Mục lục
Để thực hiện các tác vụ khác nhau trong Excel, bạn có thể cần đếm số lần xuất hiện của từng giá trị. Mục đích của bài viết này là chỉ cho bạn cách đếm số lần xuất hiện của mỗi giá trị trong một cột trong Excel. Trong trường hợp này, chúng tôi sẽ trình bày 5 phương pháp dễ dàng và nhanh chóng về vấn đề này. Vì vậy, hãy cùng xem qua bài viết để thực hiện công việc một cách hiệu quả.
Tải xuống Sách bài tập thực hành
Bạn có thể tải xuống sách bài tập Excel sau để hiểu rõ hơn và tự mình thực hành.
Đếm số lần xuất hiện của mỗi giá trị trong một cột.xlsx5 phương pháp đếm số lần xuất hiện của mỗi giá trị trong một cột trong Excel
Trước khi tiếp tục phần hướng dẫn, chúng ta hãy tìm hiểu tập dữ liệu của ngày hôm nay.
Ở đây chúng tôi có các cột Đại diện bán hàng , Thành phố và Lương . Có một vài giá trị được lặp lại trong các cột để làm cho các ví dụ dễ hiểu. Sales Rep và City là các cột giá trị văn bản và Salary là các giá trị số. Mối quan hệ và tập dữ liệu này chỉ dành cho mục đích thực hành.
Bây giờ, chúng ta sẽ đếm số lần xuất hiện của từng giá trị trong một cột theo nhiều cách bằng cách sử dụng tập dữ liệu trên. Vì vậy, hãy khám phá từng cái một.
1. Sử dụng Hàm COUNTIF
Sử dụng Hàm COUNTIF , chúng ta có thể đếm số lần xuất hiện của mỗi giá trị trong một cột hoặc phạm vi. Nó đơn giản và dễ dàng. Hãy xem nóđang hoạt động.
📌 Các bước:
Hàm COUNTIF đếm số lượng ô trong một phạm vi so sánh một giá trị cụ thể điều kiện.
Hãy viết công thức để đếm Đại diện bán hàng trong sổ làm việc Excel mẫu của chúng tôi
=COUNTIF(B7:B23,F7) 
Trong Hàm COUNTIF , chúng tôi đã chèn tất cả các giá trị của Đại diện bán hàng dưới dạng phạm vi . tiêu chí của chúng tôi là mọi tên, vì chúng tôi cần tính số lượng phiên bản cho mọi tên. Vì vậy, theo tiêu chí, chúng tôi đã chèn một tên (tên trong trường hợp này, dần dần sẽ kiểm tra bằng mọi tên khác). Nó đưa ra số lần xuất hiện của tên Max . Vì tập dữ liệu của chúng tôi không phải là tập dữ liệu lớn nên bạn có thể xem nhanh và thấy có 4 Tối đa bên trong cột Đại diện bán hàng đó.
- Bây giờ , đưa con trỏ đến góc dưới cùng bên phải của ô E7 và nó sẽ giống như một dấu cộng (+) . Đó là công cụ Fill Handle .
- Sau đó, nhấp đúp vào nó để lấy các giá trị còn lại.
Ồ! Nó cung cấp giá trị bị lỗi. Chúng tôi đã mắc lỗi.
Chúng tôi đã không sử dụng Tham chiếu tuyệt đối nên các tham chiếu ô của chúng tôi liên tục thay đổi và đưa ra kết quả sai. Vì vậy, chúng ta cần sử dụng Tham chiếu tuyệt đối trước khi thực hiện Tự động điền .
=COUNTIF($B$7:$B$23,F7) 
Lần này nó cung cấp các giá trị chính xác.
Nhưng hãy suy nghĩ một chút về việc liệu đây có phải là định dạng đểlấy giá trị ngay từ cái nhìn đầu tiên. Không, điều này không cung cấp phần bên trong nhanh cũng như hình thức đẹp mắt.
Để làm cho kết quả của chúng tôi từ đó chúng tôi có thể lấy phần bên trong nhanh hơn, chúng tôi có thể nhờ trợ giúp từ Excel Sắp xếp & Tính năng lọc .
- Đầu tiên, chọn toàn bộ cột Đại diện bán hàng ( B6:B23 ).
- Sau đó, chuyển đến tab Dữ liệu .
- Tại đây, bạn sẽ tìm thấy tùy chọn Nâng cao trên Sắp xếp & Lọc nhóm . Vì vậy, hãy chọn nó.
Nhấp vào biểu tượng Nâng cao sẽ dẫn bạn đến hộp thoại Bộ lọc nâng cao .
- Trước tiên, hãy chọn Sao chép sang vị trí khác .
- Phạm vi danh sách được chọn tự động như chúng tôi chọn nếu trước đây.
- Trong hộp Sao chép vào , hãy chèn tham chiếu ô vào nơi bạn muốn dán. Trong trường hợp này, chúng tôi đã đặt nó dưới dạng ô F6 .
- Sau đó, đảm bảo chọn hộp Chỉ các bản ghi duy nhất .
