Mục lục
Trong Microsoft Excel, có rất nhiều phương pháp có sẵn để tìm các bản sao trong một cột. Chúng ta có thể chèn một hàm hoặc sử dụng công thức kết hợp để xác định các giá trị trùng lặp hoặc trùng khớp trong bảng tính Excel của mình. Trong bài viết này, bạn sẽ tìm hiểu tất cả các phương pháp đơn giản khả thi để tìm các giá trị trùng lặp trong một cột với các ví dụ và hình minh họa phù hợp.
Tải Sổ bài tập thực hành xuống
Bạn có thể tải xuống sổ làm việc Excel mà chúng tôi đã sử dụng để chuẩn bị cho bài viết này.
Tìm các bản sao trong một cột.xlsx
8 cách phù hợp để tìm Sao chép trong một cột với công thức Excel
1. Sử dụng hàm COUNTIF để tìm các tên trùng lặp cùng với lần xuất hiện đầu tiên
Trong bảng sau, có một số tên nằm dưới tiêu đề Tên trong Cột B . Và bên dưới tiêu đề Trùng lặp trong Cột C , chúng ta sẽ sử dụng hàm COUNTIF để tìm hiểu xem có bất kỳ tên nào trong cột bên trái có trùng lặp hay không. Công thức sẽ trả về TRUE đối với tên trùng lặp và FALSE đối với tên duy nhất.
Trong kết quả đầu tiên Ô C5 , công thức với hàm COUNTIF sẽ là:
=COUNTIF($B$5:$B$14,B5)>1 Sau khi nhấn Enter và tự động điền các ô còn lại trong Cột C , chúng ta sẽ nhận được kết quả sau.
Trong công thức này, Hàm COUNTIF trả về số lần đếm cho mỗi tên và bằng cách sử dụngtoán tử logic, chúng tôi đã tìm số đếm lớn hơn 1 . Do đó, chúng tôi có thể xác định các bản sao bằng cách chỉ tìm kiếm giá trị boolean 'TRUE' .
Đọc thêm: Công thức tìm các bản sao trong Excel (6 Easy Cách)
2. Tạo Công thức với các hàm IF và COUNTIF để tìm các giá trị trùng lặp trong một cột
Chúng ta cũng có thể kết hợp các hàm IF và COUNTIF để trả về kết quả đầu ra với các văn bản tùy chỉnh . Trong tiêu đề Đầu ra , công thức sẽ trả về ‘Duplicate’ cho các tên trùng lặp có trong Cột B . Và nếu một văn bản là duy nhất trong cột Tên thì công thức sẽ trả về khoảng trống cho giá trị văn bản tương ứng.
Vì vậy, công thức cần thiết kết hợp giữa NẾU và Các hàm COUNTIF trong Ô C5 phải là:
=IF(COUNTIF($B$5:$B$14,B5)>1,"Duplicate","") Bây giờ hãy nhấn Enter , sử dụng Fill Handle để tự động điền các ô khác trong tiêu đề Đầu ra và bạn sẽ tìm thấy các đầu ra sau cùng một lúc.
Trong công thức này, hàm IF tìm kiếm số lượng nhiều hơn 1 và nếu tìm thấy, hàm này sẽ trả về văn bản được chỉ định 'Duplicate' , nếu không sẽ là một ô trống.
Đọc thêm: Cách tìm các giá trị trùng lặp trong Excel bằng công thức (9 phương pháp)
3. Tìm các giá trị trùng lặp trong một cột mà không có lần xuất hiện đầu tiên trong Excel
Trong phần này, chúng tôi sẽ chèn một công thức sẽ hiển thị 'Duplicate' từsự xuất hiện thứ 2 của một văn bản tương tự. Ví dụ: nếu một tên trong Cột B xuất hiện ba lần, thì công thức sẽ trả về văn bản được xác định 'Duplicate' chỉ cho lần xuất hiện thứ 2 và thứ 3.
