Paano Pagbukud-bukurin ang Drop Down List sa Excel (5 Madaling Paraan)

Hugh West

21-09-2023 Mga Pangunahing Kaalaman sa Excel
  • Ibahagi Ito
Hugh West

Sa tutorial na ito, magpapakita ako ng ilang paraan para pagbukud-bukurin ang isang drop-down list sa excel. Kadalasan, kapag gumagawa kami ng maraming data o paulit-ulit na data, kung maaari naming ayusin ang mga ito ayon sa alpabeto o anumang iba pang uri ng pagkakasunud-sunod, nagiging mas madali ang pag-navigate sa drop-down na listahan. Kaya, ipapakita ko kung paano mag-order muna ng data ng listahan at sa gayon ay gamitin ang Data Validation para gawin ang drop-down.

I-download ang Practice Workbook

Maaari mong i-download ang workbook ng pagsasanay na ginamit namin para ihanda ang artikulong ito.

Pag-uri-uriin ang Drop Down.xlsm

5 Mga Paraan sa Pag-uuri ng Drop Pababa sa Excel

1. Ilapat ang Excel SORT Function para Ayusin at Gumawa ng Drop-Down List

Una gagamitin ko ang SORT function mag-order ng data ayon sa alpabeto. Halimbawa, mayroon akong dataset ( B4:C13 ) na naglalaman ng ilang pangalan ng prutas sa random na pagkakasunud-sunod. Ngayon, uutusan ko muna sila.

Mga Hakbang:

  • Isulat ang formula sa ibaba sa Cell E5 at pindutin ang Enter .
=SORT(B5:B13)

  • Bilang resulta, ang formula ay magbibigay ng hanay ng listahan ng prutas na pinagsunod-sunod ayon sa pataas na pagkakasunod-sunod ng alpabeto.

⏩ Paggawa ng Drop Down List :

Mga Hakbang:

  • Una, piliin ang alinman sa mga cell o ang buong hanay ng data kung saan mo gustong gawin ang drop-down na listahan.

  • Susunod, mula sa Excel Ribbon , pumunta sa Data > Mga Tool ng Data pangkat> Pagpapatunay ng Data > Pagpapatunay ng Data (Tingnan ang screenshot).

  • Pagkatapos, ang Lalabas ang dialog box ng Data Validation . Piliin ang Listahan mula sa field: Payagan . Ang pagpili sa Listahan na opsyon ay magpapakita ng field: Source . Mag-click sa itaas na arrow ng field na Source para piliin ang source data.

  • Ipasok ngayon ang source data at pindutin ang Ipasok ang . Dito ginamit namin ang sign na ' # ' sa dulo ng source data dahil gusto naming maisama ang buong hanay ng pinagsunod-sunod na data sa drop-down list.

  • Pagkatapos nito, i-click ang OK .

  • Bilang resulta, ang drop-down na listahan ay ginawa gaya ng inaasahan.

Kaugnay na Nilalaman: Paano Ayusin ang Mga Numero sa Pataas na Order sa Excel Gamit ang Formula

2. Kumbinasyon ng SORT & NATATANGING Mga Function para Pagbukud-bukurin ang Drop Down List

Minsan ang isang listahan ng data ay naglalaman ng mga paulit-ulit na halaga. Sa kasong iyon, maaaring hindi mo gusto ang katulad na data nang maraming beses sa isang drop-down na listahan. Halimbawa, ang dataset sa ibaba ay naglalaman ng Orange , Coconut , at Apple nang maraming beses. Kaya, ngayon ay gagamitin ko ang kumbinasyon ng SORT at UNIQUE function para pagbukud-bukurin ang data na ito.

Mga Hakbang:

  • Isulat ang formula sa ibaba sa Cell E5 .
=UNIQUE(SORT(B5:B13))

  • Ang formula sa itaas aymagreresulta sa isang array na naglalaman ng mga natatanging pangalan ng prutas.

  • Katulad ng Paraan 1 , gamit ang Pagpapatunay ng Data opsyon, maaari kang magkaroon ng drop-down na listahan mula sa mga pangalan ng prutas na pinagsunod-sunod sa itaas.

