสำหรับการคัดลอกและวางใน Excel (พร้อมวิธีแก้ปัญหา)
  • วิธีสร้างรายการตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูลจากตาราง ใน Excel (3 วิธี)
  • ใช้การตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูลหลายรายการในเซลล์เดียวใน Excel (3 ตัวอย่าง)
  • การตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูลด้วย Excel เท่านั้น (โดยใช้ สูตรที่กำหนดเอง)

4. การรวม IF, COUNTIF, ROW, INDEX และฟังก์ชันขนาดเล็กเพื่อลบช่องว่างออกจากรายการตรวจสอบข้อมูล

เรายังสามารถใช้การรวมกันของ <1 ฟังก์ชัน>IF , COUNTIF , ROW , INDEX และ SMALL เพื่อลบเซลล์ว่างออกจาก รายการตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูล . มันก็จะซับซ้อนหน่อยๆ เราจะใช้ชุดข้อมูลจาก ส่วนที่ 2 และหากต้องการดูวิธีสร้าง รายการแบบเลื่อนลง ให้ไปที่ ส่วนที่ 1 .

ขั้นตอน:

  • ขั้นแรก พิมพ์สูตรต่อไปนี้ในเซลล์ C5 .
=IF(COUNTIF($B$5:$B$14,"?*")

สูตร มีสองส่วนหลัก ส่วนแรกคือ COUNTIF($B$5:$B$14,”?*”) ="" strong=""> และส่วนที่สองคือ INDEX(B:B,SMALL(IF(B$5:B$14”” ,ROW(B$5:B$14)),ROWS(B$5:B5))) .

  • ฟังก์ชัน COUNTIF นับ ไม่เว้นว่าง ข้อความที่นี่ และนั่นคือเหตุผลที่เราได้รับ 7 ชื่อ ใน คอลัมน์ C
  • ฟังก์ชัน ROW จะส่งกลับ จำนวน แถว ของ เซลล์ และ เซลล์ ว่างของเราอยู่ที่ตำแหน่ง 5 จากเซลล์ B5 เราลบ 4 เพราะเราต้องการให้เป็นน้อยกว่านั้น
  • กด ENTER .

  • ใช้ Fill Handle ถึง ป้อนอัตโนมัติ เซลล์ด้านล่าง

  • ตอนนี้เรามี รายชื่อ โดยไม่มี ช่องว่าง . แต่ถ้าเราคลิกที่ รายการตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูล เราจะยังคงเห็น ช่องว่าง ใน รายการแบบหล่นลง

  • และหากต้องการลบ ช่องว่าง เหล่านี้ ให้ไปที่ การตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูล จาก แท็บข้อมูล
  • เปลี่ยนขั้นตอนสุดท้าย เซลล์ของ ช่วง ถึง C11 เนื่องจากรายการ กรอง ของคุณมี ช่วง C5 ถึง C11 ใน แหล่งที่มา .

  • ตอนนี้คลิก ตกลง ตอนนี้คุณจะไม่มีเซลล์ ว่าง ใน รายการแบบหล่นลง

ดังนั้นคุณสามารถสร้าง รายการตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูล ไม่มี ช่องว่าง .

อ่านเพิ่มเติม: ค่าเริ่มต้นในรายการตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูลด้วย Excel VBA (มาโครและฟอร์มผู้ใช้)

5. การใช้ฟังก์ชันรวมเพื่อลบเซลล์ว่างออกจากรายการตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูล

เรายังสามารถใช้สูตรที่ซ้อนกันรวมกับ ADDRESS , INDIRECT , ฟังก์ชัน COUNTBLANK , IF และ ขนาดเล็ก มาหารือเกี่ยวกับขั้นตอน เราจะใช้ชุดข้อมูลจาก ส่วนที่ 2 คุณยังสามารถไปที่ ส่วนที่ 1 เพื่อดูวิธีสร้าง รายการแบบเลื่อนลง/รายการตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูล .

