Excel का उपयोग मुख्य रूप से डेटाशीट बनाने और कैलकुलेटर की सहायता के बिना गणना करने के लिए किया जाता है। व्यावसायिक संगठन एक्सेल का उपयोग किए बिना एक भी दिन गुजारने के बारे में नहीं सोच सकते। हालाँकि, व्यावसायिक उद्देश्यों के लिए, एक्सेल फ़ाइलों को एक व्यक्ति से दूसरे व्यक्ति में स्थानांतरित करने की आवश्यकता होती है। लेकिन अगर फाइल का साइज बहुत ज्यादा है तो इसमें काफी समय लगता है। दोबारा, डेटाशीट में किसी भी बदलाव को अपडेट होने में काफी समय लगता है। इसलिए एक्सेल वर्कबुक में बड़े फ़ाइल आकार का कारण निर्धारित करना बहुत महत्वपूर्ण है। इस लेख में, मैं आपको दिखाऊंगा कि एक्सेल में बड़े फ़ाइल आकार का कारण क्या है यह निर्धारित करना है।

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बड़े एक्सेल फ़ाइल आकार के कारण क्या है यह निर्धारित करने के 10 उपयुक्त तरीके

इस खंड में आपको यह निर्धारित करने के लिए 10 उपयुक्त तरीके मिलेंगे कि बड़े फ़ाइल आकार का कारण क्या है एक्सेल में। आइए अब उनकी जांच करें!

1. अनावश्यक छिपे हुए वर्कशीट की जांच करें

यदि आपको किसी और से एक्सेल फ़ाइल प्राप्त हुई है या इसे नेट से डाउनलोड किया गया है, तो प्राप्त/डाउनलोड की गई फ़ाइल में कुछ छिपा हुआ हो सकता है कार्यपत्रक। वर्किंग शीट की वास्तविक संख्या जानने के लिए, नीचे दिए गए चरणों का पालन करें

• सबसे पहले, समीक्षा टैब पर जाएं> कार्यपुस्तिका सांख्यिकी पर क्लिक करें।

• फिर एक पॉप-अप शीट की वास्तविक संख्या दिखाते हुए दिखाई देगा।
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चलो कहते हैंपॉप-अप दिखा रहा है कि सक्रिय फ़ाइल के लिए शीट की संख्या 3 है लेकिन आप केवल 2 शीट देख सकते हैं। हो सकता है कि अनावश्यक शीट को छिपा दिया गया हो लेकिन यह अभी भी फ़ाइल का आकार बढ़ा रही है। शीट को सामने लाने के लिए:

यह सभी देखें: एक्सेल में जेड स्कोर से पी वैल्यू की गणना कैसे करें (त्वरित चरणों के साथ)
• यहां, शीट के नाम पर, माउस को राइट-क्लिक करें> दिखाएँ पर क्लिक करें।



• फिर, छिपी हुई शीट दिखाई देंगी। वह शीट चुनें जिसे आप दिखाना चाहते हैं> ठीक पर क्लिक करें।



• इसलिए, आपकी छिपी हुई शीट दिखाई देगी। यदि आपको उनकी आवश्यकता नहीं है तो अब आप उन्हें हटा सकते हैं।



इसलिए, छिपी हुई फ़ाइल एक्सेल में बड़े फ़ाइल आकार के मुख्य कारणों में से एक है।

2. जांचें कि क्या बाइनरी फॉर्मेट (.xlsb) फ़ाइल आकार को कम करता है या नहीं

एक एक्सेल फ़ाइल डिफ़ॉल्ट रूप से ( .xlsx ) फ़ाइल प्रारूप के रूप में सहेजी जाती है। लेकिन, जब आप इसे बाइनरी फॉर्मेट ( .xlsb ) में सेव करते हैं, तो फ़ाइल का आकार अपने आप कम हो जाता है। इसलिए, यदि आपको एक छोटे आकार की एक्सेल फ़ाइल की आवश्यकता है, तो फ़ाइल के प्रारूप की जाँच करें क्योंकि डिफ़ॉल्ट ( .xlsx) प्रारूप फ़ाइल के आकार को बढ़ाने के कारणों में से एक है।

और अगर आप फ़ाइल को बाइनरी ( .xlsb ) फ़ॉर्मैट में बदलना चाहते हैं:

• सबसे पहले फ़ाइल की एक कॉपी एक्सेल बाइनरी वर्कबुक (*.xlsb) में सेव करें ) प्रारूप।



• फिर, बाइनरी प्रारूप की तुलना डिफ़ॉल्ट प्रारूप से करें। आप देखेंगे कि बाइनरी प्रारूप ने डिफ़ॉल्ट की तुलना में कम मेमोरी की खपत की हैप्रारूप।



