এক্সেল প্রধানত ক্যালকুলেটরের সাহায্য ছাড়াই ডেটাশিট তৈরি করার জন্য এবং গণনা সম্পাদন করার জন্য ব্যবহৃত হয়। ব্যবসা প্রতিষ্ঠান এক্সেল ব্যবহার না করে একটি দিন পার করার কথা ভাবতে পারে না। যাইহোক, ব্যবসায়িক উদ্দেশ্যে, Excel ফাইলগুলিকে ব্যক্তি থেকে ব্যক্তিতে স্থানান্তর করতে হবে। কিন্তু ফাইল সাইজ বেশি হলে অনেক সময় লাগে। আবার, ডেটাশীটে যেকোনো পরিবর্তন আপডেট হতে অনেক সময় নেয়। তাই এক্সেল ওয়ার্কবুকে বড় ফাইলের আকার এর কারণ নির্ধারণ করা খুবই গুরুত্বপূর্ণ। এই নিবন্ধে, আমি আপনাকে দেখাব কিভাবে এক্সেলের বড় ফাইলের আকারের কারণ নির্ধারণ করতে হয়।

অনুশীলন ওয়ার্কবুক ডাউনলোড করুন

নির্ধারণ করুন কি বৃহৎ ফাইলের আকারের কারণ।xlsx

বড় এক্সেল ফাইলের আকারের কারণ কী তা নির্ধারণের জন্য 10 উপযুক্ত উপায়

এই বিভাগে আপনি বড় ফাইলের আকারের কারণ নির্ধারণের জন্য 10টি উপযুক্ত উপায় খুঁজে পাবেন এক্সেলে। আসুন এখন সেগুলো পরীক্ষা করি!

1. অপ্রয়োজনীয় লুকানো ওয়ার্কশীট চেক করুন

আপনি যদি অন্য কারো কাছ থেকে এক্সেল ফাইল পেয়ে থাকেন বা নেট থেকে ডাউনলোড করে থাকেন, তাহলে প্রাপ্ত/ডাউনলোড করা ফাইলটিতে কিছু লুকানো থাকতে পারে। কার্যপত্রক কার্যকারী শীটগুলির প্রকৃত সংখ্যা জানতে, নীচের ধাপগুলি অনুসরণ করুন

• প্রথমে, পর্যালোচনা ট্যাবে যান> ওয়ার্কবুক পরিসংখ্যান ক্লিক করুন।

• তারপর একটি পপ-আপ শীটগুলির প্রকৃত সংখ্যা দেখানো হবে।

আসুন বলিপপ-আপ দেখাচ্ছে যে সক্রিয় ফাইলের জন্য শীট সংখ্যা 3 কিন্তু আপনি শুধুমাত্র 2 শীট দেখতে পারেন। অপ্রয়োজনীয় শীটটি লুকানো থাকতে পারে তবে এটি এখনও ফাইলের আকার বাড়াচ্ছে। শীটটি আড়াল করার জন্য:

• এখানে, একটি শীটের নামের উপর, মাউসের ডান-ক্লিক করুন> আনহাইড করুন ক্লিক করুন।

• তারপর, লুকানো শীটগুলি দেখাবে। আপনি যে শীটটি লুকাতে চান সেটি নির্বাচন করুন> ঠিক আছে ক্লিক করুন।

• অতএব, আপনার লুকানো শীট প্রদর্শিত হবে। আপনার প্রয়োজন না হলে আপনি এখন সেগুলি মুছে ফেলতে পারেন৷

সুতরাং, লুকানো ফাইলটি এক্সেলের বড় ফাইলের আকারের অন্যতম প্রধান কারণ।

2. পরীক্ষা করুন বাইনারি ফরম্যাট(.xlsb) ফাইলের আকার কমায় কি না

একটি এক্সেল ফাইল ডিফল্টরূপে ( .xlsx ) ফাইল ফরম্যাট হিসাবে সংরক্ষণ করা হয়। কিন্তু, যখন আপনি এটিকে বাইনারি ফরম্যাটে ( .xlsb ) সংরক্ষণ করেন, তখন ফাইলের আকার স্বয়ংক্রিয়ভাবে কমে যায়। সুতরাং, যদি আপনার একটি ছোট আকারের এক্সেল ফাইলের প্রয়োজন হয়, তাহলে ফাইলটির বিন্যাস পরীক্ষা করুন কারণ ডিফল্ট ( .xlsx) বিন্যাসটি ফাইলের আকার বাড়ানোর অন্যতম কারণ।

