Excel в основном используется для создание технических паспортов и выполнение расчётов без помощи калькулятора. деловые организации не мыслят ни одного дня без использования Excel. однако для деловых целей файлы Excel необходимо передавать от человека к человеку. но это занимает много времени, если размер файла слишком велик. опять же, любое изменение в таблице данных требует много времени для обновления. поэтому очень важно определить причину большой размер файла в рабочей книге Excel. В этой статье я покажу, как определить, что является причиной большого размера файла в Excel.

Скачать Рабочую тетрадь для практических занятий

Определите причину большого размера файла.xlsx

10 подходящих способов определить причину большого размера файла Excel

В этом разделе вы найдете 10 подходящих способов определения причины большого размера файла в Excel. Давайте проверим их прямо сейчас!

1. проверка наличия ненужного скрытого рабочего листа

Если вы получили файл Excel от кого-то другого или скачали его из сети, полученный / скачанный файл может содержать некоторые скрытые рабочие листы. Чтобы узнать фактическое количество рабочих листов, выполните следующие шаги

• Во-первых, зайдите в Обзор вкладка> нажмите Статистика рабочей тетради .

• Затем появится всплывающее окно с указанием фактического количества листов.

Допустим, всплывающее окно показывает, что количество листов для активного файла равно 3, но вы видите только 2 листа. Возможно, ненужный лист был скрыт, но он все равно увеличивает размер файла. Для снятия скрытия листа:

• Здесь, на имени листа, щелкните правой кнопкой мыши> щелкните Скрыть .

• Затем появятся скрытые листы. Выберите лист, который вы хотите убрать> нажмите кнопку OK .

• Таким образом, появится ваш скрытый лист. Теперь вы можете удалить его, если он вам не нужен.

Таким образом, скрытый файл является одной из основных причин большого размера файла в excel.

2. Проверьте, уменьшает ли бинарный формат (.xlsb) размер файла или нет

Файл Excel сохраняется как ( .xlsx ) формат файла по умолчанию. Но, когда вы сохраняете его в двоичном формате ( .xlsb ), размер файла уменьшается автоматически. Поэтому, если вам нужен файл Excel с небольшим размером, проверьте формат файла, потому что по умолчанию ( .xlsx) формат является одной из причин увеличения размера файла.

И если вы хотите преобразовать файл в двоичный формат ( .xlsb ) формат:

• Сначала сохраните копию файла в Двоичная рабочая книга Excel (*.xlsb) формат.

• Затем сравните Бинарные формат с По умолчанию формат. Вы заметите, что Бинарные формат потреблял меньше памяти, чем По умолчанию формат.

Таким образом, формат по умолчанию также отвечает за увеличение размера файла.

Читать далее: Уменьшите размер большого файла Excel на 40-60% (12 проверенных методов)

3. наличие неиспользуемого рабочего листа, вызывающее большой размер файла

Размер файла Excel увеличивается с появлением новых рабочих листов. Ваш файл Excel может содержать неиспользуемый или ненужный лист, который является причиной увеличения размера файла. Поэтому проверьте, нет ли в вашем файле ненужного рабочего листа, который не содержит формул или других функций, а содержит только исходные данные. Если да, просто скопируйте нужные данные в другой лист.лист и удалите неиспользуемый лист, и это поможет вам уменьшить размер файла.

4. Определить пустое место в файле Excel

Одной из наиболее распространенных причин увеличения размера файла в Excel является пустое пространство на рабочем листе. Чтобы определить, есть ли пустое пространство на листе, просто нажмите кнопку CTRL+END и курсор переместится к последней активной рабочей ячейке.

Если ваши данные занимают много строк или столбцов, то все задействованные ячейки увеличивают объем памяти. Если вы хотите исправить ситуацию и удалить все эти лишние ячейки, выполните следующие действия:

• Сначала выберите первую пустую строку или столбец. Просто нажмите кнопку SHIFT+ПРОБЕЛ (для строки) или CTRL+ПРОБЕЛ (для Колонны).

• Теперь нажмите CTRL+SHIFT+СТРЕЛКА ВНИЗ (или СТРЕЛКА ВПРАВО) для выбора самой нижней или самой правой ячейки рабочего листа.

