Excel chủ yếu được sử dụng để tạo biểu dữ liệu và thực hiện các phép tính mà không cần sự trợ giúp của máy tính. Các tổ chức kinh doanh không thể nghĩ đến việc bỏ qua một ngày mà không sử dụng Excel. Tuy nhiên, vì mục đích kinh doanh, các tệp Excel cần được chuyển từ người này sang người khác. Nhưng sẽ mất rất nhiều thời gian nếu dung lượng file quá nhiều. Một lần nữa, bất kỳ thay đổi nào trong biểu dữ liệu đều mất nhiều thời gian để cập nhật. Vì vậy, việc xác định nguyên nhân gây ra kích thước tệp lớn trong sổ làm việc Excel là rất quan trọng. Trong bài viết này, tôi sẽ chỉ cho bạn cách xác định nguyên nhân gây ra kích thước tệp lớn trong Excel.

Tải xuống Sách bài tập thực hành

Xác định nguyên nhân là gì Nguyên nhân gây ra kích thước tệp lớn.xlsx

10 cách phù hợp để xác định nguyên nhân gây ra kích thước tệp Excel lớn

Trong phần này, bạn sẽ tìm thấy 10 cách phù hợp để xác định nguyên nhân gây ra kích thước tệp lớn trong Excel. Hãy kiểm tra chúng ngay bây giờ!

1. Kiểm tra Trang tính ẩn không cần thiết

Nếu bạn đã nhận tệp Excel từ người khác hoặc tải xuống từ mạng, tệp đã nhận/tải xuống có thể chứa một số ẩn bảng tính. Để biết số lượng trang làm việc thực tế, hãy làm theo các bước dưới đây

• Đầu tiên, hãy chuyển đến tab Xem lại > nhấp vào Thống kê sổ làm việc .

• Sau đó, một cửa sổ bật lên sẽ xuất hiện hiển thị số lượng trang tính thực tế.

Hãy nóicửa sổ bật lên hiển thị rằng số lượng trang tính cho tệp đang hoạt động là 3 nhưng bạn chỉ có thể thấy 2 trang tính. Trang tính không cần thiết có thể đã bị ẩn nhưng nó vẫn làm tăng kích thước tệp. Để hiện trang tính:

• Tại đây, trên tên trang tính, hãy nhấp chuột phải> nhấp vào Bỏ ẩn .

• Sau đó, các trang tính bị ẩn sẽ hiển thị. Chọn trang tính bạn muốn bỏ ẩn> nhấp vào OK .

• Do đó, trang tính ẩn của bạn sẽ xuất hiện. Bây giờ, bạn có thể xóa chúng nếu không cần.

Vì vậy, tệp ẩn là một trong những nguyên nhân chính dẫn đến kích thước tệp lớn trong excel.

2. Kiểm tra xem Định dạng nhị phân (.xlsb) có làm giảm kích thước tệp hay không

Tệp Excel được lưu ở định dạng tệp ( .xlsx ) theo mặc định. Tuy nhiên, khi bạn lưu nó ở định dạng nhị phân ( .xlsb ), kích thước tệp sẽ tự động giảm xuống. Vì vậy, nếu bạn cần một tệp Excel có kích thước ngắn, hãy kiểm tra định dạng của tệp vì định dạng ( .xlsx) mặc định là một trong những nguyên nhân làm tăng kích thước tệp.

Và nếu bạn muốn chuyển đổi tệp thành định dạng nhị phân ( .xlsb ):

• Trước tiên, hãy lưu một bản sao của tệp trong Sổ làm việc nhị phân Excel (*.xlsb ) định dạng.

• Sau đó, so sánh định dạng Nhị phân với định dạng Mặc định . Bạn sẽ nhận thấy rằng định dạng Nhị phân đã tiêu thụ ít bộ nhớ hơn định dạng Mặc định định dạng.

Vì vậy, định dạng mặc định cũng là nguyên nhân làm tăng kích thước tệp.