- Cuối cùng, nhấn ENTER hoặc nhấp vào OK .
Bây giờ, chúng ta có thể thấy tất cả các giá trị duy nhất từ cột đến một vị trí riêng biệt trong phạm vi F6:F12 .
- Bây giờ, hãy sử dụng công thức COUNTIF trước đó.
Bạn cần sử dụng tiêu chí từ cột được trích xuất này để lấy số lần xuất hiện cho từng giá trị.
- Sau đó, sử dụng tính năng Tự động điền để sao chép công thức sang công thức saucác ô.
Công thức COUNTIF này cũng có thể được sử dụng cho các giá trị số.
- Tại thời điểm này , viết công thức cho cột Salary trong ví dụ của chúng tôi.
=COUNTIF($D$7:$D$23,F15) 
Lưu ý: Xin lưu ý rằng từ đây trở đi, chúng tôi sẽ trích xuất các giá trị duy nhất thành các vị trí riêng biệt bằng cách sử dụng Sắp xếp & Tùy chọn lọc trước khi sử dụng bất kỳ công thức nào .
Đọc thêm: Cách đếm số từ lặp lại trong Excel (11 phương pháp)
2. Sử dụng các hàm SUM và EXACT
Chúng ta cũng có thể tìm ra số lần xuất hiện của mỗi giá trị bằng cách sử dụng các hàm SUM và EXACT .
Cái tên nói lên tất cả về Hàm SUM , nó sẽ cung cấp cho bạn tổng của phạm vi được cung cấp trong đó.
Hàm EXACT so sánh hai giá trị và trả về TRUE nếu chúng hoàn toàn giống nhau, ngược lại SAI . Thông thường, hàm này được sử dụng cho các giá trị văn bản.
📌 Các bước:
Công thức của chúng tôi sử dụng SUM và EXACT hàm sẽ giống như thế này.
SUM(–EXACT(range,criteria))Để hiểu rõ hơn về công thức, hãy viết phần EXACT function trước.
- Đầu tiên, chọn ô G7 và nhập công thức sau.
=--EXACT($B$7:$B$23,F7) Ở đây chúng ta đã viết hàm EXACT cho Sales Rep . Ngoài ra, chúng tôi đã sử dụng dấu gạch nối kép để chuyển đổi TRUE/FALSE thành 0 và 1 . Chúng ta có thể nhận thấy rằng đó là một công thức mảng. Bạn sẽ thấy những gì nó trả về, đối với mọi kết quả khớp mà nó cung cấp 1 và 0 cho trường hợp không khớp.
- Sau đó, hàm SUM hoạt động và đưa ra kết quả.
=SUM(--EXACT($B$7:$B$23,F7)) 
Lưu ý: Vì đây là công thức mảng nên bạn cần sử dụng CTRL + SHIFT + ENTER thay vì chỉ ENTER để vận hành công thức này. Nhưng nếu bạn đang sử dụng Excel 365, bạn có thể thực hiện tác vụ bằng cách chỉ cần nhấn ENTER . Và sau khi nhập bất kỳ công thức mảng nào, nó sẽ hiển thị một cặp dấu ngoặc nhọn xung quanh công thức. Excel cung cấp cho nó tự động. Bạn không cần thực hiện thủ công .
- Cuối cùng, hãy sử dụng Fill Handle để thực hiện tương tự với các ô còn lại.
Tương tự, bạn cũng có thể sử dụng công thức cho các số. Trong hình ảnh bên dưới, chúng tôi đã cho bạn thấy kết quả của việc sử dụng công thức này cho cột Salary .
=SUM(--EXACT($D$7:$D$23,F16)) 
Đọc thêm: VBA Excel để đếm các bản sao trong một cột (Phân tích hoàn chỉnh)
Các bài đọc tương tự
- Cách đếm các hàng trùng lặp trong Excel (4 phương pháp)
- Đếm các giá trị trùng lặp chỉ một lần trong Excel (3 cách)
- Cách đếm số lần xuất hiện mỗi ngày trong Excel (4 cách nhanh chóng)
3. Chèn hàm COUNT và IF
Chúng ta đã biết cách tính số củalần xuất hiện bằng cách sử dụng hàm COUNTIF . Lần này chúng ta sẽ thấy cách sử dụng các hàm COUNT và IF .
Đừng nhầm lẫn, trong phần COUNTIF có chúng tôi đã sử dụng một hàm duy nhất ( COUNTIF ) nhưng trong phần này, chúng tôi sẽ sử dụng COUNT & IF hai chức năng riêng biệt.
📌 Các bước:
- Ngay từ đầu, hãy viết Hàm IF của công thức này cho cột Đại diện bán hàng .
=IF($B$7:$B$23=F7,$D$7:$D$23) - Sau đó, nhấn ENTER .
Mảng cung cấp giá trị tương ứng từ dải số phù hợp với tiêu chí và FALSE cho các giá trị khác.
Ở đây nó tìm thấy 4 khớp nên ở 4 vị trí đó, họ trả về giá trị phạm vi số ( Mức lương ) .
