Excel este utilizat în principal pentru crearea de fișe de date și efectuarea de calcule fără ajutorul unui calculator. Organizațiile de afaceri nu se pot gândi să treacă o singură zi fără să folosească Excel. Cu toate acestea, în scopuri de afaceri, fișierele Excel trebuie să fie transferate de la o persoană la alta. Dar acest lucru durează mult timp dacă dimensiunea fișierului este prea mare. Din nou, orice modificare în foaia de date durează mult timp pentru a fi actualizată. Deci, este foarte important să se determine cauza de dimensiune mare a fișierului într-un registru de lucru Excel. În acest articol, vă voi arăta vă voi arăta cum să determinați care este cauza dimensiunii mari a fișierului în Excel.

Descărcați caietul de practică

Determinați ce cauzează dimensiunea mare a fișierului.xlsx

10 Modalități adecvate pentru a determina ce cauzează dimensiunea mare a fișierului Excel

În această secțiune veți găsi 10 modalități adecvate pentru a determina ce cauzează dimensiunea mare a fișierului în Excel. Să le verificăm acum!

1. Verificați dacă nu există foi de lucru ascunse inutile

Dacă ați primit un fișier Excel de la altcineva sau l-ați descărcat de pe internet, este posibil ca fișierul primit/ descărcat să conțină unele foi de lucru ascunse. Pentru a afla numărul real al foilor de lucru, urmați pașii de mai jos

• În primul rând, mergeți la Revizuire tab> click Statisticile din caietul de lucru .

• Apoi va apărea o fereastră pop-up care va arăta numărul real de coli.

Să presupunem că fereastra pop-up arată că numărul de foi este de 3 pentru fișierul activ, dar puteți vedea doar 2 foi. Este posibil ca foaia inutilă să fi fost ascunsă, dar aceasta crește în continuare dimensiunea fișierului. Pentru a dezascunde foaia:

• Aici, pe un nume de foaie, faceți clic dreapta pe mouse> faceți clic pe Dezvăluiți .

• Apoi, vor apărea foile ascunse. Selectați foaia pe care doriți să o dezvăluiți> faceți clic pe OK .

• Astfel, va apărea foaia ascunsă. Acum puteți să le ștergeți dacă nu aveți nevoie de ele.

Deci, fișierul ascuns este unul dintre principalele motive pentru dimensiunea mare a fișierului în Excel.

2. Verificați dacă formatul binar (.xlsb) reduce sau nu dimensiunea fișierului

Un fișier Excel este salvat ca ( .xlsx ) în mod implicit. Dar, atunci când îl salvați în format binar ( .xlsb ), dimensiunea fișierului se reduce în mod automat. Așadar, dacă aveți nevoie de un fișier Excel cu o dimensiune scurtă, verificați formatul fișierului, deoarece formatul implicit ( .xlsx) este unul dintre motivele pentru care crește dimensiunea fișierului.

Și dacă doriți să convertiți fișierul în binar ( .xlsb ):

• Mai întâi, salvați o copie a fișierului în Caietul de lucru binar Excel (*.xlsb) format.

• Apoi, comparați Binary în format Implicit Veți observa că în format Binary a consumat mai puțină memorie decât formatul Implicit format.

Așadar, formatul implicit este, de asemenea, responsabil pentru creșterea dimensiunii fișierului.

Citește mai mult: Reduceți dimensiunea fișierelor Excel mari cu 40-60% (12 metode dovedite)

3. Prezența foii de lucru neutilizate care cauzează o dimensiune mare a fișierului

Dimensiunea fișierului Excel crește odată cu introducerea de noi foi de lucru. Este posibil ca fișierul dvs. Excel să conțină o foaie neutilizată sau utilizată inutil, care este responsabilă pentru creșterea dimensiunii fișierului dvs. Așadar, verificați dacă există vreo foaie de lucru inutilă în fișierul dvs. care nu conține nicio formulă sau alte caracteristici, ci mai degrabă are doar niște date brute. Dacă este așa, copiați datele de care aveți nevoie într-o altă foaie de lucru.foaie și ștergeți foaia nefolosită și vă va ajuta reduce dimensiunea fișierului.

4. Determinați spațiul gol din fișierul Excel

Unul dintre cele mai frecvente motive pentru creșterea dimensiunii fișierului în Excel este spațiul gol din foaia de lucru. Pentru a determina dacă există spațiu gol în foaie, trebuie doar să apăsați CTRL+END iar cursorul vă va duce la ultima celulă de lucru activă.

Dacă este nevoie de mai multe rânduri sau coloane pe lângă datele dvs., atunci toate celulele angajate sunt responsabile pentru creșterea dimensiunii memoriei. Dacă doriți să remediați acest lucru și să ștergeți toate aceste celule suplimentare, urmați pașii de mai jos:

• În primul rând, selectați primul rând sau prima coloană goală. Apăsați pe SHIFT+SPACE (pentru Row) sau CTRL+SPACE (pentru Coloană).

• Acum, apăsați CTRL+SHIFT+SĂGEATĂ JOS (sau DREAPTA) pentru a selecta celula de jos sau de dreapta din foaia de calcul.

