Cách sắp xếp dữ liệu theo thứ tự bảng chữ cái trong Excel (8 phương pháp)

Hugh West

02-06-2023 Khái niệm cơ bản về Excel
  • Chia Sẻ Cái Này
Hugh West

Chúng ta thường phải thực hiện thao tác Sắp xếp trên dữ liệu Excel của mình. Ngoài ra, chúng tôi có thể sắp xếp dữ liệu dựa trên nhiều đơn đặt hàng. Thứ tự bảng chữ cái là một trong những thứ được sử dụng nhiều nhất. Tuy nhiên, sắp xếp thủ công theo thứ tự bảng chữ cái trong một trang tính lớn là một công việc mệt mỏi. Trong bài viết này, chúng tôi sẽ giới thiệu cho bạn các phương pháp đơn giản nhưng hiệu quả để Sắp xếp dữ liệu theo Thứ tự bảng chữ cái trong Excel .

Để minh họa, chúng tôi sẽ sử dụng tập dữ liệu mẫu làm ví dụ. Chẳng hạn, tập dữ liệu sau đại diện cho Người bán hàng , Sản phẩm và Doanh thu thuần của một công ty.

Tải xuống sách bài tập thực hành

Tải xuống sách bài tập sau để tự thực hành.

Sắp xếp dữ liệu theo thứ tự bảng chữ cái trong Excel.xlsx

8 phương pháp sắp xếp dữ liệu theo thứ tự ABC trong Excel

1. Sắp xếp giá trị theo thứ tự ABC trong Excel bằng tính năng Sort

Tính năng Excel Sort giúp chúng ta sắp xếp dữ liệu rất dễ dàng . Trong phương pháp đầu tiên của chúng tôi, chúng tôi sẽ sử dụng tính năng này. Do đó, hãy làm theo các bước để thực hiện tác vụ.

BƯỚC:

  • Đầu tiên, chọn phạm vi B5:D10 .
  • Sau đó, chuyển đến Trang chủ ➤ Chỉnh sửa ➤ Sắp xếp & Filter ➤ Sắp xếp từ A đến Z .

  • Cuối cùng, bạn sẽ nhận được kết quả đã sắp xếp.

Đọc thêm: Cách sắp xếp dữ liệu chữ và số trong Excel (với các bước đơn giản)

2. Ứng dụngcác phương pháp đã mô tả ở trên. Tiếp tục sử dụng chúng và cho chúng tôi biết nếu bạn có thêm bất kỳ cách nào để thực hiện nhiệm vụ. Đừng quên để lại nhận xét, đề xuất hoặc câu hỏi nếu bạn có bất kỳ câu hỏi nào trong phần nhận xét bên dưới.

Tính năng Bộ lọc Excel để Đặt Dữ liệu theo Thứ tự Bảng chữ cái

Chúng ta cũng có thể áp dụng tính năng Bộ lọc cho dữ liệu Sắp xếp . Vì vậy, hãy tìm hiểu các bước bên dưới để thực hiện tác vụ.

BƯỚC:

  • Đầu tiên, nhấp vào B4 .
  • Sau đó, chọn Trang chủ ➤ Chỉnh sửa ➤ Sắp xếp & Bộ lọc ➤ Bộ lọc .

  • Bây giờ, hãy nhấn vào trình đơn thả xuống bên cạnh Nhân viên bán hàng tiêu đề và chọn Sắp xếp a đến Z .

  • Cuối cùng, nó sẽ trả về dữ liệu đã sắp xếp.

Đọc thêm: Sự khác biệt giữa Sắp xếp và Lọc trong Excel

3. Sắp xếp Nhiều Cột trong Excel

Hơn nữa, chúng ta có thể sắp xếp nhiều cột cùng một lúc. Điều này đặc biệt hữu ích khi chúng ta có cùng giá trị trong nhiều ô của một cột. Do đó, hãy làm theo quy trình để Sắp xếp dữ liệu theo Thứ tự bảng chữ cái trong Excel .

BƯỚC:

  • Ban đầu, chọn dải ô B5:D10 .
  • Sau đó, chọn Dữ liệu ➤ Sắp xếp & Filter ➤ Sắp xếp .

  • Do đó, hộp thoại Sắp xếp sẽ bật ra.
  • Bây giờ, nhấn Thêm cấp độ .
  • Tiếp theo, chọn Nhân viên bán hàng trong Sắp xếp theo và Sản phẩm trong Sau đó theo các trường .
  • Sau đó, chọn A đến Z từ các tùy chọn Đặt hàng và nhấn OK .

  • Cuối cùng, bạn sẽ được sắp xếp mong muốndữ liệu.