- Bây giờ bên trong Hàm COUNT , chúng tôi sẽ đếm các giá trị số này và sẽ cung cấp số lần xuất hiện.
=COUNT(IF($B$7:$B$23=F7,$D$7:$D$23)) 
- Tương tự, bạn có thể làm điều này cho các giá trị số. Chỉ cần thay thế các trường bằng phạm vi và tiêu chí thích hợp.
=COUNT(IF($D$7:$D$23=F16,$D$7:$D$23)) 
Lưu ý: Đảm bảo tham số thứ hai của bạn trong hàm IF là một dải số và bạn đang sử dụng Tham chiếu tuyệt đối .
Đọc thêm: VBA để đếm số trùng lặp trong phạm vi trong Excel (4 phương pháp)
4. Áp dụng hàm SUM và IF
Trong hàm IF, chúng takiểm tra xem các tiêu chí có khớp hay không, nếu khớp thì trả về 1 , ngược lại 0 . Điều này cung cấp một mảng 1 và 0 cho hàm SUM , sau đó tính tổng mảng và cung cấp câu trả lời. Hãy xem quy trình chi tiết bên dưới.
📌 Các bước:
- Ban đầu, hãy chuyển đến ô G7 và chèn công thức bên dưới.
=SUM(IF($B$7:$B$23=F7,1,0)) - Sau đó, nhấn phím ENTER .
Công thức cũng sẽ hoạt động tốt cho các giá trị số.
=SUM(IF($D$7:$D$23=F16,1,0)) 
Đọc thêm: Cách đếm số trùng lặp trong cột trong Excel (3 cách)
5. Sử dụng PivotTable
Bạn có thể sử dụng PivotTable để đếm số lần xuất hiện cho từng giá trị trong cột. Hãy cùng xem chi tiết quy trình.
📌 Các bước:
- Đầu tiên, hãy chọn bất kỳ ô nào trong phạm vi. Ở đây, chúng tôi đã chọn ô B4 .
- Thứ hai, chuyển đến tab Chèn .
- Thứ ba, nhấp vào PivotTable trên nhóm Bảng .
Hộp thoại PivotTable từ bảng hoặc dải ô sẽ mở ra cho bạn.
- Tại đây, hãy kiểm tra xem Bảng/Dải ô có đúng hay không.
- Theo đó, chọn Thoát khỏi Worksheet khi chúng ta muốn chèn PivotTable trong cùng một trang tính.
- Sau đó, cung cấp Vị trí . Ở đây, chúng ta đã làm như ô F4 .
- Sau đó, nhấp vào OK .
Bảng tổng hợp sẽ xuất hiện trên bạn như hình bên dưới.
Ở đây bên trong ngăn tác vụ Trường PivotTable , bạn sẽ thấy tên cột của bảng trong phần Trường . Và bốn khu vực: Bộ lọc , Cột , Hàng , Giá trị .
- Hiện tại, hãy kéo Trường Đại diện bán hàng vào khu vực Hàng và Giá trị .
Nó đếm số lần xuất hiện của từng giá trị trong cột Đại diện bán hàng .
Đọc thêm: Đếm số trùng lặp trong Bảng tổng hợp Excel (2 Cách dễ dàng)
Đếm số lần xuất hiện với nhiều tiêu chí trong Excel
Trong các phần trước, chúng ta đã học cách đếm số lần xuất hiện của từng giá trị trong một cột. Tại đây, chúng tôi sẽ trình bày cách chúng tôi có thể đếm số lần xuất hiện với nhiều tiêu chí.
Tại đây, chúng tôi sẽ hiển thị bản trình diễn cho Max và John. Từ bộ dữ liệu, chúng ta có thể thấy rằng có Max ở New York , Los Angeles, và San Francisco . Nhưng chúng tôi muốn đếm Max chỉ từ thành phố New York . Để thực hiện việc này,
- Đầu tiên, hãy chuyển đến ô H5 và dán công thức sau vào ô.
=COUNTIFS($B$5:$B$21,F5,$C$5:$C$21,G5) Ở đây, chúng tôi đã sử dụng hàm COUNTIFS có thể lấy nhiều tiêu chí.
- Sau đó, nhấn ENTER .
Đọc thêm: Cách đếm các bản sao dựa trên nhiều tiêu chítrong Excel
Kết luận
Đó là tất cả cho ngày hôm nay. Bài viết này hướng dẫn cách đếm số lần xuất hiện của từng giá trị trong một cột trong Excel một cách đơn giản và ngắn gọn nhất. Đừng quên tải xuống tệp Thực hành. Cảm ơn bạn đã đọc bài viết này. Chúng tôi hy vọng điều này là hữu ích. Vui lòng cho chúng tôi biết trong phần nhận xét nếu bạn có bất kỳ câu hỏi hoặc đề xuất nào. Vui lòng truy cập trang web của chúng tôi, ExcelWIKI , nhà cung cấp giải pháp Excel toàn diện, để khám phá thêm.
