Trong khi điều tra các tập dữ liệu lớn trong Excel, bạn có thể phải đếm số lượng ô chứa một tên cụ thể. Bài viết này cung cấp 3 phương pháp đơn giản về cách đếm tên cụ thể trong Excel.

Tải xuống Sách bài tập thực hành

3 phương pháp đếm tên cụ thể trong Excel

Giả sử chúng ta có tập dữ liệu mô tả ID nhân viên , Năm , và cuối cùng là Nhân viên bán hàng của năm tương ứng. Chúng tôi sẽ sử dụng tập dữ liệu (trong các ô B4:D14 ) hiển thị bên dưới cho phương pháp thứ nhất và thứ hai.

May mắn thay, bạn có thể đếm số lần xuất hiện của một tên trong một trang tính theo nhiều cách. Hãy cùng khám phá các phương pháp khác nhau và cách áp dụng chúng.

1. Sử dụng hàm COUNTIF để đếm các tên trùng khớp chính xác

Microsoft Excel tích hợp sẵn COUNTIF hàm để đếm số ô trong một phạm vi đáp ứng điều kiện đã cho. Trong ví dụ bên dưới, danh sách Nhân viên bán hàng của năm được đưa ra trong các ô D4:D14 và chúng tôi muốn đếm số lần tên Mathew Smith xảy ra trong danh sách này.

Để cho phép người dùng đếm bất kỳ tên mong muốn nào thay vì nhập trực tiếp vào công thức, chúng tôi đã chỉ định một ô để nhập tên. Chẳng hạn, tên được nhập vào ô G4 . Vì vậy, công thức trong ô G5 sẽ giống nhưsau.

Ở đây, các ô D5:D14 đại diện cho Nhân viên bán hàng của năm ( đối số phạm vi ) và ô G4 biểu thị Mathew Smith ( tiêu chí đối số).

Phân tích công thức

• Trong công thức này, hàm COUNTIF nhận hai đối số phạm vi và văn bản .
• Hàm COUNTIF khớp với tên Mathew Smith trong mảng tra cứu ( D5:D14 ) và trả về số lần đếm.

Đọc thêm: Cách đếm từ trong Excel bằng công thức (2 ví dụ hữu ích)

2. Áp dụng ký tự đại diện để đếm tên cụ thể

Phương pháp trước khớp chính xác với tiêu chí đã cho. Xin lưu ý rằng nếu có ít nhất một ký tự khác trong ô, chẳng hạn như ký tự khoảng trắng thì ký tự đó sẽ không được coi là đối sánh chính xác. Nói một cách đơn giản, ô sẽ không được tính.

Để đếm các ô chứa văn bản khác ngoài tên cụ thể, chúng tôi sẽ sử dụng Ký tự đại diện . Chỉ cần đặt một ký tự dấu hoa thị (*) cùng với tham chiếu ô. Bằng cách thay đổi vị trí của ký tự dấu hoa thị, chúng ta có thể đếm tên từ các ô trong phạm vi. Hãy cùng xem nó hoạt động như thế nào.

2.1 Nếu ô chứa Tên cụ thể ở đầu

Nếu từ cụ thể ở đầu của ô sau đó chúng ta cần nối thêmký tự dấu hoa thị sau tham chiếu ô, như được minh họa trong ví dụ bên dưới.

Do đó, công thức trong ô G5 sẽ như sau.

2.2 Khi tên riêng ở giữa

Ngược lại, khi từ cụ thể nằm ở giữa của ô, chúng ta thêm ký tự dấu hoa thị cả trước và sau tham chiếu ô.

Sau đó, công thức cho ô G5 sẽ như sau.

2.3 Nếu tên cụ thể ở cuối

Cuối cùng, nếu tên mục tiêu nằm ở cuối của ô, ký tự dấu hoa thị được nối trước tham chiếu ô.

Cuối cùng, công thức cho ô G5 sẽ như sau.

