Cách sắp xếp danh sách thả xuống trong Excel (5 phương pháp dễ dàng)

Hugh West

21-09-2023 Khái niệm cơ bản về Excel
  • Chia Sẻ Cái Này
Hugh West

Trong hướng dẫn này, tôi sẽ trình bày một số phương pháp sắp xếp danh sách thả xuống trong excel. Thông thường, khi chúng ta làm việc với nhiều dữ liệu hoặc dữ liệu lặp lại, nếu chúng ta có thể sắp xếp chúng theo thứ tự bảng chữ cái hoặc bất kỳ loại thứ tự nào khác, thì việc điều hướng danh sách thả xuống sẽ trở nên dễ dàng hơn. Vì vậy, tôi sẽ trình bày cách sắp xếp thứ tự dữ liệu danh sách trước và do đó sử dụng Xác thực dữ liệu để tạo trình đơn thả xuống.

Tải xuống Sách bài tập thực hành

Bạn có thể tải xuống sách bài tập thực hành mà chúng tôi đã sử dụng để chuẩn bị cho bài viết này.

Sắp xếp dạng thả xuống.xlsm

5 phương pháp sắp xếp dạng thả xuống Down trong Excel

1. Áp dụng hàm SORT của Excel để sắp xếp và tạo danh sách thả xuống

Đầu tiên tôi sẽ sử dụng hàm SORT để sắp xếp dữ liệu theo thứ tự bảng chữ cái. Ví dụ: tôi có tập dữ liệu ( B4:C13 ) chứa một số tên trái cây theo thứ tự ngẫu nhiên. Bây giờ, tôi sẽ sắp xếp chúng trước.

Các bước thực hiện:

  • Viết công thức bên dưới vào Ô E5 và nhấn Enter .
=SORT(B5:B13)

  • Kết quả là công thức sẽ cho một mảng danh sách trái cây được sắp xếp theo thứ tự bảng chữ cái tăng dần.

⏩ Tạo Danh sách thả xuống :

Các bước:

  • Đầu tiên, chọn bất kỳ ô nào hoặc toàn bộ phạm vi dữ liệu mà bạn muốn tạo danh sách thả xuống.

  • Tiếp theo, từ Dải băng Excel , chuyển đến Dữ liệu > Công cụ dữ liệu nhóm> Xác thực dữ liệu > Xác thực dữ liệu (Xem ảnh chụp màn hình).

  • Sau đó, Hộp thoại Xác thực dữ liệu sẽ hiển thị. Chọn Danh sách từ trường: Cho phép . Chọn tùy chọn Danh sách sẽ hiển thị trường: Nguồn . Nhấp vào mũi tên phía trên của trường Nguồn để chọn dữ liệu nguồn.

  • Bây giờ hãy nhập dữ liệu nguồn và nhấn Nhập . Ở đây, chúng tôi đã sử dụng ký hiệu ' # ' ở cuối dữ liệu nguồn vì chúng tôi muốn đưa toàn bộ mảng dữ liệu đã sắp xếp vào danh sách thả xuống.

  • Sau đó, nhấp vào OK .

  • Kết quả là, danh sách thả xuống được tạo như mong đợi.

Nội dung liên quan: Cách sắp xếp các số theo thứ tự tăng dần trong Excel bằng cách sử dụng Công thức

2. Kết hợp SORT & Các hàm DUY NHẤT để Sắp xếp Danh sách Thả xuống

Đôi khi một danh sách dữ liệu chứa các giá trị lặp lại. Trong trường hợp đó, bạn có thể không muốn dữ liệu tương tự xuất hiện nhiều lần trong danh sách thả xuống. Chẳng hạn, tập dữ liệu bên dưới chứa Orange , Coconut và Apple nhiều lần. Vì vậy, bây giờ tôi sẽ sử dụng kết hợp các hàm SORT và UNIQUE để sắp xếp những dữ liệu này.

Các bước:

  • Viết công thức bên dưới vào Ô E5 .
=UNIQUE(SORT(B5:B13))

  • Công thức trên sẽdẫn đến một mảng chứa các tên trái cây duy nhất.

  • Tương tự như Phương pháp 1 , sử dụng Xác thực dữ liệu tùy chọn, bạn có thể có danh sách thả xuống từ các tên trái cây được sắp xếp ở trên.

Đọc thêm: Cách sắp xếp danh sách duy nhất trong Excel (10 Hữu ích Phương pháp)

3. Hàm Excel với tùy chọn Xác định tên để sắp xếp danh sách thả xuống

Lần này tôi sẽ sử dụng Xác định tên tùy chọn để có được một danh sách được sắp xếp. Ví dụ: tôi có tập dữ liệu tên trái cây ( A1:A10 ) trong Sheet1 như bên dưới. Hãy sắp xếp những dữ liệu này theo thứ tự bảng chữ cái.

Các bước:

  • Chuyển đến Công thức > Xác định tên > Xác định tên .

  • Hộp thoại Tên mới sẽ bật lên như một kết quả. Nhập Fruit vào trường: Name và nhập công thức bên dưới vào trường: Refers to . Nhấn OK sau đó.
=OFFSET(Sheet1!$A$1, 0, 0, COUNTA(Sheet1!$A$1:$A$1001))

  • Bây giờ chuyển sang trang tính khác ( Trang tính2 ). Nhập công thức dưới đây vào Ô A1 và nhấn Enter .
=IF(COUNTA(Fruit)>=ROWS($A$1:A1), INDEX(Fruit, MATCH(SMALL(COUNTIF(Fruit, "<"&Fruit), ROW(A1)),COUNTIF(Fruit, "<"&Fruit), 0)), "")

  • Công thức trên sẽ trả về một tên trái cây xuất hiện đầu tiên theo thứ tự bảng chữ cái. Kéo xuống ký hiệu ' + ' để xem các tên trái cây còn lại.

  • Cuối cùng, khi kéo xuống ' + ', chúng ta sẽ nhận được danh sách tên trái cây được sắp xếp theo thứ tự abc.

  • Tiếp theo, bạncó thể tạo danh sách thả xuống bằng tùy chọn Xác thực dữ liệu , theo Phương pháp 1 . Hãy nhớ rằng lần này, bạn phải chọn danh sách tên trái cây đã sắp xếp ở trên làm dữ liệu nguồn.

Đọc thêm: Cách sắp xếp theo tên trong Excel (3 ví dụ)

Bài đọc tương tự:

  • Cách sắp xếp phạm vi bằng VBA trong Excel ( 6 ví dụ)
  • Sắp xếp số trong Excel (8 cách nhanh chóng)
  • Cách sắp xếp mảng bằng Excel VBA (Cả thứ tự tăng dần và giảm dần)
  • [Khắc phục] Sắp xếp theo ngày của Excel không hoạt động (2 nguyên nhân và giải pháp)
  • Sắp xếp Excel và bỏ qua khoảng trống (4 cách)

4. Sử dụng Excel Power Query để sắp xếp dữ liệu thả xuống

Bây giờ, tôi sẽ sử dụng Excel Power Query để sắp xếp một danh sách dữ liệu. Để dễ thao tác, tôi đã chuyển đổi tập dữ liệu của mình thành bảng bằng cách nhấn Ctrl + T .

Các bước:

  • Đầu tiên, chọn bảng ( B4:C13 ).

  • Sau đó, chuyển đến Dữ liệu > Từ Bảng/Phạm vi .

  • Kết quả là Sức mạnh Cửa sổ Trình soạn thảo truy vấn sẽ mở cùng với bảng.

  • Bây giờ, nhấp chuột phải vào bảng và nhấp vào Xóa Các cột khác vì chúng tôi không cần thêm cột.

  • Nhấp vào biểu tượng thả xuống của cột trái cây và nhấp lại vào Sắp xếp tăng dần .

