ในสถานการณ์ที่แตกต่างกัน เราจำเป็นต้องแบ่งข้อมูลออกเป็นส่วนต่างๆ การแบ่งส่วนข้อมูลเหล่านี้มักจะใช้การเว้นวรรค เครื่องหมายจุลภาค หรือเกณฑ์อื่นๆ การแยกข้อมูลเหล่านี้ช่วยให้เราได้ข้อมูลส่วนที่ต้องการในเวลาที่กำหนด วิธีการแบ่งข้อมูลที่มีประโยชน์และง่ายดาย 5 วิธีใน Excel จะกล่าวถึงที่นี่ในบทความนี้

ดาวน์โหลดแบบฝึกหัดแบบฝึกหัด

ดาวน์โหลดแบบฝึกหัดแบบฝึกหัดนี้

5 วิธีแยกข้อมูลใน Excel

เพื่อสาธิตวิธีแยกข้อมูลใน Excel เราจะใช้ชื่อเต็มของสเปรดชีตต่อไปนี้ของ บุคคลต่างๆ ในคอลัมน์ ชื่อเต็ม , และชื่อของพวกเขาในส่วนแรกและส่วนที่สองจะแสดงด้วย วิธีที่เราไปยังส่วนเหล่านี้ได้รับการอธิบายและแสดงในรูปแบบต่างๆ

1. คุณลักษณะข้อความเป็นคอลัมน์เพื่อแยกข้อมูลใน Excel

ในขั้นตอนนี้ ตัวคั่น เช่น ช่องว่าง แท็บ และเครื่องหมายจุลภาคแยกข้อมูลที่เลือกในหนึ่งหรือหลายเซลล์ คุณลักษณะ ข้อความถึงคอลัมน์ เป็นเครื่องมือที่ยอดเยี่ยมในการแยกข้อมูลใน Excel

ขั้นตอนต่างๆ

• ก่อนอื่น เลือกเซลล์ทั้งหมดที่คุณต้องการ เพื่อแยก
• จากนั้นไปที่ ข้อมูล > ข้อความเป็นคอลัมน์

• หลังจากนั้น กล่องโต้ตอบใหม่จะเปิดขึ้น จากช่องนั้นให้เลือกตัวคั่น แล้วคลิก ถัดไป .

• หลังจากคลิกถัดไป กล่องโต้ตอบถัดไปจะปรากฏขึ้นในนั้นกล่องโต้ตอบกาเครื่องหมาย ช่องตัวเลือกช่องว่าง เนื่องจากเราต้องการแยกข้อมูลที่กำหนดให้ตามตำแหน่งของช่องว่างระหว่างคำ

• จากนั้นในกล่องโต้ตอบถัดไปให้เลือก ทั่วไป
• ด้านล่างช่อง รูปแบบข้อมูลคอลัมน์ จะมีช่องอ้างอิงเซลล์ ปลายทาง . ในช่องนั้น คุณต้องป้อนตำแหน่งข้อมูลที่แยกไว้
• คลิก เสร็จสิ้น ในกล่องโต้ตอบ หลังจากเลือกเซลล์ปลายทางแล้ว

• เลือกเซลล์ปลายทางของคุณตามด้านล่างในช่อง ปลายทาง

• หลังจาก คลิก เสร็จสิ้น คุณจะสังเกตเห็นว่าขณะนี้ชื่อทั้งหมดถูกแบ่งออกเป็นนามสกุลและชื่อจริง

อ่านเพิ่มเติม: Excel แยกข้อมูลออกเป็นคอลัมน์ด้วยเครื่องหมายจุลภาค (7 วิธี)

2. แยกเซลล์ใน Excel โดยใช้สูตร

สูตรสามารถเป็นเครื่องมือที่มีประโยชน์ในขณะแยกข้อมูลใน Excel ตัวอย่างเช่น การใช้สูตร ฟังก์ชัน TEXT หรือ TRIM / MID เราสามารถแยกข้อมูลประเภทต่างๆ ได้อย่างง่ายดายและยืดหยุ่น

2.1 สูตรที่มีฟังก์ชันข้อความ

ขั้นตอน

• เราจะใช้ชุดข้อมูลชื่ออื่นสำหรับวิธีนี้ ชุดข้อมูลนี้มีคอลัมน์ชื่อกลางเมื่อเทียบกับชุดข้อมูลก่อนหน้า

• จากนั้นเราป้อนสูตรต่อไปนี้ใน เซลล์ C5 :

=LEFT(B5,SEARCH(" ", B5)-1)

• จากนั้นเราเลือกจุดจับเติมและลากไปยัง เซลล์C10 .

• สูตรนี้จะแบ่งส่วนแรกของคอลัมน์ ชื่อเต็ม
• หากต้องการแบ่งส่วนตรงกลางของคอลัมน์ ชื่อแรก ให้ป้อนสูตรต่อไปนี้แล้วกด Enter:

=MID(B5,SEARCH(" ",B5)+1,SEARCH(" ",B5,SEARCH(" ",B5)+1)-SEARCH("     ",B5)-1)

.

• หลังจากกด Enter ส่วนตรงกลางของคอลัมน์ชื่อเต็มจะอยู่ใน เซลล์ D5

• หลังจากนั้น ลากปุ่มจับเติมไปที่ เซลล์ D10 มันจะแบ่ง ชื่อเต็ม ส่วนตรงกลาง
• เพื่อแยก ส่วนสุดท้ายของคอลัมน์ ชื่อเต็ม ให้ป้อนสูตรต่อไปนี้ด้านล่าง:

=RIGHT(B5,LEN(B5) - SEARCH(" ", B5, SEARCH(" ", B5,1)+1))

• หลังจากกด Enter คุณจะเห็นว่าส่วนสุดท้ายของชื่อใน เซลล์ B5 ถูกแยกออกเป็น เซลล์ E5

• ลากปุ่มจับเติมไปที่ เซลล์ E10 จะแบ่งส่วนสุดท้ายของชื่อเต็มของอีกฝ่ายในคอลัมน์นามสกุล

2.2 การใช้ฟังก์ชัน Trim และ Mid เพื่อแยกข้อมูล

ขั้นตอน

• ในตอนแรก คุณต้องป้อนสูตรต่อไปนี้ใน เซลล์ C5 :

=TRIM(MID(SUBSTITUTE($B5," ",REPT(" ",999)),COLUMNS($C:C)*999-998,999))

.

• สูตรนี้จะแบ่งส่วนแรกของ ชื่อเต็ม ในคอลัมน์ ชื่อแรก

• หลังจากนั้น เลือกปุ่มจุดจับเติม และลากในแนวนอนไปที่ เซลล์ E5
• จากนั้นปุ่ม ชื่อเต็ม ข้อมูลคอลัมน์ใน C5 จะถูกแบ่งออกเป็นสามส่วนอย่างสมบูรณ์คอลัมน์

• จากนั้นเลือก เซลล์ C5 : เซลล์ E5 แล้วลากจุดจับเติมลง ไปที่ เซลล์ E10

• หลังจากปล่อยแถบควบคุมการเติม คุณจะสังเกตเห็นว่าข้อมูลเซลล์ทั้งหมดของคุณถูกแบ่งตาม สามส่วน

อ่านเพิ่มเติม: วิธีแยกข้อมูลในเซลล์ Excel หนึ่งเซลล์ออกเป็นหลายคอลัมน์ (5 วิธี)

3. แยกข้อมูลออกเป็นเซลล์ใน Excel การใช้คุณลักษณะการเติมแบบรวดเร็ว

ขั้นตอนต่างๆ

• ในตอนแรก คุณต้องกรอกข้อมูลในแถวแรกของชุดข้อมูล ซึ่งหมายความว่าคุณต้องป้อนชื่อและนามสกุลแยกใน เซลล์ C5 และ เซลล์ D5

• หลังจากนั้น ลากที่จับมุมไปที่ เซลล์ C11 โดยกดคลิกขวาที่เมาส์

• จากนั้นปล่อย ที่จับ เมื่อปล่อยที่จับ หน้าต่างแบบเลื่อนลงใหม่จะเปิดขึ้น จากหน้าต่างนั้น ให้เลือก เติมแบบรวดเร็ว

• การเลือกปุ่ม เติมแบบรวดเร็ว จะแบ่งส่วนแรก ส่วนหนึ่งของชื่อในคอลัมน์ชื่อที่ทำใน เซลล์ C5

• ทำซ้ำขั้นตอนเดิมสำหรับขั้นตอนสุดท้าย ชื่อ คอลัมน์ ซึ่งจะแบ่งส่วนสุดท้ายของชื่อในคอลัมน์ ชื่อเต็ม

ตอนนี้ชื่อทั้งหมด ในคอลัมน์ชื่อเต็มจะแบ่งออกเป็นสองส่วน

อ่านเพิ่มเติม: วิธีแยกข้อมูลจากเซลล์เดียวเป็นหลายแถวใน Excel (3 วิธี)

4. แยกเซลล์และข้อความใน Excel ด้วย Power Query

โดยใช้เครื่องมือที่มีประสิทธิภาพ เช่น Power Query ใน Excel คุณสามารถแยกชื่อในคอลัมน์ชื่อเต็มได้อย่างง่ายดาย