Đọc thêm: Công thức Excel để đếm các từ cụ thể trong một ô (3 ví dụ)

3 .Sử dụng hàm SUMPRODUCT để đếm các tên cụ thể trong Excel

Hàm SUMPRODUCT được sử dụng trong trường hợp chúng ta có e để đếm tên trong khi xem xét cả ký tự viết hoa và viết thường.

Giả sử, chúng tôi có một bảng hiển thị ID nhân viên , Phòng ban họ đang làm việc, và cuối cùng là Tên nhân viên. Chúng ta có thể sử dụng tập dữ liệu (trong các ô B4:D14 ) để chứng minh phương pháp thứ ba của mình.

3.1 Áp dụng hàm SUMPRODVEL để khớp với tên chính xác (Phân biệt chữ hoa chữ thường)

Chúng tôi sẽ sử dụng hàm SUMPRODUCT kết hợp với hàm EXACT để đếm số lượng ô chứa tên cụ thể.

Ở đây, ô G4 biểu thị đối số Smith ( text1 ) và đối số Các ô D5:D14 đại diện cho đối số Tên nhân viên ( text2 ).

Phân tích công thức

• Ở đây, hàm EXACT so sánh hai chuỗi văn bản và trả về true nếu chúng khớp chính xác. Dấu dấu gạch ngang kép buộc các giá trị TRUE và FALSE thành 1 và 0.
• Tiếp theo, hàm SUMPRODUCT trả về tổng của tất cả các số 1 trong phạm vi tương ứng đại diện cho số lượng trùng khớp.

3.2 Sử dụng hàm SUMPRODVEL để khớp một phần tên (phân biệt chữ hoa chữ thường)

Để xác định tên mong muốn, ở bất kỳ đâu trong ô chúng ta cần sử dụng 3 hàm SUMPRODUCT , ISNUMBER , và FIND .

Ở đây, ô G4 biểu thị Smith ( find_text ) và các ô D5:D14 đại diện cho đối số Tên nhân viên ( within_text ).

Phân tích công thức

• Đầu tiên, hàm FIND cung cấp vị trí (dưới dạng số) của văn bản bên trong một chuỗi.
• Thứ hai, hàm ISNUMBER xử lý các số này được trả về bởi FIND chức năng. Dấu đơn kép (gạch nối) chuyển đổi giá trị TRUE và FALSE thành đơn vị và số không.
• Thứ ba, hàm SUMPRODUCT cộng tất cả các số 1 đại diện cho số của các trận đấu.

3.3 Sử dụng hàm SUMPRODVEL để đếm tên (không phân biệt chữ hoa chữ thường)

Để phát triển một công thức phân biệt chữ hoa chữ thường để đếm các tên nằm ở bất kỳ đâu trong ô, chúng ta cần các hàm SUMPRODUCT, ISNUMBER, và SEARCH .

Phân tích công thức

• Đầu tiên, hàm SEARCH xác định vị trí (dưới dạng số) của văn bản bên trong một chuỗi.
• Tiếp theo, Hàm ISNUMBER chuyển đổi các số được cung cấp bởi hàm SEARCH thành các số 1 và 0.
• Cuối cùng, hàm SUMPRODUCT trả về số lần đếm.

Đọc thêm: Cách đếm các từ cụ thể trong một cột trong Excel (2 phương pháp)

Những điều cần nhớ

• Hàm COUNTIF trả về đầu ra là số nguyên.
• Th e Hàm COUNTIF không đếm được các ô có giá trị không phải là số, như văn bản hoặc #NA.
• Hàm COUNTIF không đếm được các số cụ thể trong một số như “123” từ “4546123”
• Đối với các cột có sự kết hợp giữa văn bản và số, hàm COUNTIF đưa ra số đếm sai.

Kết luận

Kết luận, 3 phương pháp đơn giảnnêu trên sẽ giúp bạn đếm tên cụ thể trong Excel. Nếu bạn có bất kỳ câu hỏi hoặc phản hồi nào, vui lòng cho chúng tôi biết trong phần nhận xét bên dưới hoặc bạn có thể xem các bài viết khác của chúng tôi trên trang web ExcelWIKI .