Το Excel χρησιμοποιείται κυρίως για δημιουργία φύλλων δεδομένων και εκτέλεση υπολογισμών χωρίς τη βοήθεια μιας αριθμομηχανής. Οι επιχειρηματικοί οργανισμοί δεν μπορούν να σκεφτούν να περάσουν ούτε μια μέρα χωρίς τη χρήση του Excel. Ωστόσο, για επιχειρηματικούς σκοπούς, τα αρχεία του Excel πρέπει να μεταφέρονται από άτομο σε άτομο. Αλλά χρειάζεται πολύς χρόνος αν το μέγεθος του αρχείου είναι πολύ μεγάλο. Και πάλι, οποιαδήποτε αλλαγή στο φύλλο δεδομένων χρειάζεται πολύ χρόνο για να ενημερωθεί. Επομένως, είναι πολύ σημαντικό να προσδιοριστεί η αιτία της μεγάλο μέγεθος αρχείου σε ένα βιβλίο εργασίας του Excel. Σε αυτό το άρθρο, θα σας δείξω Θα σας δείξω πώς να προσδιορίσετε τι προκαλεί μεγάλο μέγεθος αρχείου στο Excel.

Κατεβάστε το βιβλίο ασκήσεων

Προσδιορίστε τι προκαλεί το μεγάλο μέγεθος αρχείου.xlsx

10 κατάλληλοι τρόποι για να προσδιορίσετε τι προκαλεί μεγάλο μέγεθος αρχείου Excel

Σε αυτή την ενότητα θα βρείτε 10 κατάλληλους τρόπους για να προσδιορίσετε τι προκαλεί μεγάλο μέγεθος αρχείου στο Excel. Ας τους ελέγξουμε τώρα!

1. Έλεγχος για περιττό κρυφό φύλλο εργασίας

Εάν έχετε λάβει ένα αρχείο Excel από κάποιον άλλο ή το έχετε κατεβάσει από το διαδίκτυο, το αρχείο που έχετε λάβει/κατεβάσει μπορεί να περιέχει κάποιο κρυφό φύλλο εργασίας. Για να μάθετε τον πραγματικό αριθμό των φύλλων εργασίας, ακολουθήστε τα παρακάτω βήματα

• Πρώτον, μεταβείτε στο Ανασκόπηση tab> κλικ Βιβλίο εργασίας Στατιστικά .

• Στη συνέχεια, θα εμφανιστεί ένα αναδυόμενο παράθυρο που θα δείχνει τον πραγματικό αριθμό φύλλων.

Ας υποθέσουμε ότι το αναδυόμενο παράθυρο δείχνει ότι ο αριθμός των φύλλων είναι 3 για το ενεργό αρχείο, αλλά μπορείτε να δείτε μόνο 2 φύλλα. Το περιττό φύλλο μπορεί να έχει αποκρυφτεί, αλλά εξακολουθεί να αυξάνει το μέγεθος του αρχείου. Για την απόκρυψη του φύλλου:

• Εδώ, σε ένα όνομα φύλλου, κάντε δεξί κλικ με το ποντίκι> Αποκάλυψη .

• Στη συνέχεια, θα εμφανιστούν τα κρυμμένα φύλλα. Επιλέξτε το φύλλο που θέλετε να ξεκρύψετε>- κάντε κλικ στο κουμπί OK .

• Ως εκ τούτου, θα εμφανιστεί το κρυφό σας φύλλο. Μπορείτε τώρα να τα διαγράψετε αν δεν τα χρειάζεστε.

Έτσι, το κρυφό αρχείο είναι ένας από τους κύριους λόγους για το μεγάλο μέγεθος του αρχείου στο excel.

2. Ελέγξτε αν η δυαδική μορφή(.xlsb) μειώνει το μέγεθος του αρχείου ή όχι

Ένα αρχείο Excel αποθηκεύεται ως ( .xlsx ) μορφή αρχείου από προεπιλογή. Αλλά, όταν το αποθηκεύετε σε δυαδική μορφή ( .xlsb ), το μέγεθος του αρχείου μειώνεται αυτόματα. Έτσι, εάν χρειάζεστε ένα αρχείο Excel με μικρό μέγεθος, ελέγξτε τη μορφή του αρχείου, διότι η προεπιλεγμένη ( .xlsx) είναι ένας από τους λόγους για την αύξηση του μεγέθους του αρχείου.

Και αν θέλετε να μετατρέψετε το αρχείο σε δυαδικό ( .xlsb ) μορφή:

• Πρώτα, αποθηκεύστε ένα αντίγραφο του αρχείου στο Δυαδικό βιβλίο εργασίας του Excel (*.xlsb) μορφή.

• Στη συνέχεια, συγκρίνετε το Δυαδικό με τη μορφή Προεπιλογή Θα παρατηρήσετε ότι το Δυαδικό μορφή έχει καταναλώσει λιγότερη μνήμη από την Προεπιλογή μορφή.

Έτσι, η προεπιλεγμένη μορφή είναι επίσης υπεύθυνη για την αύξηση του μεγέθους του αρχείου.

