Noen ganger må vi kanskje søke etter bestemte data å jobbe med. Men når datasettet er stort, er det veldig vanskelig å finne det vi leter etter. I denne artikkelen vil vi vise deg hvordan du trekker ut data fra Excel basert på forskjellige kriterier.

Last ned praksismal

Du kan laste ned gratis praksis Excel-mal herfra.

5 måter å trekke ut data fra Excel basert på kriterier

Denne delen vil diskutere 5 forskjellige måter å trekke ut data fra Excel basert på visse kriterier.

1. Implementering av matriseformel for å trekke ut data fra Excel basert på områdekriterier

Fra følgende datasett som et eksempel, vil vi beskrive for deg prosessen med å trekke ut data basert på rekkevidde. Anta at vi har et datasett med studentenes detaljer, hvorfra vi kun ønsker å hente studentdetaljene som fikk karakterer fra 80 til 100 .

Trinnene for å trekke ut data basert på et bestemt område ved å bruke Array -formelen er gitt nedenfor.

Trinn:

• Først, lagre tilstanden i andre celler for å arbeide med dem senere. Det betyr at ettersom vi skal trekke ut studentenes detaljer som fikk karakterer fra 80 til 100 , lagret vi 80 som startverdi og 100 som sluttverdi i Cellene I4 og I5 henholdsvis.

Vi må også lagre kolonnen der vi skal sebetingelsen i regnearket for å bruke senere. Se følgende bilde der vi definerer tilstanden vår for å trekke ut elevenes detaljer om merker 80 til 100 i to forskjellige celler som >=80 og <=100 under Merker og vi vil bruke cellereferansenumrene til disse cellene senere i arbeidet vårt.

Trinnene for å trekke ut data basert på et bestemt område ved å bruke Excels avanserte filter er gitt nedenfor.

Trinn:

• Først velger du hele datatabellen .
• For det andre, gå til Data -> Avansert .

• Til slutt vil du se rekkevidden av dine valgte data i boksen ved siden av Listeområde .
• Velg deretter cellene som har de definerte betingelsene , i boksen ved siden av Kriteriumområde . Du vil se at navnet på regnearket vil bli automatisk generert der, etter cellereferansenumrene for å holde de forhåndsdefinerte betingelsene.
• Til slutt klikker du OK .

Som et resultat vil du få alle detaljene kun for elevene som fikk karakterer fra 80 til 100 .

Les mer: Pakk ut filtrerte data i Excel til et annet ark (4 metoder)

5. Trekk ut data fra Excel-definert tabell basert på områdekriterier

Du kan trekke ut data fra en Excel-definert tabell fra Excel-regnearket ved å bruke filteret alternativ.

Vurder følgende uorganiserte datasett, som vi først vil definere som en Excel-tabell og deretter trekke ut data derfra.

Trinnene for å trekke ut data fra Excel-definerte tabeller basert på et bestemt område er gitt nedenfor.

Trinn:

• I begynnelsen velger du en hvilken som helst celle fra datasettet ditt og trykk Ctrl T .

• Deretter vil en popup-boks Opprett tabell vises, og viser området til datasettet som verdier . Hold avmerkingsboksen Min tabell har overskrifter merket.
• Klikk senere på OK .

Det vil automatisk generere en tabell basert på datasettet ditt med en rullegardinknapp sammen med overskriftene.

• Så, som vi tidligere vist deg, klikk på rullegardinknappen ved siden av Merker -kolonnen, da vi ønsker å trekke ut data basert på merkene.
• Senere, fra rullegardinlisten, velg Tallfiltre -> Mellom... (igjen, mens vi trekker ut data mellom 80 til 100 , velger vi alternativet Mellom . Du kan velge andre alternativer fra listen i henhold til kriteriene dine) .

• Nå, fra popup-boksen Egendefinert autofilter , velg 80 fra 1>rullegardinliste som vises ved ganske enkelt å klikke på rullegardinknappen ved siden av er større enn eller lik -etiketten, og velg 100 i etikettboksen er mindreenn eller lik .
• Til slutt klikker du OK .

Til slutt får du en Excel-definert tabell som bare inneholder detaljene til elevene som fikk poeng fra 80 til 100 .

