Mục lục
Định dạng có điều kiện là một công cụ đa năng và linh hoạt được nhúng trong Excel cho phép chúng tôi sửa đổi và định dạng các ô dựa trên các điều kiện khác nhau. Có nhiều điều kiện dựa vào đó chúng ta có thể định dạng ô theo nhiều cách. Để hướng dẫn bạn, trong bài viết này, chúng tôi sẽ thảo luận về 6 cách khác nhau mà bạn có thể sử dụng để áp dụng định dạng có điều kiện cho các ô đã chọn trong Excel.
Tải xuống Sổ làm việc thực hành
Bạn nên tải xuống tệp Excel và thực hành cùng với nó.
Áp dụng định dạng có điều kiện cho các ô đã chọn.xlsx
6 cách áp dụng định dạng có điều kiện cho các ô được chọn
Chúng tôi sẽ sử dụng bảng dữ liệu Bảng giá sản phẩm để minh họa tất cả các phương pháp, để tính tổng, các ô được tô màu trong Excel.
Vì vậy, không cần có bất kỳ thảo luận thêm, chúng ta hãy tìm hiểu từng phương pháp một.
1. Áp dụng định dạng có điều kiện cho các ô đã chọn bằng cách sử dụng quy tắc đánh dấu ô
Chúng ta có thể đánh dấu các ô bằng màu sắc dựa trên các điều kiện khác nhau bằng cách sử dụng Đánh dấu lệnh Quy tắc ô . Để áp dụng lệnh này, tất cả những gì bạn cần làm là:
❶ Chọn các ô mà bạn muốn áp dụng lệnh này.
❷ Sau đó chuyển đến Trang chủ ▶ Định dạng có điều kiện ▶ Đánh dấu các quy tắc ô.
Dưới tiêu đề Đánh dấu các ô Rules , bạn sẽ tìm thấy một loạt tùy chọn như sau:
Bạn có thể sử dụng bất kỳcủa các lệnh từ danh sách theo yêu cầu của bạn. Ví dụ: lệnh Greater Than sẽ đánh dấu tất cả các giá trị lớn hơn giá trị mà bạn đặt làm tiêu chí. Nếu bạn chọn Greater Than từ danh sách, một hộp thoại sẽ xuất hiện. Bây giờ,
❶ Chèn $2000 vào trong hộp.
❷ Sau đó nhấn Ok .
Thao tác này sẽ đánh dấu tất cả các ô chứa các giá trị lớn hơn $2000 như sau:
Các tùy chọn khả dụng khác như,
1. Nhỏ hơn
Đánh dấu tất cả các ô chứa giá trị nhỏ hơn giá trị được chèn.
2. Giữa
Đánh dấu tất cả các ô chứa giá trị nằm giữa hai giá trị được chèn.
3. Bằng
Đánh dấu tất cả các ô chứa giá trị bằng giá trị được chèn.
4. Văn bản chứa
Lệnh này đánh dấu tất cả các ô khớp với văn bản được chèn trong hộp thoại.
5. Ngày Xảy ra
Điều này làm nổi bật các bản ghi xảy ra vào một ngày cụ thể.
6. Giá trị trùng lặp
Lệnh này tô sáng tất cả các ô chứa giá trị trùng lặp.
Đọc thêm: Cách tô sáng hàng bằng định dạng có điều kiện
2. Sử dụng định dạng có điều kiện cho các ô đã chọn bằng quy tắc trên/dưới
Quy tắc trên/dưới cho phép chúng tôi đánh dấu một số ô cụ thể từ trên cùng hoặc dưới cùng của một loạt các mặt hàng. Để áp dụng điều nàylệnh,
❶ Chọn một dải ô.
❷ Chuyển đến Trang chủ ▶ Định dạng có điều kiện ▶ Quy tắc trên/dưới.
Dưới lệnh này, bạn sẽ tìm thấy một nhóm các lệnh khác như sau:
Bằng cách chọn lệnh 10 mục hàng đầu sẽ đánh dấu 10 mục đầu tiên từ các ô được chọn như sau:
Khác các tùy chọn như
1. 10% hàng đầu
Lệnh này sẽ đánh dấu 10% mục đầu tiên từ phạm vi ô đã chọn.
2. 10 mục dưới cùng
Nó sẽ đánh dấu 10 mục từ phía dưới cùng của phạm vi ô đã chọn.