Công thức cần thiết cho đầu ra đầu tiên Ô C5 sẽ là:
=IF(COUNTIF($B$5:$B5,B5)>1,"Duplicate","") Sau khi nhấn Enter và kéo xuống ô cuối cùng trong cột Đầu ra , chúng ta sẽ nhận được các giá trị trả về sau.
Đối với đầu ra đầu tiên trong Ô C5 , chúng tôi đã xác định phạm vi ô chỉ với $B$5:$B5 và do đó, công thức sẽ chỉ tìm ô đầu tiên để tìm giá trị trùng lặp. Trong khi kéo xuống Fill Handle để tìm kết quả đầu ra tiếp theo, số lượng ô trong phạm vi được xác định cho hàm COUNTIF tăng thêm 1 cho mỗi ô kế tiếp. Vì vậy, lần xuất hiện đầu tiên của bất kỳ văn bản nào trong cột Tên không được tính nhiều hơn 1 tại đây.
Đọc thêm: Cách tìm nội dung trùng lặp trong a Column Sử dụng Excel VBA (5 cách)
4. Công thức Excel để tìm các bản sao phân biệt chữ hoa chữ thường trong một cột
Bây giờ, chúng ta sẽ áp dụng một công thức kết hợp khác để tìm các bản sao phân biệt chữ hoa chữ thường. Chúng ta sẽ kết hợp các hàm IF, SUM và EXACT tại đây. Hàm EXACT kiểm tra xem hai chuỗi có hoàn toàn giống nhau hay không. Hàm SUM chỉ tính tổng các giá trị số.
Trong đầu ra đầu tiên ÔC5 , công thức kết hợp với các hàm được giới thiệu sẽ là:
=IF(SUM((--EXACT($B$5:$B$14,B5)))<=1,"","Duplicate") Bây giờ nhấn Enter và tự động điền toàn bộ cột để tìm tất cả các giá trị trả về.
Nếu để ý, bạn sẽ thấy rằng tên 'Fred' xuất hiện ba lần trong cột Tên . Nhưng công thức đã trả về 'Duplicate' chỉ cho hai lần xuất hiện đầu tiên và lần xuất hiện thứ ba bị bỏ qua vì chữ cái đầu tiên của nó không khớp với các chữ cái khác.
🔎 Công thức hoạt động như thế nào?
- Hàm EXACT ở đây tìm kiếm phân biệt chữ hoa chữ thường và chính xác khớp với văn bản đầu tiên trong cột Tên và do đó trả về đầu ra sau:
{TRUE;FALSE;FALSE;FALSE;FALSE;FALSE;FALSE;FALSE;FALSE;FALSE}
- Với việc sử dụng đơn vị kép (–) , giá trị trả về chuyển thành số, '1' cho TRUE và '0' cho SAI . Vì vậy, các giá trị trả về ở đây sẽ là:
{1;0;0;0;0;0;0;0;0;0}
- Hàm SUM sau đó tính tổng tất cả các giá trị số được tìm thấy ở bước trước.
- =SUM((–EXACT($B$5:$B$14, B5)))<=1: Phần này của công thức kiểm tra xem tổng hoặc giá trị trả về được tìm thấy ở bước cuối cùng có bằng hoặc nhỏ hơn 1 .
- Cuối cùng, hàm IF tìm tổng nhỏ hơn hoặc bằng 1 và trả về một ô trống, còn nếu không tìm thấy thì hàm sẽ trả về văn bản đã xác định 'Duplicate' .
- Công thức sẽ áp dụng cho các ô còn lại trong cột Đầu ra sau khi chúng ta điền vào ô đầu tiên.