এবং আপনি যদি ফাইলটিকে বাইনারি ( .xlsb ) ফরম্যাটে রূপান্তর করতে চান:

• প্রথমে, ফাইলটির একটি অনুলিপি এক্সেল বাইনারি ওয়ার্কবুকে (*.xlsb) সংরক্ষণ করুন ) ফরম্যাট।

• তারপর, ডিফল্ট ফরম্যাটের সাথে বাইনারি ফরম্যাটের তুলনা করুন। আপনি লক্ষ্য করবেন যে বাইনারি ফরম্যাট ডিফল্ট এর চেয়ে কম মেমরি গ্রাস করেছেবিন্যাস৷

সুতরাং, ডিফল্ট বিন্যাসটি ফাইলের আকার বাড়ানোর জন্যও দায়ী৷

আরো পড়ুন: বড় এক্সেল ফাইলের আকার 40-60% হ্রাস করুন (12 প্রমাণিত পদ্ধতি)

3. অব্যবহৃত ওয়ার্কশীটের উপস্থিতি বড় ফাইলের আকারের কারণ

এক্সেল ফাইলের আকার প্রবর্তনের সাথে সাথে বৃদ্ধি পায় নতুন কাজের শীট। আপনার এক্সেল ফাইলে একটি অব্যবহৃত বা অপ্রয়োজনীয়ভাবে ব্যবহৃত শীট থাকতে পারে যা আপনার ফাইলের আকার বৃদ্ধির জন্য দায়ী। সুতরাং, আপনার ফাইলে কোনো অপ্রয়োজনীয় কাজের শীট আছে কিনা তা পরীক্ষা করে দেখুন যাতে কোনো সূত্র বা অন্য কোনো বৈশিষ্ট্য নেই কিন্তু শুধুমাত্র কিছু কাঁচা তথ্য আছে। যদি তাই হয়, শুধু অন্য শীটে আপনার প্রয়োজনীয় ডেটা অনুলিপি করুন এবং অব্যবহৃত শীট মুছুন এবং এটি আপনাকে ফাইলের আকার কমাতে সাহায্য করবে।

4. এক্সেল ফাইলে ফাঁকা স্থান নির্ধারণ করুন

এক্সেলে ফাইলের আকার বাড়ানোর সবচেয়ে সাধারণ কারণগুলির মধ্যে একটি হল ওয়ার্কিং শীটে ফাঁকা জায়গা। শীটে কোন ফাঁকা স্থান আছে কিনা তা নির্ধারণ করতে, শুধু CTRL+END টি চাপুন এবং কার্সার আপনাকে শেষ সক্রিয় কর্মক্ষম ঘরে নিয়ে যাবে।

যদি এটি আপনার ডেটার আগে অনেক সারি বা কলাম নিয়ে যায়, তাহলে সমস্ত আকর্ষক কোষ মেমরির আকার বাড়ানোর জন্য দায়ী। আপনি যদি এটি ঠিক করতে চান এবং এই সমস্ত অতিরিক্ত কক্ষগুলি মুছতে চান তবে নীচের পদক্ষেপগুলি অনুসরণ করুন:

• প্রথমত, আপনার প্রথম খালি সারি বা কলাম নির্বাচন করুন৷ শুধু চাপুন SHIFT+SPACE (সারির জন্য) অথবা CTRL+SPACE (এর জন্যকলাম)।

• এখন, খুব নিচে বা সিলেক্ট করার জন্য CTRL+SHIFT+DOWN ARROW (বা ডান তীর) টিপুন ওয়ার্কশীটের একেবারে ডান কক্ষ।

