Σε ένα πρακτικό σενάριο εργασίας με το Microsoft Excel, πρέπει να ταξινομούμε και να φιλτράρουμε συχνά πολλαπλές στήλες σε ένα μεγάλο εύρος δεδομένων. Σε αυτό το άρθρο, θα γνωρίσετε όλες τις χρήσιμες και γρήγορες τεχνικές ταξινόμησης πολλαπλών στηλών στο Excel.

Το παραπάνω στιγμιότυπο οθόνης είναι μια επισκόπηση του άρθρου που αντιπροσωπεύει ένα παράδειγμα ταξινόμησης δεδομένων σε πολλαπλές στήλες. Θα μάθετε περισσότερα για το σύνολο δεδομένων καθώς και για τις μεθόδους και τις συναρτήσεις ταξινόμησης και φιλτραρίσματος δεδομένων του Excel στις επόμενες ενότητες αυτού του άρθρου.

Κατεβάστε το βιβλίο ασκήσεων

Μπορείτε να κατεβάσετε το βιβλίο εργασίας του Excel που χρησιμοποιήσαμε για την προετοιμασία αυτού του άρθρου.

5 γρήγορες προσεγγίσεις για την ταξινόμηση πολλαπλών στηλών στο Excel

1. Χρήση της εντολής Ταξινόμηση και φίλτρο για την ταξινόμηση πολλαπλών στηλών

Για να ταξινομήσετε πολλαπλές στήλες στο Excel ταυτόχρονα, χρησιμοποιώντας την εντολή Ταξινόμηση & φίλτρο είναι η καλύτερη λύση. Θα σας επιτρέψει να προσθέσετε &, να επιλέξετε διαφορετικές επιλογές για να ταξινομήσετε οποιοδήποτε εύρος δεδομένων. Στο σύνολο δεδομένων μας παρακάτω, υπάρχουν 6 στήλες που περιέχουν κάποια τυχαία ονόματα εμπορικών σημάτων υπολογιστών, τύπους συσκευών, ονόματα μοντέλων, χώρες προέλευσης, ημερομηνίες κυκλοφορίας και τιμές των συσκευών.

Διαβάστε περισσότερα: Πώς να ταξινομήσετε δεδομένα στο Excel χρησιμοποιώντας τύπο

Θέλουμε να προσθέσουμε 2 κριτήρια για την ταξινόμηση των στηλών στο σύνολο δεδομένων μας. Θα ταξινομήσουμε τα ονόματα των χωρών προέλευσης με τη σειρά από το Ζ έως το Α. Στη συνέχεια, οι τιμές των συσκευών θα ταξινομηθούν από τη μικρότερη προς τη μεγαλύτερη.

📌 Βήμα 1:

➤ Επιλέξτε πρώτα όλα τα δεδομένα του πίνακα.

➤ Κάτω από το Αρχική σελίδα κορδέλα, επιλέξτε Προσαρμοσμένη ταξινόμηση εντολή από το Ταξινόμηση & φίλτρο drop-down στο Επεξεργασία Θα ανοίξει ένα παράθυρο διαλόγου.

📌 Βήμα 2:

➤ Πατήστε στο πτυσσόμενο μενού Ταξινόμηση κατά &. Χώρα προέλευσης .

➤ Αλλάξτε τη σειρά με Από Z σε A από το Παραγγελία drop-down.

➤ Κάντε κλικ στο Προσθήκη επιπέδου για να αναθέσετε άλλο κριτήριο.

📌 Βήμα 3:

➤ Τώρα επιλέξτε Τιμή από το επόμενο αναπτυσσόμενο μενού.

➤ Αλλάξτε τη σειρά του με Από το μικρότερο στο μεγαλύτερο .

➤ Τύπος OK &- τελειώσατε.

Όπως στην παρακάτω εικόνα, θα έχετε ταξινομημένα τα δεδομένα σας για όλες τις στήλες ταυτόχρονα. Στήλη G , οι τιμές ταξινομούνται με βάση τη σειρά των ονομάτων των χωρών, καθώς έχουμε ορίσει τη σειρά των τιμών ως δευτερεύον κριτήριο ταξινόμησης.

2. Ανάθεση επιλογών φίλτρου στις επικεφαλίδες των πινάκων

Με τη χρήση Φίλτρο στις επικεφαλίδες των πινάκων, μπορείτε να ταξινομήσετε τις στήλες πιο εύκολα. Αλλά σε αυτή την περίπτωση, δεν μπορείτε να προσθέσετε κριτήρια για δύο ή περισσότερες στήλες ταυτόχρονα.