इसलिए, फ़ाइल आकार बढ़ाने के लिए डिफ़ॉल्ट प्रारूप भी जिम्मेदार है।

और पढ़ें: बड़े एक्सेल फ़ाइल आकार को 40-60% तक कम करें (12 सिद्ध तरीके)

3. अप्रयुक्त वर्कशीट की उपस्थिति के कारण फ़ाइल का आकार बड़ा हो जाता है

एक्सेल फ़ाइल का आकार किसके आने से बढ़ जाता है नई कामकाजी चादरें। आपकी एक्सेल फ़ाइल में एक अप्रयुक्त या अनावश्यक रूप से उपयोग की जाने वाली शीट हो सकती है जो आपके फ़ाइल आकार को बढ़ाने के लिए ज़िम्मेदार है। इसलिए, जांचें कि क्या आपकी फ़ाइल में कोई अनावश्यक वर्किंग शीट है जिसमें कोई सूत्र या कोई अन्य विशेषता नहीं है, बल्कि केवल कुछ अपरिष्कृत डेटा है। यदि ऐसा है, तो बस आपको जिस डेटा की आवश्यकता है उसे दूसरी शीट में कॉपी करें और अप्रयुक्त शीट को हटा दें और इससे आपको फ़ाइल का आकार कम करने में मदद मिलेगी।

4. एक्सेल फ़ाइल में रिक्त स्थान निर्धारित करें

Excel में फ़ाइल का आकार बढ़ाने के सबसे सामान्य कारणों में से एक वर्किंग शीट में रिक्त स्थान है। यह निर्धारित करने के लिए कि क्या शीट में कोई रिक्त स्थान है, बस CTRL+END दबाएं और कर्सर आपको अंतिम सक्रिय कार्यशील सेल पर ले जाएगा।



यदि यह आपके डेटा से पहले कई पंक्तियाँ या कॉलम लेता है, तो सभी आकर्षक सेल मेमोरी के आकार को बढ़ाने के लिए जिम्मेदार हैं। अगर आप इसे ठीक करना चाहते हैं और इन सभी अतिरिक्त सेल को हटाना चाहते हैं, तो नीचे दिए गए चरणों का पालन करें:

• सबसे पहले, अपनी पहली खाली पंक्ति या कॉलम चुनें। बस SHIFT+SPACE (पंक्ति के लिए) या CTRL+SPACE (के लिए) दबाएंकॉलम).



• अब, बहुत नीचे या का चयन करने के लिए CTRL+SHIFT+नीचे तीर (या दायां तीर) दबाएं वर्कशीट का एकदम राइट सेल।



• उसके बाद DELETE बटन दबाने से बचें। बस माउस पर राइट-क्लिक करें और Delete चुनें। याद रखें, DELETE को दबाने और Delete का चयन करने पर समान परिणाम नहीं दिखाई देंगे।



5. अनावश्यक स्वरूपण बड़े होने के कारण फ़ाइल का आकार

आपकी फ़ाइल को आंखों को सुकून देने वाला और पाठकों के अनुकूल बनाने के लिए विशेष तरीके से पेश किए गए अपरिष्कृत डेटा की आवश्यकता हो सकती है। लेकिन जैसे ही आप वर्कशीट में अपने सेल को फॉर्मेट करते हैं, फाइल का आकार आनुपातिक रूप से बढ़ जाता है। इसलिए, मैं आपको सलाह दूंगा कि आप अपने डेटा में कोई अनावश्यक स्वरूपण न करें। बेशक, आपको अपने काम के उद्देश्य के लिए या अपने ग्राहकों के लिए फ़ॉर्मेटिंग की आवश्यकता है, लेकिन मैं ओवर फ़ॉर्मेटिंग के बारे में बात कर रहा हूँ जो केवल आँखों को प्रसन्न करने के लिए किया जाता है, और किसी भी आंतरिक फ़ाइल के लिए जिसे वास्तव में किसी फ़ॉर्मेटिंग की आवश्यकता नहीं होती है।

और अंतिम लेकिन कम नहीं, स्पष्ट स्वरूपण के बारे में सावधान रहें क्योंकि समाशोधन से डॉलर चिह्न और अन्य महत्वपूर्ण विशेषताएं भी गायब हो सकती हैं।

प्रारूपण को साफ़ करने के लिए:

यह सभी देखें: एक्सेल फाइल को कॉलम के आधार पर कैसे मर्ज करें (3 तरीके)
• डेटा का चयन करें> होम टैब> क्लिक करें संपादन > साफ़ करें > क्लियर फॉर्मेट चुनें। कारण (10 संभावित समाधान)