ขั้นตอน:

  • ขั้นแรก พิมพ์สูตรต่อไปนี้ในเซลล์ C5 .
=IF(ROW()-ROW($B$5:$B$14)+1>ROWS($B$5:$B$14)-COUNTBLANK($B$5:$B$14),"", INDIRECT(ADDRESS(SMALL((IF($B$5:$B$14"",ROW($B$5:$B$14),ROW()+ROWS($B$5:$B$14))),ROW()-ROW($C$5:$C$14)+1),COLUMN($B$5:$B$14),4)))

ที่นี่ฉันจะอธิบายด้วยวิธีง่ายๆ ว่าสูตรนี้ทำงานอย่างไร ซึ่งผ่าน ช่วง B5:B14 และตรวจสอบ เซลล์ว่าง โดยใช้ฟังก์ชัน COUNTBLANK จากนั้นจะตรวจสอบว่าเซลล์ใดไม่ ว่าง ตลอดทั้ง B5:B14 ดังนั้นจึงส่งกลับ ไม่ใช่เซลล์ว่าง

  • กด CTRL + SHIFT + ENTER (เนื่องจากเป็น อาร์เรย์ สูตร) ​​และคุณจะเห็นผลลัพธ์ในเซลล์ C5 ดังด้านล่าง
<0
  • ตอนนี้ใช้ Fill Handle to AutoFill เซลล์ด้านล่าง

  • แต่ถ้าคุณไปที่ รายการแบบหล่นลง คุณจะยังคงเห็นว่ารายการดังกล่าวมี ช่องว่าง จาก คอลัมน์ C

  • และหากต้องการลบ ช่องว่าง เหล่านี้ ให้ไปที่ การตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูล จาก แท็บข้อมูล
  • เปลี่ยนเซลล์สุดท้ายของ ช่วง เป็น C11 เนื่องจากรายการ กรอง ของคุณมี ช่วง C5 เป็น C11 ใน แหล่งที่มา .

  • ตอนนี้คลิก ตกลง ตอนนี้คุณจะไม่มีเซลล์ ว่าง ใน รายการแบบเลื่อนลง ของคุณ

นี่เป็นอีกวิธีหนึ่งที่คุณสามารถทำได้ รายการแบบหล่นลง ไม่มี ช่องว่าง .

อ่านเพิ่มเติม: วิธีใช้คำสั่ง IF ในสูตรการตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูลใน Excel ( 6 วิธี)

ส่วนการปฏิบัติ

ในส่วนนี้ ฉันจะให้ชุดข้อมูลแก่คุณ เพื่อให้คุณสามารถฝึกฝนวิธีการเหล่านี้ได้ด้วยตัวเอง

<55

สรุป

ใน กโดยสรุป ฉันพยายามอธิบายวิธีการลบช่องว่างออกจาก รายการตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูล ใน Excel วิธีการเหล่านี้ซับซ้อนเล็กน้อย แต่ฉันพยายามสรุปให้สั้นด้วยวิธีที่ง่ายและเข้าใจได้ ฉันขอให้คุณแสดงความคิดเห็นเกี่ยวกับบทความนี้ในส่วนความคิดเห็น และหากคุณมีแนวคิดหรือคำถามของคุณเอง โปรดแสดงความคิดเห็นในช่องความคิดเห็นด้วย

โพสต์ก่อนหน้า วิธีจัดเรียงข้อมูลตามลำดับตัวอักษรใน Excel (8 วิธี)
โพสต์ถัดไป วิธีใช้ SUMIFS กับช่วงวันที่และหลายเกณฑ์ (7 วิธีด่วน)

Hugh West เป็นผู้ฝึกอบรมและนักวิเคราะห์ Excel ที่มีประสบการณ์สูงและมีประสบการณ์มากกว่า 10 ปีในอุตสาหกรรมนี้ เขาสำเร็จการศึกษาระดับปริญญาตรีสาขาการบัญชีและการเงิน และปริญญาโทสาขาบริหารธุรกิจ Hugh มีความหลงใหลในการสอนและได้พัฒนาแนวทางการสอนที่เป็นเอกลักษณ์ซึ่งง่ายต่อการติดตามและเข้าใจ ความรู้ความเชี่ยวชาญของเขาเกี่ยวกับ Excel ช่วยให้นักเรียนและผู้เชี่ยวชาญหลายพันคนทั่วโลกพัฒนาทักษะและความเป็นเลิศในอาชีพการงาน ฮิวจ์แบ่งปันความรู้ของเขากับคนทั้งโลกผ่านบล็อก โดยเสนอบทช่วยสอน Excel ฟรีและการฝึกอบรมออนไลน์เพื่อช่วยให้บุคคลและธุรกิจบรรลุศักยภาพสูงสุดของตนเอง