اکسل عمدتاً برای ایجاد دیتاشیت و انجام محاسبات بدون کمک ماشین حساب استفاده می شود. سازمان‌های تجاری نمی‌توانند حتی یک روز را بدون استفاده از اکسل بگذرانند. با این حال، برای اهداف تجاری، فایل های اکسل باید از فردی به فرد دیگر منتقل شوند. اما اگر حجم فایل خیلی زیاد باشد زمان زیادی می برد. باز هم، هر تغییری در دیتاشیت زمان زیادی برای به روز رسانی نیاز دارد. بنابراین بسیار مهم است که علت اندازه بزرگ فایل در کتاب کار اکسل را تعیین کنید. در این مقاله، من به شما نشان خواهم داد که چگونه می توان تعیین کرد که چه چیزی باعث اندازه فایل بزرگ در اکسل می شود.

دانلود کتاب تمرین تمرین

تعیین کنید چه چیزی است. ایجاد اندازه فایل بزرگ.xlsx

10 روش مناسب برای تعیین اینکه چه چیزی باعث افزایش حجم فایل اکسل می شود

در این بخش 10 روش مناسب برای تعیین علت بزرگی فایل را پیدا خواهید کرد. در اکسل بیایید اکنون آنها را بررسی کنیم!

1. کاربرگ پنهان غیر ضروری را بررسی کنید

اگر فایل اکسل را از شخص دیگری دریافت کرده اید یا آن را از شبکه دانلود کرده اید، ممکن است فایل دریافتی /دانلود شده حاوی مقداری مخفی باشد. کاربرگ برای اطلاع از تعداد واقعی برگه های کاری، مراحل زیر را دنبال کنید

• ابتدا به برگه بازبینی بروید> روی آمار کتاب کار کلیک کنید.

• سپس یک پنجره بازشو ظاهر می شود که تعداد واقعی برگه ها را نشان می دهد.

بیایید بگوییمپاپ آپ نشان می دهد که تعداد برگه ها برای فایل فعال 3 است اما شما می توانید فقط 2 برگه را ببینید. برگه غیرضروری ممکن است پنهان شده باشد اما همچنان اندازه فایل را افزایش می دهد. برای پنهان کردن صفحه:

• در اینجا، روی نام برگه، روی ماوس کلیک راست کنید> روی Unehide کلیک کنید.

• سپس، برگه های پنهان نمایش داده می شوند. برگه‌ای را که می‌خواهید پنهان کنید انتخاب کنید> OK را کلیک کنید.

• از این رو، صفحه پنهان شما ظاهر می شود. اکنون می توانید اگر به آنها نیاز ندارید آنها را حذف کنید.

بنابراین، فایل مخفی یکی از دلایل اصلی حجم بالای فایل در اکسل است.

2. بررسی کنید که آیا فرمت باینری (.xlsb) اندازه فایل را کاهش می دهد یا نه

یک فایل اکسل به صورت پیش فرض به عنوان فرمت فایل ( .xlsx ) ذخیره می شود. اما، هنگامی که آن را در قالب باینری ( .xlsb ) ذخیره می کنید، اندازه فایل به طور خودکار کاهش می یابد. بنابراین، اگر به یک فایل اکسل با اندازه کوتاه نیاز دارید، فرمت فایل را بررسی کنید زیرا فرمت پیش فرض ( .xlsx) یکی از دلایل افزایش حجم فایل است.

و اگر می خواهید فایل را به فرمت باینری ( .xlsb ) تبدیل کنید:

• ابتدا، یک کپی از فایل را در Excel Binary Workbook (*.xlsb) ذخیره کنید. ) قالب.

• سپس، قالب باینری را با قالب پیش فرض مقایسه کنید. متوجه خواهید شد که فرمت باینری حافظه کمتری نسبت به پیش فرض مصرف کرده است.فرمت.

بنابراین، فرمت پیش فرض نیز مسئول افزایش اندازه فایل است.

بیشتر بخوانید: کاهش اندازه فایل اکسل بزرگ به میزان 40-60% (12 روش اثبات شده)

3. وجود کاربرگ استفاده نشده باعث حجم فایل بزرگ

اندازه فایل اکسل با معرفی ورق های کاری جدید فایل اکسل شما ممکن است حاوی یک برگه استفاده نشده یا غیرضروری باشد که مسئول افزایش اندازه فایل شما است. بنابراین، بررسی کنید که آیا برگه کاری غیرضروری در فایل شما وجود دارد که حاوی هیچ فرمول یا ویژگی دیگری نباشد، بلکه فقط دارای داده‌های خام باشد. اگر چنین است، فقط داده های مورد نیاز خود را در یک برگه دیگر کپی کنید و برگه استفاده نشده را حذف کنید و این به شما کمک می کند اندازه فایل را کاهش دهید.

4. تعیین فضای خالی در فایل اکسل

یکی از رایج ترین دلایل افزایش اندازه فایل در اکسل، فضای خالی در برگه کاری است. برای تعیین اینکه آیا فضای خالی در برگه وجود دارد، فقط CTRL+END را فشار دهید و مکان نما شما را به آخرین سلول فعال فعال می برد.

اگر سطرها یا ستون‌های زیادی از داده‌های شما عبور می‌کند، تمام سلول‌های درگیرکننده مسئول افزایش اندازه حافظه هستند. اگر می‌خواهید این مشکل را برطرف کنید و تمام این سلول‌های اضافی را حذف کنید، مراحل زیر را دنبال کنید:

• ابتدا، اولین سطر یا ستون خالی خود را انتخاب کنید. فقط SHIFT+SPACE (برای ردیف) یا CTRL+SPACE (برایستون).

• اکنون، CTRL+SHIFT+POWN ARROW (یا RIGHT ARROW) را برای انتخاب پایین یا پایین فشار دهید. سلول بسیار سمت راست کاربرگ.

• پس از آن از فشار دادن دکمه DELETE خودداری کنید. فقط روی ماوس کلیک راست کرده و Delete را انتخاب کنید. به یاد داشته باشید، فشار دادن DELETE و انتخاب Delete نتیجه یکسانی را نشان نمی دهد.

5. قالب بندی غیر ضروری باعث بزرگی می شود اندازه فایل

فایل شما ممکن است به داده های خام ارائه شده به روشی خاص نیاز داشته باشد تا چشم را آرام و خواننده پسند کند. اما به محض اینکه سلول های خود را در کاربرگ فرمت می کنید، اندازه فایل به نسبت افزایش می یابد. بنابراین، من به شما توصیه می کنم که هیچ گونه قالب بندی غیر ضروری به داده های خود انجام ندهید. البته، شما برای هدف شغلی خود یا برای مشتریان خود به قالب بندی نیاز دارید، اما من در مورد قالب بندی بیش از حد صحبت می کنم که فقط برای جلب توجه چشم ها انجام می شود و برای هر فایل داخلی که در واقع نیازی به قالب بندی ندارد.

و آخرین اما نه کم‌اهمیت، در مورد قالب‌بندی شفاف دقت کنید، زیرا پاک کردن همچنین می‌تواند علامت دلار و سایر ویژگی‌های مهم را حذف کند.

برای پاک کردن قالب‌بندی:

• داده‌ها را انتخاب کنید> به صفحه اصلی برگه> کلیک کنید ویرایش > پاک کردن > پاک کردن قالب را انتخاب کنید.