Les mer: Hvordan trekke ut data Fra tabell basert på flere kriterier i Excel

Husk

• Ettersom rekkevidden til datatabellmatrisen for å søke etter verdien er fast , ikke glem å sette dollar ($) -tegnet foran cellereferansenummeret til matrisetabellen.
• Når du arbeider med matriseverdier, ikke glem å trykke på Ctrl + Shift + Enter på tastaturet mens du trekker ut resultater. Å trykke bare Enter vil bare fungere når du bruker Microsoft 365 .
• Etter å ha trykket Ctrl + Shift + Enter , vil du legge merke til at formellinjen omsluttet formelen i krøllete klammeparenteser {} , og erklærte den som en matriseformel. Ikke skriv inn disse parentesene {} selv, Excel gjør dette automatisk for deg.

Konklusjon

I denne artikkelen har vi har lært å trekke ut data fra Excel basert på ulike kriterier. Jeg håper at denne artikkelen har vært veldig nyttig for deg. Still gjerne spørsmål hvis du har angående emnet.

• For det tredje trykker du Ctrl + Shift + Enter på tastaturet.

Deretter vil du få de første utpakkede dataene som samsvarer med tilstanden din i resultatcellen. f.eks. Johnny hvis ID er 3 fikk 80 Marks i Biology og posten hans er lagret i datasettet i forkant av andre, så vi fikk Johnnys ID 3 i resultatcellen.

• Nå drar du rundt kolonnene og radene med Fyllhåndtak for å hente detaljene til bare elevene som fikk karakterer fra 80 til 100 .

Formeloversikt

• INDEKS($B$5:$E$14,,$I$6)
  • Utdata: {60;30;80;55;87 ;95;100;42;25;18}
  • Forklaring: INDEX-funksjonen returnerer vanligvis en enkelt verdi eller en hel kolonne eller rad fra et gitt celleområde. 3 er lagret i cellen $I$6 , så den returnerer hele kolonnen nr. 3 ( Marks -kolonnen) fra hele området av datasettet ( $B$5:$E$14 ) som utdata.

• INDEX($B$5:$E $14,,$I$6)<=$I$5 -> blir til,
  • {60;30;80;55;87;95;100;42;25;18}<=100
  • Utdata: {TRUE ;TRUE;TRUE;TRUE;TRUE;TRUE;TRUE;TRUE;TRUE;TRUE}
  • Forklaring: Vi lagret 100 i Celle $I$5 . Siden alle verdiene er mindre enn 100 ($I$5) , returnerer den en kolonne full av TRUE .

Tilsvarende

• INDEX($B$5:$E$14,,$I$6)>=$I$4 -> blir,
  • { 60;30;80;55;87;95;100;42;25;18}>=80
  • Utdata: {FALSE;FALSE;TRUE;FALSE;TRUE;TRUE;TRUE;FALSE;FALSE;FALSE}
  • Forklaring: Vi lagret 80 i Celle $I$4 . Så den returnerer TRUE når verdien fra kolonnen er lik eller større enn 80 ; ellers returnerer den FALSE .

• (INDEX($B$5:$E$14,,$I$6)= $I$4) -> blir,
  • {TRUE;TRUE;TRUE;TRUE;TRUE;TRUE;TRUE;TRUE;TRUE;TRUE}*{FALSE;FALSE;TRUE;FALSE;TRUE;TRUE;TRUE;FALSE; FALSE;FALSE}
  • Utdata: {0;0;1;0;1;1;1;0;0;0}
  • Forklaring: Boolske verdier har numeriske ekvivalenter, TRUE = 1 og FALSE = 0 (null) . De konverteres når du utfører en aritmetisk operasjon i en formel.

• RAD($B$5:$E$14)
  • Utdata: {5;6;7;8;9;10;11;12;13;14}
  • Forklaring: The ROW funksjon beregner radnummeret til en cellereferanse.

• MATCH(RAD($B$5:$E$14),RAD($B$5:$E$14)) -> blir,
  • MATCH({5;6;7;8;9;10;11;12;13;14},{5;6;7;8;9;10;11; 12;13;14})
  • Utdata: {1; 2; 3; 4; 5; 6; 7; 8; 9; 10}
  • Forklaring: MATCH-funksjonen returnerer den relative posisjonen til et element i en matrise eller cellereferanse som samsvarer med en spesifisert verdi i en bestemt rekkefølge .

