Microsoft Excel có một số phương pháp hữu ích để điền các ô trống với giá trị ở trên. Trong số đó, chúng tôi sẽ mô tả 4 phương pháp công cụ trong bài viết này với các ví dụ và giải thích phù hợp.

Tải xuống Sách bài tập thực hành

Bạn có thể tải xuống sách bài tập từ đây.

4 phương pháp hữu ích để điền vào ô trống với giá trị trên trong Excel

Chúng ta sẽ sử dụng tập dữ liệu mẫu sau đây để chứng minh bốn phương pháp hữu ích để điền vào các ô trống với giá trị ở trên trong Excel.

Tập dữ liệu chứa danh sách ID sản phẩm, ngày bán hàng và số lượng bán hàng. Bạn có thể nhận thấy rằng tập dữ liệu có một số ô trống. Và chúng tôi muốn điền vào các ô trống bằng giá trị phía trên ô.

Trong bốn phần tiếp theo, chúng tôi sẽ trình bày cách sử dụng bốn công cụ phổ biến của Excel như Go To Special hoặc Tìm từ tùy chọn Chỉnh sửa , công thức LOOKUP lồng nhau và Macro VBA để thực hiện tác vụ này.

1. Điền Các ô trống có giá trị ở trên trong Excel bằng cách sử dụng Chuyển đến Đặc biệt (F5) và Công thức

Bạn có thể sử dụng Chuyển đến Đặc biệt và một công thức đơn giản để điền vào các ô trống có giá trị ở trên chúng. Thực hiện theo các bước bên dưới để biết quy trình này hoạt động như thế nào.

Bước 1:

• Chọn phạm vi dữ liệu mà bạn muốn điền vào ô trống.

Bước 2:

• Điđến nhóm Trang chủ Tab > Chỉnh sửa > Tìm & Chọn menu thả xuống > Chuyển đến lệnh Đặc biệt.

Làm theo hình bên dưới.

Bạn có thể tránh điều này bằng cách nhấn F5 trực tiếp từ bàn phím. Thao tác này cũng sẽ đưa bạn đến hộp Chuyển đến Đặc biệt .

Một hộp thoại có tên Chuyển đến Đặc biệt xuất hiện.

Bước 3 :

• Chọn Trống từ hộp Chuyển đến Đặc biệt > nhấp vào OK .

Kết quả là bạn sẽ thấy rằng các ô trống được chọn tương ứng.

Bước 4:

• Từ bàn phím, nhấn “ = ” và bạn sẽ thấy một dấu bằng trong ô hiện hành .

• Viết công thức dưới dạng “ =D5 “.

Ở đây, D5 là tham chiếu của ô ở trên, với giá trị mà bạn muốn điền vào các ô trống.

Bước 5:

• Sau đó , nhấn CTRL+ENTER.

Bạn có thể xem kết quả bên dưới.

Tuy nhiên, kết quả chứa một bản sao của công thức. Bạn phải chuyển đổi chúng thành giá trị.

Bước 6:

• Chọn lại phạm vi dữ liệu và chọn Sao chép từ menu Ngữ cảnh.

• Nhấp vào Sao chép sẽ hiển thị đường chấm chấm ngang qua ranh giới đã chọn.

Bước 7:

• Tiếp theo, bạn phải nhấp chuột phải một lần nữa và chọn mũi tên biểu tượngbên cạnh Dán Đặc biệt .

Trình đơn Thả xuống sẽ xuất hiện.

Bước 8:

• Chọn Dán Giá trị(V) như minh họa bên dưới.

Cuối cùng, kết quả sẽ giống như hình dưới đây.

Đọc thêm: Cách tự động điền các ô trống trong Excel với giá trị trên (5 Cách dễ dàng)

2. Điền vào các ô trống có giá trị ở trên bằng Tìm & Thay thế và Công thức

Hơn nữa, bạn có thể sử dụng công cụ Tìm & Thay thế tùy chọn từ tab Trang chủ cùng với một công thức tương tự như chúng tôi đã sử dụng trong phương pháp trước đó.

Bạn cần thực hiện theo các bước bên dưới để thực hiện việc này.

Bước 1:

• Chọn phạm vi dữ liệu.
• Chuyển đến tab Trang chủ > Chỉnh sửa nhóm > Tìm & Chọn trình đơn thả xuống > Chọn lệnh Tìm .

Bước 2:

• Một hộp sẽ đi lên. Giữ trống hộp Tìm gì: và nhấp vào Tìm tất cả .

Thao tác này sẽ hiển thị danh sách các khoảng trống trong phạm vi đã chọn. Đối với tập dữ liệu này, số khoảng trống được tìm thấy là 11.

Bước 3:

• Nhấn CTRL +A từ bàn phím. Thao tác này sẽ chọn tất cả các khoảng trống.
• Sau đó, nhấp vào Đóng.

Bước 4:

• Nhấn “ = “ từ bàn phím và dấu bằng sẽ tự động hiển thị trong ô hiện hành.
• Sau đó viết công thức“ =D13 ” trong ô hiện hoạt.

Bước 5:

• Nhấn CTRL+ENTER từ bàn phím.

Như vậy, bạn sẽ thấy kết quả như hình minh họa.