• এর পর মুছে ফেলুন বোতাম টিপুন এড়িয়ে চলুন। শুধু মাউসে ডান-ক্লিক করুন এবং মুছুন নির্বাচন করুন। মনে রাখবেন, মুছুন টিপে এবং মুছুন নির্বাচন করলে একই ফলাফল দেখাবে না।

24>

5. অপ্রয়োজনীয় বিন্যাস বড় হওয়ার কারণ ফাইলের আকার

আপনার ফাইলটিকে চোখের প্রশান্তিদায়ক এবং পাঠক-বান্ধব করার জন্য একটি বিশেষ উপায়ে উপস্থাপিত কাঁচা ডেটার প্রয়োজন হতে পারে। কিন্তু যত তাড়াতাড়ি আপনি ওয়ার্কশীটে আপনার কক্ষগুলি ফর্ম্যাট করেন, ফাইলের আকার আনুপাতিকভাবে বৃদ্ধি পায়। সুতরাং, আমি আপনাকে আপনার ডেটাতে কোনো অপ্রয়োজনীয় বিন্যাস না করার পরামর্শ দেব। অবশ্যই, আপনার কাজের উদ্দেশ্যে বা আপনার ক্লায়েন্টদের জন্য আপনার ফরম্যাটিং প্রয়োজন, তবে আমি ওভার ফরম্যাটিং সম্পর্কে বলছি যা শুধুমাত্র চোখকে খুশি করার জন্য করা হয় এবং যেকোন অভ্যন্তরীণ ফাইলের জন্য যা আসলে কোন ফর্ম্যাটিং প্রয়োজন হয় না৷

এবং শেষ কিন্তু অন্তত নয়, পরিষ্কার ফরম্যাটিং সম্পর্কে সতর্কতা অবলম্বন করুন কারণ ক্লিয়ারিং ডলারের চিহ্ন এবং অন্যান্য গুরুত্বপূর্ণ বৈশিষ্ট্যগুলিও মুছে ফেলতে পারে৷

ফরম্যাটিং পরিষ্কার করার জন্য:

• ডেটা নির্বাচন করুন> হোম ট্যাবে যান> ক্লিক করুন সম্পাদনা > সাফ করুন > ফরম্যাট সাফ করুন নির্বাচন করুন।

আরো পড়ুন: [ফিক্সড!] এক্সেল ফাইল নেই এর জন্য খুব বড় কারণ (10 সম্ভাব্য সমাধান)

অনুরূপরিডিংস

• কিভাবে ম্যাক্রো দিয়ে এক্সেল ফাইলের আকার কমাতে হয় (11টি সহজ উপায়)
• এক্সেল ফাইলকে জিপে সংকুচিত করুন (2টি উপযুক্ত উপায় )
• কিভাবে এক্সেল ফাইলকে ছোট আকারে সংকুচিত করবেন (৭টি সহজ পদ্ধতি)

6. ম্যানুয়াল গণনা প্রয়োগ করা

একটি এক্সেল শীটে গণনার বিকল্পটি সাধারণত স্বয়ংক্রিয় তে সেট করা থাকে এবং এটি ক্যালকুলেটরটি দ্রুত সম্পাদন করতে খুব সহায়ক। কিন্তু একই সময়ে, এটি কিছু পরিমাণে বড় ফাইলের আকার সৃষ্টি করার জন্যও দায়ী। সুতরাং, বড় আকারের এক্সেল ফাইলগুলির জন্য, এটি ফাইলের আকার হ্রাস করার জন্য সহায়ক। এর জন্য, শুধু সূত্র ট্যাবে যান এবং তারপর গণনার বিকল্প থেকে ম্যানুয়াল নির্বাচন করুন।

7. এক্সেলে ছবির আকার নির্ধারণ এবং হ্রাস করা

যদি আপনার এক্সেল ফাইলে একটি বড় আকারের ছবি ঢোকানো থাকে, তাহলে এটি আপনার ফাইলের আকারও বাড়িয়ে দিতে পারে। আপনার ছবির স্কেলের আকার কমাতে:

• প্রথমে, ছবিটিতে ক্লিক করুন এবং এটিতে ডান ক্লিক করুন> আকার এবং বৈশিষ্ট্য নির্বাচন করুন।