  • Quảdanh sách sẽ được sắp xếp theo thứ tự bảng chữ cái.

  • Sau khi bạn sắp xếp xong, hãy chọn Đóng & Tải > Đóng & Tải từ Power Query Editor .

  • Kết quả là bảng chứa các tên trái cây đã sắp xếp được hiển thị dưới dạng bên dưới.

  • Sau đó, bạn có thể tạo danh sách thả xuống từ dữ liệu bảng adobe.

Nội dung liên quan: Tự động sắp xếp Excel khi dữ liệu thay đổi (9 ví dụ)

5. Danh sách thả xuống thứ tự bằng VBA trong Excel

Ở đây mình sẽ sử dụng VBA để sắp xếp tên các loại trái cây theo thứ tự bảng chữ cái. Ví dụ: chúng tôi có một danh sách thả xuống trong đó tên các loại trái cây không được sắp xếp theo bất kỳ thứ tự nào.

Vì vậy, tôi sẽ chỉ cho bạn cách sắp xếp danh sách thả xuống ở trên theo thứ tự bảng chữ cái .

Các bước:

  • Đầu tiên, tôi sẽ chuyển đến trang tính chứa dữ liệu nguồn của danh sách thả xuống ở trên. Ở đây, dữ liệu nguồn của tôi nằm trong Sheet8 .

  • Sau đó, nhấp chuột phải vào tên trang tính và chọn Xem mã .

  • Kết quả là cửa sổ Microsoft Visual Basic for Applications sẽ hiển thị. Nhập mã bên dưới vào Mô-đun . Hãy nhớ rằng bạn đã nhập chính xác Tên trang tính , Tên bảng và Tên cột của bạn. 
2404

  • Bây giờ, hãy vào bảng dữ liệu nguồn và viết bất kỳ loại trái cây nào như‘ Ngày ’ trong Ô B14 , sau dữ liệu cuối cùng của bảng ( B4:B13 ). Nhấn Enter sau đó.

  • Do đó, dữ liệu trong bảng trên được sắp xếp theo thứ tự bảng chữ cái.

  • Tương tự, các loại trái cây trong danh sách thả xuống được tạo trước đó cũng được sắp xếp theo thứ tự bảng chữ cái.

Đọc thêm: Cách sắp xếp ListBox bằng VBA trong Excel (Hướng dẫn đầy đủ)

Kết luận

Trong bài viết trên, tôi đã đã cố gắng thảo luận một số phương pháp để sắp xếp danh sách thả xuống trong excel một cách công phu. Hy vọng rằng, những phương pháp và giải thích này sẽ đủ để giải quyết vấn đề của bạn. Vui lòng cho tôi biết nếu bạn có bất kỳ câu hỏi nào.

Bài trước Cách chuyển đổi Feet thập phân thành Feet và Inch trong Excel (4 phương pháp tiện dụng)
Bài tiếp theo Sắp xếp Pivot Table theo giá trị trong Excel (4 cách thông minh)

Hugh West là một nhà phân tích và huấn luyện viên Excel giàu kinh nghiệm với hơn 10 năm kinh nghiệm trong ngành. Ông có bằng Cử nhân Tài chính Kế toán và bằng Thạc sĩ Quản trị Kinh doanh. Hugh có niềm đam mê giảng dạy và đã phát triển một phương pháp giảng dạy độc đáo, dễ hiểu và dễ theo dõi. Kiến thức chuyên môn về Excel của ông đã giúp hàng nghìn sinh viên và chuyên gia trên toàn thế giới cải thiện kỹ năng và xuất sắc trong sự nghiệp của họ. Thông qua blog của mình, Hugh chia sẻ kiến ​​thức của mình với mọi người, cung cấp các hướng dẫn Excel miễn phí và đào tạo trực tuyến để giúp các cá nhân và doanh nghiệp phát huy hết tiềm năng của họ.