3. 10% dưới cùng
Lệnh này sẽ đánh dấu 10% ô có màu từ dưới cùng của các ô đã chọn.
4. Trên mức trung bình
Thao tác này đánh dấu tất cả các ô chứa giá trị trên mức trung bình.
5. Dưới mức trung bình
Thao tác này đánh dấu tất cả các ô chứa giá trị dưới mức trung bình.
Bạn sẽ thấy một hộp thoại xuất hiện sau khi nhấn từng lệnh. Từ hộp thoại, bạn có thể chèn các giá trị theo yêu cầu của mình. Ví dụ: nếu bạn muốn xem 5 mục đầu tiên từ trên xuống thay cho 10 mục đầu tiên, thì bạn cần chèn số 5 thay vì 10 trong hộp thoại như sau:
Đọc thêm: Cách làm nổi bật giá trị cao nhất trong Excel
3. Thực hiện định dạng có điều kiện cho các ô đã chọn bằng cách sử dụngThanh dữ liệu
Thanh dữ liệu là một công cụ thú vị, làm nổi bật các ô bằng các thanh màu đồng bộ với giá trị chứa trong các ô. Ví dụ: ô chứa giá trị cao hơn sẽ được đánh dấu bằng thanh màu dài hơn so với ô có giá trị thấp hơn bên trong.
Để sử dụng tính năng này,
❶ Chọn phạm vi của các ô trước.
❷ Sau đó chuyển đến Trang chủ ▶ Định dạng có điều kiện ▶ Thanh dữ liệu.
Sau khi đến Thanh dữ liệu , bạn sẽ thấy có hai tùy chọn. Một là Điền chuyển màu và một là Điền đặc . Và cả hai tùy chọn đều cung cấp các thanh có nhiều màu sắc khác nhau.
Nếu bạn chọn Tô nền chuyển màu , nó sẽ đánh dấu các ô bằng màu chuyển sắc của các thanh như hình sau:
Nhưng nếu bạn quyết định chọn Solid Fill , kết quả sẽ như sau:
Bài đọc tương tự:
- Cách làm nổi bật giá trị thấp nhất trong Excel (11 cách)
- Màu hàng thay thế trong Excel với định dạng có điều kiện [Video]
- Cách tạo màu đỏ cho số âm trong Excel (3 cách)
- Thay đổi màu hàng Dựa trên Giá trị văn bản trong một ô trong Excel
4. Sử dụng định dạng có điều kiện cho các ô đã chọn bằng thang màu
Nếu bạn muốn đánh dấu các ô bằng các màu khác nhau dựa trên trên các giá trị của chúng, thì bạn có thể sử dụng lệnh Thang màu .Bởi vì lệnh này sẽ cho phép bạn đánh dấu các ô bằng nhiều màu khác nhau, mỗi ô cho một giá trị khác nhau. Để sử dụng tính năng này, trước tiên bạn phải
❶ Chọn phạm vi ô.
❷ Sau đó điều hướng đến Trang chủ ▶ Có điều kiện Định dạng ▶ Thang màu.
Sau khi nhấn tùy chọn Thang màu , bạn sẽ có một loạt các lựa chọn như sau:
Bây giờ nếu chúng ta đặt con trỏ chuột vào lựa chọn đầu tiên, một văn bản gợi ý sẽ xuất hiện. Theo đó, nó được gọi là Thang màu Xanh-Vàng-Đỏ . Nếu chúng ta chọn thang màu này trên một dải ô thì giá trị cao nhất sẽ được đánh dấu bằng màu xanh lục, sau đó giá trị tiếp theo sẽ được đánh dấu bằng màu Vàng và Đỏ.
Vì chúng tôi đã chọn thang màu đầu tiên nên kết quả sẽ như sau:
Bạn có thể chọn bất kỳ thang màu nào theo yêu cầu và lựa chọn của mình.
5. Thực thi định dạng có điều kiện cho các ô đã chọn bằng lệnh Bộ biểu tượng
Bộ biểu tượng gán các biểu tượng cho các ô dựa trên giá trị của chúng. Đó là một cách thú vị để biểu diễn dữ liệu trong trang tính Excel. Để áp dụng tính năng này,
❶ Chọn phạm vi ô.
❷ Chuyển đến Trang chủ ▶ Định dạng có điều kiện ▶ Bộ biểu tượng.