Magbasa Pa: Paano Pagbukud-bukurin ang Natatanging Listahan sa Excel (10 Kapaki-pakinabang Mga Paraan)

3. Excel Functions with Define Name Option to Organize Drop Down List

Sa pagkakataong ito ay gagamitin ko ang Define Name opsyon upang makakuha ng pinagsunod-sunod na listahan. Halimbawa, mayroon akong dataset ng pangalan ng prutas ( A1:A10 ) sa Sheet1 tulad ng nasa ibaba. Pagbukud-bukurin natin ang data na ito ayon sa alpabeto.

Mga Hakbang:

  • Pumunta sa Mga Formula > Tukuyin ang Pangalan > Tukuyin ang Pangalan .

  • Ang Bagong Pangalan dialog box lalabas bilang resulta. I-type ang Prutas sa field: Pangalan at i-type ang formula sa ibaba sa field: Tumutukoy sa . Pindutin ang OK pagkatapos nito.
=OFFSET(Sheet1!$A$1, 0, 0, COUNTA(Sheet1!$A$1:$A$1001))

  • Ngayon pumunta sa isa pang sheet ( Sheet2 ). I-type ang formula sa ibaba sa Cell A1 at pindutin ang Enter .
=IF(COUNTA(Fruit)>=ROWS($A$1:A1), INDEX(Fruit, MATCH(SMALL(COUNTIF(Fruit, "<"&Fruit), ROW(A1)),COUNTIF(Fruit, "<"&Fruit), 0)), "")

  • Ang formula sa itaas ay magbabalik ng isang pangalan ng prutas na mauna sa pagkakasunud-sunod ng alpabeto. I-drag pababa ang sign na ' + ' para makuha ang iba pang pangalan ng prutas.

  • Sa wakas, sa pag-drag pababa ng ' + ' sign, matatanggap namin ang listahan ng mga pangalan ng prutas na nakaayos ayon sa alpabeto.

  • Susunod, ikawmaaaring gumawa ng drop-down na listahan gamit ang Pagpapatunay ng Data opsyon, kasunod ng Paraan 1 . Tandaan sa pagkakataong ito, kailangan mong piliin ang listahan sa itaas ng mga pinagsunod-sunod na pangalan ng prutas bilang source data.

Magbasa Nang Higit Pa: Paano Pagbukud-bukurin ayon sa Pangalan sa Excel (3 Halimbawa)

Mga Katulad na Pagbasa:

  • Paano Pagbukud-bukurin ang Saklaw Gamit ang VBA sa Excel ( 6 na Halimbawa)
  • Pagbukud-bukurin ang mga Numero sa Excel (8 Mabilis na Paraan)
  • Paano Pagbukud-bukurin ang Array gamit ang Excel VBA (Parehong Pataas at Pababang Pagkakasunud-sunod)
  • [Ayusin] Excel Sort ayon sa Petsa Hindi Gumagana (2 Dahilan sa Mga Solusyon)
  • Excel Sort at Balewalain ang mga Blangko (4 na Paraan)

4. Gamitin ang Excel Power Query para Pagbukud-bukurin ang Drop Down Data

Ngayon, gagamitin ko ang Excel Power Query para pagbukud-bukurin ang isang listahan ng data. Para sa kadalian ng aking operasyon, na-convert ko ang aking dataset sa isang talahanayan na pinindot ang Ctrl + T .

Mga Hakbang:

  • Una, piliin ang talahanayan ( B4:C13 ).

  • Pagkatapos, pumunta sa Data > Mula sa Talahanayan/Hanay .

  • Bilang resulta, ang Power Magbubukas ang Query Editor window kasama ng talahanayan.

  • Ngayon, i-right-click ang talahanayan, at i-click ang Alisin Iba pang Mga Column dahil hindi namin kailangan ng mga karagdagang column.

  • Mag-click sa drop-down na icon ng fruit column at muling mag-click sa Pagbukud-bukurin Pataas .

