Как да разделите данните в Excel (5 начина)

Hugh West

16-10-2023 Формули на Excel
  • Споделя Това
Hugh West

При различни обстоятелства ни се налага да разделим данните си на различни части. Това разделяне на данните обикновено се прави с помощта на интервал, запетайки или други критерии. Разделянето на тези данни може наистина да ни помогне да получим онази част от данните, от която се нуждаем в даден момент. 5 полезни и лесни метода за разделяне на данни в Excel ще разгледаме тук в тази статия.

Изтегляне на работна тетрадка за практика

Изтеглете тази учебна тетрадка.

Разделяне на данни в Excel.xlsm

5 начина за разделяне на данни в Excel

За да демонстрираме как да разделяме данни в Excel, ще използваме следната електронна таблица с пълната форма на имената на различни лица в Пълно име колона , и имената им първа част и втора част също са показани. Как стигаме до тези части, е обяснено и илюстрирано по различни начини.

1. Функции за разделяне на текст на колони в Excel

При този процес разделители като интервал, табулатор и запетайки разделят избраните данни в една или повече клетки. Текст към колона е чудесен инструмент за разделяне на данни в Excel.

Стъпки

  • Първо изберете всички клетки, които искате да разделите.
  • След това отидете в Данни > Текст към колони.

  • След това ще се отвори нов диалогов прозорец. от него изберете delimited. И щракнете върху Следваща .

  • След като щракнете върху следващия бутон, ще се появи следващият диалогов прозорец.В този диалогов прозорец отбележете Поле за избор на място , тъй като искаме да разделим дадените данни в зависимост от позицията на интервала между думите.

  • След това в следващия диалогов прозорец изберете Общи положения.
  • Точно под Формат на данните на колоната има поле за препратка към клетка Дестинация . В това поле трябва да въведете мястото, където ще се намират данните за разделяне.
  • Кликнете върху Завършете в диалоговия прозорец, след като изберете клетките на дестинацията.

  • Изберете клетките за дестинация, както е показано по-долу в Кутия за предназначение.

  • След като щракнете върху Завършете , ще забележите, че всички имена вече са разделени на фамилни и първи имена.

Прочетете още: Разделяне на данни в Excel в колони със запетая (7 метода)

2. Разделяне на клетки в Excel с помощта на формули

Формулата може да бъде удобен инструмент за разделяне на данни в Excel. Например, ако използвате функцията TEXT формула или TRIM / MID можем лесно и гъвкаво да разделяме различни видове данни.

2.1 Формулиране с текстовите функции

Стъпки

  • За този метод ще използваме различна съвкупност от данни за имена. Тази съвкупност от данни съдържа колона със средно име в сравнение с предишната съвкупност от данни.

  • След това въвеждаме следната формула в Клетка C5 :

=LEFT(B5,SEARCH(" ", B5)-1)

  • След това избираме дръжката за запълване и я плъзгаме към Клетка C10 .

  • Тази формула ще раздели първата част на Пълно име колона.
  • Разделяне на средната част на Първо име Колона, въведете следната формула и натиснете бутона Enter:

=MID(B5,SEARCH(" ",B5)+1,SEARCH(" ",B5,SEARCH(" ",B5)+1)-SEARCH(" ",B5)-1)

.

  • След като натиснете Enter, средната част на колоната Full name се намира в Клетка D5

  • След това плъзнете бутона за запълване към Клетка D10. Той ще раздели другия Пълни имена средна част.
  • За да разделите последната част на колоната Full name (Пълно име), въведете следната формула по-долу:

=RIGHT(B5,LEN(B5) - SEARCH(" ", B5, SEARCH(" ", B5,1)+1))

.

  • След като натиснете Enter, ще видите, че последната част от името в Клетка B5 е разделена на Клетка E5.

  • Плъзнете бутона за дръжка на запълване към Клетка E10. Тя ще раздели последната част на другото пълно име в колоната Last Name (Последно име).

2.2 Използване на функциите Trim и Mid за разделяне на данни

Стъпки

  • Първоначално трябва да въведете следната формула в Клетка C5 :

=TRIM(MID(SUBSTITUTE($B5," ",REPT(" ",999)),COLUMNS($C:C)*999-998,999))

.

  • Тази формула ще раздели първата част на Пълно име в Колона за име.

  • След това изберете бутона за запълване и го плъзнете хоризонтално до Клетка E5.
  • След това Пълно име данните в колона C5 ще бъдат напълно разделени на три колони.

  • След това изберете Клетка C5 : Клетка E5 и след това плъзнете дръжката за запълване надолу до Клетка E10.

  • След като освободите дръжката за пълнене, ще забележите, че всички данни от клетката вече са разделени на три части.

Прочетете още: Как да разделите данните в една клетка на Excel в няколко колони (5 метода)

3. Разделяне на данни в клетки в Excel с помощта на функцията Flash Fill

Стъпки

  • Първоначално трябва да попълните първия ред на набора от данни. Това означава, че трябва да въведете разделените име и фамилия в Клетка C5 и Клетка D5 .