Đọc thêm: Cách điền giá trị từ trái vào ô trống trong Excel (4 cách phù hợp)

Bài đọc tương tự

• Điền vào ô trống với N/A trong Excel (3 phương pháp dễ dàng)
• Kỹ thuật làm sạch dữ liệu: Điền vào ô trống trong Excel (4 cách)
• Điền văn bản vào ô trống trong Excel (3 cách hiệu quả)

3. Kết hợp LOOKUP, ROW, IF & Các hàm LEN để điền vào các ô trống có giá trị trên trong Excel

Hơn nữa, bạn có thể sử dụng lệnh Bảng từ tab Chèn và sử dụng LOOKUP lồng nhau công thức để điền vào các ô trống với giá trị ở trên.

Đối với điều này, hãy làm theo các bước dưới đây:

Bước 1:

• Chọn toàn bộ tập dữ liệu.

Bước 2:

• Chọn Bảng từ tab Chèn .

Bạn cũng có thể nhấn phím tắt CTRL+T sau khi chọn toàn bộ tập dữ liệu .

Bước 3:

Hộp thoại Tạo bảng sẽ mở ra và hiển thị phạm vi đã chọn của dữ liệu.

• Kiểm tra xem dữ liệu đã được chọn đúng chưa.
• Đánh dấu Bảng của tôi có tiêu đề hộp kiểm nếu không được đánh dấu tự động.
• Nhấp vào OK.

Tập dữ liệu của bạn sẽ giống nhưbảng có tiêu đề có biểu tượng mũi tên như hình bên dưới.

Bước 4:

• Chọn một cột ngẫu nhiên F và viết công thức lồng nhau sau cho cột B .

Kết quả sẽ hiển thị dữ liệu của cột B cùng với việc điền giá trị trên vào chỗ trống.

Bước 5:

• Lặp lại quy trình cho cột C sử dụng công thức sau.

Ở đây, các giá trị của Ngày bán hàng khác với tập dữ liệu gốc. Đó là vì Định dạng số là Chung theo mặc định. Vì vậy, chúng tôi chắc chắn sẽ chuyển đổi định dạng này sang định dạng phù hợp.

Bước 6:

• Thay đổi định dạng bằng cách chọn Ngày ngắn thay vì Chung .

Hãy làm theo hình ảnh để tìm nơi cần thay đổi.

Do đó , chúng tôi đã tạo đầu ra với các giá trị chính xác của tập dữ liệu.

Bước 7:

• Lặp lại công thức cho cột D sử dụng công thức sau.

Điều này sẽ cho kết quả sau:

Phương pháp này giúp có tập dữ liệu gốc và tạo một bảng mới để có được kết quả mong muốn.

Phân tích công thức lồng nhau:

Cú pháp của công thức:

• Ở đây, lookup_value lấy dữ liệu mà chúng ta muốn tìm hiểu. kể từ khi chúng tôi cónhiều hàng trong tập dữ liệu của chúng tôi, hàm ROW đang hoạt động ở đây sẽ lấy phạm vi của cột.
• lookup_vector đang sử dụng hàm IF được lồng với hàm LEN và hàm ROW. Cả hai đều lấy phạm vi cột để tạo dạng vectơ.
• result_vector là giá trị kết quả được lấy ở dạng vectơ để có được kết quả mong muốn.

Đọc thêm: Cách điền công thức vào ô trống trong Excel (2 phương pháp đơn giản)

4. Sử dụng macro VBA để điền vào ô trống có giá trị trên trong Excel

Phương pháp cuối cùng bao gồm Macro VBA. Bạn có thể sử dụng Macro VBA để điền giá trị trên vào các ô trống. Mặc dù có thể mất vài phút để chạy mã nhưng phương pháp này hoạt động khá tốt đối với các tập dữ liệu dài.

Hãy làm theo các bước bên dưới để thực thi VBA Macro để điền vào các ô trống với giá trị ở trên .

Bước 1:

• Chọn dải dữ liệu và nhấp chuột phải vào tên của trang tính.
• Nhấp vào Xem mã từ trình đơn Ngữ cảnh .

Kết quả là , cửa sổ VBA sẽ mở hiển thị Cửa sổ chung trên đó.

Bước 2:

• Viết đoạn sau mã trong Cửa sổ chung .

Mã:

1171

Bước 3 :

• Để chạy mã, bạn có thể nhấn F5 từ bàn phím.

Hoặc, nhấp vào mũi tên màu xanh lục trong tab của cửa sổ VBA.

Sau đó, mã sẽ chạy và bạn có thể xem kết quả trong trang tính.

Đọc thêm: Cách điền vào các ô trống có giá trị trên trong Excel VBA (3 phương pháp dễ dàng)

Những điều cần nhớ

Bạn phải chọn phạm vi dữ liệu ngay từ đầu trước khi áp dụng bất kỳ phương pháp nào nêu trên. Rõ ràng, các công thức đơn giản trong phương pháp 1 và 2 sẽ thay đổi dựa trên ô hiện hoạt sau khi chọn khoảng trống.

Kết luận

Bài viết giải thích bốn phương pháp điền vào khoảng trống với giá trị trên trong Excel. Các phương pháp này sử dụng một công thức đơn giản cùng với các tùy chọn Chỉnh sửa trong tab Trang chủ hoặc công thức LOOKUP lồng nhau. Tuy nhiên, nó cũng cho thấy việc sử dụng VBA Macros để điền vào chỗ trống với giá trị trên cho các bộ dữ liệu dài. Tôi hy vọng bài viết đã giúp bạn có được giải pháp mà bạn muốn. Tuy nhiên, nếu bạn có thêm bất kỳ câu hỏi nào liên quan đến chủ đề này, vui lòng để lại nhận xét trong phần nhận xét.