Trong các trường hợp khác nhau, chúng tôi cần chia dữ liệu của mình thành các phần khác nhau. Việc phân tách dữ liệu này thường được thực hiện theo dấu cách, dấu phẩy hoặc một số tiêu chí khác. Việc chia tách những dữ liệu này thực sự có thể giúp chúng tôi lấy được phần dữ liệu chúng tôi cần tại một thời điểm nhất định. 5 phương pháp hữu ích và dễ dàng về cách tách dữ liệu trong Excel sẽ được thảo luận ở đây trong bài viết này.

Tải xuống Sách bài tập thực hành

Tải xuống sách bài tập thực hành này.

5 cách chia dữ liệu trong Excel

Để minh họa cách Chia dữ liệu trong Excel, chúng tôi sẽ sử dụng bảng tính có tên đầy đủ dưới đây những người khác nhau trong cột Tên đầy đủ , và tên của họ ở phần đầu tiên và phần thứ hai cũng được hiển thị. Cách chúng tôi tiếp cận những phần này được giải thích và minh họa theo nhiều cách khác nhau.

1. Văn bản thành cột Các tính năng để phân tách dữ liệu trong Excel

Trong quá trình này, các dấu phân cách như dấu cách, tab và dấu phẩy phân tách dữ liệu đã chọn trong một hoặc nhiều ô. Tính năng chuyển văn bản thành cột là một công cụ tuyệt vời để tách dữ liệu trong Excel

Các bước

• Đầu tiên, chọn tất cả các ô mà bạn muốn để tách.
• Sau đó, chuyển đến Dữ liệu > Văn bản thành Cột.

• Sau đó, một hộp thoại mới sẽ mở ra. từ hộp đó chọn phân cách. Và nhấp vào Tiếp theo .

• Sau khi nhấp vào tiếp theo, hộp thoại tiếp theo sẽ xuất hiện. trong đóhộp thoại đánh dấu vào hộp tùy chọn Dấu cách , vì chúng tôi muốn phân chia dữ liệu đã cho theo vị trí khoảng cách giữa các từ.

• Sau đó, trong hộp thoại tiếp theo, chọn Chung.
• Ngay bên dưới hộp Định dạng dữ liệu cột , có một hộp tham chiếu ô Đích . Trong hộp đó, bạn phải nhập vị trí dữ liệu phân tách của mình.
• Nhấp vào Hoàn tất trong hộp thoại, sau khi chọn các ô đích.

• Chọn ô đích của bạn như bên dưới trong Ô đích.

• Sau nhấp vào Kết thúc , bạn sẽ nhận thấy rằng tất cả các tên hiện được chia thành họ và tên.

Đọc thêm: Excel Chia Dữ liệu thành Cột bằng Dấu phẩy (7 Phương pháp)

2. Chia Ô trong Excel Sử dụng Công thức

Công thức có thể là một công cụ hữu ích khi chia Dữ liệu trong Excel. Ví dụ: sử dụng công thức hàm TEXT hoặc TRIM / MID chúng ta có thể phân tách các loại dữ liệu khác nhau một cách dễ dàng và linh hoạt.

2.1 Công thức với Hàm văn bản

Các bước

• Chúng tôi sẽ sử dụng một tập dữ liệu tên khác cho phương pháp này. Tập dữ liệu này chứa cột tên đệm so với tập dữ liệu trước đó.

• Sau đó, chúng tôi nhập công thức sau vào Ô C5 :

=LEFT(B5,SEARCH(" ", B5)-1)

• Sau đó, chúng tôi chọn núm điều khiển điền và kéo nó vào ÔC10 .

• Công thức này sẽ tách phần đầu tiên của cột Họ tên .
• Để tách phần giữa của Cột Tên , hãy nhập công thức sau và nhấn enter:

=MID(B5,SEARCH(" ",B5)+1,SEARCH(" ",B5,SEARCH(" ",B5)+1)-SEARCH("     ",B5)-1)

.

• Sau khi nhấn enter, phần giữa của cột Họ tên nằm trong Ô D5

• Sau đó, kéo nút xử lý điền vào Ô D10. Nó sẽ tách phần ở giữa Họ và tên khác.
• Để tách phần cuối cột Họ và tên nhập công thức sau:

=RIGHT(B5,LEN(B5) - SEARCH(" ", B5, SEARCH(" ", B5,1)+1))

.

• Sau khi nhấn enter, bạn sẽ thấy phần cuối của tên trong Ô B5 được chia thành Ô E5.

• Kéo nút xử lý điền vào Ô E10. Nó sẽ chia phần họ của tên còn lại trong cột Họ.

2.2 Sử dụng hàm Trim và Mid để chia dữ liệu

Các bước

• Đầu tiên, bạn cần nhập công thức sau vào Ô C5 :

=TRIM(MID(SUBSTITUTE($B5," ",REPT(" ",999)),COLUMNS($C:C)*999-998,999))

.

• Công thức này sẽ tách phần đầu của Họ tên trong cột Tên.

• Sau đó, chọn nút điều khiển điền và kéo nó theo chiều ngang đến Ô E5.
• Sau đó, Dữ liệu cột Họ và Tên trong C5 sẽ được chia hoàn toàn thành bacột.

• Sau đó chọn Ô C5 : Ô E5 rồi kéo núm điều khiển điền xuống đến Ô E10.

• Sau khi nhả thanh điều khiển điền, bạn sẽ quan sát thấy rằng tất cả dữ liệu Ô của bạn hiện được chia thành nhiều phần ba phần.

