วิธีจัดเรียงข้อมูลตามลำดับตัวอักษรใน Excel (8 วิธี)

Hugh West

02-06-2023 พื้นฐาน Excel
  • แบ่งปันสิ่งนี้
Hugh West

สารบัญ

ค่อนข้างบ่อย เราต้องดำเนินการ จัดเรียง กับข้อมูล Excel ของเรา นอกจากนี้ เราสามารถจัดเรียงข้อมูลตามคำสั่งซื้อจำนวนมาก ลำดับตัวอักษร เป็นหนึ่งในคำสั่งที่ใช้มากที่สุด อย่างไรก็ตาม การจัดเรียงตามลำดับตัวอักษรด้วยตนเองในเวิร์กชีตขนาดใหญ่นั้นเป็นงานที่น่าเบื่อ ในบทความนี้ เราจะแสดงวิธีการง่ายๆ แต่มีประสิทธิภาพในการ จัดเรียงข้อมูล ใน ลำดับตามตัวอักษร ใน Excel

เพื่อแสดงว่าเรา จะใช้ชุดข้อมูลตัวอย่างเป็นตัวอย่าง ตัวอย่างเช่น ชุดข้อมูลต่อไปนี้แสดงถึง พนักงานขาย , ผลิตภัณฑ์ และ ยอดขายสุทธิ ของบริษัท

ดาวน์โหลดแบบฝึกปฏิบัติ

ดาวน์โหลดแบบฝึกหัดต่อไปนี้เพื่อฝึกฝนด้วยตนเอง

จัดเรียงข้อมูลตามตัวอักษรใน Excel.xlsx

8 วิธีการ การจัดเรียงข้อมูลตามลำดับตัวอักษรใน Excel

1. จัดเรียงค่าตามลำดับตัวอักษรใน Excel ด้วยคุณสมบัติการจัดเรียง

คุณลักษณะ การจัดเรียงของ Excel ช่วยให้เราจัดเรียงข้อมูลได้ง่ายมาก . ในวิธีแรก เราจะใช้คุณสมบัตินี้ ดังนั้น ให้ทำตามขั้นตอนเพื่อดำเนินการ

ขั้นตอน:

  • ก่อนอื่น เลือกช่วง B5:D10 .<13
  • จากนั้น ไปที่ หน้าแรก ➤ การแก้ไข ➤ จัดเรียง & ตัวกรอง ➤ จัดเรียง A ถึง Z .

  • สุดท้าย คุณจะได้ผลลัพธ์ที่จัดเรียง

อ่านเพิ่มเติม: วิธีจัดเรียงข้อมูลตัวอักษรและตัวเลขใน Excel (ด้วยขั้นตอนง่ายๆ)

2. นำมาใช้วิธีการที่อธิบายไว้ข้างต้น ใช้ต่อไปและแจ้งให้เราทราบหากคุณมีวิธีเพิ่มเติมในการทำงาน อย่าลืมที่จะแสดงความคิดเห็น คำแนะนำ หรือคำถามหากคุณมีในส่วนความคิดเห็นด้านล่าง

คุณลักษณะตัวกรองของ Excel เพื่อตั้งค่าข้อมูลตามลำดับตัวอักษร

เรายังสามารถใช้คุณลักษณะ ตัวกรอง เพื่อ จัดเรียง ข้อมูล ดังนั้น เรียนรู้ขั้นตอนด้านล่างเพื่อดำเนินงาน

ขั้นตอน:

  • ประการแรก คลิก B4 .
  • หลังจากนั้น เลือก หน้าแรก ➤ การแก้ไข ➤ จัดเรียง & ตัวกรอง ➤ ตัวกรอง .

  • ตอนนี้ กดเมนูแบบเลื่อนลงข้าง พนักงานขาย ส่วนหัว แล้วเลือก จัดเรียง a ถึง Z .

  • สุดท้าย ข้อมูลจะส่งคืน

อ่านเพิ่มเติม: ความแตกต่างระหว่างการเรียงลำดับและการกรองใน Excel

3. การเรียงลำดับหลายคอลัมน์ใน Excel

ยิ่งไปกว่านั้น เราสามารถจัดเรียงหลายคอลัมน์พร้อมกันได้ สิ่งนี้มีประโยชน์อย่างยิ่งเมื่อเรามีค่าเดียวกันในหลายเซลล์ของคอลัมน์ ดังนั้น ให้ทำตามขั้นตอนเพื่อ จัดเรียงข้อมูล ใน ลำดับตามตัวอักษร ใน Excel .

