Mục lục
Bài viết này sẽ mô tả ngắn gọn một số phương pháp có giá trị về cách xóa khoảng trống khỏi danh sách xác thực dữ liệu trong Excel. Khi chúng tôi có các khoảng trống trong danh sách biểu đồ excel, nó cũng nằm trong danh sách xác thực dữ liệu , điều này không mong muốn.
Vì vậy, tôi sẽ làm việc trên tập dữ liệu sau để cho bạn thấy cách bạn có thể xóa trống khỏi danh sách xác thực dữ liệu trong Excel.
Tải xuống Workbook thực hành
Xác thực dữ liệu Xóa Blanks.xlsx
Sự cố khi tạo danh sách xác thực dữ liệu với các ô trống
Hãy để tôi cho biết điều gì sẽ xảy ra nếu chúng tôi tạo một danh sách thả xuống bao gồm các ô trống. Trước tiên, chúng ta cần tạo danh sách thả xuống .
Các bước:
- Chọn ô C5 .
- Sau đó chọn Dữ liệu >> Công cụ dữ liệu >> Xác thực dữ liệu
- Một hộp thoại sẽ hiển thị. Chọn Danh sách từ thanh Cho phép (Hiển thị trong hình sau).
- Bây giờ hãy nhấp vào đã đánh dấu biểu tượng .
- Sau đó, chọn các ô B5 đến B14 và nhấp vào biểu tượng được đánh dấu .
- Sau đó, chỉ cần nhấp vào OK .
Bằng cách này, chúng ta vừa tạo danh sách thả xuống .
Đây, bạn có thể nhận thấy rằng danh sách thả xuống được tạo cùng với các ô trống . Bây giờ tôi sẽ mô tả làm thế nào bạn có thểloại trừ các ô trống này khỏi danh sách thả xuống .
5 cách để xóa khoảng trống khỏi danh sách xác thực dữ liệu trong Excel
1. Xóa khoảng trống khỏi danh sách xác thực dữ liệu bằng hàm OFFSET
Đây là cách bạn có thể tạo thêm không gian cho danh sách thả xuống của mình mà không có bất kỳ khoảng trống nào trong cột đó. Trước tiên, bạn cần lọc ra khoảng trống khỏi dữ liệu của mình. Hãy cùng thảo luận về quy trình.
Chúng tôi cần một số sửa đổi đối với tập dữ liệu của mình.
- Hãy thêm một cột mới phía trước cột mà đang được sử dụng cho danh sách thả xuống . Chúng tôi đặt tên cho cột mới và cột mà chúng tôi đang sử dụng cho danh sách thả xuống là Danh sách tên có khoảng trống và Danh sách không có Khoảng trống , tương ứng. (Để xem cách tạo danh sách thả xuống , vui lòng chuyển đến Phần 1 ).
Các bước:
- Đầu tiên, nhập công thức sau vào ô C5 .
=FILTER(B5:B14,B5:B14"") 
Ở đây hàm FILTER sẽ lấy phạm vi B5:B14 và kiểm tra bất kỳ khoảng trống nào giữa các phạm vi . Sau đó, nó lọc ra các ô trống hoặc trống khỏi danh sách .
- Bây giờ hãy nhấn nút ENTER Bạn sẽ thấy danh sách tên không có bất kỳ khoảng trống nào .
- Sau đó, hãy chọn Trình quản lý tên từ Tab Công thức và nhấp vào Mới .
- Cho bạn phạm vi tên. Tôi sẽ sử dụng NameNonBlanks làm tên của dải ô .
- Và sau đó viết công thức sau vào Refers to
=offset(offset!$C$5,0,0,counta(offset!$C$4:$C$16)-1,1) 
Trong trường hợp này, chúng tôi muốn sử dụng thêm một số ô để có thể nhập một số tên mới, nhưng chúng tôi không không muốn khoảng trống trong danh sách thả xuống của chúng tôi cho những khoảng trống đó. Ở đây, chúng tôi đang tạo các mục nhập mới cho danh sách xác thực dữ liệu từ C12 đến C16 bằng cách đặt công thức đó. Hãy ghi nhớ điều đó ‘ offset!’ tham chiếu đến tên sheet mà chúng tôi đang sử dụng.
- Bây giờ hãy nhấp vào OK . Bạn sẽ thấy một Cửa sổ . Chỉ cần đóng nó.
- Sau đó chọn ô D5 và chọn Dữ liệu >> Danh sách xác thực dữ liệu .
- Thay đổi Tên nguồn thành =NameNonBlanks .
- Nhấp vào OK .
- Chọn thanh danh sách thả xuống trong ô D5 . Bạn sẽ thấy danh sách tên chúng tôi đang sử dụng.
- Bây giờ hãy viết một số tên mới trong ô C12 đến C16 .
