Trong nhiều lần sử dụng Excel, đôi khi chúng tôi bắt gặp các ô trống ngẫu nhiên trong trang tính Excel. Trong hầu hết các trường hợp vì giá trị ô không trống trên cùng của chúng giống nhau đối với tất cả các hàng. Vì vậy, người dùng không bận tâm đến việc lấp đầy các ô đó bằng các giá trị lặp đi lặp lại bằng tay. Nhưng để rõ ràng, chúng ta cần điền vào các ô trống đó bằng giá trị tiếp theo. Trong bài viết này, chúng ta sẽ thảo luận về cách chúng ta có thể điền giá trị tiếp theo trong Excel một cách hiệu quả.

Tải xuống Sách bài tập thực hành

Tải xuống sách bài tập thực hành này bên dưới.

Điền xuống giá trị tiếp theo.xlsm

5 cách dễ dàng để điền xuống giá trị tiếp theo trong Excel

Đối với mục đích trình diễn, chúng tôi sẽ sử dụng tập dữ liệu dưới đây. Trên đó cột đầu tiên là cột Tên sản phẩm và sau đó là tên công ty và Số sê-ri sản phẩm. Có các ô trống ở giữa các ô sẽ được Điền vào bằng các phương pháp khác nhau trong bài viết sau

1. Sử dụng Fill Handle

Fill Handle có lẽ là công cụ được sử dụng phổ biến nhất trong Excel. Sử dụng công cụ này, bạn có thể tự động hóa các giá trị và điền phương trình trong Excel một cách thuận tiện.

Các bước

• Ban đầu, hãy chọn Xử lý điền ở góc ô B5 và kéo biểu tượng đó xuống ô B17.

• Sau đó, bạn sẽ nhận thấy rằng phạm vi ô B4:B17 làbây giờ được điền với giá trị của ô B5.

• Sau đó chọn ô C5 và kéo biểu tượng Flash Fill bằng cách nhấn và giữ nút chuột phải thay vì nút chuột trái. Kéo Fill Handle vào ô C7.

• Sau khi kéo flash Fill Handle đến C7, nhả nút.
• Sau khi nhả biểu tượng, bạn sẽ có một menu ngữ cảnh mới mở ra.
• Từ cửa sổ đó, nhấp vào nút Sao chép các ô .

• Sau đó, bạn sẽ nhận thấy rằng phạm vi ô C5:C7 hiện đã được Điền với giá trị từ ô C5 .
• Sau đó, bạn sẽ nhận thấy rằng phạm vi ô B4:B17 hiện đã được Điền với giá trị của ô B5 .
• Bạn có thể chọn Flash Fill thay vì Copy Cells để điền vào các giá trị như trong hình bên dưới.

Lưu ý:

Nút Fill Handle có thể bị ẩn trong trang tính, bạn cần bật nó qua Tùy chọn nâng cao trong menu Tùy chọn trong menu Tệp . Trong tùy chọn Nâng cao, nhấp vào Tùy chọn Chỉnh sửa > Bật Bộ xử lý điền và hộp kéo và thả.

Đọc thêm: [Đã giải quyết]: Bộ xử lý điền không hoạt động trong Excel (5 giải pháp đơn giản)

2. Sử dụng phương thức Go To Special Command

Go To Special là một loại công cụ khác để điền vào các ô trống trong trang tính Excelbằng cách chọn các ô trống trước rồi áp dụng công thức cho các ô trống.

Các bước

• Chọn phạm vi ô B4:D16 rồi nhấn vào F5 .

• Sẽ có một cửa sổ mới tên là Go To .
• Từ menu đó, nhấp vào Đặc biệt.

• Sau đó, sẽ có một cửa sổ khác có tên Chuyển đến Đặc biệt .
• Từ cửa sổ đó, chọn Trống và nhấp vào OK.

• Sau đó, bạn sẽ nhận thấy rằng tất cả các ô trống trong phạm vi ô B4:D17 , hiện đã được chọn, chỉ có ô C6 được kích hoạt.

• Sau đó nhập “= ” vào ô kích hoạt C6 rồi nhấn phím Mũi tên lên trên bàn phím.
• Thao tác này sẽ chọn ô C5.
• Sau đó, nhấp vào Ctrl+Enter trên bàn phím.

• Sau khi nhấn nút, bạn sẽ nhận thấy rằng các ô trống hiện đã được điền giá trị tiếp theo của các ô phía trên của chúng.

Đọc thêm: Cách kéo công thức và bỏ qua các ô ẩn trong Excel (2 ví dụ)

3. Áp dụng Power Query

Power Query là một trong những công cụ hiệu quả nhất để Điền vào các ô trống trong Excel bằng giá trị tiếp theo ở hướng trên. Power query tìm nạp dữ liệu bảng từ trang tính, sau đó áp dụng lệnh điền xuống trên mỗi cột.

Các bước

• Đểthực hiện việc này, nhấp vào Từ bảng/Phạm vi từ tab Dữ liệu .

• Sau đó, ở đó sẽ có một cửa sổ nhỏ yêu cầu phạm vi của bảng mà bạn muốn thêm.
• Trong cửa sổ đó, hãy nhập $B$4:$D$16, và đánh dấu vào Bảng của tôi có hộp tiêu đề.
• Nhấp vào OK.

• Sau đó sẽ có một cửa sổ mới sẽ mở ra và trong cửa sổ đó, bạn sẽ thấy rằng cửa sổ đã chọn của chúng ta đang hiển thị với tất cả các cột được trang bị biểu tượng bộ lọc.
• Các ô trống hiện đang hiển thị dưới dạng null .