Đọc thêm: Giảm kích thước tệp Excel lớn xuống 40-60% (12 phương pháp đã được chứng minh)

3. Sự hiện diện của bảng tính không sử dụng khiến kích thước tệp lớn

Kích thước tệp Excel tăng lên khi giới thiệu bảng làm việc mới. Tệp Excel của bạn có thể chứa một trang tính không sử dụng hoặc được sử dụng không cần thiết, trang tính này chịu trách nhiệm tăng kích thước tệp của bạn. Vì vậy, hãy kiểm tra xem có bất kỳ bảng làm việc không cần thiết nào trong tệp của bạn không chứa bất kỳ công thức hoặc bất kỳ tính năng nào khác mà chỉ có một số dữ liệu thô. Nếu vậy, chỉ cần sao chép dữ liệu bạn cần sang một trang tính khác và xóa trang tính không sử dụng và nó sẽ giúp bạn giảm kích thước tệp.

4. Xác định Khoảng trống trong Tệp Excel

Một trong những lý do phổ biến nhất để tăng kích thước tệp trong Excel là khoảng trống trong trang tính làm việc. Để xác định xem có bất kỳ khoảng trống nào trong trang tính hay không, chỉ cần nhấn CTRL+END và con trỏ sẽ đưa bạn đến ô đang hoạt động cuối cùng.

Nếu bạn mất nhiều hàng hoặc cột qua dữ liệu của mình, thì tất cả các ô hấp dẫn chịu trách nhiệm tăng kích thước bộ nhớ. Nếu bạn muốn sửa lỗi này và xóa tất cả các ô thừa này, hãy làm theo các bước bên dưới:

• Đầu tiên, chọn hàng hoặc cột trống đầu tiên của bạn. Chỉ cần nhấn SHIFT+SPACE (đối với Hàng) hoặc CTRL+SPACE (đối vớiCột).

• Bây giờ, hãy nhấn CTRL+SHIFT+MŨI TÊN XUỐNG (hoặc MŨI TÊN PHẢI) để chọn xuống dưới hoặc ô bên phải của trang tính.

• Sau đó, tránh nhấn nút XÓA . Chỉ cần nhấp chuột phải và chọn Xóa . Hãy nhớ rằng nhấn DELETE và chọn Delete sẽ không hiển thị cùng một kết quả.

5. Định dạng không cần thiết gây ra dung lượng lớn Kích thước tệp

Tệp của bạn có thể yêu cầu dữ liệu thô được trình bày theo cách đặc biệt để làm cho nó dễ nhìn và thân thiện với người đọc. Nhưng ngay sau khi bạn định dạng các ô của mình trong trang tính, kích thước tệp sẽ tăng theo tỷ lệ thuận. Vì vậy, tôi khuyên bạn không nên thực hiện bất kỳ định dạng không cần thiết nào đối với dữ liệu của mình. Tất nhiên, bạn cần định dạng cho mục đích công việc hoặc cho khách hàng của mình, nhưng tôi đang nói về việc định dạng quá mức được thực hiện chỉ để vừa mắt và cho bất kỳ tệp nội bộ nào thực sự không cần bất kỳ định dạng nào.

Và cuối cùng nhưng không kém phần quan trọng, hãy cẩn thận về xóa định dạng vì xóa cũng có thể xóa ký hiệu đô la và các tính năng quan trọng khác biến mất.

Để xóa định dạng:

• Chọn dữ liệu> chuyển đến tab Trang chủ > nhấp vào Chỉnh sửa > Xóa > chọn Xóa định dạng .