Sau khi nhấn tùy chọn Bộ biểu tượng , bạn sẽ thấy một danh sách các tùy chọn như sau:
Có nhiều loại biểu tượng khác nhaudưới 4 loại. Đó là
- Định hướng
- Hình dạng
- Chỉ số
- Xếp hạng
Từ danh sách, bạn có thể chọn bất kỳ tùy chọn nào. Ví dụ chúng ta chọn bắt đầu từ danh mục Xếp hạng thì sẽ thấy kết quả như hình bên dưới:
Trong hình này, chúng ta có thể thấy rằng có 3 id sản phẩm bắt đầu bằng MTT . Trong 3 id này, ngôi sao được chỉ định theo số lượng. Số lượng cao nhất được đánh dấu bằng một ngôi sao đầy đủ, thấp nhất là một ngôi sao trống và ở giữa là một ngôi sao lấp đầy một nửa.
6. Sử dụng Quy tắc Mới để Áp dụng Định dạng Có Điều kiện cho các Ô được Chọn
Nếu bạn cần nhiều tùy chọn hơn các tùy chọn đã thảo luận ở trên thì bạn có thể sử dụng Quy tắc mới để hỗ trợ nhiều tùy chọn hơn để định dạng ô. Để sử dụng tính năng này,
❶ Chọn phạm vi ô.
❷ Chuyển đến Trang chủ ▶ Định dạng có điều kiện ▶ Quy tắc mới.
Khi hoàn thành tất cả các bước trước đó, bạn sẽ thấy hộp thoại bên dưới xuất hiện. Nơi bạn có thể tìm thấy một số tùy chọn khác mà bạn có thể sử dụng để định dạng ô theo yêu cầu của mình. Ví dụ: Nếu chúng tôi chọn Sử dụng công thức để xác định các ô cần định dạng , bạn sẽ thấy hộp để chèn công thức vào bên trong. Trong hộp đó, hãy chèn công thức:
=$C5>20 để đánh dấu tất cả các ô có giá trị lớn hơnhơn 20 trong cột số lượng. Sau đó nhấn nút Ok .
Bây giờ bạn sẽ thấy tất cả các ô chứa các giá trị lớn hơn 20 đang được đánh dấu bằng màu như hình bên dưới:
Clear Rules
Sau khi bạn đã áp dụng tất cả các định dạng trong ô, có thể phát sinh trường hợp bạn muốn xóa các định dạng ô đó khỏi các ô đã chọn trong sổ làm việc Excel của mình, để xóa định dạng khỏi các ô, bạn có thể làm theo hướng dẫn các bước bên dưới:
❶ Chọn các ô mà bạn đã áp dụng định dạng ô.
❷ Chuyển đến Trang chủ ▶ Định dạng có điều kiện ▶ Xóa quy tắc ▶ Xóa quy tắc từ các ô đã chọn.
Vậy là xong.
Quản lý quy tắc
Nếu bạn muốn cập nhật, tạo hoặc xóa bất kỳ định dạng nào mà bạn đã áp dụng cho một dải ô, thì bạn có thể sử dụng <1 lệnh>Quản lý quy tắc để triển khai chúng dễ dàng. Để áp dụng lệnh này,
❶ Chọn các ô mà bạn đã áp dụng định dạng.
❷ Chuyển đến Trang chủ ▶ Định dạng có điều kiện ▶ Quản lý quy tắc.
Sau khi nhấn Quản lý quy tắc , một hộp thoại sẽ bật lên lên. Từ đó bạn có thể dễ dàng tạo, cập nhật hoặc xóa bất kỳ quy tắc nào mà bạn đã tạo.
Những điều cần nhớ
📌 Luôn chọn các ô trước đó áp dụng lệnh Định dạng có điều kiện .
📌 Nhấn CTRL + Z đểhoàn tác lệnh Định dạng có điều kiện .
Kết luận
Để kết thúc, chúng tôi đã minh họa 6 phương pháp khác nhau để áp dụng định dạng có điều kiện cho các ô đã chọn trong Excel. Bạn nên tải xuống sách bài tập thực hành được đính kèm với bài viết này và thực hành tất cả các phương pháp với điều đó. Và đừng ngần ngại đặt bất kỳ câu hỏi nào trong phần bình luận bên dưới. Chúng tôi sẽ cố gắng trả lời tất cả các truy vấn có liên quan trong thời gian sớm nhất.
