Cách trích xuất dữ liệu từ trang tính Excel (6 phương pháp hiệu quả)

Hugh West

18-10-2023 Khái niệm cơ bản về Excel
  • Chia Sẻ Cái Này
Hugh West

Nếu bạn đang tìm cách trích xuất dữ liệu từ một trang tính Excel sang một trang tính khác, thì bạn đang ở đúng nơi. Bạn chỉ cần làm theo bài viết này và thực hành tệp Excel của riêng bạn hoặc bạn có thể tải xuống sách thực hành của chúng tôi. Trong hướng dẫn này, bạn sẽ tìm hiểu 6 phương pháp dễ dàng và hiệu quả để trích xuất dữ liệu từ trang tính Excel.

Tải xuống Sách thực hành

Tải xuống tệp Excel sau để thực hành.

Trích xuất dữ liệu từ Excel Sheet.xlsx

6 Phương pháp trích xuất dữ liệu từ một trang tính Excel

Ở đây, chúng ta có một tập dữ liệu chứa 5 cột và 9 hàng bao gồm tiêu đề. Nhiệm vụ của chúng ta là trích xuất dữ liệu từ một trang tính Excel sang một trang tính khác.

Bây giờ, hãy thảo luận về từng phương pháp một.

1. Trích xuất dữ liệu từ Trang tính Excel Sử dụng Hàm VLOOKUP

Hàm VLOOKUP tìm kiếm một dữ liệu nhất định trong cột ngoài cùng bên trái của một tập dữ liệu nhất định và sau đó trích xuất một giá trị trong cùng một hàng từ một cột được chỉ định.

Các bước:

Giả sử chúng ta cần trích xuất tiền lương của ID số. 103, 106 và 108 từ trang tính 1 đến trang tính 2.

1. Nhập công thức sau vào Ô C13 của Trang tính 2 .

=VLOOKUP(B13,'Sheet 1'!B5:F12,5,FALSE)

2. Kéo Fill Handle đến phạm vi bạn cần.

Đây là kết quả.

Lưu ý:

=VLOOKUP(lookup_value, table_array, col_index_num,[range_lookup])

Ở đây,

  • