Excel се използва главно за създаване на листове с данни и извършване на изчисления без помощта на калкулатор. Бизнес организациите не могат да си помислят да изминат и един ден, без да използват Excel. За целите на бизнеса обаче файловете на Excel трябва да се прехвърлят от човек на човек. Но това отнема много време, ако размерът на файла е твърде голям. Отново всяка промяна в таблицата с данни отнема много време за актуализиране. Затова е много важно да се определи причината за голям размер на файла в работна книга на Excel. В тази статия ще ви покажа как да определите какво причинява големия размер на файла в Excel.

Изтегляне на работна тетрадка за практика

Определяне на причината за големия размер на файла.xlsx

10 подходящи начина за определяне на причината за големия размер на файла на Excel

В този раздел ще намерите 10 подходящи начина за определяне на причината за големия размер на файла в Excel. Нека ги проверим сега!

1. Проверка за ненужни скрити работни листове

Ако сте получили файл на Excel от някой друг или сте го изтеглили от мрежата, полученият/изтегленият файл може да съдържа някои скрити работни листове. За да разберете действителния брой на работните листове, следвайте следните стъпки

• Първо, отидете в Преглед на tab> щракнете върху Статистика на работната тетрадка .

• След това ще се появи изскачащ прозорец с действителния брой листове.

Да кажем, че изскачащият прозорец показва, че броят на листовете е 3 за активния файл, но вие виждате само 2 листа. Ненужният лист може да е бил скрит, но той все още увеличава размера на файла. За да премахнете скриването на листа:

• Тук, върху името на листа, щракнете с десния бутон на мишката> щракнете върху Разкриване на .

• След това скритите листове ще се покажат. Изберете листа, който искате да скриете, и щракнете върху OK .

• Следователно ще се появят скритите ви листове. Сега можете да ги изтриете, ако не са ви необходими.

Така че скритият файл е една от основните причини за големия размер на файла в Excel.

2. Проверете дали двоичният формат(.xlsb) намалява размера на файла или не

Файлът на Excel се записва като ( .xlsx ) по подразбиране. Но когато го запишете в двоичен формат ( .xlsb ), размерът на файла се намалява автоматично. Така че, ако ви е необходим файл на Excel с малък размер, проверете формата на файла, защото по подразбиране ( .xlsx) формат е една от причините за увеличаване на размера на файла.

И ако искате да преобразувате файла в двоичен ( .xlsb ) формат:

• Първо запазете копие на файла в Двоична работна книга на Excel (*.xlsb) формат.

• След това сравнете Двоичен формат с По подразбиране формат. Ще забележите, че Двоичен формат е изразходвал по-малко памет, отколкото По подразбиране формат.

Така че форматът по подразбиране също е отговорен за увеличаването на размера на файла.

Прочетете още: Намаляване на размера на големи файлове в Excel с 40-60% (12 доказани метода)

3. Наличие на неизползван работен лист, който причинява голям размер на файла

Размерът на файла на Excel се увеличава с въвеждането на нови работни листове. Вашият файл на Excel може да съдържа неизползван или ненужно използван лист, който е отговорен за увеличаването на размера на файла. Така че проверете дали във файла ви има ненужен работен лист, който не съдържа формула или други функции, а съдържа само някои необработени данни. Ако е така, просто копирайте необходимите данни в друг лист.лист и изтрийте неизползвания лист и това ще ви помогне да намалите размера на файла.

4. Определяне на празно място във файл на Excel

Една от най-честите причини за увеличаване на размера на файла в Excel е празното място в работния лист. За да определите дали в листа има празно място, просто натиснете CTRL+END и курсорът ще ви отведе до последната активна работна клетка.

Ако покрай данните ви минават много редове или колони, тогава всички ангажиращи клетки са отговорни за увеличаването на размера на паметта. Ако искате да поправите това и да изтриете всички тези допълнителни клетки, следвайте стъпките по-долу:

• Първо, изберете първия празен ред или колона. Просто натиснете SHIFT+SPACE (за ред) или CTRL+SPACE (за колона).

• Сега натиснете CTRL+SHIFT+СТРЕЛКА НАДОЛУ (или ДЯСНА СТРЕЛКА) за избор на най-долната или най-дясната клетка на работния лист.