Διαβάστε περισσότερα: Μειώστε το μέγεθος μεγάλων αρχείων Excel κατά 40-60% (12 αποδεδειγμένες μέθοδοι)

3. Παρουσία αχρησιμοποίητου φύλλου εργασίας που προκαλεί μεγάλο μέγεθος αρχείου

Το μέγεθος του αρχείου του Excel αυξάνεται με την εισαγωγή νέων φύλλων εργασίας. Το αρχείο σας Excel μπορεί να περιέχει ένα αχρησιμοποίητο ή περιττά χρησιμοποιούμενο φύλλο, το οποίο είναι υπεύθυνο για την αύξηση του μεγέθους του αρχείου σας. Έτσι, ελέγξτε αν υπάρχει κάποιο περιττό φύλλο εργασίας στο αρχείο σας, το οποίο δεν περιέχει τύπους ή άλλα χαρακτηριστικά, αλλά έχει μόνο κάποια ακατέργαστα δεδομένα. Αν ναι, απλά αντιγράψτε τα δεδομένα που χρειάζεστε σε ένα άλλοφύλλο και διαγράψτε το αχρησιμοποίητο φύλλο και θα σας βοηθήσει μείωση του μεγέθους του αρχείου.

4. Καθορισμός κενών χώρων στο αρχείο Excel

Ένας από τους πιο συνηθισμένους λόγους για την αύξηση του μεγέθους του αρχείου στο Excel είναι ο κενός χώρος στο φύλλο εργασίας. Για να διαπιστώσετε αν υπάρχει κενός χώρος στο φύλλο, απλώς πατήστε CTRL+END και ο δρομέας θα σας μεταφέρει στο τελευταίο ενεργό κελί εργασίας.

Αν σας παίρνει πολλές γραμμές ή στήλες πέρα από τα δεδομένα σας, τότε όλα τα δεσμευτικά κελιά είναι υπεύθυνα για την αύξηση του μεγέθους της μνήμης. Αν θέλετε να το διορθώσετε αυτό και να διαγράψετε όλα αυτά τα επιπλέον κελιά, ακολουθήστε τα παρακάτω βήματα:

• Αρχικά, επιλέξτε την πρώτη κενή γραμμή ή στήλη. Απλά πατήστε SHIFT+SPACE (για Row) ή CTRL+SPACE (για τη στήλη).

• Τώρα, πατήστε CTRL+SHIFT+ΚΆΤΩ ΒΈΛΟΣ (ή δεξιό βέλος) για την επιλογή του πολύ κάτω ή του πολύ δεξιού κελιού του φύλλου εργασίας.

• Μετά από αυτό αποφύγετε να πατήσετε το DELETE Απλά κάντε δεξί κλικ στο ποντίκι και επιλέξτε Διαγραφή . Θυμηθείτε, πατώντας DELETE και επιλέγοντας Διαγραφή δεν θα εμφανίσει το ίδιο αποτέλεσμα.

5. Περιττή μορφοποίηση που προκαλεί μεγάλο μέγεθος αρχείου

Το αρχείο σας μπορεί να απαιτεί τα ακατέργαστα δεδομένα που παρουσιάζονται με έναν ειδικό τρόπο για να είναι καταπραϋντικό για το μάτι και φιλικό προς τον αναγνώστη. Αλλά μόλις μορφοποιήσετε τα κελιά σας στο φύλλο εργασίας, το μέγεθος του αρχείου αυξάνεται αναλογικά. Έτσι, θα σας συστήσω να μην κάνετε καμία περιττή μορφοποίηση στα δεδομένα σας. Φυσικά, χρειάζεστε μορφοποίηση για τους σκοπούς της εργασίας σας ή για τους πελάτες σας, αλλά μιλάω για υπερβολική μορφοποίηση η οποίαγίνεται μόνο για να ευχαριστήσει τα μάτια και για κάθε εσωτερικό αρχείο που δεν χρειάζεται πραγματικά μορφοποίηση.

Και τέλος, αλλά όχι λιγότερο σημαντικό, να είστε προσεκτικοί σχετικά με τη σαφή μορφοποίηση, καθώς η εκκαθάριση μπορεί επίσης να αφαιρέσει το σύμβολο του δολαρίου και άλλα σημαντικά χαρακτηριστικά να εξαφανιστούν.

Για την εκκαθάριση της μορφοποίησης:

• Επιλέξτε τα δεδομένα> μεταβείτε στο Αρχική σελίδα tab> κλικ Επεξεργασία >, Σαφής > select Καθαρή μορφή .