ขั้นตอน:

  • ในการเริ่มต้น ให้เลือกช่วง B5:D10 .
  • จากนั้น เลือก ข้อมูล ➤ จัดเรียง & ตัวกรอง ➤ จัดเรียง .

  • ดังนั้น กล่องโต้ตอบ จัดเรียง จะปรากฏขึ้น
  • ตอนนี้ กด เพิ่มระดับ .
  • ถัดไป เลือก พนักงานขาย ใน จัดเรียงตาม และ ผลิตภัณฑ์ ใน ตามด้วย ฟิลด์
  • จากนั้น เลือก A ถึง Z จากตัวเลือก ลำดับ แล้วกด ตกลง

  • ในท้ายที่สุด คุณจะได้รับการจัดเรียงที่ต้องการdata.

อ่านเพิ่มเติม: วิธีจัดเรียงหลายคอลัมน์ด้วย Excel VBA (3 วิธี)

4. เรียงตามตัวอักษร การเรียงลำดับแถว

ตามค่าเริ่มต้น Excel ใช้การดำเนินการเรียงลำดับจากบนลงล่าง แต่เราสามารถเรียงลำดับจากซ้ายไปขวาผ่านการตั้งค่าขนาดเล็ก ดังนั้น เรียนรู้ขั้นตอนการจัดเรียงแถวตามตัวอักษร

ขั้นตอน:

  • ก่อนอื่น เลือกช่วง และไปที่ ข้อมูล ➤ จัดเรียง & กรอง r ➤ จัดเรียง .
  • ดังนั้น กล่องโต้ตอบ จัดเรียง จะปรากฏขึ้น ที่นี่ กด ตัวเลือก .

  • หลังจากนั้น เลือกวงกลมสำหรับ เรียง จากซ้ายไปขวา แล้วกด ตกลง .

  • จากนั้น เลือก แถวที่ 4 (แถว ส่วนหัว ) และเลือก A ถึง Z ตามลำดับ
  • จากนั้น กด ตกลง .

  • ในที่สุด ข้อมูลจะส่งคืนข้อมูลที่จัดระเบียบใหม่

อ่านเพิ่มเติม: วิธีจัดเรียงหลายแถวใน Excel ( 2 วิธี)

การอ่านที่คล้ายกัน

  • วิธีจัดเรียงตามเดือนใน Excel (4 วิธี)
  • วิธีจัดเรียงที่อยู่ IP ใน Excel (6 วิธี)
  • [แก้ไขแล้ว!] การจัดเรียงของ Excel ไม่ทำงาน (วิธีแก้ไข 2 วิธี)
  • วิธีเพิ่มปุ่มจัดเรียงใน Excel (7 วิธี)
  • วิธีจัดเรียงรายการที่ไม่ซ้ำใน Excel (10 วิธีที่เป็นประโยชน์)

5 . การเรียงลำดับข้อมูลใน Excel โดยใช้ฟังก์ชัน SORT

นอกจากนี้ เราสามารถใช้ ฟังก์ชัน SORT ของ Excel ในการเรียงลำดับข้อมูลดังนั้น ทำตามขั้นตอน

ขั้นตอน:

  • เลือกเซลล์ F5 ในตอนแรก
  • ที่นี่ พิมพ์ สูตร:
=SORT(B5:D10,1,1)

  • สุดท้าย กด Enter และจะทำให้ จัดเรียงข้อมูลใหม่

อ่านเพิ่มเติม: วิธีใช้ฟังก์ชันการเรียงลำดับใน Excel VBA (8 ตัวอย่างที่เหมาะสม)

6. สร้างคอลัมน์ตัวช่วยสำหรับการเรียงลำดับค่าตามลำดับตัวอักษร

อย่างไรก็ตาม เราสามารถสร้าง คอลัมน์ตัวช่วย สำหรับ การเรียงลำดับ ค่าตามตัวอักษร เพื่อดำเนินงาน เรียนรู้ขั้นตอนต่อไปนี้

ขั้นตอน:

  • ประการแรก เลือกเซลล์ E5 แล้วพิมพ์สูตร :
=COUNTIF($B$5:$B$10,"<="&B5)

  • หลังจากนั้น กด Enter และใช้ ป้อนอัตโนมัติ เครื่องมือสำหรับสร้างซีรีส์ให้สมบูรณ์