Đọc thêm: Cách sắp xếp nhiều cột bằng Excel VBA (3 phương pháp)

4. Theo thứ tự bảng chữ cái Sắp xếp hàng

Theo mặc định, Excel áp dụng thao tác Sắp xếp từ trên xuống dưới. Tuy nhiên, chúng ta có thể sắp xếp từ trái sang phải thông qua một cài đặt nhỏ. Do đó, hãy tìm hiểu quy trình sắp xếp các hàng theo thứ tự bảng chữ cái.

Các BƯỚC:

  • Trước hết, hãy chọn phạm vi và chuyển đến Dữ liệu ➤ Sắp xếp & Lọc r ➤ Sắp xếp .
  • Kết quả là hộp thoại Sắp xếp sẽ bật ra. Tại đây, nhấn Tùy chọn .

  • Sau đó, chọn vòng tròn cho Sắp xếp trái sang phải và nhấn OK .

  • Sau đó, chọn Hàng 4 (Hàng Tiêu đề ) và chọn A đến Z theo Thứ tự.
  • Sau đó, nhấn OK .

  • Cuối cùng, nó sẽ trả về dữ liệu được sắp xếp lại.

Đọc thêm: Cách sắp xếp nhiều hàng trong Excel ( 2 cách)

Cách đọc tương tự

  • Cách sắp xếp theo tháng trong Excel (4 cách)
  • Cách sắp xếp địa chỉ IP trong Excel (6 phương pháp)
  • [Đã giải quyết!] Sắp xếp trong Excel không hoạt động (2 giải pháp)
  • Cách thêm nút sắp xếp trong Excel (7 phương pháp)
  • Cách sắp xếp danh sách duy nhất trong Excel (10 phương pháp hữu ích)

5 .Sắp xếp dữ liệu trong Excel bằng hàm SORT

Ngoài ra, chúng ta có thể sử dụng hàm SORT của Excel để sắp xếp dữ liệu.Vì vậy, hãy làm theo quy trình.

BƯỚC:

  • Chọn ô F5 lúc đầu.
  • Ở đây, hãy nhập công thức:
=SORT(B5:D10,1,1)

  • Cuối cùng, nhấn Enter và nó sẽ tràn ra sắp xếp lại dữ liệu.

Đọc thêm: Cách sử dụng hàm sắp xếp trong Excel VBA (8 ví dụ phù hợp)

6. Tạo Cột trợ giúp để sắp xếp giá trị theo thứ tự bảng chữ cái

Tuy nhiên, chúng ta có thể tạo Cột trợ giúp để Sắp xếp các giá trị theo thứ tự bảng chữ cái. Để thực hiện tác vụ, hãy tìm hiểu các bước sau.

BƯỚC:

  • Đầu tiên, chọn ô E5 và nhập công thức :
=COUNTIF($B$5:$B$10,"<="&B5)

  • Sau đó, nhấn Enter và sử dụng Tự động điền công cụ để hoàn thành chuỗi.

Hàm COUNTIF so sánh các giá trị văn bản và trả về thứ hạng tương đối của chúng.

  • Bây giờ, chọn ô F5 . Tại đây, hãy nhập công thức:
=INDEX($B$5:$B$10,MATCH(ROWS($E$5:E5),$E$5:$E$10,0))

  • Tiếp theo, nhấn Enter và hoàn thành hãy nghỉ ngơi với công cụ Tự động điền .

⏩ Công thức hoạt động như thế nào?

  • ROWS($E$5:E5)

Hàm ROW trả về số hàng tương ứng.

  • MATCH(ROWS($E$5:E5),$E$5:$E$10,0)

Hàm MATCH trả về vị trí tương đối của các mục có trong phạm vi $E$5:$E$10 .

  • INDEX($B$5:$B$10,MATCH(ROWS($E$5:E5),$E$5 :$E$10,0))

Cuối cùng, hàm INDEX trả về giá trị có trong hàng được đổ ra từ MATCH(ROWS($E công thức $5:E5),$E$5:$E$10,0) .

  • Sau đó, trong ô G5 , hãy nhập công thức:
=INDEX($C$5:$C$10,MATCH(ROWS($E$5:E5),$E$5:$E$10,0))

  • Nhấn Enter và điền chuỗi bằng cách sử dụng Tự động điền .

⏩ Công thức hoạt động như thế nào?

  • ROWS($E $5:E5)

Hàm ROW trả về số hàng tương ứng lúc đầu.

  • MATCH(ROWS($ E$5:E5),$E$5:$E$10,0)

Hàm MATCH trả về vị trí tương đối của các mục có trong phạm vi $E$5:$E$10 .