• След това избягвайте да натискате DELETE Просто щракнете с десния бутон на мишката и изберете Изтриване на . Помнете, че натискате DELETE и избор на Изтриване на няма да покаже същия резултат.

5. Ненужно форматиране, причиняващо голям размер на файла

Файлът ви може да изисква суровите данни да бъдат представени по специален начин, за да бъдат успокояващи за окото и удобни за четене. Но щом форматирате клетките в работния лист, размерът на файла се увеличава пропорционално. Затова ще ви препоръчам да не форматирате излишно данните си. Разбира се, форматирането е необходимо за целите на работата ви или за вашите клиенти, но говоря за прекомерно форматиране, коетосе прави само за удоволствие на очите и за всеки вътрешен файл, който всъщност не се нуждае от форматиране.

И накрая, но не на последно място, внимавайте за ясното форматиране, тъй като при изчистване може да се премахне знакът за долар и да изчезнат други важни функции.

За изчистване на форматирането:

• Изберете данните> отидете в Начало tab> щракнете върху Редактиране на > Clear > изберете Ясен формат .

Прочетете още: [Поправено!] Файлът на Excel е твърде голям без причина (10 възможни решения)

Подобни четива

• Как да намалите размера на файла на Excel с макрос (11 лесни начина)
• Компресиране на Excel файл в Zip (2 подходящи начина)
• Как да компресирате файла на Excel до по-малък размер (7 лесни метода)

6. Прилагане на ръчни изчисления

Опцията за изчисление в лист на Excel обикновено е настроена на Автоматичен и е много полезен за по-бързото изпълнение на калкулатора. Но в същото време той е отговорен и за причиняването на големи размери на файловете до известна степен. Така че за големи по размер файлове на Excel е полезно да се намали размерът на файла. За тази цел просто отидете в Формула и след това изберете Ръководство от Опции за изчисление .

7. Определяне и намаляване на размера на картината в Excel

Ако вашият файл в Excel съдържа вмъкнати снимки с голям мащаб, това може да увеличи и размера на файла. За да намалите размера на мащаба на снимката:

• Първо, щракнете върху снимката и щракнете с десния бутон на мишката върху нея> изберете Размер и свойства .

• След това ще се появи диалоговият прозорец Format Picture (Форматиране на картината). Оттук можете да зададете нови височина и ширина на снимката, за да намалите размера ѝ.

Прочетете още: Как да намалим размера на файла на Excel с картинки (2 лесни начина)

8. Проверка за неизползвани таблици и диаграми Pivot

Една от основните причини за увеличаването на размера на файловете е наличието на Таблици за обръщане и диаграми. Таблиците с въртящи се елементи се използват главно за бързо обобщаване на данните. Те увеличават значително размера на файла. Затова трябва да се провери дали в листа на Excel има ненужна таблица с въртящи се елементи. Ако таблицата с въртящи се елементи е само за еднократна употреба, по-добре е да я премахнете бързо, тъй като това ще помогне за намаляване на размера на файла. Същото се отнася и за диаграмата.ненужно използване на въртящи се таблици и диаграми.

9. Проверка за скрити клетки

Файловете на Excel, съдържащи скрити клетки, също са отговорни за увеличаване на размера на файла. В този случай трябва просто да премахнете скритите клетки и да ги изтриете. Това ще ви помогне да намалите размера на файла на Excel.

10. Копиране на листове в нов файл

Можете също така да проверите кой лист заема голям размер, като копирате листовете или група от листове в нов файл. За копиране на листовете:

• Първо, щракнете с десния бутон на мишката върху името на листа> изберете Преместване или копиране .

• Сега изберете (нова книга) и маркирайте създаване на копие .

Накрая запазете новата работна книга и проверете размера на файла. Ще можете да забележите промяната при много голям размер на файла.

Заключение

В тази статия научихте как да определите какво причинява големия размер на файла в Excel. Надявам се, че отсега нататък можете бързо да определите какво причинява големия размер на файла в работна книга на Excel. Ако имате по-добри методи или въпроси, или обратна връзка относно тази статия, не забравяйте да ги споделите в полето за коментари. Това ще ми помогне да обогатя следващите си статии. За повече запитвания, любезнопосетете нашия уебсайт ExcelWIKI Хубав ден!