ฟังก์ชัน COUNTIF เปรียบเทียบค่าข้อความและส่งกลับอันดับสัมพัทธ์

  • ตอนนี้ เลือกเซลล์ F5 ที่นี่ พิมพ์สูตร:
=INDEX($B$5:$B$10,MATCH(ROWS($E$5:E5),$E$5:$E$10,0))

  • ถัดไป กด Enter และกรอก พักด้วยเครื่องมือ ป้อนอัตโนมัติ

⏩ สูตรทำงานอย่างไร

  • ROWS($E$5:E5)

ฟังก์ชัน ROW ส่งกลับหมายเลขแถวที่เกี่ยวข้อง

  • MATCH(ROWS($E$5:E5),$E$5:$E$10,0)
<0 ฟังก์ชัน MATCH ส่งกลับตำแหน่งสัมพัทธ์ของรายการที่อยู่ในช่วง $E$5:$E$10 .
  • INDEX($B$5:$B$10,MATCH(ROWS($E$5:E5),$E$5 :$E$10,0))

สุดท้าย ฟังก์ชัน INDEX ส่งคืนค่าที่มีอยู่ในแถวที่แยกจาก MATCH(ROWS($E $5:E5),$E$5:$E$10,0) สูตร

  • จากนั้น ในเซลล์ G5 ให้พิมพ์สูตร:
=INDEX($C$5:$C$10,MATCH(ROWS($E$5:E5),$E$5:$E$10,0))

  • กด Enter และเติมซีรี่ส์โดยใช้ ป้อนอัตโนมัติ .

⏩ สูตรทำงานอย่างไร

  • ROWS($E $5:E5)

ฟังก์ชัน ROW ส่งกลับหมายเลขแถวที่เกี่ยวข้องในตอนแรก

  • MATCH(ROWS($ E$5:E5),$E$5:$E$10,0)

ฟังก์ชัน MATCH ส่งกลับตำแหน่งสัมพัทธ์ของรายการที่อยู่ในช่วง $E$5:$E$10 .

  • INDEX($C$5:$C$10,MATCH(ROWS($E$5:E5),$E$5:$ E$10,0))

สุดท้าย ฟังก์ชัน INDEX ส่งคืนค่าที่มีอยู่ในแถวที่แยกจาก MATCH(ROWS($E$5: E5),$E$5:$E$10,0) สูตร

  • จากนั้น ในเซลล์ H5 ให้พิมพ์สูตร:
    • <14 =INDEX($D$5:$D$10,MATCH(ROWS($E$5:E5),$E$5:$E$10,0))

  • สุดท้าย กด Enter และเติมส่วนที่เหลือด้วย ป้อนอัตโนมัติ .

⏩ สูตรทำงานอย่างไร

  • ROWS( $E$5:E5)

ฟังก์ชัน ROW ส่งกลับหมายเลขแถวที่เกี่ยวข้องในตอนแรก

  • MATCH(ROWS ($E$5:E5),$E$5:$E$10,0)

ฟังก์ชัน MATCH ส่งกลับตำแหน่งสัมพัทธ์ของรายการอยู่ในช่วง $E$5:$E$10 .

  • INDEX($D$5:$D$10,MATCH(ROWS($E$5:E5) ,$E$5:$E$10,0))

สุดท้าย ฟังก์ชัน INDEX ส่งกลับค่าที่มีอยู่ในแถวที่แยกจาก MATCH( ROWS($E$5:E5),$E$5:$E$10,0) สูตร

อ่านเพิ่มเติม: จัดเรียงคอลัมน์ตามค่าใน Excel (5 วิธีการ)

7. รวมฟังก์ชัน Excel เพื่อจัดระเบียบข้อมูล

เพื่อหลีกเลี่ยงความยุ่งยากในการสร้างคอลัมน์ตัวช่วย เราสามารถรวม ฟังก์ชัน Excel เข้ากับ จัดเรียง ข้อมูล

ขั้นตอน:

  • เลือกเซลล์ E5 ในตอนแรก
  • จากนั้น พิมพ์สูตร:
=INDEX($B$5:$B$10,MATCH(ROWS($B$5:B5),COUNTIF($B$5:$B$10,"<="&$B$5:$B$10),0))

  • ถัดไป กด Enter และใช้ปุ่ม ป้อนอัตโนมัติ เครื่องมือเติมชุดข้อมูล
  • สุดท้าย คุณจะได้รับข้อมูลที่เป็นระเบียบ

⏩ ทำอย่างไร สูตรทำงานหรือไม่

  • COUNTIF($B$5:$B$10,”<=”&$B$5:$B$10)