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  • मैक्रो के साथ एक्सेल फ़ाइल का आकार कैसे कम करें (11 आसान तरीके)
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  6. मैनुअल गणना लागू करना

  एक्सेल शीट में गणना विकल्प आमतौर पर स्वचालित पर सेट होता है और यह कैलकुलेटर को तेजी से करने में बहुत मददगार होता है। लेकिन साथ ही यह कुछ हद तक बड़ी फाइल साइज पैदा करने के लिए भी जिम्मेदार होता है। इसलिए, बड़े आकार की एक्सेल फाइलों के लिए, यह फाइल के आकार को कम करने में मददगार है। इसके लिए, बस फॉर्मूला टैब पर जाएं और फिर गणना विकल्प से मैन्युअल चुनें।

  

  7. एक्सेल में चित्र का आकार निर्धारित करना और कम करना

  यदि आपकी एक्सेल फ़ाइल में बड़े पैमाने पर सम्मिलित चित्र हैं, तो यह आपकी फ़ाइल का आकार बढ़ा भी सकता है। अपने चित्र के स्केल आकार को कम करने के लिए:

  • सबसे पहले, चित्र पर क्लिक करें और उस पर राइट-क्लिक करें> आकार और गुण चुनें।

  

  • फिर, चित्र स्वरूपित करें संवाद बॉक्स दिखाई देगा। यहां से, आप आकार कम करने के लिए नई ऊंचाई और चौड़ाई असाइन कर सकते हैं।

  

  और पढ़ें: चित्रों के साथ एक्सेल फ़ाइल का आकार कैसे कम करें (2 आसान तरीके)

  8. अप्रयुक्त पिवोट टेबल की जांच करें और; चार्ट

  फ़ाइल आकार के बड़े होने का एक प्रमुख कारण उपस्थिति के कारण हैof पाइवट टेबल और चार्ट। पिवट टेबल का उपयोग मुख्य रूप से डेटा का त्वरित सारांश प्राप्त करने के लिए किया जाता है। यह फ़ाइल का आकार काफी बढ़ा देता है। इसलिए, यह जांचना चाहिए कि एक्सेल शीट में कोई अनावश्यक पिवट टेबल तो नहीं है। यदि एक पिवट तालिका केवल एक बार उपयोग के लिए है, तो उन्हें जल्दी से हटाना बेहतर होगा क्योंकि इससे फ़ाइल का आकार कम करने में मदद मिलेगी। वही चार्ट के लिए जाता है। इसलिए, मैं आपको पिवट टेबल और चार्ट के अनावश्यक उपयोग से बचने की सलाह दूंगा।

  9. छिपे हुए सेल की जांच करें

  छिपी हुई सेल वाली एक्सेल फाइलें भी फ़ाइल का आकार बढ़ाने के लिए जिम्मेदार हैं। इस स्थिति में, आपको केवल छिपे हुए कक्षों को दिखाना होगा और उन्हें हटाना होगा। यह एक्सेल फ़ाइल के आकार को कम करने में आपकी मदद करेगा।

  10. शीट को एक नई फ़ाइल में कॉपी करें

  आप शीट या शीट के समूह को कॉपी करके यह भी देख सकते हैं कि कौन सी शीट बड़े आकार में है। एक नई फ़ाइल के लिए। शीट कॉपी करने के लिए:

  • सबसे पहले, शीट के नाम पर राइट-क्लिक करें> मूव या कॉपी करें चुनें।

  

  • अब, (नई किताब) चुनें और चिह्नित करें एक प्रतिलिपि बनाएँ ।

  

  अंत में, नई कार्यपुस्तिका को सहेजें और फ़ाइल के आकार की जाँच करें। आप बहुत बड़े फ़ाइल आकार के लिए परिवर्तन को नोटिस करने में सक्षम होंगे।

  निष्कर्ष

  इस लेख में, आपने सीखा है कि एक्सेल में बड़े फ़ाइल आकार का कारण क्या है यह निर्धारित करना है। मुझे आशा है कि अब से आप जल्दी से यह निर्धारित कर सकते हैं कि किसी फ़ाइल में बड़े फ़ाइल आकार का क्या कारण हैएक्सेल कार्यपुस्तिका। यदि आपके पास इस लेख के बारे में कोई बेहतर तरीके या प्रश्न या प्रतिक्रिया है, तो कृपया उन्हें कमेंट बॉक्स में साझा करना न भूलें। इससे मुझे अपने आगामी लेखों को समृद्ध बनाने में मदद मिलेगी। अधिक प्रश्नों के लिए, कृपया हमारी वेबसाइट ExcelWIKI पर जाएँ। आपका दिन शुभ हो!