• Nhấp chuột phải vào cột tên công ty và chuyển đến Điền > Xuống dưới.

• Sau đó, bạn sẽ nhận thấy rằng cột tên công ty hiện được lấp đầy bằng các giá trị ô tiếp theo từ các ô phía trên.
• Bây giờ, nhấp chuột phải vào cột Tên sản phẩm một lần nữa và chuyển đến Điền>Xuống.

• Tiếp theo, bạn sẽ thấy rằng toàn bộ bảng hiện đã được lấp đầy bằng giá trị tiếp theo trong các ô phía trên.
• Bây giờ hãy nhấp vào nút Đóng & Tải biểu tượng từ tab Trang chủ rồi nhấp vào Đóng và tải vào.

• Sau đó, sẽ có một cửa sổ mới yêu cầu vị trí của bảng mới mà chúng ta vừa sửa đổi trong truy vấn nguồn.
• Đầu tiên, nhấp vào Bảng .
• Sau đó chọn Trang tính hiện có trong Bạn muốn đặt trang tính ở đâudữ liệu? tùy chọn.
• Sau đó chọn vị trí trong hộp phạm vi. chúng tôi đã nhập F4 vào hộp.
• Nhấp vào OK sau đó.

• Phạm vi ô F4:H16 hiện đang được sử dụng bởi bảng mà chúng ta vừa sửa đổi trong truy vấn nguồn.

Và đây là cách chúng ta điền vào tất cả các ô trống trong bảng theo giá trị tiếp theo ở hướng trên.

Đọc thêm: Cách điền dữ liệu xuống hàng cuối cùng trong Excel (3 phương pháp nhanh)

4. Sử dụng hàm IF

Sử dụng hàm IF chúng ta sẽ điền vào các ô trống trong Trang tính Excel bằng các ô liền kề ở hướng trên. Để sử dụng cách này chúng ta cần Copy các ô nhiều lần trên sheet

Các bước thực hiện

• Ban đầu, dãy ô D5: D16 được sao chép vào phạm vi ô C5:C16.

• Sau đó chọn ô C6 và nhập công thức sau.

• Sau đó kéo ô đến ô C16.
• Bây giờ phạm vi ô C5:C16 được lấp đầy bằng giá trị ô cao hơn tiếp theo.

• Bây giờ cắt phạm vi ô C5:C16 thành D5:D16 .
• Sau đó sao chép ô B5 đến C5 .
• Tiếp theo, chọn ô B5 và nhập công thức sau,

• Sau đó kéo Fill Handle đến B16 ô.
• Tiếp theo, bạn sẽ nhận thấy rằng phạm vi ô B5:B16 hiện đã được điền xuống giá trị cao hơn tiếp theo.

Đây là cách chúng tôi điền giá trị tiếp theo trong Excel bằng hàm IF .

Lưu ý:

Việc sử dụng phương thức công thức khá dễ dàng, không có bất kỳ yêu cầu nào trước như  VBA. Nhưng nó hơi tốn thời gian so với những cách khác.

Đọc thêm: Cách điền công thức xuống một hàng cụ thể trong Excel (7 phương pháp đơn giản)

5. Nhúng Macro VBA

Sử dụng một macro đơn giản có thể giảm đáng kể thời gian cần thiết để điền vào các ô bằng giá trị ô liền kề tiếp theo của chúng. Sau đó, macro này có thể lặp lại nhiều lần khi cần.

Các bước

• Từ tab Nhà phát triển , sau đó chuyển đến Visual Basic.

• Sau đó nhấp vào Chèn > Mô-đun.

• Trong cửa sổ mô-đun, nhập mã sau.

7404

• Sau đó, đóng cửa sổ.
• Chọn phạm vi dữ liệu mà bạn cần điền giá trị ô tiếp theo.
• Sau đó, chuyển đến Chế độ xem tab > Macro (Nhấp đúp chuột).

• Sau khi nhấp vào Xem Macro, hãy chọn macro mà bạn vừa tạo. Tên ở đây là Down_Fill_next_value . Sau đó nhấp vào Chạy.

• Sau khi nhấp vào OK, bạn sẽ nhận thấy rằngphạm vi ô đã chọn hiện được lấp đầy bằng các giá trị bên cạnh các ô phía trên của chúng.

Đây là cách chúng tôi điền vào giá trị tiếp theo trong Excel bằng cách sử dụng macro VBA.

Đọc thêm: Cách sử dụng Fill Handle để sao chép công thức trong Excel (2 ví dụ hữu ích)

Kết luận

Tóm lại, câu hỏi “làm thế nào chúng ta có thể điền vào giá trị tiếp theo trong Excel” được trả lời ở đây theo 5 cách khác nhau. Bắt đầu từ việc sử dụng Fill Handle , sau đó sử dụng phương pháp chuyển tiếp đặc biệt, kết thúc bằng việc sử dụng các công cụ phức tạp như Power Query và VBA Macro. Trong số tất cả các các phương pháp được sử dụng ở đây, sử dụng Fill Handle và phương pháp Go To Special dễ sử dụng hơn. Quy trình VBA cũng ít tốn thời gian và đơn giản hơn nhưng yêu cầu kiến ​​thức trước đó liên quan đến VBA. Các phương pháp khác không có yêu cầu như vậy.

Đối với vấn đề này, sổ làm việc hỗ trợ macro có sẵn để tải xuống, nơi bạn có thể thực hành các phương pháp này.

Vui lòng đặt bất kỳ câu hỏi hoặc phản hồi nào thông qua phần bình luận. Mọi đề xuất để cải thiện cộng đồng Exceldemy sẽ được đánh giá cao.