Đọc thêm: [Đã sửa!] Tệp Excel quá lớn không dùng được Lý do (10 giải pháp khả thi)

Tương tựBài đọc

• Cách giảm kích thước tệp Excel bằng Macro (11 cách dễ dàng)
• Nén tệp Excel thành Zip (2 cách phù hợp )
• Cách nén tệp Excel thành kích thước nhỏ hơn (7 phương pháp đơn giản)

6. Áp dụng tính toán thủ công

Các tùy chọn tính toán trong trang tính Excel thường được đặt thành Tự động và tùy chọn này rất hữu ích trong việc thực hiện phép tính nhanh hơn. Nhưng đồng thời, nó cũng chịu trách nhiệm gây ra kích thước tệp lớn ở một mức độ nào đó. Vì vậy, đối với các tệp Excel có kích thước lớn, việc giảm kích thước tệp sẽ rất hữu ích. Đối với điều này, chỉ cần chuyển đến tab Công thức rồi chọn Thủ công từ Tùy chọn tính toán .

7. Xác định và Giảm Kích thước Hình ảnh trong Excel

Nếu tệp Excel của bạn chứa các hình ảnh được chèn vào có tỷ lệ lớn thì nó cũng có thể làm tăng kích thước tệp của bạn. Để giảm kích thước tỷ lệ của ảnh:

• Trước tiên, hãy nhấp vào ảnh và nhấp chuột phải vào ảnh> chọn Kích thước và Thuộc tính .

• Sau đó, hộp thoại Định dạng Ảnh sẽ hiển thị. Từ đây, bạn có thể chỉ định chiều cao và chiều rộng mới của ảnh để giảm kích thước.

Đọc thêm: Cách giảm kích thước tệp Excel bằng ảnh (2 cách dễ dàng)

8. Kiểm tra các bảng & bảng tổng hợp không sử dụng Biểu đồ

Một trong những lý do chính khiến kích thước tệp lớn hơn là do sự hiện diệncủa Bảng tổng hợp và biểu đồ. Bảng tổng hợp chủ yếu được sử dụng để nhận bản tóm tắt dữ liệu nhanh chóng. Nó làm tăng kích thước tập tin đáng kể. Vì vậy, cần kiểm tra xem có bảng tổng hợp nào không cần thiết trong trang tính Excel hay không. Nếu bảng tổng hợp chỉ để sử dụng một lần, tốt hơn hết bạn nên nhanh chóng loại bỏ chúng vì nó sẽ giúp làm cho kích thước tệp ngắn hơn. Điều tương tự cũng xảy ra với biểu đồ. Vì vậy, tôi khuyên bạn nên tránh sử dụng bảng tổng hợp và biểu đồ không cần thiết.

9. Kiểm tra các ô ẩn

Tệp Excel chứa các ô ẩn cũng là nguyên nhân làm tăng kích thước tệp. Trong trường hợp này, bạn chỉ cần bỏ ẩn các ô bị ẩn và xóa chúng. Nó sẽ giúp bạn giảm kích thước của tệp Excel.

10. Sao chép Trang tính sang Tệp Mới

Bạn cũng có thể kiểm tra xem trang tính nào đang chiếm dung lượng lớn bằng cách sao chép trang tính hoặc nhóm trang tính sang một tập tin mới. Để sao chép trang tính:

• Đầu tiên, nhấp chuột phải vào tên trang tính> chọn Di chuyển hoặc Sao chép .

• Bây giờ, chọn (sách mới) và đánh dấu tạo một bản sao .

Cuối cùng, hãy lưu sổ làm việc mới và kiểm tra kích thước của tệp. Bạn sẽ có thể nhận thấy sự thay đổi đối với kích thước tệp rất lớn.

Kết luận

Trong bài viết này, bạn đã học cách xác định nguyên nhân gây ra kích thước tệp lớn trong Excel. Tôi hy vọng từ bây giờ bạn có thể nhanh chóng xác định nguyên nhân gây ra kích thước tệp lớn trong mộtSổ làm việc Excel. Nếu bạn có bất kỳ phương pháp nào tốt hơn hoặc câu hỏi hoặc phản hồi về bài viết này, xin đừng quên chia sẻ chúng trong hộp bình luận. Điều này sẽ giúp tôi làm phong phú các bài viết sắp tới của mình. Để biết thêm truy vấn, vui lòng truy cập trang web của chúng tôi ExcelWIKI . Chúc một ngày tốt lành!