📌 Βήμα 1:

➤ Επιλέξτε πρώτα όλες τις επικεφαλίδες του πίνακα.

➤ Κάτω από το Αρχική σελίδα καρτέλα, επιλέξτε Φίλτρο εντολή από το Ταξινόμηση & φίλτρο drop-down στο Επεξεργασία Θα βρείτε την ομάδα εντολών Φίλτρο στις επικεφαλίδες των πινάκων σας.

📌 Βήμα 2:

➤ Τώρα κάντε κλικ στο Χώρα προέλευσης drop-down.

➤ Επιλέξτε τη σειρά- Ταξινόμηση από το Ζ στο Α.

➤ Τύπος OK .

Θα λάβετε τις ταξινομημένες στήλες με βάση τις χώρες προέλευσης. Μπορείτε επίσης να ταξινομήσετε οποιεσδήποτε άλλες στήλες με βάση τα κριτήριά σας με την εντολή Φίλτρο επιλογές από τις επικεφαλίδες των στηλών.

3. Μορφοποίηση υπό όρους για την ταξινόμηση πολλαπλών στηλών

Αν θέλετε να ταξινομήσετε τα δεδομένα ή τις στήλες σας με επισήμανση με χρώματα ή σύμβολα, πρέπει να επιλέξετε Μορφοποίηση υπό όρους . Αλλά αυτή η μέθοδος δεν θα αλλάξει ή θα τροποποιήσει καθόλου τις σειρές των δεδομένων σας. Αντίθετα, θα επισημάνει μόνο τα δεδομένα σε μια στήλη ή γραμμή με βάση τα κριτήρια ταξινόμησης. Υποθέτοντας ότι θέλουμε να ταξινομήσουμε τη στήλη για την ημερομηνία έκδοσης επισημαίνοντας τα δεδομένα.

📌 Βήματα:

➤ Επιλέξτε ολόκληρη τη στήλη για Ημερομηνία κυκλοφορίας .

➤ Κάτω από το Αρχική σελίδα κορδέλα, από το Μορφοποίηση υπό όρους και Κλίμακες χρώματος drop-downs, επιλέξτε το Πράσινο-λευκό ή οποιαδήποτε άλλη χρωματική κλίμακα που προτιμάτε. Θα εμφανιστεί μια προεπισκόπηση της εν λόγω χρωματικής κλίμακας στη στήλη που σας έχει ανατεθεί.

➤ Τύπος Εισάγετε το &- τελειώσατε.

Θα εμφανιστεί η στήλη που σας έχει ανατεθεί με Πράσινο-λευκό χρωματικές κλίμακες, όπου το πλήρες πράσινο μέρος δηλώνει τις πιο πρόσφατες ημερομηνίες και το ανοιχτό πράσινο ή το λευκό είναι για τις παλαιότερες ημερομηνίες. Με αυτόν τον τρόπο μπορείτε να ταξινομήσετε τα δεδομένα επισημαίνοντάς τα με χρώματα.

Μπορείτε επίσης να ταξινομήσετε τη στήλη για τις τιμές με παρόμοιες ή άλλες χρωματικές κλίμακες. Εδώ, οι τιμές ταξινομούνται με αύξουσα σειρά &- στη συνέχεια, αν χρησιμοποιήσετε χρωματικές κλίμακες, τότε θα μοιάζει με την ακόλουθη εικόνα.

Η ταξινόμηση με βάση τις χρωματικές κλίμακες εξαρτάται από τα διαθέσιμα αριθμητικά δεδομένα. Αν θέλετε να ταξινομήσετε συμβολοσειρές κειμένου σε μια στήλη ή μια γραμμή, τότε θα πρέπει να αναζητήσετε μια άλλη μέθοδο ή να προσαρμόσετε τα επιλεγμένα δεδομένα από το Μορφοποίηση υπό όρους .

4. Εισαγωγή της συνάρτησης SORT για την ταξινόμηση πολλαπλών στηλών

Όταν πρέπει να ταξινομήσετε ένα εύρος δεδομένων σε μια άλλη περιοχή του λογιστικού σας φύλλου και αν δεν θέλετε να αντιγράψετε ούτε τα αρχικά δεδομένα, τότε η χρήση της εντολής SORT Ας γνωρίσουμε πρώτα αυτή τη συνάρτηση SORT.