  • INDEX($C$5:$C$10,MATCH(ROWS($E$5:E5),$E$5:$ E$10,0))

Cuối cùng, hàm INDEX trả về giá trị có trong hàng được lấy ra từ MATCH(ROWS($E$5: Công thức E5),$E$5:$E$10,0) .

  • Sau đó, trong ô H5 , hãy nhập công thức:
=INDEX($D$5:$D$10,MATCH(ROWS($E$5:E5),$E$5:$E$10,0))

  • Cuối cùng, nhấn Enter và hoàn thành phần còn lại với Tự động điền .

⏩ Công thức hoạt động như thế nào?

  • ROWS( $E$5:E5)

Hàm ROW trả về số hàng tương ứng lúc đầu.

  • MATCH(ROWS ($E$5:E5),$E$5:$E$10,0)

Hàm MATCH trả về vị trí tương đối của các mụccó trong phạm vi $E$5:$E$10 .

  • INDEX($D$5:$D$10,MATCH(ROWS($E$5:E5) ,$E$5:$E$10,0))

Cuối cùng, hàm INDEX trả về giá trị có trong hàng được đổ ra từ MATCH( Công thức ROWS($E$5:E5),$E$5:$E$10,0) .

Đọc thêm: Sắp xếp cột theo giá trị trong Excel (5 Phương pháp)

7. Kết hợp các hàm Excel để sắp xếp dữ liệu

Để tránh rắc rối khi tạo cột trợ giúp, chúng ta có thể kết hợp một số Hàm Excel với Sắp xếp dữ liệu.

BƯỚC:

  • Chọn ô E5 lúc đầu.
  • Sau đó, nhập công thức:
=INDEX($B$5:$B$10,MATCH(ROWS($B$5:B5),COUNTIF($B$5:$B$10,"<="&$B$5:$B$10),0))

  • Tiếp theo, nhấn Enter và sử dụng phím Công cụ Tự động điền để điền vào chuỗi.
  • Cuối cùng, bạn sẽ nhận được dữ liệu được sắp xếp.

⏩ Cách thực hiện công thức có hiệu quả không?

  • COUNTIF($B$5:$B$10,”<=”&$B$5:$B$10)

Hàm COUNTIF so sánh các giá trị văn bản có trong phạm vi $B$5:$B$10 và trả về thứ hạng tương đối của chúng lúc đầu.

  • ROWS($B$5:B5)

Hàm ROWS trả về số hàng tương ứng.

  • MATCH(ROWS($B$5:B5),COUNTIF($B$5:$B$10,”<=”&$B$5:$B$10),0)

Hàm MATCH trả về vị trí tương đối của các mục có trong phạm vi đã chỉ định, đây là đầu ra của COUNTIF($B$5:$B$10,”<=”&$B$5:$B$10) .

  • INDEX($B$5: $B$10,MATCH(ROWS($B$5:B5),COUNTIF($B$5:$B$10,”<=”&$B$5:$B$10),0))

Cuối cùng, hàm INDEX trích xuất tên theo thứ tự bảng chữ cái.

Đọc thêm: Cách sắp xếp dữ liệu theo hai Cột trong Excel (5 cách dễ dàng)

8. Sắp xếp dữ liệu hỗn hợp theo thứ tự bảng chữ cái trong Excel

Đôi khi, chúng tôi có thể phải sắp xếp dữ liệu hỗn hợp chứa dữ liệu trùng lặp, khoảng trống và số. Trong phương pháp cuối cùng của chúng tôi, chúng tôi sẽ giải quyết loại trường hợp này. Vì vậy, hãy làm theo để biết cách Sắp xếp dữ liệu hỗn hợp theo Thứ tự bảng chữ cái trong Excel .

BƯỚC:

  • Ban đầu, hãy chọn ô E5 và nhập công thức:
=COUNTIF($B$5:$B$10,"<="&B5)

  • Sau đó, nhấn Enter và điền chuỗi bằng Tự động điền .

Tại đây, nó so sánh các giá trị văn bản và trả về thứ hạng tương đối.

  • Sau đó, trong ô F5 , hãy nhập công thức:
=--ISNUMBER(B5)

  • Sau đó, nhấn Enter và hoàn thành phần còn lại với Tự động điền .

Hàm ISNUMBER tìm kiếm các giá trị Số .

  • Một lần nữa, chọn F11 và sử dụng tính năng AutoSum trong Excel để tìm tổng.

  • Chọn ô G5 để nhập công thức:
=--ISBLANK(B5)

  • Nhấn Enter và sử dụng Tự động điền vàohoàn thành phần còn lại.

Ở đây, hàm ISBLANK tìm kiếm các ô trống.

  • Sau đó, chọn ô G11 và áp dụng tính năng AutoSum để tìm tổng.

