I denna artikel beskrivs kortfattat några värdefulla metoder för att avlägsna blanketter från en förteckning över datavalidering i Excel. När vi har tomma punkter i en lista i ett exceldiagram, finns de också kvar i listan förteckning över datavalidering vilket är oönskat.

Jag kommer därför att arbeta med följande dataset för att visa hur du kan ta bort blanketter från en förteckning över datavalidering i Excel.

Ladda ner övningsboken

Problem när du skapar en datavalideringslista med tomma celler

Låt mig visa vad som händer om vi skapar en rullgardinslista inklusive tomma celler. Först måste vi skapa listor med rullgardinsmenyer .

Steg:

• Välj cellen C5 .
• Välj sedan Uppgifter >> Verktyg för data >> Validering av data

• A dialogruta visas. Välj Lista från Tillåt (visas i figuren nedan).

• Klicka nu på den markerade ikon .

• Därefter väljer du celler B5 till B14 och klicka på den markerade ikon .

• Klicka sedan på OK .

På detta sätt har vi precis skapat vår rullgardinslista .

Här kan du se att rullgardinslista skapas tillsammans med tomma celler Nu kommer jag att beskriva hur du kan utesluta dessa tomma celler från listor med rullgardinsmenyer .

5 sätt att ta bort blanksteg från datavalideringslistan i Excel

1. Ta bort blanksteg från datavalideringslistan med hjälp av OFFSET-funktionen

Detta är ett sätt att skapa mer utrymme för din listor med rullgardinsmenyer utan att det finns några tomrum i den kolumnen. Först måste du filter ut ur blanketter från dina data. Låt oss diskutera processen.

Vi behöver göra några ändringar i vårt dataset.

• Vi lägger till en ny kolumn före den kolumn som används för den listor med rullgardinsmenyer Vi namngav den nya kolumn och kolumn som vi använder för den rullgardinslista som Namnlista med blanketter och Förteckning utan blanketter respektive. (För att se hur man skapar en listor med rullgardinsmenyer gå till följande adress Avsnitt 1 ).

Steg:

• Skriv först följande formel i cell C5 .

Här är det FILTER funktionen kommer att ta emot intervall B5:B14 och kontrollera eventuella blanketter mellan sortiment . Då är det filter ut tomt eller . tomt celler från den lista.

• Tryck nu på ENTER Du kommer att se namnförteckning. utan någon som helst blanketter .

• Därefter väljer du Namn chef från Fliken Formel och klicka på Ny .

• Ge din sortiment ett namn. Jag kommer att använda NamnNonBlanks som namnet på sortiment .
• Skriv sedan följande formel i Hänvisar till

I det här scenariot vill vi använda några fler celler där vi kan skriva in nya namn, men vi vill inte blanketter i vår listor med rullgardinsmenyer för dessa utrymmen. Här skapar vi nya poster för förteckning över datavalidering från C12 till C16 genom att sätta in denna formel. Tänk på det ' offset! hänvisar till den ark namn som vi använder.

• Klicka nu på OK . Du kommer att se en Fönster . Bara stäng den.

• Välj sedan cell D5 och välj Uppgifter >> Förteckning över datavalidering .
• Ändra den Källans namn till =NameNonBlanks .
• Klicka på OK .

• Välj den listor med rullgardinsmenyer streck i cell D5 Du kommer att se en lista över namn vi använder.

• Skriv nu några nya namn i hela cellen C12 till C16 .
• Välj sedan förteckning över datavalidering cell D5 .

Du kan se den nya namn i din rullgardinslista Du kan inte se några nya poster under cellen C16 eftersom de inte finns i din sortiment .

Genom att följa detta tillvägagångssätt kan du skapa en del tomma utrymmen för nya poster i din förteckning över datavalidering utan att göra några som helst blanketter i den.

Läs mer: Hur man skapar Excel Drop Down List för datavalidering (8 sätt)

2. Använda kommandot Gå till specialkommando för att ta bort blanksteg från listan

Vi skapade vår listor med rullgardinsmenyer ( avsnitt 1 ), ser du att det finns blanketter För att ta bort dem kan vi helt enkelt gå igenom följande steg.

Steg:

• Välj cellerna B5 till B14 och välj sedan Hem >> Hitta & Välj >> Gå till Special .

• Därefter väljer du Blanks och klicka sedan på OK .

• Denna åtgärd väljer den tomma celler .

• Välj nu något av följande tomma celler , gör högerklicka på den och välj Ta bort till Ta bort Blanks .

• Du kommer att se en dialogruta . Välj Flytta celler uppåt och klicka på OK .

• Denna åtgärd tar bort blanketter från originalet lista samt från rullgardinslista .

Genom att följa detta tillvägagångssätt kan du enkelt ta bort blanketter eller . tomma celler från en rullgardinslista .

Läs mer: Skapa en Drop-Down-lista med datavalidering med flera val i Excel

3. Använda Excel-filterfunktionen för att ta bort blanksteg från listan över datavalidering

Vi kan tillämpa FILTER funktionen i denna aspekt. Vi kommer att använda dataset från Avsnitt 2 För att se hur du skapar en rullgardinslista gå till följande adress Avsnitt 1 .

Steg:

• Skriv följande formel i cell C5 .

