Innholdsfortegnelse
Når brukere sender e-post til kunder eller sjefer, er det ganske vanskelig å holde oversikt. I så fall kommer Excel godt med. Derfor har «send automatisk e-post fra Excel til Outlook» vist seg å være en tidsbesparende tilnærming. Excel VBA-makroer og HYPERLINK -funksjonen kan sende automatiske e-poster eller lage et utkast ved hjelp av Excel-oppføringer.
La oss si at vi har omstrukturert lønn for ansatte data i Excel og vi ønsker å sende automatisk e-post ved hjelp av Outlook .
I denne artikkelen demonstrerer vi flere varianter av VBA-makroer og HYPERLINK -funksjonen for å sende automatisk e-post fra Excel til Outlook .
Last ned Excel-arbeidsbok
Send Automatic Email.xlsm
⧭ Åpne Microsoft Visual Basic og sette inn kode i modul
Før du fortsetter med å demonstrere evt. metoder, er det nødvendig å vite måtene å åpne og sette inn en modul i Microsoft Visual Basic i Excel.
🔄 Åpning av Microsoft Visual Basic: Det er hovedsakelig 3 måter å åpne Microsoft Visual Basic -vinduet på.
1. Bruke hurtigtaster: Trykk ALT+ F11 helt for å åpne Microsoft Visual Basic -vinduet.
2. Bruke kategorien Utvikler: I et Excel-regneark går du til Utviklerfanen > Velg Visual Basic . Microsoft Visual Basic -vinduetvises.
3. Bruke regnearkfanen: Gå til et hvilket som helst regneark, Høyreklikk på det > Velg Vis kode (fra Kontekst menyen ).
🔄 Sette inn en modul i Microsoft Visual Basic: Det er 2 måter å sette inn en modul i Microsoft Visual Basic -vinduet,
1. Bruke arkets alternativer: Etter å ha åpnet Microsoft Visual Basic -vinduet, velg et Arbeidsark > Høyreklikk på det > ; Velg Sett inn (fra kontekstmenyen ) > velg deretter Modul .
2. Bruke verktøylinjen: Du kan også gjøre det ved å velge Sett inn (fra verktøylinjen ) > deretter velger du Modul .
4 enkle måter å sende automatisk e-post fra Excel til Outlook
Metode 1: Bruke VBA-makro til automatisk å sende e-post ved hjelp av Outlook til utvalgte mottakere
Vi ønsker å lage en makroutførelse knapp som vi ganske enkelt kan sende e-post til utvalgte mottakere med bare et klikk.
Trinn 1: Gå til Sett inn -fanen > Shapes > Velg en av de tilbudte formene (dvs. Rektangulære: Avrundede hjørner ).
Trinn 2: Dra Plussikon uansett hvor du vil sette inn Shape som vist på bildet nedenfor.
Trinn 3: Velg en foretrukket Shape Fill og Outline Farge deretterhøyreklikk på den. Klikk på Rediger tekst for å sette inn tekst.
Trinn 4: Bruk instruksjonen for å åpne Microsoft Visual Basic og sett inn Modul . Lim inn følgende makro i modulen .
5828
➤ i koden,
1 – start makroprosedyren ved å erklære variablene som Objekt og String .
2 – kjør en VBA FOR -løkke for hver rad i utvalget for å tilordne e-poster Send til , Emne og Brødtekst ved bruk av radoppføringer.
3 – tilordne variabler.
4 – utfør VBA With -setningen for å fylle ut Outlook -elementer som Send til , E-postemne osv. Her utfører makroen kun kommandoen Vis for å få frem Outlook med et e-postutkast. Men hvis kommandoen Send brukes på plass eller etter Visning, vil Outlook sende den opprettede e-posten til de valgte mottakerne.
5 – fullfør VBA FOR -løkken.
Trinn 5: Gå tilbake til regnearket. Høyreklikk på Shape og velg deretter Tildel makro fra Kontekstmeny -alternativene.
Trinn 6: Velg makroen (dvs. ExcelToOutlookSR ) under Makronavnet og velg alternativet Makro i som Denne arbeidsboken . Klikk på OK .
Trinn 7: Nå, i regnearket, velg en eller flere ansatte og klikk deretter på Shape Button .
Trinn 8: Excel ber Outlook om å spise lunsj og oppretter eller sender e-poster til de utvalgte ansatte. Når du velger to av de ansatte, genererer Outlook to forskjellige e-postutkast klare til å sendes.
Siden makroen bare gir skjermen kommando, Outlook viser bare e-postutkastet uten å sende det. Bruk kommandoen Send for å automatisk sende e-poster fra Excel til Outlook ved hjelp av celleoppføringer.