  • Chọn ô H5 và nhập công thức:
=IF(ISNUMBER(B5),E5,IF(ISBLANK(B5),E5,E5+$F$11))+$G$11

  • Nhấn Enter và sử dụng công cụ Tự động điền .

LƯU Ý: Công thức này với hàm IF phân tách khoảng trống, số và giá trị văn bản. Nếu ô trống, nó trả về tổng của ô E5 và ô G11 . Đối với bất kỳ giá trị số nào, nó trả về thứ hạng so sánh và cộng tổng số khoảng trống. Nếu là văn bản, nó sẽ trả về thứ hạng so sánh và thêm tổng số giá trị số và khoảng trống.

  • Bây giờ, hãy chọn ô I5 và nhập công thức:
=IFERROR(INDEX($B$5:$B$10,MATCH(SMALL($H$5:$H$10,ROWS($I$5:I5)+$G$11),$H$5:$H$10,0)),"")

  • Tiếp theo, nhấn Enter và sử dụng công cụ Tự động điền .
  • Cuối cùng, nó sẽ trả về dữ liệu đã sắp xếp với ô trống ở vị trí cuối cùng.

⏩ Công thức hoạt động như thế nào Công việc?

  • ROWS($I$5:I5)

Đầu tiên, ROWS hàm trả về số hàng tương ứng.

  • SMALL($H$5:$H$10,ROWS($I$5:I5)+$G$11)

Ở đây, hàm SMALL trả về giá trị nhỏ nhất được chỉ định từ phạm vi $H$5:$H$10 .

  • MATCH(SMALL($H$5:$H$10,ROWS($I$5:I5)+$G$11 ),$H$5:$H$10,0)

Hàm MATCH trả về vị trí tương đối của các mục có trong phạm vi đã chỉ định.

  • INDEX($B$5:$B$10,MATCH(SMALL($H$5:$H$10,ROWS($I$5:I5)+$G$11),$H$5:$H $10,0))

Hàm INDEX trích xuất các tên theo thứ tự bảng chữ cái từ phạm vi $B$5:$B$10 .

  • IFERROR(INDEX($B$5:$B$10,MATCH(SMALL($H$5:$H$10,ROWS($I$5:I5)+$G$11),$ H$5:$H$10,0)),””)

Cuối cùng, hàm IFERROR trả về giá trị trống nếu tìm thấy lỗi, nếu không thì trả về dữ liệu.

Đọc thêm: Tự động sắp xếp khi nhập dữ liệu vào Excel (3 phương pháp)

Các sự cố khi sắp xếp dữ liệu theo thứ tự bảng chữ cái trong Excel

1. Cột và Hàng Trống hoặc Ẩn

Nếu có dữ liệu trống hoặc ẩn, chúng tôi sẽ không nhận được kết quả được sắp xếp chính xác. Vì vậy, chúng ta cần xóa các ô trống trước khi áp dụng thao tác Sắp xếp để đảm bảo kết quả chính xác.

2. Tiêu đề cột không thể nhận dạng

Một lần nữa, nếu tiêu đề có cùng định dạng với tiêu đề thông thường các mục, có khả năng là chúng sẽ kết thúc ở đâu đó ở giữa dữ liệu được sắp xếp. Để ngăn chặn điều này, chỉ chọn các hàng dữ liệu, sau đó áp dụng thao tác Sắp xếp .

Kết luận

Từ giờ trở đi, bạn sẽ có thể Sắp xếp dữ liệu trong Thứ tự bảng chữ cái trong Excel với

Bài trước Cách áp dụng câu lệnh IF trong Excel với nhiều điều kiện trong phạm vi
Bài tiếp theo Cách xóa khoảng trống khỏi danh sách xác thực dữ liệu trong Excel (5 phương pháp)

Hugh West là một nhà phân tích và huấn luyện viên Excel giàu kinh nghiệm với hơn 10 năm kinh nghiệm trong ngành. Ông có bằng Cử nhân Tài chính Kế toán và bằng Thạc sĩ Quản trị Kinh doanh. Hugh có niềm đam mê giảng dạy và đã phát triển một phương pháp giảng dạy độc đáo, dễ hiểu và dễ theo dõi. Kiến thức chuyên môn về Excel của ông đã giúp hàng nghìn sinh viên và chuyên gia trên toàn thế giới cải thiện kỹ năng và xuất sắc trong sự nghiệp của họ. Thông qua blog của mình, Hugh chia sẻ kiến ​​thức của mình với mọi người, cung cấp các hướng dẫn Excel miễn phí và đào tạo trực tuyến để giúp các cá nhân và doanh nghiệp phát huy hết tiềm năng của họ.