• IF((INDEX($B$5:$E$14,,$I$6)=$I$4),MATCH(RAD( $B$5:$E$14),ROW($B$5:$E$14)),"") -> blir,
  • HVIS( {0;0;1;0;1;1;1;0;0;0}), {1 ; 2; 3; 4; 5; 6; 7; 8; 9; 10},””)
  • Utdata: {“”; ""; 3; ""; 5; 6; 7; ""; ""; “”}
  • Forklaring: HVIS-funksjonen returnerer én verdi hvis den logiske testen er TRUE og en annen verdi hvis den logiske testen er USANN .

• LITEN(IF((INDEX($B$5:$E$14,,$I$6 )=$I$4),MATCH(RAD($B$5:$E$14),RAD($B$5:$E$14)),,””),RADER(G11:$G$11)) -> ; blir,
  • SMALL({“”; “”; 3; “”; 5; 6; 7; “”; “”; “”},RADER(G11:$G$11)) -> blir,
  • LITEN({“”; “”; 3; “”; 5; 6; 7; “”; “”; “”},1)
  • Utdata: 3
  • Forklaring: SMALL-funksjonen returnerer k-th minste verdi fra en gruppe med tall. 3 er den minste i dettegruppe.

• INDEKS($B$5:$E$14,SMALL(IF((INDEX($B$5:$E$14,,$ I$6)=$I$4),MATCH(RAD($B$5:$E$14),RAD($B$5:$E$14)),","),RADER(G11:$G$11)),KOLONNER( $A$1:A1)) -> blir,
  • INDEKS($B$5:$E$14,3,,1)
  • Utdata: {3; «Johnny», 80, «Biology»
  • Forklaring: INDEKS funksjonen returnerer en verdi fra et celleområde( $B$5 :$E$14 ), spesifisert av verdien basert på et rad- og kolonnenummer.

Les mer: Hvordan Trekk ut data fra celle i Excel (5 metoder)

2. Implementering av matriseformel for å trekke ut data fra Excel basert på flere betingelser

I delen ovenfor hentet vi ut data basert på et gitt område. Men i denne delen vil vi vise deg hvordan du trekker ut data basert på flere forhold.

Se på det samme datasettet som før, men her i stedet for å lagre et verdiområde (merker 80 til 100) som en betingelse, vi lagret flere forhold som å hente studentenes detaljer fra både kjemi- og biologiavdelinger .

Trinnene for å trekke ut data basert på flere forhold ved å bruke Array er gitt nedenfor.

Trinn:

• For det første, lagre betingelsene i andre celler for å jobbe med dem senere. Det betyr at når vi skal trekke ut studentenes detaljer fra kjemi - og biologi -avdelingene, har vi lagret kjemi og biologi i Cellene H5 og H6 henholdsvis.
• For det andre, i en annen celle, der du vil ha resultatet (vi ønsket vårt resultat i Celle G11 ), skriv følgende formel,

• For det tredje trykker du Ctrl + Shift + Enter på tastaturet.

Senere vil du få de første utpakkede dataene som samsvarer med betingelsene dine i resultatcellen. f.eks. Johnny hvis ID er 3 er fra Biologiavdelingen og posten hans er lagret i datasettet foran andre, så vi fikk Johnnys ID 3 i resultatcellen.

• Nå drar du rundt kolonnene og radene med Fyllhåndtak for å hente detaljene til bare elevene som er fra Avdeling for kjemi og biologi .

Formeloversikt

• COUNTIF($H$5:$H$6,$E$5:$E$14) -> blir,
  • COUNTIF({“Kjemi”;“Biologi”},{“Matte”;“Fysikk”;“Biologi”;“Kjemi”;“Fysikk”;“Fysikk”;“Matte ”;“Kjemi”;“Matte”;“Biologi”}
  • Utdata: {0;0;1;1;0;0;0;1;0;1}
  • Forklaring: TELLHVIS-funksjonen gjør det mulig å identifisere celler i området $H$5:$H$6 som er lik $E$5:$E$14 .

• IF(COUNTIF($H$5:$H$6,$E$5:$E $14), MATCH(ROW($B$5:$E$14), ROW($B$5:$E$14)), “”) -> blir,
  • IF( {0;0;1;1;0;0;0;1;0;1},MATCH(RAD($B$5:$E$14), ROW($B$5:$E$14)), “”) -> blir,
  • HVIS({0;0;1;1;0;0;0;1;0;1},{ 1; 2; 3; 4; 5; 6; 7; 8; 9; 10},””)
  • Utdata: {“”; ""; 3; 4; ""; "";""; 8; “”;10}
  • Forklaring: HVIS funksjonen har tre argumenter, det første må være et logisk uttrykk. Hvis uttrykket evalueres til SANN skjer en ting (argument 2) og hvis USANN skjer en annen ting (argument 3). Det logiske uttrykket ble beregnet i trinn 1, TRUE er lik 1 og FALSE er lik 0 (null) . Rad nr. 3, 4, 8 og 10 vurderer TRUE (1) .