Đọc thêm: Tìm nội dung trùng lặp trong hai cột trong Excel (6 phương pháp tiếp cận phù hợp)
Bài đọc tương tự
- Excel Tìm hàng trùng lặp trong cột và xóa hàng (4 cách nhanh chóng)
- Excel Tìm hàng trùng lặp dựa trên nhiều cột
- Cách tìm các hàng trùng lặp trong Excel (5 cách nhanh chóng)
- Danh sách 10 hàng đầu trong Excel có các hàng trùng lặp (2 cách)
- Cách so sánh Các hàng trong Excel đối với các bản sao
5. Tìm chuỗi trùng lặp bằng công thức Excel
Trong phần này, chúng ta sẽ tìm kiếm các chuỗi trùng lặp bằng hàm COUNTIF và sau đó hàm này sẽ trả về số thứ tự của mỗi lần xuất hiện của văn bản tương tự trong cột Đầu ra.
Công thức bắt buộc trong đầu ra đầu tiên Ô C5 là:
=COUNTIF($B$5:$B5,B5) Nhấn Enter , điền vào toàn bộ cột và bạn sẽ nhận được các giá trị trả về sau. Trong hình bên dưới, tên Fred xuất hiện ba lần và trong các ô đầu ra được đánh dấu, bạn sẽ thấy các số thứ tự cho tất cả các lần trùng lặp bao gồm cả lần xuất hiện đầu tiên.
Trong công thức này, chúng tôi đã sử dụng tham chiếu ô tương đối cho phạm vi ô đã chọn. Vì vậy, khi công thức bắt đầu đi xuống cột Đầu ra , nó sẽ lấysố lượng ô tăng lên chỉ đến ô đầu ra tương ứng. Do đó, văn bản trùng lặp trong tất cả các ô tiếp theo sẽ bị bỏ qua cho đến khi công thức đạt đến giá trị trùng lặp tương ứng đó.
6. Lọc và xóa các giá trị trùng lặp trong một cột trong Excel
Sau khi áp dụng công thức để tìm các giá trị trùng lặp, chúng ta có thể lọc và xóa chúng ngay. Trong hình dưới đây, dữ liệu đầu ra đã được tìm thấy bằng cách làm theo phương pháp trước đó. Bây giờ, chúng ta sẽ thực hiện các bước tiếp theo để đạt được các mục tiêu của mình trong phần này.
📌 Bước 1:
➤ Chọn toàn bộ bảng trước tiên bao gồm các tiêu đề của nó.
➤ Trong tab Trang chủ , chọn tùy chọn Lọc từ Sắp xếp & Trình đơn thả xuống Bộ lọc trong nhóm lệnh Chỉnh sửa .
Vì vậy, chúng tôi vừa kích hoạt Bộ lọc các nút cho tiêu đề của chúng tôi trong bảng sau.
📌 Bước 2:
➤ Nhấp vào Nhập thả xuống và bỏ chọn tùy chọn đầu tiên hiển thị giá trị số '1' .
➤ Bây giờ nhấn OK .
Chúng tôi hiện đang xem các văn bản trùng lặp không có lần xuất hiện đầu tiên trong bảng được lọc bên dưới.
📌 Bước 3:
➤ Chọn các ô chứa tên và kết quả đầu ra tương ứng.
➤ Và xóa tất cả.
📌 Bước 4:
➤ Mở lại bộ lọc Đầu ra .
➤ Đánh dấu tùy chọnchỉ hiển thị '1' .
➤ Nhấn Enter và bạn đã hoàn tất.
Thích trong ảnh chụp màn hình sau đây, bây giờ bạn sẽ chỉ nhận được tất cả dữ liệu văn bản duy nhất hoặc tên.
Đọc thêm: Cách tìm & Xóa các hàng trùng lặp trong Excel
7. Công thức Excel để tìm các giá trị trùng lặp trong một cột dựa trên điều kiện
Chúng ta cũng có thể chèn một điều kiện và tìm ra các giá trị trùng lặp tương ứng với các giá trị nằm trong một cột. Trong hình bên dưới, chúng ta hiện có một cột bổ sung đại diện cho các phòng ban của tất cả nhân viên trong một tổ chức.