Đọc thêm: Cách chia dữ liệu trong một ô Excel thành nhiều cột (5 phương pháp)

3. Chia dữ liệu thành các ô trong Excel Sử dụng tính năng Flash Fill

Các bước

• Đầu tiên, bạn cần điền vào hàng đầu tiên của tập dữ liệu. Điều đó có nghĩa là bạn cần nhập họ và tên đã tách vào Ô C5 và Ô D5 .

• Sau đó, kéo chốt góc đến Ô C11 bằng cách nhấn chuột phải.

• Sau đó thả ra tay cầm, khi nhả tay cầm, một cửa sổ thả xuống mới sẽ mở ra. Từ cửa sổ đó, chọn Flash Fill.

• Việc chọn nút Flash Fill sẽ chia phần đầu tiên một phần tên trong cột tên như được thực hiện trong Ô C5.

• Lặp lại quy trình tương tự cho Ô cuối cùng Tên cột, thao tác này sẽ tách phần cuối của tên trong cột Tên đầy đủ .

Bây giờ tất cả các tên trong cột Họ và tên được chia thành hai phần.

Đọc thêm: Cách chia dữ liệu từ một ô thành nhiều hàng trong Excel (3 phương pháp)

4. Tách ôvà Văn bản trong Excel bằng Power Query

Sử dụng công cụ mạnh mẽ như Power Query trong Excel, bạn có thể dễ dàng tách tên trong cột Họ và tên.

Các bước

• Đầu tiên, chọn bất kỳ ô nào trong bảng và chuyển đến Dữ liệu > Từ Bảng / Phạm vi.

• Sau đó, một hộp Tham chiếu ô mới, trong đó bạn phải chọn phạm vi của bảng.

• Sau khi nhập Phạm vi, một cửa sổ hoàn toàn mới sẽ mở ra, trong đó bạn phải xóa các cột trống.

• Sau xóa các cột, bạn cần Sao chép cột Họ và tên.

• Sau đó nhấp chuột phải vào, từ menu ngữ cảnh chuyển đến Tách cột > Theo dấu phân cách.

• Một cửa sổ mới sẽ mở ra. Trong cửa sổ đó, chọn Dấu cách từ menu thả xuống Chọn hoặc nhập dấu phân cách . Và chọn Mỗi lần xuất hiện của dấu phân cách tại Tách tại. Sau đó nhấp vào OK.

• Sau khi nhấp vào OK, bạn sẽ thấy rằng Tên đầy đủ đã được chia thành ba cột riêng biệt.

• Thay đổi các tên cột đó thành Tên đệm , Tên, và Họ . Sau đó nhấp vào Đóng và tải .

• Sau khi đóng và tải dụng cụ điện. một trang tính mới sẽ xuất hiện trong sổ làm việc chính như thế này.

Trong nàybảng tính, bạn có thể thấy rõ rằng các tên trong cột Họ và tên được chia thành ba phần riêng biệt dựa trên khoảng cách giữa chúng.

5. Sử dụng VBA Macro để chia dữ liệu trong Excel

Một mã macro đơn giản trong trình soạn thảo VBA có thể giải quyết tất cả các vấn đề trên một cách khá dễ dàng. Đồng thời, việc sử dụng macro khá đơn giản và tiết kiệm thời gian.

Các bước

• Khởi chạy Trình chỉnh sửa Visual Basic từ tab Nhà phát triển.
• nhấn Alt + F11 trên bàn phím của bạn cũng có thể kích hoạt trình soạn thảo Visual Basic .

• Sau khi khởi chạy trình chỉnh sửa Visual Basic , một cửa sổ mới sẽ khởi chạy.
• Trong cửa sổ mới, hãy nhấp vào Chèn , sau đó nhấp vào Mô-đun.

• Tiếp theo, một trình chỉnh sửa màu trắng sẽ mở ra. Trong trình chỉnh sửa đó, bạn cần viết mã sau:

6459

• Sau khi viết mã, hãy đóng cả Mô-đun và Trình chỉnh sửa VBA .
• Từ tab Chế độ xem , nhấp vào lệnh Macro , sau đó chọn tùy chọn Xem Macro .

• Tiếp theo, một hộp thoại mới sẽ mở ra, trong hộp thoại đó, chọn macro bạn vừa tạo và nhấp vào Chạy .

Khi nhấp vào Chạy, bạn sẽ thấy rằng tất cả tên của mình trong cột Tên đầy đủ hiện được chia thành ba phần khác nhau.

Đọc thêm: Macro Excel để chia dữ liệu thành nhiều tệp(Với các bước đơn giản)

Kết luận

Tóm lại, câu hỏi “làm thế nào để tách dữ liệu trong excel“ có thể được trả lời theo 6 cách chính. Chúng chủ yếu bằng cách sử dụng các công thức, sử dụng chức năng Chuyển văn bản thành cột, triển khai Power Query và một cách khác là chạy một macro nhỏ trong trình soạn thảo VBA. Quy trình VBA ít tốn thời gian và đơn giản hơn nhưng yêu cầu kiến ​​thức trước đó liên quan đến VBA. Tương tự, Power query cũng là một công cụ rất tiện lợi nhưng hơi tốn thời gian.

Mặt khác, các phương thức khác không có yêu cầu như vậy. Phương pháp chuyển văn bản thành cột cho đến nay là thuận tiện và dễ sử dụng nhất trong số tất cả chúng. Đối với vấn đề này, bạn có thể tải sách bài tập thực hành xuống để thực hành và làm quen với các phương pháp này.

Vui lòng đặt bất kỳ câu hỏi hoặc phản hồi nào qua phần nhận xét. Mọi đề xuất để cải thiện cộng đồng Exceldemy sẽ được đánh giá cao.