ฟังก์ชัน COUNTIF เปรียบเทียบค่าข้อความที่อยู่ในช่วง $B$5:$B$10 และส่งกลับอันดับสัมพัทธ์ในตอนแรก

  • ROWS($B$5:B5)

ฟังก์ชัน ROWS ส่งคืนหมายเลขแถวตามลำดับ

  • MATCH(ROWS($B$5:B5),COUNTIF($B$5:$B$10,”<=”&$B$5:$B$10),0)

ฟังก์ชัน MATCH ส่งคืนตำแหน่งสัมพัทธ์ของรายการที่อยู่ในช่วงที่ระบุซึ่งเป็นเอาต์พุตของ COUNTIF($B$5:$B$10,” <=”&$B$5:$B$10) .

  • INDEX($B$5: $B$10,MATCH(ROWS($B$5:B5),COUNTIF($B$5:$B$10,”<=”&$B$5:$B$10),0))

ในตอนท้าย ฟังก์ชัน INDEX จะแยกชื่อตามลำดับตัวอักษร

อ่านเพิ่มเติม: วิธีจัดเรียงข้อมูลตามสอง คอลัมน์ใน Excel (5 วิธีง่ายๆ)

8. จัดเรียงข้อมูลผสมตามตัวอักษรใน Excel

บางครั้ง เราอาจต้องจัดเรียงข้อมูลผสมที่มีข้อมูลซ้ำ ช่องว่าง และตัวเลข ในวิธีสุดท้าย เราจะแก้ปัญหาประเภทนี้ ดังนั้น ทำตามเพื่อทราบวิธีการ จัดเรียงข้อมูลแบบผสม ใน ลำดับตามตัวอักษร ใน Excel

ขั้นตอน:

  • ในตอนแรก เลือกเซลล์ E5 แล้วพิมพ์สูตร:
=COUNTIF($B$5:$B$10,"<="&B5) <0
  • จากนั้น กด Enter และเติมชุดข้อมูลด้วย ป้อนอัตโนมัติ .

ที่นี่ โดยจะเปรียบเทียบค่าข้อความและส่งกลับอันดับสัมพัทธ์

  • หลังจากนั้น ในเซลล์ F5 ให้พิมพ์สูตร:
=--ISNUMBER(B5)

  • จากนั้น กด Enter และกรอกส่วนที่เหลือด้วย ป้อนอัตโนมัติ .

ฟังก์ชัน ISNUMBER ค้นหาค่า จำนวน ค่าต่างๆ

  • อีกครั้ง ให้เลือก F11 และ ใช้คุณลักษณะ ผลรวมอัตโนมัติ ใน Excel เพื่อหาผลรวม

  • เลือกเซลล์ G5 พิมพ์สูตร:
=--ISBLANK(B5)

  • กด Enter และใช้ ป้อนอัตโนมัติ ถึงดำเนินการส่วนที่เหลือ

ที่นี่ ฟังก์ชัน ISBLANK ค้นหาเซลล์ว่าง

  • หลังจากนั้น เลือกเซลล์ G11 และใช้คุณลักษณะ ผลรวมอัตโนมัติ เพื่อค้นหาผลรวม

  • เลือกเซลล์ H5 แล้วพิมพ์สูตร:
=IF(ISNUMBER(B5),E5,IF(ISBLANK(B5),E5,E5+$F$11))+$G$11

  • กด Enter และ ใช้เครื่องมือ ป้อนอัตโนมัติ

หมายเหตุ: สูตรนี้มี ฟังก์ชัน IF แยกออกจากกัน ช่องว่าง ตัวเลข และค่าข้อความ ถ้าเซลล์ว่างเปล่า จะส่งกลับผลรวมของเซลล์ E5 และเซลล์ G11 สำหรับค่าตัวเลขใดๆ จะส่งกลับอันดับเปรียบเทียบและเพิ่มจำนวนช่องว่างทั้งหมด หากเป็นข้อความ ระบบจะส่งกลับอันดับเปรียบเทียบและเพิ่มจำนวนรวมของค่าตัวเลขและช่องว่าง

  • ตอนนี้ เลือกเซลล์ I5 แล้วพิมพ์สูตร:
=IFERROR(INDEX($B$5:$B$10,MATCH(SMALL($H$5:$H$10,ROWS($I$5:I5)+$G$11),$H$5:$H$10,0)),"")