• После этого избегайте нажатия кнопки УДАЛИТЬ кнопку. Просто щелкните правой кнопкой мыши и выберите Удалить . Запомните, нажав УДАЛИТЬ и выбирая Удалить не покажет тот же результат.

5. ненужное форматирование, вызывающее большой размер файла

Ваш файл может требовать представления исходных данных особым образом, чтобы сделать их приятными для глаз и удобными для чтения. Но как только вы форматируете ячейки в рабочем листе, размер файла пропорционально увеличивается. Поэтому я рекомендую вам не форматировать данные без необходимости. Конечно, форматирование необходимо для работы или для клиентов, но я говорю о чрезмерном форматировании.делается только для того, чтобы радовать глаз, и для любого внутреннего файла, который на самом деле не нуждается в форматировании.

И последнее, но не менее важное: будьте осторожны с четким форматированием, так как при очистке также может быть удален знак доллара и исчезнут другие важные функции.

Для очистки форматирования:

• Выберите данные> перейдите в раздел Главная вкладка> нажмите Редактирование > Очистить > выбрать Чистый формат .

Читать далее: [Исправлено!] Файл Excel слишком большой без причины (10 возможных решений)

Похожие чтения

• Как уменьшить размер файла Excel с помощью макроса (11 простых способов)
• Сжать файл Excel в Zip (2 подходящих способа)
• Как сжать файл Excel до меньшего размера (7 простых способов)

6. применение ручных расчетов

Параметр расчета в листе Excel обычно установлен на Автоматический и это очень помогает быстрее выполнять вычисления. Но в то же время, это также ответственно за большие размеры файлов. Поэтому, для файлов Excel большого размера, полезно уменьшить размер файла. Для этого, просто перейдите в раздел Формула вкладку и выберите Руководство из Варианты расчетов .

7. Определение и уменьшение размера изображения в Excel

Если ваш файл Excel содержит вставленные изображения большого масштаба, то это также может увеличить размер файла. Чтобы уменьшить размер масштаба изображения:

• Во-первых, щелкните изображение и нажмите на него правой кнопкой мыши> выберите Размер и свойства .

• Затем появится диалоговое окно "Формат изображения". Здесь вы можете назначить новое изображение. высота и ширина изображения, чтобы уменьшить его размер.

Читать далее: Как уменьшить размер файла Excel с помощью картинок (2 простых способа)

8. проверка наличия неиспользуемых таблиц и диаграмм Pivot Tables & Charts

Одной из основных причин увеличения размеров файлов является наличие Сводные таблицы и диаграммы. Разворотные таблицы в основном используются для получения быстрой сводки данных. Они значительно увеличивают размер файла. Поэтому следует проверить, нет ли в листе Excel ненужной разворотной таблицы. Если разворотная таблица предназначена только для одноразового использования, лучше быстро удалить ее, так как это поможет уменьшить размер файла. То же самое относится и к диаграммам. Поэтому я рекомендую вам избегать разворотных таблиц.излишнее использование поворотных таблиц и диаграмм.

9. проверка наличия скрытых ячеек

Файлы Excel, содержащие скрытые ячейки, также ответственны за увеличение размера файла. В этом случае необходимо просто снять с экрана скрытые ячейки и удалить их. Это поможет вам уменьшить размер файла Excel.

10. Копирование листов в новый файл

Вы также можете проверить, какой лист занимает большой размер, скопировав листы или группу листов в новый файл. Для копирования листов:

• Во-первых, щелкните правой кнопкой мыши на названии листа> выберите Перемещение или копирование .

• Теперь выберите (новая книга) и отметить создать копию .

Наконец, сохраните новую рабочую книгу и проверьте размер файла. Вы сможете заметить изменение для очень большого размера файла.

Заключение

В этой статье вы узнали, как определить причину большого размера файла в Excel. Надеюсь, теперь вы сможете быстро определить причину большого размера файла в рабочей книге Excel. Если у вас есть лучшие методы, вопросы или отзывы по этой статье, пожалуйста, не забудьте поделиться ими в поле для комментариев. Это поможет мне обогатить мои следующие статьи. Для получения дополнительных запросов, пожалуйстапосетите наш сайт ExcelWIKI . Хорошего дня!