• După aceea, evitați să apăsați butonul DELETE Trebuie doar să faceți clic dreapta pe mouse și să alegeți Ștergeți Țineți minte, apăsând DELETE și selectând Ștergeți nu va afișa același rezultat.

5. Formatarea inutilă care cauzează o dimensiune mare a fișierului

Este posibil ca fișierul dvs. să necesite date brute prezentate într-un mod special pentru a le face mai plăcute ochiului și mai ușor de citit. Dar, de îndată ce formatați celulele din foaia de calcul, dimensiunea fișierului crește proporțional. Așadar, vă voi recomanda să nu faceți o formatare inutilă a datelor dvs. Desigur, aveți nevoie de formatare pentru scopul muncii dvs. sau pentru clienții dvs., dar mă refer la o formatare excesivă carese face doar pentru a fi plăcută ochiului și pentru orice fișier intern care nu are nevoie de formatare.

Și nu în ultimul rând, aveți grijă la formatarea clară, deoarece prin compensare se poate elimina semnul dolarului și alte caracteristici importante pot dispărea.

Pentru a șterge formatarea:

• Selectați datele> mergeți la Acasă tab> click Editare > Clar > selectați Format clar .

Citește mai mult: [Fixed!] Fișier Excel prea mare fără motiv (10 soluții posibile)

Lecturi similare

• Cum să reduceți dimensiunea fișierului Excel cu Macro (11 moduri simple)
• Comprimarea fișierului Excel în Zip (2 moduri adecvate)
• Cum să comprimați fișierul Excel la o dimensiune mai mică (7 metode ușoare)

6. Aplicarea calculelor manuale

Opțiunea de calcul dintr-o foaie Excel este de obicei setată la Automat și este de mare ajutor în efectuarea mai rapidă a calculatorului. Dar, în același timp, este, de asemenea, responsabil pentru provocarea dimensiunilor mari ale fișierelor într-o anumită măsură. Deci, pentru fișierele Excel de dimensiuni mari, este util pentru a reduce dimensiunea fișierului. Pentru aceasta, trebuie doar să mergeți la Formula și apoi selectați Manual de la Opțiuni de calcul .

7. Determinarea și reducerea dimensiunii imaginii în Excel

Dacă fișierul Excel conține imagini inserate la scară mare, atunci este posibil să crească și dimensiunea fișierului. Pentru a reduce dimensiunea la scară a imaginii dvs:

• În primul rând, faceți clic pe imagine și faceți clic dreapta pe ea> selectați Dimensiuni și proprietăți .

• Apoi, se va afișa caseta de dialog Format Picture (Formatare imagine). De aici, puteți atribui noi înălțime și lățime a imaginii pentru a reduce dimensiunea acesteia.

Citește mai mult: Cum să reduceți dimensiunea fișierului Excel cu imagini (2 moduri simple)

8. Verificați dacă există tabele pivot nefolosite & diagrame

Unul dintre motivele principale pentru care dimensiunile fișierelor devin mai mari este prezența Tabele pivotante și diagrame. Tabelele pivot sunt utilizate în principal pentru a obține un rezumat rapid al datelor. Acestea măresc semnificativ dimensiunea fișierului. Așadar, ar trebui verificat dacă există vreun tabel pivot inutil în foaia Excel. Dacă un tabel pivot este doar pentru o singură utilizare, este mai bine să le eliminați rapid, deoarece va ajuta la reducerea dimensiunii fișierului. Același lucru este valabil și pentru diagrame. Așadar, vă voi recomanda să evitați tabelulutilizarea inutilă a tabelelor pivot și a graficelor.

9. Verificați dacă există celule ascunse

Fișierele Excel care conțin celule ascunse sunt, de asemenea, responsabile pentru creșterea dimensiunii fișierului. În acest caz, trebuie doar să dezascundeți celulele ascunse și să le ștergeți. Aceasta vă va ajuta să diminuați dimensiunea fișierului Excel.

10. Copierea foilor într-un fișier nou

De asemenea, puteți verifica ce foaie ocupă o dimensiune mare copiind foile sau grupul de foi într-un fișier nou. Pentru copierea foilor:

• În primul rând, faceți clic dreapta pe numele foii> selectați Mutarea sau copierea .

• Acum, selectați (carte nouă) și marchează creați o copie .

În cele din urmă, salvați noul registru de lucru și verificați dimensiunea fișierului. Veți putea observa schimbarea în cazul unui fișier de dimensiuni foarte mari.

Concluzie

În acest articol, ați învățat cum să determinați ce cauzează dimensiunea mare a fișierului în Excel. Sper că de acum înainte puteți determina rapid ce cauzează dimensiunea mare a fișierului într-un registru de lucru Excel. Dacă aveți metode mai bune sau întrebări sau feedback cu privire la acest articol, nu uitați să le împărtășiți în caseta de comentarii. Acest lucru mă va ajuta să îmi îmbogățesc articolele viitoare. Pentru mai multe întrebări, vă rugăm să vă rugămvizitați site-ul nostru ExcelWIKI . o zi bună!