Les mer: Excel-makro for å sende e-post automatisk (3 egnede eksempler)
Metode 2: Sende e-post automatisk fra Excel til Outlook avhengig av spesifikk celleverdi
Hva hvis vi ønsker å sende automatisk e-post etter å ha oppnådd mål fra Excel til Outlook ? En makrokode kan gjøre denne jobben med letthet.
Anta at vi har kvartalsvise salgsdata som vist nedenfor, etter å ha oppnådd et mål (dvs. Salg> 2000 ) vil automatisk be Outlook sende en e-post fra Excel til en tilordnet e-post-ID.
Trinn 1: Skriv inn følgende makro kode i hvilken som helst modul .
7919
➤ Fra bildet ovenfor, i seksjonene,
1 – tilordne en celle (dvs. F17 ) innenfor et område for å utføre VBA IF -setningen. Hvis setningen resulterer i True , kaller makroen en annen makro for kjøring.
2 – deklarer variabeltyper og tilordne dem til å fylle ut Outlook s oppføringer.
3 – utfør VBA With -setning for å tilordne variabler til e-postoppføringer. Bruk kommandoen Send i stedet for Vis i tilfelle du ønsker å sende e-poster direkte uten å lese dem. Mottakerens e-post er satt inn i makroen. Bruk alternative metoder i tilfelle du vil ha en automatisk innsetting av mottakerens e-post-ID.
4 – fjern visse variabler fra tilordning.
Trinn 2: Bruk F5 -tasten for å kjøre makroen. Om et øyeblikk henter Excel Outlook med et e-postutkast opprettet automatisk som vist i det følgende. Du kan klikke på Send eller sende automatisk ved å bruke Send kommandoen i makroen.
Les mer: Send automatisk e-poster fra Excel basert på celleinnhold (2 metoder)
Lignende avlesninger
- Hvordan se Hvem er i en delt Excel-fil (med raske trinn)
- Aktiver Del arbeidsbok i Excel
- Hvordan dele Excel-fil for flere brukere
- Hvordan bruke makro for å sende e-post fra Excel med vedlegg
Metode 3: Bruke VBA-makro for å sende e-post med aktivt regneark fra Excel av Outlook
Alternativt kan det være tilfeller der vi må sende et helt Active Sheet til en tilordnet e-postadresse. I så fall kan vi bruke en VBA Custom Function for å bli kalt innenfor enmakro.
Trinn 1: Sett inn makroen nedenfor i modulen .
9022
➤ Fra bildet over, kodens seksjoner,
1 – deklarer og sett variablene.
2 – tilordne kommandoene ved hjelp av VBA Med uttalelse. Bruk kommandoen Vis eller Send for å gjennomgå eller sende e-poster direkte.
3 – fjern de tidligere angitte variablene.
4 – tilordne VBA With -kommandoene med tekster.
5 – utfør VBA Custom Function .
Trinn 2: For å utføre makroen, trykk F5 , og Excel henter øyeblikkelig ut Outlook med et utkast til e-post for gjennomgang som ligner på bildet under. Etterpå er du flink til å sende den.
Les mer: Hvordan sende massee-post fra Outlook med Excel (3 måter)
Metode 4: Sende automatisk e-post fra Excel til Outlook ved hjelp av HYPERLINK-funksjonen
HYPERLINK -funksjonen genererer en klikkbar lenke i Excel-celler til ta med Outlook som et medium for å sende automatiske e-poster fra Excel.
Trinn 1: Skriv inn følgende formel i celle H5 .
=HYPERLINK("MailTo:"&C5&"?Subject="&F5&"&cc="&$D$2&"&body="&G5,"Click Here") HYPERLINK -funksjonen tar “MailTo:”&C5&”?Subject=”&F5&” &cc=”&$D$2&”&body=”&G 5 as link_location , og “Click Here” som friendly_name .
Trinn 2: Trykk ENTER for å lime innlink. Klikk deretter på lenken.
Trinn 3: Excel tar deg til Outlook . Og du ser at alle Outlook -oppføringene er fylt med tildelte data fra Excel. Klikk på Send .
Trinn 4: Dra Fyllhåndtaket for å bruke formelen på andre celler.
Les mer: Hvordan sende e-post automatisk når betingelsen er oppfylt i Excel
Konklusjon
VBA-makrovarianter og HYPERLINK -funksjonen kan være nyttig når du sender automatisk e-post fra Excel til Outlook. Håper du finner din foretrukne metode innenfor de ovenfor beskrevne. Kommenter hvis du har flere spørsmål eller har noe å tilføye.