Bây giờ, chúng ta có thể có hai nhân viên có tên giống nhau nhưng ở các phòng ban khác nhau. Và một trong những tên của họ với bộ phận tương ứng có thể xuất hiện trùng lặp trong tập dữ liệu sau. Bằng cách kết hợp các hàm IF và COUNTIFS , bây giờ chúng ta sẽ tìm các hàng trùng lặp đó.
Công thức bắt buộc trong đầu ra đầu tiên Ô D5 sẽ là:
=IF(COUNTIFS($B$5:$B$14,B5,$C$5:$C$14,C5)>1,"Duplicate","") 
Sau khi nhấn Enter và điền vào toàn bộ cột Đầu ra , chúng ta sẽ nhận được giá trị trả về như hình bên dưới.
Trong Cột B , chúng tôi có tên 'Fred' ba lần nhưng chỉ trong số đó là với bộ phận Bán hàng (Hàng 7) . Hai lần xuất hiện khác của tên tương tự là với bộ phận Tiếp thị (Hàng 9 và Hàng 13) . Vì vậy, một trong số đó là một bản sao. Như vậy, chúng ta có thểnhập nhiều điều kiện trong hàm COUNTIFS để tìm đầu ra được yêu cầu.
Đọc thêm: Tìm giá trị khớp hoặc trùng lặp trong Excel
8. Tìm và đánh dấu các nội dung trùng lặp bằng quy tắc định dạng có điều kiện
Trong phần cuối cùng, chúng ta sẽ tìm ra các nội dung trùng lặp và đánh dấu chúng bằng cách sử dụng lệnh Định dạng có điều kiện . Chúng ta sẽ gán một công thức với hàm COUNTIF trong Hộp Quy tắc và sau đó xác định định dạng của các ô nơi công thức của chúng ta sẽ trả về giá trị boolean 'TRUE' chỉ.
Bây giờ chúng ta hãy làm theo các bước bên dưới để đáp ứng các tiêu chí:
📌 Bước 1:
➤ Chọn tất cả các tên dưới tiêu đề Tên trong Cột B .
➤ Trong dải băng Trang chủ , chọn tùy chọn Quy tắc mới từ trình đơn thả xuống Định dạng có điều kiện .
Một hộp thoại có tên Quy tắc định dạng mới sẽ xuất hiện.
📌 Bước 2:
➤ Chọn Loại quy tắc làm 'Sử dụng công thức để xác định các ô cần định dạng ' .
➤ Trong hộp Mô tả quy tắc , nhúng công thức sau:
=COUNTIF($B$5:$B$14,B5)>1 ➤ Nhấn Định dạng .
📌 Bước 3:
➤ Trong <3 Cửa sổ>Định dạng ô , chuyển sang tab Điền và chọn màu nền cho các ô trùng lặp.
➤ Nhấn OK .
📌 Bước 4:
➤ Bạn sẽ tìm thấy bản xem trước định dạng củaô như trong hình bên dưới.
➤ Nhấn OK lần cuối và chúng ta đã hoàn tất.
Cuối cùng , bạn sẽ nhận thấy các mục trùng lặp được đánh dấu bao gồm các lần xuất hiện đầu tiên như được hiển thị trong ảnh chụp màn hình sau.
Đọc thêm: Cách tìm, Làm nổi bật & Xóa trùng lặp trong Excel
Lời kết luận
Tôi hy vọng tất cả các phương pháp đơn giản được đề cập ở trên sẽ giúp bạn áp dụng chúng trong bảng tính Excel của mình khi bạn có để xác định các bản sao với các công thức. Nếu bạn có bất kỳ câu hỏi hoặc phản hồi nào, vui lòng cho tôi biết trong phần bình luận. Hoặc bạn có thể xem các bài viết khác của chúng tôi liên quan đến hàm Excel trên trang web này.
