Excel в основному використовується для створення технічних паспортів і проведення розрахунків Бізнес-організації не мислять жодного дня без використання Excel. Однак для ділових цілей файли Excel потрібно передавати від людини до людини. Але це займає багато часу, якщо розмір файлу занадто великий. Знову ж таки, будь-яка зміна в технічному паспорті займає багато часу для оновлення. Тому дуже важливо визначити причину виникнення великий розмір файлу У цій статті я покажу, як визначити причину великого розміру файлу в Excel.

Завантажити Практичний посібник

Визначити причину великого розміру файлу.xlsx

10 підходящих способів визначити, що є причиною великого розміру файлу Excel

У цьому розділі ви знайдете 10 підходящих способів визначення причини великого розміру файлу в Excel. Давайте перевіримо їх прямо зараз!

1. перевірте наявність непотрібних прихованих аркушів

Якщо ви отримали файл Excel від когось іншого або завантажили його з мережі, то отриманий / завантажений файл може містити кілька прихованих робочих аркушів. Для того, щоб дізнатися реальну кількість робочих аркушів, виконайте наступні дії

• По-перше, зверніться до Огляд вкладка> натисніть Статистика робочого зошита .

• Після цього з'явиться спливаюче вікно з фактичною кількістю аркушів.

Припустимо, спливаюче вікно показує, що кількість аркушів для активного файлу становить 3, але ви бачите тільки 2 аркуші. Можливо, непотрібний аркуш був прихований, але він все одно збільшує розмір файлу. Для того, щоб приховати аркуш, натисніть кнопку "Приховати":

• Тут, на назві аркуша, клацніть правою кнопкою миші Роздягнутися .

• Після цього з'являться приховані аркуші. Виберіть аркуш, який потрібно розкрити, натисніть ГАРАЗД. .

• Таким чином, з'явиться ваш прихований аркуш. Тепер ви можете видалити їх, якщо вони вам не потрібні.

Отже, прихований файл є однією з основних причин великого розміру файлу в excel.

2. перевірте, чи зменшує бінарний формат (.xlsb) розмір файлу чи ні

Файл Excel зберігається у форматі ( .xlsx Але, при збереженні в бінарному форматі ( .xlsb ), розмір файлу зменшується автоматично. Тому, якщо вам потрібен файл Excel з коротким розміром, перевірте формат файлу, оскільки за замовчуванням ( .xlsx) є однією з причин збільшення розміру файлу.

А якщо ви хочете конвертувати файл в двійковий формат ( .xlsb ):

• Спочатку збережіть копію файлу в Бінарна книга Excel (*.xlsb) у форматі.

• Далі, порівняйте Бінарний у форматі з За замовчуванням Ви помітите, що формат Бінарний споживав менше пам'яті, ніж формат За замовчуванням у форматі.

Отже, формат за замовчуванням також відповідає за збільшення розміру файлу.

Читати далі: Зменшення розміру великого файлу Excel на 40-60% (12 перевірених методів)

3. наявність невикористаних робочих аркушів, що призводить до великого розміру файлу

Розмір файлу Excel збільшується з появою нових робочих аркушів. Ваш файл Excel може містити невикористовуваний або зайвий аркуш, який відповідає за збільшення розміру файлу. Тому перевірте, чи немає у вашому файлі зайвого робочого аркуша, який не містить формули або будь-яких інших функцій, а містить лише вихідні дані. Якщо так, просто скопіюйте потрібні дані на інший аркуш.і видаліть невикористаний аркуш, і це допоможе вам зменшити розмір файлу.

4. визначення порожнього місця у файлі Excel

Однією з найпоширеніших причин збільшення розміру файлу в Excel є порожнє місце на робочому аркуші. Щоб визначити, чи є порожнє місце на аркуші, досить натиснути клавішу CTRL+END і курсор перейде до останньої активної робочої комірки.

Якщо вам потрібно багато рядків або стовпців за даними, то всі задіяні комірки відповідають за збільшення обсягу пам'яті. Якщо ви хочете виправити це і видалити всі ці зайві комірки, виконайте наведені нижче кроки:

• Спочатку виберіть перший порожній рядок або стовпець. Просто натисніть SHIFT+ПРОБІЛ (для рядка) або CTRL+SPACE (для Колонки).

• Тепер натисніть CTRL+SHIFT+СТРІЛКА ВНИЗ (або СТРІЛКА ВПРАВО) для вибору крайньої нижньої або крайньої правої комірки аркуша.

• Після цього не натискайте кнопку ВИДАЛИТИ Просто натисніть правою кнопкою миші і виберіть Видалити Пам'ятайте, що натискання ВИДАЛИТИ та обираючи Видалити не покажуть такого ж результату.

5. непотрібне форматування, що призводить до великого розміру файлу

Ваш файл може вимагати, щоб вихідні дані були представлені особливим чином, щоб зробити його приємним для очей і зручним для читання. Але як тільки ви форматуєте комірки на робочому аркуші, розмір файлу пропорційно збільшується. Тому я буду рекомендувати вам не робити ніякого непотрібного форматування ваших даних. Звичайно, вам потрібне форматування для ваших робочих цілей або для ваших клієнтів, але я говорю про надмірне форматування, якеробиться лише для краси, а також для будь-якого внутрішнього файлу, який насправді не потребує жодного форматування.

І останнє, але не менш важливе: будьте обережні з чітким форматуванням, оскільки при очищенні також може зникнути знак долара та інші важливі ознаки.

Для очищення форматування:

• Виберіть дані та перейдіть до розділу Головна сторінка вкладка> натисніть Редагування > Чисто вибрати Чіткий формат .

Читати далі: [Виправлено!] Занадто великий файл Excel без причини (10 можливих рішень)

Схожі читання

• Як зменшити розмір файлу Excel за допомогою макросу (11 простих способів)
• Стисніть Excel до Zip (2 відповідними способами)
• Як стиснути файл Excel до меншого розміру (7 простих способів)

6. застосування ручних розрахунків

Параметр розрахунку в аркуші Excel зазвичай встановлюється в значення Автоматичний і це дуже допомагає виконувати калькулятор швидше. Але в той же час, він також в деякій мірі є причиною великих розмірів файлів. Так, для файлів Excel великого розміру, корисно зменшити розмір файлу. Для цього просто перейдіть на вкладку Формула і виберіть вкладку Посібник від Варіанти розрахунку .

7 Визначення та зменшення розміру зображення в Excel

Якщо ваш файл Excel містить вставлені малюнки великого масштабу, то це також може збільшити розмір файлу. Щоб зменшити розмір масштабу малюнка, зменшіть його:

• По-перше, натисніть на картинку і правою кнопкою миші виберіть Розмір і властивості .

• Після цього з'явиться діалогове вікно Формат зображення, в якому ви можете призначити нові висота і ширина зображення для зменшення розміру.

Читати далі: Як зменшити розмір файлу Excel за допомогою малюнків (2 простих способи)

8. перевірте наявність невикористаних зведених таблиць і діаграм

Однією з основних причин збільшення розмірів файлів є наявність Зведені таблиці зведені таблиці в основному використовуються для отримання швидкого зведення даних. Це значно збільшує розмір файлу. Тому слід перевірити, чи немає непотрібних зведених таблиць на аркуші Excel. Якщо зведена таблиця призначена для одноразового використання, краще швидко видалити її, оскільки це допоможе зменшити розмір файлу. Те ж саме стосується діаграми. Тому я рекомендую вам уникати використання зведених таблиць.невиправдане використання зведених таблиць та діаграм.

9. перевірка на наявність прихованих комірок

Файли Excel, що містять приховані комірки, також призводять до збільшення розміру файлу. У цьому випадку потрібно просто розкрити приховані комірки і видалити їх. Це допоможе вам зменшити розмір файлу Excel.

10. копіювання аркушів у новий файл

Перевірити, який саме аркуш займає великий розмір, можна також шляхом копіювання аркушів або групи аркушів у новий файл. Для копіювання аркушів:

• По-перше, клацніть правою кнопкою миші по назві аркуша і виберіть Перемістити або скопіювати .

• Тепер виберіть (нова книга) і позначити створити копію .

Нарешті, збережіть нову книгу і перевірте розмір файлу. Ви зможете помітити зміну для дуже великого розміру файлу.

Висновок

У цій статті ви дізналися, як визначити, що спричиняє великий розмір файлу в Excel. Сподіваюся, відтепер ви зможете швидко визначити, що спричиняє великий розмір файлу в книзі Excel. Якщо у вас є якісь кращі методи або запитання чи відгуки щодо цієї статті, будь ласка, не забудьте поділитися ними у полі для коментарів. Це допоможе мені збагатити мої майбутні статті. Для додаткових запитів, будь ласкавідвідати наш сайт ExcelWIKI Гарного дня!