• LITEN(HVIS(ANTALLHVIS($H$5:$H$6,$E$5:$E$14), MATCH(RAD($B$5:$E$14), RAD($B$5:$E$14) ), “”), ROWS(G11:$G$11)) -> blir,
  • SMALL({“”; “”; 3; 4; “”; “”;“”; 8; “”;10},RADER(G11:$G$11)) -> blir,
  • LITEN({“”; “”; 3; 4; “”; “”;“”; 8; “”;10},1)
  • Utdata: 3
  • Forklaring: Funksjonen SMALL returnerer k-te minste verdi fra en gruppe med tall. 3 er den minste i denne gruppen.

• INDEKS($B$5:$E$14, SMALL(IF(COUNTIF) ($H$5:$H$6,$E$5:$E$14), MATCH(ROW($B$5:$E$14), ROW($B$5:$E$14)), ""), ROWS(G11) :$G$11)), COLUMNS($B$5:B5)) -> blir,
  • INDEKS($B$5:$E$14, 3, COLUMNS($B$5:B5)) -> blir,
  • INDEKS($B$5:$E$14, 3, 1)
  • Utdata: {3; "Johnny", 80, "Biologi"
  • Forklaring: Funksjonen INDEKS returnerer en verdi fra et celleområde ( $B$5:$E$14 ), spesifisert av verdien basert på et rad- og kolonnenummer.

Les mer: Returner flere verdier i Excel basert på enkeltkriterier (3 alternativer)

3. Bruke Filter Command Tool for å trekke ut data fra Excel basert på områdekriterier

Filterkommandoverktøyet i Excel er et av de mest brukte og effektive verktøyene for å trekke ut spesifikke data basert på forskjellige kriterier.

Se på følgende datasett. Tidligere brukte vi det som vårt eksempel for å trekke ut elevenes detaljer som fikk karakterer fra 80 til 100 ved å implementere Array-formelen. Men i denne delen vil vi lære hvordan du gjør det ved å bruke Excels filterverktøy .

Trinnene for å trekke ut data basert på et bestemt område ved å bruke Excels filter er gitt nedenfor.

Trinn:

• Velg først bare overskriften til datasettet.
• For det andre, gå til Data -> Filter .

• For det tredje vil det sette inn en rullegardinknapp i hvert overskriftsnavn på datasettet.

• Så, siden vi ønsker å trekke ut data basert på merkene, så klikk på rullegardinknappen ved siden av merkene kolonne.
• Deretter, fra rullegardinlisten, velg Tallfiltre -> Mellom... (igjen, ettersom vi trekker ut data mellom 80 til 100 , så vi velger alternativet Mellom . Du kan velge andre alternativer fra listen i henhold til dine kriterier).

• Nå, fra popup-vinduet Egendefinert autofilter velger du 80 fra rullegardinlisten som vil vises ved å klikke på rullegardinknappen ved siden av er større enn eller lik etikett, og velg 100 i etikettboksen er mindre enn eller lik .
• Senere klikker du OK .

Til slutt får du alle detaljene kun for elevene som fikk karakterer fra 80 til 100 .

Les mer: Hvordan trekke ut data fra bilde til Excel (med raske trinn)

Lignende avlesninger

• Hvordan importere data til Excel fra en annen Excel-fil (2 måter)
• VBA-kode for å konvertere tekstfil til Excel (7 metoder) )
• Hvordan konvertere tekstfil til Excel automatisk (3 egnede måter)
• Konverter Excel til tekstfil med skilletegn (2 enkle tilnærminger)
• Hvordan importere tekstfil med Multi ple skilletegn til Excel (3 metoder)

4. Bruke avansert filter for å trekke ut data fra Excel basert på områdekriterier

Hvis du ikke vil gå gjennom mange trinn vist i Filter-delen, kan du bruke Avansert filter -alternativet i Excel for å trekke ut data basert på et gitt område.

For å bruke det avanserte filteralternativet i Excel, må du definere