  • Ang prutasang listahan ay pagbubukud-bukod ayon sa alpabetikong pagkakasunud-sunod.

  • Pagkatapos mong gawin ang pag-uuri, piliin ang Isara & Mag-load > Isara & Mag-load mula sa Power Query Editor .

  • Bilang resulta, ang talahanayan na naglalaman ng pinagsunod-sunod na mga pangalan ng prutas ay ipinapakita bilang sa ibaba.

  • Sa ibang pagkakataon, maaari mong gawin ang drop-down na listahan mula sa data ng talahanayan ng adobe.

Kaugnay na Nilalaman: Excel Auto Sort Kapag Nagbabago ang Data (9 na Halimbawa)

5. Order Drop Down List Gamit ang VBA sa Excel

Dito, gagamitin ko ang VBA upang pagbukud-bukurin ang mga pangalan ng prutas sa alpabetikong pagkakasunud-sunod. Halimbawa, mayroon kaming isang drop-down na listahan kung saan ang mga pangalan ng prutas ay hindi pinagsunod-sunod sa anumang pagkakasunud-sunod.

Kaya, ipapakita ko kung paano i-order ang drop-down na listahan sa itaas ayon sa alpabeto .

Mga Hakbang:

  • Una, pupunta ako sa sheet kung saan ang source data ng drop-down list sa itaas. Dito, matatagpuan ang aking source data sa Sheet8 .

  • Pagkatapos, i-right-click ang pangalan ng sheet at piliin ang Tingnan ang Code .

  • Bilang resulta, lalabas ang window ng Microsoft Visual Basic for Applications . I-type ang code sa ibaba sa Module . Tandaan, nailagay mo nang tama ang Pangalan ng Sheet , Pangalan ng Talahanayan , at Column Name mo. 
2397

  • Ngayon, pumunta sa source data table at magsulat ng anumang prutas na katulad nito‘ Mga Petsa ’ sa Cell B14 , pagkatapos ng huling data ng talahanayan ( B4:B13 ). Pindutin ang Enter pagkatapos nito.

  • Dahil dito, ang data sa talahanayan sa itaas ay pinagsunod-sunod ayon sa alpabeto.

  • Katulad nito, ang mga prutas sa drop-down list na ginawa kanina ay masyadong pinagsunod-sunod sa alpabetikong pagkakasunud-sunod.

Magbasa Pa: Paano Pagbukud-bukurin ang ListBox gamit ang VBA sa Excel (Isang Kumpletong Gabay)

Konklusyon

Sa artikulo sa itaas, mayroon akong sinubukang talakayin ang ilang mga paraan upang ayusin ang isang drop-down na listahan sa excel nang detalyado. Sana, ang mga pamamaraan at paliwanag na ito ay magiging sapat upang malutas ang iyong mga problema. Mangyaring ipaalam sa akin kung mayroon kang anumang mga query.

Nakaraang post Paano I-convert ang Decimal Feet sa Talampakan at Pulgada sa Excel (4 na Magagamit na Paraan)
Susunod na post Pagbukud-bukurin ang Pivot Table ayon sa Mga Halaga sa Excel (4 na Matalinong Paraan)

Si Hugh West ay isang napakaraming Excel trainer at analyst na may higit sa 10 taong karanasan sa industriya. May hawak siyang Bachelor's degree sa Accounting and Finance at Master's degree sa Business Administration. Si Hugh ay may hilig sa pagtuturo at nakabuo ng kakaibang diskarte sa pagtuturo na madaling sundin at maunawaan. Ang kanyang dalubhasang kaalaman sa Excel ay nakatulong sa libu-libong mag-aaral at propesyonal sa buong mundo na mapabuti ang kanilang mga kasanayan at maging mahusay sa kanilang mga karera. Sa pamamagitan ng kanyang blog, ibinahagi ni Hugh ang kanyang kaalaman sa mundo, nag-aalok ng mga libreng Excel tutorial at online na pagsasanay upang matulungan ang mga indibidwal at negosyo na maabot ang kanilang buong potensyal.