  • ถัดไป กด Enter และใช้เครื่องมือ ป้อนอัตโนมัติ
  • สุดท้าย มันจะส่งคืนข้อมูลที่เรียงลำดับพร้อมกับเซลล์ว่างที่ตำแหน่งสุดท้าย

⏩ สูตรทำอย่างไร ทำงานไหม

  • ROWS($I$5:I5)

ประการแรก ROWS ฟังก์ชันส่งคืนหมายเลขแถวที่เกี่ยวข้อง

  • SMALL($H$5:$H$10,ROWS($I$5:I5)+$G$11) <13

ที่นี่ ฟังก์ชัน SMALL ส่งคืนค่าที่น้อยที่สุดที่ระบุจากช่วง $H$5:$H$10 .

  • MATCH(SMALL($H$5:$H$10,ROWS($I$5:I5)+$G$11 ),$H$5:$H$10,0)

ฟังก์ชัน MATCH ส่งกลับตำแหน่งสัมพัทธ์ของรายการที่อยู่ในช่วงที่ระบุ

  • INDEX($B$5:$B$10,MATCH(SMALL($H$5:$H$10,ROWS($I$5:I5)+$G$11),$H$5:$H $10,0))

ฟังก์ชัน INDEX แยกชื่อตามลำดับตัวอักษรจากช่วง $B$5:$B$10 .

  • IFERROR(INDEX($B$5:$B$10,MATCH(SMALL($H$5:$H$10,ROWS($I$5:I5)+$G$11),$ H$5:$H$10,0)),””)

สุดท้าย ฟังก์ชัน IFERROR ส่งคืนค่าว่างหากพบข้อผิดพลาด หรือส่งคืนข้อมูล

อ่านเพิ่มเติม: จัดเรียงอัตโนมัติเมื่อป้อนข้อมูลใน Excel (3 วิธี)

ปัญหาขณะจัดเรียงข้อมูลตามลำดับตัวอักษรใน Excel

1. คอลัมน์และแถวว่างหรือซ่อนไว้

หากมีข้อมูลว่างหรือซ่อนอยู่ เราจะไม่ได้รับผลการเรียงลำดับอย่างถูกต้อง ดังนั้น เราจำเป็นต้องลบเซลล์ว่างก่อนที่จะใช้การดำเนินการ Sort เพื่อให้แน่ใจว่าได้ผลลัพธ์ที่แม่นยำ

2. ส่วนหัวของคอลัมน์ที่ไม่สามารถจดจำได้

อีกครั้ง หากส่วนหัวอยู่ในรูปแบบเดียวกับปกติ รายการ มีแนวโน้มว่าพวกเขาจะจบลงที่ไหนสักแห่งตรงกลางของข้อมูลที่จัดเรียง เพื่อป้องกันสิ่งนี้ ให้เลือกเฉพาะแถวข้อมูล แล้วใช้การดำเนินการ จัดเรียง

สรุป

นับจากนี้ คุณจะสามารถ จัดเรียงข้อมูล ใน ลำดับตัวอักษร ใน Excel ด้วย

โพสต์ก่อนหน้า วิธีใช้คำสั่ง IF ของ Excel ที่มีหลายเงื่อนไขในช่วง
โพสต์ถัดไป วิธีลบช่องว่างออกจากรายการตรวจสอบข้อมูลใน Excel (5 วิธี)

Hugh West เป็นผู้ฝึกอบรมและนักวิเคราะห์ Excel ที่มีประสบการณ์สูงและมีประสบการณ์มากกว่า 10 ปีในอุตสาหกรรมนี้ เขาสำเร็จการศึกษาระดับปริญญาตรีสาขาการบัญชีและการเงิน และปริญญาโทสาขาบริหารธุรกิจ Hugh มีความหลงใหลในการสอนและได้พัฒนาแนวทางการสอนที่เป็นเอกลักษณ์ซึ่งง่ายต่อการติดตามและเข้าใจ ความรู้ความเชี่ยวชาญของเขาเกี่ยวกับ Excel ช่วยให้นักเรียนและผู้เชี่ยวชาญหลายพันคนทั่วโลกพัฒนาทักษะและความเป็นเลิศในอาชีพการงาน ฮิวจ์แบ่งปันความรู้ของเขากับคนทั้งโลกผ่านบล็อก โดยเสนอบทช่วยสอน Excel ฟรีและการฝึกอบรมออนไลน์เพื่อช่วยให้บุคคลและธุรกิจบรรลุศักยภาพสูงสุดของตนเอง