• তারপর, ফরম্যাট পিকচার ডায়ালগ বক্সটি প্রদর্শিত হবে। এখান থেকে, আপনি সাইজ কমাতে ছবির নতুন উচ্চতা এবং প্রস্থ বরাদ্দ করতে পারেন।

আরো পড়ুন: ছবি সহ কিভাবে এক্সেল ফাইলের আকার কমাতে হয় (২টি সহজ উপায়)

8. অব্যবহৃত পিভট টেবিলের জন্য পরীক্ষা করুন & চার্ট

ফাইলের আকার বড় হওয়ার একটি প্রধান কারণ হল উপস্থিতিএর পিভট টেবিলের এবং চার্ট। পিভট টেবিলগুলি মূলত ডেটার দ্রুত সারাংশ পাওয়ার জন্য ব্যবহৃত হয়। এটি ফাইলের আকার উল্লেখযোগ্যভাবে বৃদ্ধি করে। সুতরাং, এক্সেল শীটে কোন অপ্রয়োজনীয় পিভট টেবিল আছে কিনা তা পরীক্ষা করা উচিত। যদি একটি পিভট টেবিল শুধুমাত্র একবার ব্যবহারের জন্য হয়, তাহলে সেগুলিকে দ্রুত সরিয়ে ফেলা ভালো কারণ এটি ফাইলের আকার ছোট করতে সাহায্য করবে৷ একই চার্ট জন্য যায়. তাই, আমি আপনাকে পিভট টেবিল এবং চার্টের অপ্রয়োজনীয় ব্যবহার এড়িয়ে চলার পরামর্শ দেব।

9. লুকানো সেলগুলি পরীক্ষা করুন

লুকানো কোষ ধারণকারী এক্সেল ফাইলগুলি ফাইলের আকার বাড়ানোর জন্যও দায়ী। এই ক্ষেত্রে, আপনাকে কেবল লুকানো ঘরগুলিকে আনহাইড করতে হবে এবং সেগুলি মুছে ফেলতে হবে। এটি আপনাকে এক্সেল ফাইলের আকার কমাতে সাহায্য করবে।

10. একটি নতুন ফাইলে শীটগুলি অনুলিপি করুন

কোন শীটটি শীট বা শীটগুলির গ্রুপ অনুলিপি করে বড় আকার ধারণ করছে তাও আপনি পরীক্ষা করতে পারেন একটি নতুন ফাইলে। শীট কপি করার জন্য:

• প্রথমে, শীটের নামের উপর ডান ক্লিক করুন> সরান বা অনুলিপি করুন নির্বাচন করুন।

• এখন, (নতুন বই) নির্বাচন করুন এবং চিহ্নিত করুন একটি অনুলিপি তৈরি করুন ।

অবশেষে, নতুন ওয়ার্কবুকটি সংরক্ষণ করুন এবং ফাইলের আকার পরীক্ষা করুন। আপনি খুব বড় ফাইলের আকারের পরিবর্তন লক্ষ্য করতে সক্ষম হবেন।

উপসংহার

এই নিবন্ধে, আপনি শিখেছেন কিভাবে Excel-এ বড় ফাইলের আকারের কারণ নির্ধারণ করতে হয়। আমি আশা করি এখন থেকে আপনি দ্রুত নির্ণয় করতে পারবেন কি কারণে একটি বড় ফাইলের আকার হচ্ছেএক্সেল ওয়ার্কবুক। আপনার যদি এই নিবন্ধটি সম্পর্কে আরও ভাল পদ্ধতি বা প্রশ্ন বা প্রতিক্রিয়া থাকে তবে অনুগ্রহ করে মন্তব্য বক্সে সেগুলি ভাগ করতে ভুলবেন না। এটি আমাকে আমার আসন্ন নিবন্ধগুলিকে সমৃদ্ধ করতে সাহায্য করবে। আরও প্রশ্নের জন্য, অনুগ্রহ করে আমাদের ওয়েবসাইট ExcelWIKI দেখুন৷ আপনার দিনটি ভালো কাটুক!