بیشتر بخوانید: [اصلاح شد!] فایل اکسل خیلی بزرگ است دلیل (10 راه حل ممکن)

مشابهReadings

• چگونه اندازه فایل اکسل را با ماکرو کاهش دهیم (11 روش آسان)
• فایل اکسل را به حالت فشرده (2 روش مناسب) فشرده کنید )
• نحوه فشرده سازی فایل اکسل به اندازه کوچکتر (7 روش آسان)

6. اعمال محاسبات دستی

گزینه محاسبه در برگه اکسل معمولاً روی Automatic تنظیم می شود و برای انجام سریعتر ماشین حساب بسیار مفید است. اما در عین حال تا حدودی باعث بزرگ شدن حجم فایل ها نیز می شود. بنابراین، برای فایل های اکسل با اندازه بزرگ، برای کاهش حجم فایل مفید است. برای این کار، فقط به برگه فرمول بروید و سپس دستی را از گزینه های محاسبه انتخاب کنید.

7. تعیین و کاهش اندازه تصویر در اکسل

اگر فایل اکسل شما حاوی تصاویر درج شده در مقیاس بزرگ است، ممکن است اندازه فایل شما را نیز افزایش دهد. برای کاهش اندازه تصویر خود:

• ابتدا روی عکس کلیک کرده و روی آن کلیک راست کنید> اندازه و ویژگی ها را انتخاب کنید.

• سپس، کادر گفتگوی Format Picture ظاهر می شود. از اینجا می‌توانید ارتفاع و عرض جدید را برای کاهش اندازه به تصویر اختصاص دهید.

بیشتر بخوانید: چگونه اندازه فایل اکسل را با تصاویر کاهش دهیم (2 روش آسان)

8. جدول های محوری استفاده نشده را بررسی کنید. نمودارها

یکی از دلایل اصلی بزرگتر شدن اندازه فایل ها به دلیل وجود آن استاز جدول محوری و نمودارها. جداول محوری عمدتاً برای دریافت خلاصه ای سریع از داده ها استفاده می شود. حجم فایل را به میزان قابل توجهی افزایش می دهد. بنابراین، باید بررسی شود که آیا جدول محوری غیر ضروری در برگه اکسل وجود دارد یا خیر. اگر جدول محوری فقط برای یک بار استفاده است، بهتر است آنها را به سرعت حذف کنید زیرا به کوتاه‌تر شدن اندازه فایل کمک می‌کند. در مورد نمودار هم همینطور. بنابراین، توصیه می‌کنم از استفاده غیرضروری از جداول و نمودارهای محوری خودداری کنید.

9. سلول‌های مخفی را بررسی کنید

فایل‌های اکسل حاوی سلول‌های مخفی نیز مسئول افزایش اندازه فایل هستند. در این حالت، شما باید سلول های مخفی را آشکار کرده و آنها را حذف کنید. این به شما کمک می‌کند تا اندازه فایل اکسل را کاهش دهید.

10. برگه‌ها را در یک فایل جدید کپی کنید

همچنین می‌توانید با کپی کردن برگه‌ها یا گروهی از برگه‌ها بررسی کنید که کدام برگه اندازه بزرگی دارد. به یک فایل جدید برای کپی کردن برگه ها:

• ابتدا روی نام برگه کلیک راست کنید> انتقال یا کپی را انتخاب کنید.

• اکنون، (کتاب جدید) را انتخاب کنید و را علامت بزنید یک کپی ایجاد کنید .

در نهایت، کتاب کار جدید را ذخیره کرده و اندازه فایل را بررسی کنید. شما می توانید این تغییر را برای اندازه فایل بسیار بزرگ مشاهده کنید.

نتیجه گیری

در این مقاله، نحوه تعیین علت بزرگی حجم فایل در اکسل را آموخته اید. امیدوارم از این به بعد بتوانید به سرعت تعیین کنید که چه چیزی باعث بزرگی حجم فایل در یک فایل می شودکتاب کار اکسل. اگر روش یا سوال یا بازخورد بهتری در مورد این مقاله دارید، لطفا فراموش نکنید که آنها را در کادر نظر به اشتراک بگذارید. این به من کمک می کند مقالات آینده ام را غنی کنم. برای سؤالات بیشتر، لطفاً از وب سایت ما دیدن کنید ExcelWIKI . روز خوبی داشته باشید!