- Sau đó chọn danh sách xác thực dữ liệu ô D5 .
Bạn có thể thấy tên mới trong danh sách thả xuống của mình. Bạn không thể thấy bất kỳ mục mới nào trong ô C16 vì chúng không nằm trong phạm vi của bạn.
Bằng cách làm theo phương pháp này, bạn có thể tạo một số khoảng trống cho các mục nhập mới trong dữ liệu của bạndanh sách xác thực mà không tạo bất kỳ khoảng trống nào trong đó.
Đọc thêm: Cách tạo danh sách thả xuống Excel để xác thực dữ liệu (8 cách)
2. Sử dụng Chuyển đến Lệnh Đặc biệt để Xóa Khoảng trống khỏi Danh sách
Chúng tôi đã tạo danh sách thả xuống ( phần 1 ) , bạn sẽ thấy rằng có khoảng trống còn lại trong đó. Để xóa chúng, chúng ta chỉ cần thực hiện theo các bước sau.
Các bước:
- Chọn các ô B5 đến B14 rồi chọn Trang chủ >> Tìm & Chọn >> Chuyển đến Đặc biệt .
- Sau đó, chọn Trống rồi nhấp vào OK .
- Thao tác này sẽ chọn các ô trống .
- Bây giờ chọn bất kỳ ô trống nào trong số này, nhấp chuột phải vào ô đó và chọn Xóa đến Xóa Trống .
- Bạn sẽ thấy hộp thoại . Chọn Dịch chuyển các ô lên và nhấp vào OK .
- Thao tác này sẽ xóa các ô trống từ danh sách ban đầu cũng như từ danh sách thả xuống .
Bằng cách làm theo phương pháp này , bạn có thể dễ dàng xóa các ô trống hoặc các ô trống khỏi danh sách thả xuống .
Đọc thêm: Tạo thả xuống xác thực dữ liệu Danh sách xuống với nhiều lựa chọn trong Excel
3. Sử dụng chức năng bộ lọc Excel để loại bỏ khoảng trống khỏi dữ liệuDanh sách xác thực
Chúng tôi có thể áp dụng chức năng FILTER trong khía cạnh này. Chúng tôi sẽ sử dụng tập dữ liệu từ Phần 2 . Để xem cách tạo danh sách thả xuống , vui lòng chuyển đến Phần 1 .
Các bước:
- Nhập công thức sau vào ô C5 .
=FILTER(B5:B14,B5:B14"") 
Đây Hàm FILTER sẽ lấy phạm vi B5:B14 và kiểm tra bất kỳ khoảng trống nào giữa phạm vi . Sau đó, nó lọc ra các ô trống hoặc trống khỏi danh sách .
- Nhấn ENTER và bạn sẽ thấy danh sách tên không có bất kỳ trống nào .
- Nhưng nếu bạn đi tới Danh sách thả xuống , bạn sẽ vẫn thấy rằng nó chứa khoảng trống từ cột C .
- Vì vậy, để xóa khoảng trống này, hãy chuyển đến Xác thực dữ liệu từ Tab dữ liệu .
- Thay đổi ô cuối cùng của phạm vi đến C11 vì danh sách đã lọc của bạn có phạm vi C5 đến C11 trong Nguồn
- Bây giờ hãy nhấp vào OK . Bây giờ, bạn sẽ không có ô trống nào trong danh sách thả xuống của mình.
Đây là một cách khá hiệu quả để xóa khoảng trống khỏi danh sách thả xuống .
Đọc thêm: Danh sách thả xuống xác thực dữ liệu Excel có bộ lọc (2 ví dụ)
Bài đọc tương tự:
- Cách sử dụng Công thức VLOOKUP tùy chỉnh trong dữ liệu ExcelXác thực
- [Đã sửa] Xác thực dữ liệu không hoạt động để sao chép, dán trong Excel (có giải pháp)
- Cách tạo danh sách xác thực dữ liệu từ bảng trong Excel (3 phương pháp)
- Áp dụng xác thực nhiều dữ liệu trong một ô trong Excel (3 ví dụ)
- Chỉ xác thực dữ liệu Excel bằng chữ và số (Sử dụng Công thức tùy chỉnh)
4. Kết hợp IF, COUNTIF, ROW, INDEX và các hàm nhỏ để xóa khoảng trống khỏi danh sách xác thực dữ liệu
Chúng ta cũng có thể sử dụng kết hợp <1 Các hàm>IF , COUNTIF , ROW , INDEX và SMALL để xóa các ô trống khỏi danh sách xác thực dữ liệu . Nó sẽ phức tạp một chút. Chúng tôi sẽ sử dụng tập dữ liệu từ Phần 2 . Và để xem cách tạo danh sách thả xuống , hãy chuyển đến Phần 1 .
Các bước:
- Đầu tiên, nhập công thức sau vào ô C5 .
=IF(COUNTIF($B$5:$B$14,"?*")
Công thức có hai phần chính. Phần đầu tiên là COUNTIF($B$5:$B$14,”?*”)
- Hàm COUNTIF đếm không trống văn bản ở đây và đó là lý do tại sao chúng tôi nhận được 7 tên trong cột C .
- Hàm ROW trả về số hàng của ô và ô trống của chúng ta ở vị trí 5 từ ô B5 . Chúng tôi đang trừ 4 vì chúng tôi muốn nó làít hơn thế.
- Bây giờ hãy nhấn ENTER .
- Sử dụng Fill Handle đến Tự động điền các ô bên dưới.
- Bây giờ chúng ta có Danh sách tên mà không có bất kỳ <1 nào>khoảng trống . Nhưng nếu chúng tôi nhấp vào danh sách xác thực dữ liệu , chúng tôi vẫn thấy khoảng trống trong danh sách thả xuống .
- Và để xóa khoảng trống này, hãy chuyển đến Xác thực dữ liệu từ Tab dữ liệu .
- Thay đổi giá trị cuối cùng ô của phạm vi đến C11 vì danh sách đã lọc của bạn có phạm vi C5 đến C11 trong Nguồn .
- Bây giờ hãy nhấp vào OK . Bây giờ, bạn sẽ không có ô trống nào trong danh sách thả xuống của mình.
Vì vậy, bạn có thể tạo một danh sách xác thực dữ liệu không có khoảng trống .
Đọc thêm: Giá trị mặc định trong danh sách xác thực dữ liệu với Excel VBA (Macro và UserForm)
5. Sử dụng các hàm kết hợp để xóa các ô trống khỏi danh sách xác thực dữ liệu
Chúng ta cũng có thể sử dụng các công thức lồng nhau kết hợp với ADDRESS , INDIRECT , Các hàm COUNTBLANK , IF và SMALL . Hãy thảo luận về thủ tục. Chúng tôi sẽ sử dụng tập dữ liệu từ Phần 2 . Bạn cũng có thể chuyển đến Phần 1 để xem cách tạo danh sách thả xuống/danh sách xác thực dữ liệu .
Các bước:
- Đầu tiên, nhập công thức sau vào ô C5 .
=IF(ROW()-ROW($B$5:$B$14)+1>ROWS($B$5:$B$14)-COUNTBLANK($B$5:$B$14),"", INDIRECT(ADDRESS(SMALL((IF($B$5:$B$14"",ROW($B$5:$B$14),ROW()+ROWS($B$5:$B$14))),ROW()-ROW($C$5:$C$14)+1),COLUMN($B$5:$B$14),4))) 
Đây,Tôi sẽ giải thích một cách rất đơn giản về cách thức hoạt động của công thức này. Nó đi qua phạm vi B5:B14 và kiểm tra các ô trống với sự trợ giúp của hàm COUNTBLANK . Sau đó, nó cũng kiểm tra những ô nào không trống trong suốt B5:B14 và do đó, nó trả về các ô không trống .
- Nhấn CTRL + SHIFT + ENTER (vì đó là công thức mảng ) và bạn sẽ thấy kết quả trong ô C5 như bên dưới.
- Bây giờ, hãy sử dụng Xử lý điền để Tự động điền các ô thấp hơn.
- Nhưng nếu bạn đi tới Danh sách thả xuống , bạn vẫn sẽ thấy nó chứa khoảng trống từ cột C .
- Và để xóa các khoảng trống này, hãy chuyển đến Xác thực dữ liệu từ Tab dữ liệu .
- Thay đổi ô cuối cùng của dải ô thành C11 vì danh sách đã lọc của bạn có dải ô C5 thành C11 trong Nguồn .
- Bây giờ hãy nhấp vào OK . Bây giờ, bạn sẽ không có ô trống nào trong danh sách thả xuống của mình.
Đây là một cách khác mà bạn có thể thực hiện một danh sách thả xuống không có trống .
Đọc thêm: Cách sử dụng câu lệnh IF trong công thức xác thực dữ liệu trong Excel ( 6 cách)
Phần thực hành
Trong phần này, tôi cung cấp cho bạn tập dữ liệu để bạn có thể tự thực hành các phương pháp này.
Kết luận
Trong mộtTóm lại, tôi đã cố gắng giải thích một số phương pháp xóa khoảng trống khỏi danh sách xác thực dữ liệu trong Excel. Những phương pháp này hơi phức tạp một chút nhưng tôi đã cố gắng tóm tắt chúng một cách rất đơn giản và dễ hiểu. Tôi yêu cầu bạn để lại một số phản hồi về bài viết này trong phần bình luận và nếu bạn có ý kiến hoặc câu hỏi của riêng mình, hãy để lại chúng trong hộp bình luận.