ขั้นตอน

• ขั้นแรก เลือกเซลล์ใดก็ได้ภายในตาราง และไปที่ ข้อมูล > จากตาราง / ช่วง

• จากนั้นกล่อง การอ้างอิงเซลล์ ใหม่ ซึ่งคุณจะต้องเลือกช่วงของตารางของคุณ

• หลังจากเข้าสู่ช่วง หน้าต่างใหม่ทั้งหมดจะเปิดขึ้น ซึ่งคุณต้องลบคอลัมน์ว่างออก

• หลังจาก ลบคอลัมน์ คุณต้อง ทำซ้ำ คอลัมน์ชื่อเต็ม

• จากนั้นคลิกขวาที่เมาส์ของคุณ จาก เมนูบริบทไปที่ แยกคอลัมน์ > ตามตัวคั่น

• หน้าต่างใหม่จะเปิดขึ้น ในหน้าต่างนั้น ให้เลือก Space จากเมนูแบบเลื่อนลง เลือกหรือป้อนตัวคั่น และเลือก ตัวคั่นแต่ละรายการ ที่ แยกที่ จากนั้นคลิก ตกลง

• หลังจากคลิก ตกลง คุณจะเห็นว่า ชื่อเต็ม ถูกแบ่งออกเป็นสามคอลัมน์แยกกัน

• เปลี่ยนชื่อคอลัมน์เหล่านั้นเป็น ชื่อกลาง , ชื่อ และ นามสกุล จากนั้นคลิก ปิดและโหลด .

• หลังจากปิดและโหลดเครื่องมือไฟฟ้า แผ่นงานใหม่จะปรากฏในสมุดงานหลักดังนี้

ในนี้แผ่นงาน คุณจะเห็นได้อย่างชัดเจนว่าชื่อในคอลัมน์ ชื่อเต็ม ถูกแบ่งออกเป็นสามส่วนตามช่องว่างระหว่างส่วนนั้น

5. การใช้ VBA Macro เพื่อแยกข้อมูลใน Excel

โค้ดแมโครอย่างง่ายในโปรแกรมแก้ไข VBA สามารถแก้ปัญหาทั้งหมดข้างต้นได้อย่างง่ายดาย ในขณะเดียวกัน การใช้มาโครก็ค่อนข้างไม่ยุ่งยากและประหยัดเวลา

ขั้นตอน

• เปิดใช้ Visual Basic Editor จาก แท็บนักพัฒนาซอฟต์แวร์
• การกด Alt + F11 บนแป้นพิมพ์ยังสามารถเปิดใช้งาน โปรแกรมแก้ไข Visual Basic ได้อีกด้วย

• หลังจากเรียกใช้โปรแกรมแก้ไข Visual Basic หน้าต่างใหม่จะเปิดขึ้น
• ในหน้าต่างใหม่ ให้คลิก แทรก จากนั้นคลิก โมดูล

• ถัดไป ตัวแก้ไขสีขาวจะเปิดขึ้น ในเอดิเตอร์นั้น คุณต้องเขียนโค้ดต่อไปนี้:

3713

• เมื่อเขียนโค้ดแล้ว ให้ปิดทั้ง โมดูล และ เอดิเตอร์ VBA .
• จากแท็บ ดู คลิกคำสั่ง มาโคร จากนั้นเลือกตัวเลือก ดูมาโคร

• ถัดไป กล่องโต้ตอบใหม่จะเปิดขึ้น จากกล่องโต้ตอบนั้น เลือกมาโครที่คุณเพิ่งสร้างขึ้น แล้วคลิก เรียกใช้

เมื่อคลิก เรียกใช้ คุณจะเห็นว่าชื่อของคุณทั้งหมดในคอลัมน์ชื่อเต็มถูกแบ่งออกเป็นสามส่วน

<48

อ่านเพิ่มเติม: Excel Macro เพื่อแยกข้อมูลออกเป็นหลายไฟล์(ด้วยขั้นตอนง่าย ๆ )

สรุป

โดยสรุป คำถาม “วิธีแบ่งข้อมูลใน excel” สามารถตอบได้ 6 วิธีหลักๆ โดยใช้สูตรเป็นหลัก การใช้ฟังก์ชัน Text to Column การปรับใช้ Power Query และอีกวิธีหนึ่งคือการเรียกใช้แมโครขนาดเล็กในโปรแกรมแก้ไข VBA กระบวนการ VBA นั้นใช้เวลาน้อยกว่าและเรียบง่าย แต่จำเป็นต้องมีความรู้ที่เกี่ยวข้องกับ VBA มาก่อน ในทำนองเดียวกัน Power query ยังเป็นเครื่องมือที่สะดวกมากแต่ใช้เวลาเล็กน้อย

ในทางกลับกัน วิธีการอื่นๆ ไม่มีข้อกำหนดดังกล่าว วิธีแปลงข้อความเป็นคอลัมน์เป็นวิธีที่สะดวกและใช้งานง่ายที่สุดในบรรดาวิธีทั้งหมด สำหรับปัญหานี้ คุณสามารถดาวน์โหลดสมุดงานแบบฝึกหัดซึ่งคุณสามารถฝึกฝนและทำความคุ้นเคยกับวิธีการเหล่านี้

อย่าลังเลที่จะถามคำถามหรือคำติชมผ่านส่วนความคิดเห็น ข้อเสนอแนะใด ๆ สำหรับการพัฒนาชุมชน Exceldemy ให้ดีขึ้นจะได้รับการชื่นชมอย่างสูง