• Στόχος της λειτουργίας:

Ταξινομεί ένα εύρος ενός πίνακα.

• Σύνταξη:

=SORT(array, [sort_index], [sort_order], [by_col])

• Επιχειρήματα:

array- Εύρος δεδομένων ή κελιών που θέλετε να ταξινομήσετε.

[sort_index]- Αριθμός στήλης ή γραμμής που θα ταξινομηθεί.

[sort_order]- αύξουσα(1) ή φθίνουσα(-1) σειρά.

[by_col]- Πρέπει να επιλέξετε αν η ταξινόμηση θα γίνεται ανά στήλη ή ανά γραμμή.

Στην παρακάτω εικόνα, ένας άλλος πίνακας έχει προστεθεί κάτω από τον 1ο όπου θα εφαρμόσουμε το SORT με βάση τα δεδομένα του αρχικού πίνακα.

📌 Βήματα:

➤ Επιλέξτε την έξοδο Κύτταρο B26 & τύπος:

➤ Τύπος Εισάγετε το και θα βρείτε τις ταξινομημένες στήλες στον δεύτερο πίνακα.

Εδώ έχουμε ταξινομήσει τις τιμές μόνο από τη μεγαλύτερη προς τη μικρότερη. Μέσα στη συνάρτηση, το 1ο όρισμα είναι B5:G23 το οποίο είναι το επιλεγμένο εύρος δεδομένων προς ταξινόμηση. sort_index ή ο αριθμός στήλης έχει επιλεγεί ως 6 δεδομένου ότι η 6η στήλη αντιπροσωπεύει τις τιμές. -1' στο 3ο όρισμα σημαίνει, ότι ταξινομούμε τα δεδομένα σε φθίνουσα σειρά. Και στο 4ο όρισμα, η λογική συνάρτηση FALSE έχει επιλεγεί για να αναθέσει την ταξινόμηση ανά γραμμές και όχι ανά στήλες.

5. Εφαρμογή της λειτουργίας SORTBY για την ταξινόμηση πολλαπλών στηλών

Με τη χρήση SORTBY μπορείτε να προσθέσετε πολλαπλά κριτήρια για την ταξινόμηση των στηλών. Η σύνταξη αυτού του τύπου είναι η εξής:

=SORTBY(array, by_array1, [sort_order1], [by_array2], [sort_order2])

Με βάση το σύνολο δεδομένων μας, θα ταξινομήσουμε πρώτα τη στήλη για τη Χώρα προέλευσης και στη συνέχεια οι τιμές θα ταξινομηθούν από τη μικρότερη προς τη μεγαλύτερη.

📌 Βήματα:

➤ Επιλέξτε Κύτταρο B26 και τον τύπο:

➤ Τύπος Εισάγετε το και θα σας εμφανιστεί ο ταξινομημένος πίνακας αμέσως στον δεύτερο πίνακα.

Μέσα στη συνάρτηση, το 1ο όρισμα είναι ο επιλεγμένος πίνακας δεδομένων που πρέπει να ταξινομηθεί. Το 2ο και το 3ο όρισμα είναι το εύρος των κελιών- E5:E23 &, -1 Αυτό σημαίνει ότι τα δεδομένα κειμένου στο Στήλη Ε θα ταξινομηθούν με βάση την αλφαβητική σειρά των Από Z σε A Τα δύο αυτά ορίσματα συνδυάζουν τα πρώτα κριτήρια ταξινόμησης. Το δεύτερο κριτήριο αποτελείται από τα ορίσματα G5:G23 και '1' το οποίο δείχνει ότι οι τιμές στο Στήλη G θα ταξινομηθούν από το μικρότερο προς το μεγαλύτερο.

Καταληκτικά λόγια

Ελπίζω ότι όλες αυτές οι μέθοδοι που αναφέρθηκαν παραπάνω θα σας ωθήσουν τώρα να τις εφαρμόσετε στα φύλλα του Excel πιο αποτελεσματικά. Εάν έχετε οποιεσδήποτε ερωτήσεις ή σχόλια, ενημερώστε με στην ενότητα σχολίων. Ή μπορείτε να δείτε τα άλλα άρθρα μας σχετικά με τις συναρτήσεις του Excel σε αυτόν τον ιστότοπο.