Excel används främst för skapa datablad och utföra beräkningar utan hjälp av en miniräknare. Företag kan inte tänka sig att gå igenom en enda dag utan att använda Excel. För affärsändamål måste dock Excel-filer överföras från person till person. Men det tar mycket tid om filstorleken är för stor. Återigen tar det lång tid att uppdatera varje ändring i databladet. Så det är mycket viktigt att fastställa orsaken till stor filstorlek I den här artikeln kommer jag att visa dig hur du kan avgöra vad som orsakar stor filstorlek i Excel.

Ladda ner övningsboken

Bestäm vad som orsakar stor filstorlek.xlsx

10 lämpliga sätt att fastställa vad som orsakar stor Excel-filstorlek

I det här avsnittet hittar du 10 lämpliga sätt att avgöra vad som orsakar stor filstorlek i Excel. Låt oss kolla dem nu!

1. Kontrollera om det finns onödiga dolda arbetsblad

Om du har fått en Excel-fil av någon annan eller laddat ner den från nätet kan den mottagna/nedladdade filen innehålla några dolda arbetsblad. För att få reda på det faktiska antalet arbetsblad följer du stegen nedan.

• Först går du till Översyn av flik> klicka Arbetsbok Statistik .

• Därefter visas en popup-fönsterruta som visar det faktiska antalet ark.

Låt oss säga att popup-fönstret visar att antalet ark är 3 för den aktiva filen, men att du bara kan se 2 ark. Det onödiga arket kan ha gömts, men det ökar fortfarande filstorleken. För att ta bort arket:

• Här, på ett arknamn, högerklicka på musen> klicka på Öppna .

• Därefter visas de dolda arken. Välj det ark du vill ta bort> klicka på OK .

• Du kan nu ta bort dem om du inte behöver dem.

Den dolda filen är alltså en av huvudorsakerna till den stora filstorleken i Excel.

2. Kontrollera om binärt format (.xlsb) minskar filstorleken eller inte

En Excel-fil sparas som ( .xlsx ) som standard. Men när du sparar den i binärt format ( .xlsb ), minskar filstorleken automatiskt. Om du behöver en Excel-fil med kort storlek, kontrollera filens format eftersom standardformatet ( .xlsx) formatet är en av orsakerna till att filstorleken ökar.

Och om du vill konvertera filen till binär ( .xlsb ) format:

• Spara först en kopia av filen i Binär arbetsbok i Excel (*.xlsb) format.

• Jämför sedan Binary format med Standard format. Du kommer att märka att Binary formatet har tagit mindre minne i anspråk än Standard format.

Standardformatet är alltså också ansvarigt för att öka filstorleken.

Läs mer: Minska storleken på stora Excel-filer med 40-60 % (12 beprövade metoder)

3. Förekomst av oanvända arbetsblad som orsakar stor filstorlek

Excel-filens storlek ökar när nya arbetsblad introduceras. Din Excel-fil kan innehålla ett oanvänt eller onödigt använt blad som är orsaken till att filstorleken ökar. Kontrollera därför om det finns något onödigt arbetsblad i din fil som inte innehåller någon formel eller andra funktioner, utan endast innehåller rådata. Om så är fallet kan du bara kopiera den data du behöver till ett annat arbetsblad.ark och radera det oanvända arket, så hjälper det dig. minska filstorleken.

4. Bestäm tomrum i Excel-filen

En av de vanligaste orsakerna till att filstorleken ökar i Excel är det tomma utrymmet i arbetsbladet. För att avgöra om det finns något tomt utrymme i arbetsbladet trycker du bara på CTRL+END och markören tar dig till den sista aktiva arbetscellen.

Om det tar många rader eller kolumner förbi dina data, är det alla de engagerande cellerna som ökar minnesstorleken. Om du vill åtgärda detta och ta bort alla dessa extra celler följer du stegen nedan:

• Välj först den första tomma raden eller kolumnen och tryck på SHIFT+SPACE (för Row) eller CTRL+SPACE (för kolumn).

• Tryck nu på CTRL+SHIFT+NEDÅTPILEN (eller HÖGER PIL) för att välja den nedre eller högra cellen i arbetsbladet.

