За різних обставин нам потрібно розділити наші дані на різні частини. Ці розчленування даних зазвичай робляться за допомогою пробілів, ком або деяких інших критеріїв. Розділення цих даних може дійсно допомогти нам отримати ту частину даних, яка нам потрібна в даний момент. 5 корисних і простих методів того, як розділити дані в Excel, ми розглянемо в цій статті.

Завантажити Практичний посібник

Завантажте цей робочий зошит з практики.

5 способів розділення даних в Excel

Щоб продемонструвати, як розділити дані в Excel, ми будемо використовувати наступну електронну таблицю з повною формою імені різних осіб у Прізвище, ім'я та по батькові колонка , і також показані їх назви - перша частина і друга частина. Як ми потрапляємо в ці частини, пояснюється і ілюструється по-різному.

1. функції "Текст у стовпці" для розділення даних в Excel

У цьому процесі розділювачі, такі як пробіл, табуляція та кома, відокремлюють вибрані дані в одній або декількох комірках. Текст до стовпчика функція є чудовим інструментом для розділення даних в Excel

Кроки

• Спочатку виділіть всі комірки, які ви хочете розділити.
• Тоді переходьте на Дані > Текст до колонок.

• Після цього відкриється нове діалогове вікно, в якому виберіть розмежовані. і натисніть Далі .

• Після натискання кнопки Далі з'явиться наступне діалогове вікно, в якому поставте галочку напроти пункту Пробіл у вікні параметрів оскільки ми хочемо розділити дані відповідно до положення пробілів між словами.

• Потім у наступному діалоговому вікні виберіть Генерале.
• Прямо під Формат даних стовпця є поле посилання на комірку Пункт призначення У цьому полі ви повинні вказати, де будуть знаходитися ваші розділені дані.
• Натисніть Фініш у діалоговому вікні, після виділення комірок призначення.

• Виберіть клітинки призначення, як показано нижче у вікні Коробка призначення.

• Після натискання Фініш Ви помітите, що всі прізвища тепер розділені на прізвища та імена.

Читати далі: Розподіл даних у Excel на стовпці через кому (7 способів)

2. Розбиття комірок в Excel за допомогою формул

Формула може бути зручним інструментом при розбитті даних в Excel. Наприклад, використовуючи функція TEXT формула або TRIM / MID ми можемо легко і гнучко розділяти різні типи даних.

2.1 Формула з текстовими функціями

Кроки

• Для цього методу ми будемо використовувати інший набір даних про імена, який містить стовпчик по батькові порівняно з попереднім набором даних.

• Потім вводимо наступну формулу в Клітинка С5:

=LEFT(B5,SEARCH(" ", B5)-1)

• Потім виділяємо маркер заливки і перетягуємо його на Комірка С10 .

• Ця формула дозволить розділити першу частину Прізвище, ім'я та по батькові колонка.
• Розділити середню частину на дві частини Прізвище, ім'я та по батькові У колонці введіть наступну формулу та натисніть клавішу Enter:

=MID(B5,SEARCH(" ",B5)+1,SEARCH(" ",B5,SEARCH(" ",B5)+1)-SEARCH(" ",B5)-1)

.

• Після натискання клавіші Enter середня частина колонки ПІБ знаходиться в Комірка D5

• Після цього перетягніть кнопку ручки заповнення на Клітинка D10. Вона розколе іншу Повні імена та прізвища середня частина.
• Щоб розділити останню частину стовпчика ПІБ, введіть наступну формулу нижче:

=RIGHT(B5,LEN(B5) - SEARCH(" ", B5, SEARCH(" ", B5,1)+1))

.

• Після натискання клавіші Enter ви побачите, що остання частина назви в Комірка B5 поділяється на Клітинка Е5.

• Перетягніть кнопку ручки заповнення на Комірка Е10. Він розділить останню частину іншого повного імені в колонці "Прізвище".

2.2 Використання функцій Trim та Mid для розділення даних

Кроки

• Спочатку потрібно ввести наступну формулу в Комірка C5 :

=TRIM(MID(SUBSTITUTE($B5," ",REPT(" ",999)),COLUMNS($C:C)*999-998,999))

.

• Ця формула дозволить розділити першу частину Прізвище, ім'я та по батькові в Колонка "Ім'я".

• Після цього виберіть кнопку з ручкою заповнення і перетягніть її по горизонталі до Клітинка Е5.
• Тоді ж відбулася Прізвище, ім'я та по батькові дані колонки С5 будуть повністю розділені на три колонки.

• Потім виберіть Комірка C5 : Клітинка E5 а потім перетягніть ручку заливки вниз до Комірка Е10.

• Відпустивши ручку заповнення, ви побачите, що всі дані клітинки тепер розділені на три частини.