  • След това плъзнете дръжката на ъгъла към Клетка C11 като натиснете десния бутон на мишката.

  • След това освободете дръжката, след като освободите дръжката, ще се отвори нов падащ прозорец. От този прозорец изберете Запълване на светкавицата.

  • Избор на Запълване на светкавицата ще раздели първата част на имената в колоната с имена, както е направено в Клетка C5.

  • Повторете същия процес за последния Име колона, това ще раздели последната част от имената в Пълно име колона.

Сега всички имена в колоната Пълно име са разделени на две части.

Прочетете още: Как да разделите данните от една клетка в няколко реда в Excel (3 метода)

4. Разделяне на клетки и текст в Excel с Power Query

С помощта на мощен инструмент като Power Query в Excel можете лесно да разделите имената в колоната Full Name (Пълно име).

Стъпки

  • Първо, изберете която и да е клетка в таблицата и отидете в Данни > От таблицата / обхвата.

  • След това се появява нов Референтна клетка в което трябва да изберете обхвата на таблицата.

  • След като въведете диапазона, ще се отвори изцяло нов прозорец, в който трябва да премахнете празните колони.

  • След като премахнете колоните, трябва да Дублиране на колоната Пълно име.

  • След това щракнете с десния бутон на мишката и от контекстното меню отидете на Разделена колона > По разделител.

  • Ще се отвори нов прозорец. В този прозорец изберете Space от Изберете или въведете разделител падащото меню. И изберете Всяка поява на разделителя в Разделено в. След това щракнете върху ДОБРЕ.

  • След като щракнете върху ДОБРЕ, ще видите, че Пълни имена са разделени на три отделни колони.

  • Променете имената на тези колони на Средно име , Първо име, и Фамилия . След това щракнете върху Затваряне и зареждане .

  • След като затворите и заредите инструмента за захранване, в основната работна книга ще се появи нов лист по следния начин.

В този работен лист можете ясно да видите, че имената в Пълно име колоните са разделени на три отделни части в зависимост от разстоянието между тях.

5. Използване на макрос VBA за разделяне на данни в Excel

Един прост макрокод в редактора VBA може да реши всички горепосочени проблеми доста лесно. В същото време използването на макроси е доста безпроблемно и спестява време.

Стъпки

  • Стартирайте Visual Basic Редактор от Раздел Разработчик.
  • натискане на Alt + F11 на клавиатурата може да активирате и Visual Basic редактор.

  • След стартиране на Visual Basic редактор, ще се стартира нов прозорец.
  • В новия прозорец щракнете върху Вмъкване на , след което щракнете върху Модул.

  • След това ще се отвори бял редактор. В този редактор трябва да напишете следния код: 
 Sub Split_Data() Dim My_Array() As String, Column As Long, x As Variant For m = 5 To 11 My_Array = Split(Cells(m, 2), " ") Column = 3 For Each x In My_Array Cells(m, Column) = x Column = Column + 1 Next x Next m End Sub
  • След като напишете кода, затворете и двете Модул и Редактор VBA .
  • От Вижте щракнете върху раздела Макроси след което изберете Преглед на макроси опция.

  • След това ще се отвори нов диалогов прозорец, в който изберете току-що създадения макрос и щракнете върху Изпълнявайте .

След като щракнете върху Работете, ще видите, че всички ваши имена в колоната Full Name (Пълно име) вече са разделени на три различни части.

Прочетете още: Макрос на Excel за разделяне на данни в няколко файла (с прости стъпки)

Заключение

За да обобщим, на въпроса "как да разделим данни в Excel" може да се отговори по 6 основни начина. Те са основно чрез използване на формули, използване на функцията Text to Column, внедряване на Power Query и още един - стартиране на малък макрос в редактора VBA. Процесът с VBA отнема по-малко време и е опростен, но изисква предварителни познания, свързани с VBA. По същия начин Power query също е много удобен инструмент, но малкоотнема много време.

От друга страна, другите методи нямат такова изискване. Методът "текст към колона" е определено най-удобен и лесен за използване сред всички тях. За тази задача е налична за изтегляне учебна тетрадка, в която можете да упражнявате и да свикнете с тези методи.

Чувствайте се свободни да задавате всякакви въпроси или обратна връзка чрез раздела за коментари. Всяко предложение за подобряване на Exceldemy общността ще бъде високо оценена.

Предишна публикация Как да редактирате макроси в Excel (2 метода)
Следваща публикация Формула за работно време в Excel с обедна почивка и извънреден труд

Хю Уест е опитен обучител и анализатор на Excel с над 10 години опит в индустрията. Има бакалавърска степен по счетоводство и финанси и магистърска степен по бизнес администрация. Хю има страст към преподаването и е разработил уникален подход на преподаване, който е лесен за следване и разбиране. Неговите експертни познания по Excel са помогнали на хиляди студенти и професионалисти по целия свят да подобрят уменията си и да постигнат отлични резултати в кариерата си. Чрез своя блог Хю споделя знанията си със света, като предлага безплатни уроци за Excel и онлайн обучение, за да помогне на хората и фирмите да достигнат пълния си потенциал.