Διαβάστε περισσότερα: [Διορθωμένο!] Το αρχείο Excel είναι πολύ μεγάλο χωρίς λόγο (10 πιθανές λύσεις)

Παρόμοιες αναγνώσεις

• Πώς να μειώσετε το μέγεθος του αρχείου Excel με μακροεντολές (11 εύκολοι τρόποι)
• Συμπίεση αρχείου Excel σε Zip (2 κατάλληλοι τρόποι)
• Πώς να συμπιέσετε το αρχείο Excel σε μικρότερο μέγεθος (7 εύκολες μέθοδοι)

6. Εφαρμογή χειροκίνητων υπολογισμών

Η επιλογή υπολογισμού σε ένα φύλλο του Excel είναι συνήθως ρυθμισμένη σε Αυτόματο και είναι πολύ χρήσιμο για την ταχύτερη εκτέλεση του υπολογιστή. Αλλά ταυτόχρονα, είναι επίσης υπεύθυνο για την πρόκληση μεγάλων μεγεθών αρχείων σε κάποιο βαθμό. Έτσι, για αρχεία Excel μεγάλου μεγέθους, είναι χρήσιμο για τη μείωση του μεγέθους του αρχείου. Για αυτό, απλά μεταβείτε στο αρχείο Φόρμουλα και στη συνέχεια επιλέξτε Χειροκίνητο από το Επιλογές υπολογισμού .

7. Καθορισμός και μείωση του μεγέθους εικόνας στο Excel

Εάν το αρχείο Excel σας περιέχει εισαγόμενες εικόνες μεγάλης κλίμακας, τότε μπορεί επίσης να αυξηθεί το μέγεθος του αρχείου σας. Για να μειώσετε το μέγεθος της κλίμακας της εικόνας σας:

• Πρώτον, κάντε κλικ στην εικόνα και κάντε δεξί κλικ πάνω της> επιλέξτε Μέγεθος και ιδιότητες .

• Στη συνέχεια, θα εμφανιστεί το παράθυρο διαλόγου Μορφοποίηση εικόνας. Από εδώ μπορείτε να εκχωρήσετε νέα ύψος και πλάτος της εικόνας για να μειώσετε το μέγεθος.

Διαβάστε περισσότερα: Πώς να μειώσετε το μέγεθος του αρχείου Excel με εικόνες (2 εύκολοι τρόποι)

8. Έλεγχος για αχρησιμοποίητους πίνακες & διαγράμματα Pivot

Ένας από τους σημαντικότερους λόγους που τα μεγέθη των αρχείων γίνονται μεγαλύτερα είναι λόγω της παρουσίας Πίνακες Pivot και τα διαγράμματα. Οι πίνακες Pivot χρησιμοποιούνται κυρίως για την απόκτηση μιας γρήγορης σύνοψης των δεδομένων. Αυξάνει σημαντικά το μέγεθος του αρχείου. Έτσι, θα πρέπει να ελέγχεται αν υπάρχει κάποιος περιττός πίνακας Pivot στο φύλλο του Excel. Αν ένας πίνακας Pivot είναι μόνο για εφάπαξ χρήση, είναι καλύτερα να τον αφαιρέσετε γρήγορα, καθώς θα βοηθήσει να γίνει μικρότερο το μέγεθος του αρχείου. Το ίδιο ισχύει και για το διάγραμμα. Έτσι, θα σας συστήσω να αποφύγετε τοπεριττή χρήση πινάκων και διαγραμμάτων pivot.

9. Έλεγχος για κρυφά κελιά

Τα αρχεία του Excel που περιέχουν κρυμμένα κελιά είναι επίσης υπεύθυνα για την αύξηση του μεγέθους του αρχείου. Σε αυτή την περίπτωση, πρέπει απλώς να ξεκρύψετε τα κρυμμένα κελιά και να τα διαγράψετε. Αυτό θα σας βοηθήσει να μειώσετε το μέγεθος του αρχείου Excel.

10. Αντιγραφή φύλλων σε νέο αρχείο

Μπορείτε επίσης να ελέγξετε ποιο φύλλο καταλαμβάνει μεγάλο μέγεθος αντιγράφοντας τα φύλλα ή την ομάδα φύλλων σε ένα νέο αρχείο. Για την αντιγραφή των φύλλων:

• Πρώτον, κάντε δεξί κλικ στο όνομα του φύλλου> επιλέξτε Μετακίνηση ή Αντιγραφή .

• Τώρα, επιλέξτε (νέο βιβλίο) και σημάδι δημιουργήστε ένα αντίγραφο .

Τέλος, αποθηκεύστε το νέο βιβλίο εργασίας και ελέγξτε το μέγεθος του αρχείου. Θα μπορέσετε να παρατηρήσετε την αλλαγή για πολύ μεγάλο μέγεθος αρχείου.

Συμπέρασμα

Σε αυτό το άρθρο, μάθατε πώς να προσδιορίζετε τι προκαλεί μεγάλο μέγεθος αρχείου στο Excel. Ελπίζω ότι από τώρα και στο εξής θα μπορείτε να προσδιορίζετε γρήγορα τι προκαλεί μεγάλο μέγεθος αρχείου σε ένα βιβλίο εργασίας του Excel. Αν έχετε καλύτερες μεθόδους ή ερωτήσεις ή σχόλια σχετικά με αυτό το άρθρο, μην ξεχάσετε να τα μοιραστείτε στο πλαίσιο σχολίων. Αυτό θα με βοηθήσει να εμπλουτίσω τα επόμενα άρθρα μου. Για περισσότερα ερωτήματα, παρακαλώεπισκεφθείτε την ιστοσελίδα μας ExcelWIKI Καλή σας μέρα!