Читати далі: Як розділити дані в одній комірці Excel на кілька стовпців (5 способів)

3. Розбиття даних на комірки в Excel за допомогою функції Flash-заповнення

Кроки

• Спочатку потрібно заповнити перший рядок набору даних, тобто ввести розділені ім'я та прізвище в поле Комірка C5 і Комірка D5 .

• Після цього перетягніть кутову ручку на Комірка С11 натиснувши праву кнопку миші.

• Потім відпустити ручку, при відпусканні ручки відкриється нове вікно, що випадає. У цьому вікні вибрати Flash Fill.

• Вибираючи Flash Fill розділить першу частину імен у стовпчику імен, як це було зроблено в Комірка С5.

• Повторіть той самий процес для останнього Ім'я та прізвище це розділить останню частину імен у стовпчику Прізвище, ім'я та по батькові колонка.

Тепер всі прізвища в колонці "Прізвище, ім'я, по батькові" розділені на дві частини.

Читати далі: Як розділити дані з однієї комірки на кілька рядків в Excel (3 способи)

4. Розділення комірок і тексту в Excel за допомогою надбудованого запиту

Використовуючи такий потужний інструмент, як Power Query в Excel, ви можете легко розділити імена в колонці "Повне ім'я".

Кроки

• По-перше, виділіть будь-яку комірку всередині таблиці і перейдіть до пункту Дані > З таблиці / діапазону.

• Тоді ж з'явився новий Посилання на клітинку в якому необхідно вибрати діапазон вашої таблиці.

• Після входу в Діапазон відкриється абсолютно нове вікно, в якому потрібно видалити порожні стовпчики.

• Після видалення стовпчиків потрібно Дублікат колонка "Прізвище, ім'я, по батькові".

• Потім клацніть правою кнопкою миші, в контекстному меню виберіть пункт Роздільна колонка > Роздільником.

• Відкриється нове вікно, в якому виберіть Пробіл у списку Виберіть або введіть роздільник випадаюче меню. І виберіть Кожне вживання роздільника на Спліт на. Потім натисніть ГАРАЗД.

• Після натискання ГАРАЗД, ви побачите, що Повні імена та прізвища були розділені на три окремі колонки.

• Змініть назви цих стовпців на По батькові , Ім'я, і Прізвище та ім'я Потім натисніть Закрийте та завантажте .

• Після закриття і завантаження електроінструменту. в основній робочій книзі з'явиться новий аркуш ось такого вигляду.

На цьому аркуші ви можете чітко побачити, що імена в Прізвище, ім'я та по батькові стовпчик розбивається на три окремі частини з урахуванням проміжку між ними.

5 Використання макросу VBA для розділення даних в Excel

Простий макрокод в редакторі VBA може досить легко вирішити всі перераховані вище проблеми. При цьому використання макросів є досить безпроблемним і економить час.

Кроки

• Запустіть програму Visual Basic Редактор з Вкладка розробника.
• пресування Alt + F11 на клавіатурі також можна активувати Visual Basic редактор.

• Після запуску Visual Basic редактора, відкриється нове вікно.
• У новому вікні натисніть Вставка потім натисніть Модуль.

• Далі відкриється білий редактор, в якому потрібно написати наступний код:

 Sub Split_Data() Dim My_Array() As String, Column As Long, x As Variant For m = 5 To 11 My_Array = Split(Cells(m, 2), " ") Column = 3 For Each x In My_Array Cells(m, Column) = x Column = Column + 1 Next x Next m End Sub 

• Після написання коду закрийте обидва вікна Модуль та Редактор VBA .
• Від Вид на вкладці "Вкладка" натисніть кнопку Макроси потім виберіть команду Перегляд макросів варіант.

• Далі відкриється нове діалогове вікно, в якому виберіть щойно створений макрос і натисніть кнопку Біжи .

При натисканні Біжи, ви побачите, що всі ваші імена в колонці "Повне ім'я" тепер розділені на три різні частини.

Читати далі: Макрос Excel для розділення даних на кілька файлів (з простими кроками)

Висновок

Підводячи підсумок, на питання "як розділити дані в excel" можна відповісти 6 основними способами. В основному це використання формул, використання функції "Текст в столбец", застосування Power Query і ще один - запуск невеликого макросу в редакторі VBA. Процес VBA менш трудомісткий і простий, але вимагає попередніх знань, пов'язаних з VBA. Аналогічно, Power Query також є дуже зручним інструментом, але трохи складнішим.забирає багато часу.

З іншого боку, інші методи не мають такої вимоги. Метод "текст у стовпчик" на сьогоднішній день є найбільш зручним і простим у використанні серед усіх методів. Для цього завдання доступний для завантаження практичний посібник, де можна потренуватися і звикнути до цих методів.

Ви можете задати будь-які питання або залишити відгук через розділ коментарів. Будь-яка пропозиція щодо покращення Ексельдемія буде вельми відчутною.