• Undvik därefter att trycka på DELETE Klicka bara på musen med höger musknapp och välj Ta bort . Kom ihåg att trycka på DELETE och välja Ta bort kommer inte att ge samma resultat.

5. Onödig formatering som orsakar stor filstorlek

Din fil kan kräva att rådata presenteras på ett speciellt sätt för att göra den ögonfridande och läsarvänlig. Men så snart du formaterar dina celler i kalkylbladet ökar filstorleken proportionellt. Så jag rekommenderar dig att inte göra någon onödig formatering av dina data. Naturligtvis behöver du formatering för ditt arbete eller för dina kunder, men jag talar om överformatering somgörs endast för att göra ögonen nöjda och för alla interna filer som egentligen inte behöver formateras.

Sist men inte minst ska du vara försiktig med tydlig formatering, eftersom clearing också kan ta bort dollartecknet och andra viktiga funktioner försvinner.

För att rensa formatering:

• Välj data> gå till Hem flik> klicka Redigering av > Klart > Välj Rensa formatet .

Läs mer: [Rättad!] Excel-filen är för stor utan anledning (10 möjliga lösningar)

Liknande läsningar

• Hur man minskar Excel-filstorleken med makro (11 enkla sätt)
• Komprimera Excel-fil till Zip (2 lämpliga sätt)
• Hur man komprimerar Excel-filer till mindre storlek (7 enkla metoder)

6. Tillämpning av manuella beräkningar

Beräkningsalternativet i ett Excel-ark är vanligtvis inställt på Automatisk och den är till stor hjälp för att utföra beräkningen snabbare. Men samtidigt är den också ansvarig för att orsaka stora filstorlekar i viss utsträckning. Så för stora Excel-filer är det bra att minska filstorleken. För detta går du bara till Formel och välj sedan Manuell från Beräkningsalternativ .

7. Bestämma och minska bildstorleken i Excel

Om din Excel-fil innehåller infogade bilder i stor skala kan det också öka filstorleken. Om du vill minska storleken på din bild kan du minska skalan:

• Först klickar du på bilden och högerklickar på den> välj Storlek och egenskaper .

• Dialogrutan Formatera bild visas sedan. Här kan du tilldela nya bilder till höjd och bredd av bilden för att minska storleken.

Läs mer: Hur man minskar Excel-filstorleken med bilder (2 enkla sätt)

8. Kontrollera oanvända pivottabeller & diagram

En av de viktigaste orsakerna till att filstorlekarna blir större är förekomsten av Pivottabeller och diagram. Pivottabeller används främst för att få en snabb sammanfattning av data. Det ökar filstorleken avsevärt. Så det bör kontrolleras om det finns några onödiga pivottabeller i Excel-arket. Om en pivottabell bara är till för engångsanvändning är det bättre att ta bort dem snabbt eftersom det kommer att bidra till att göra filstorleken kortare. Samma sak gäller för diagram. Så jag rekommenderar att du undvikeronödig användning av pivottabeller och diagram.

9. Kontrollera om det finns dolda celler

Excel-filer som innehåller dolda celler är också ansvariga för att öka filstorleken. I det här fallet måste du bara ta bort de dolda cellerna och radera dem. Det hjälper dig att minska storleken på Excel-filen.

10. Kopiera blad till en ny fil

Du kan också kontrollera vilket ark som tar stor plats genom att kopiera arken eller en grupp av arken till en ny fil. För att kopiera arken:

• För det första högerklickar du på arkets namn> välj Flytta eller kopiera .

• Välj nu (ny bok) och markera skapa en kopia .

Spara slutligen den nya arbetsboken och kontrollera storleken på filen. Du kommer att kunna märka förändringen för mycket stora filer.

Slutsats

I den här artikeln har du lärt dig hur du kan avgöra vad som orsakar stor filstorlek i Excel. Jag hoppas att du från och med nu snabbt kan avgöra vad som orsakar stor filstorlek i en Excel-arbetsbok. Om du har några bättre metoder eller frågor eller feedback om den här artikeln, glöm inte att dela dem i kommentarsfältet. Detta kommer att hjälpa mig att berika mina kommande artiklar. För fler frågor, vänligenbesöka vår webbplats ExcelWIKI . Ha en trevlig dag!