Här är det FILTER funktionen kommer att ta emot intervall B5:B14 och kontrollerar eventuella blanketter mellan sortiment . Då är det filter ut tomt eller . tomt celler från den lista.

• Tryck på ENTER och du kommer att se förteckning över namn utan någon som helst blanketter .

• Men om du går till Lista med rullgardinsmenyer ser du ändå att den innehåller blanketter från kolumn C .

• För att ta bort dessa blanketter , gå till Validering av data från Fliken Data .
• Ändra den sista cellen i sortiment till C11 som din filtrerad listan har den intervall C5 till C11 i den Källa

• Klicka nu på OK Du kommer nu inte att ha någon tomt celler i din rullgardinslista .

Detta är ett ganska effektivt sätt att ta bort blanketter från en listor med rullgardinsmenyer .

Läs mer: Excel-datavalidering Drop Down-lista med filter (2 exempel)

Liknande läsningar:

• Hur man använder anpassad VLOOKUP-formel i Excel-datavalidering
• [Fastställd] Datavalidering fungerar inte vid kopiering och klistring i Excel (med lösning)
• Hur man gör en datavalideringslista från en tabell i Excel (3 metoder)
• Tillämpa flera datavalideringar i en cell i Excel (3 exempel)
• Excel-datavalidering Endast alfanumeriska data (med hjälp av anpassad formel)

4. Kombinera IF, COUNTIF, ROW, INDEX och små funktioner för att ta bort blanksteg från datavalideringslistan

Vi kan också använda kombinationen av IF , COUNTIF , ROW , INDEX och SMALL funktioner för att ta bort tomma celler från förteckning över datavalidering . Det kommer att bli lite komplicerat. Vi kommer att använda datasetet från Avsnitt 2 . och för att se hur man skapar en rullgardinslista , gå till Avsnitt 1 .

Steg:

• Skriv först följande formel i cell C5 .

Formeln består av två huvuddelar. Den första delen är COUNTIF($B$5:$B$14,"?*") ="" strong=""> och den andra är INDEX(B:B,SMALL(IF(B$5:B$14""",ROW(B$5:B$14)),ROWS(B$5:B5)))) .

• COUNTIF funktion räknar ej utelämnad text här och det är därför vi får den 7 namn på kolumn C .
• ROW funktionen returnerar den rad antal av en cell och vår tomma cell befinner sig på följande position 5 från cell B5 Vi drar bort 4 eftersom vi vill att det ska vara mindre än så.
• Slå nu på ENTER .

• Använd Handtag för fyllning till AutoFill de nedre cellerna.

• Nu har vi den Namnlista utan någon som helst blanketter Men om vi klickar på förteckning över datavalidering , vi ser fortfarande blanketter i den rullgardinslista .

• Och för att ta bort dessa blanketter , gå till Validering av data från Fliken Data .
• Ändra den sista cellen i sortiment till C11 som din filtrerad listan har den intervall C5 till C11 i den Källa .

• Klicka nu på OK Du kommer nu inte att ha någon tomt celler i din rullgardinslista .

På så sätt kan du göra en förteckning över datavalidering utan blanketter .

Läs mer: Standardvärde i listan för datavalidering med Excel VBA (makro och användarformulär)

5. Använda kombinerade funktioner för att ta bort tomma celler från datavalideringslistan

Vi kan också använda inbäddade formler i kombination med ADRESS , INDIRECT , COUNTBLANK , IF och SMALL Vi diskuterar förfarandet. Vi kommer att använda datasetet från Avsnitt 2 Du kan också gå till Avsnitt 1 för att se hur man skapar en Listan med rullgardinsmenyer/lista för validering av data .

Steg:

• Skriv först följande formel i cell C5 .

Här ska jag på ett mycket enkelt sätt förklara hur denna formel fungerar. Den går igenom följande intervall B5:B14 och kontrollerar tomma celler med hjälp av COUNTBLANK funktion. Därefter kontrolleras också vilka celler som inte är tomt i hela B5:B14 och därmed återges icke-tomma celler .

• Tryck på CTRL + SHIFT + ENTER (eftersom det är en matris formeln) och du kommer att se resultatet i cellen C5 som nedan.

• Använd nu Handtag för fyllning till AutoFill de nedre cellerna.

• Men om du går till Lista med rullgardinsmenyer ser du ändå att den innehåller blanketter från kolumn C .

• Och för att ta bort dessa blanketter , gå till Validering av data från Fliken Data .
• Ändra den sista cellen i sortiment till C11 som din filtrerad listan har den intervall C5 till C11 i den Källa .

• Klicka nu på OK Du kommer nu inte att ha någon tomt celler i din rullgardinslista .

Detta är ett annat sätt att göra en rullgardinslista fri från blanketter .

Läs mer: Hur man använder IF-satsen i en formel för datavalidering i Excel (6 sätt)

Övningssektionen

I det här avsnittet ger jag dig datasetetet så att du kan öva på dessa metoder på egen hand.

Slutsats

I ett nötskal försökte jag förklara några metoder för att ta bort ämnen från en förteckning över datavalidering i Excel. Dessa metoder är lite komplicerade, men jag har försökt att beskriva dem på ett enkelt och begripligt sätt. Jag ber dig lämna feedback på den här artikeln i kommentarsfältet, och om du har egna idéer eller frågor kan du också lämna dem i kommentarsfältet.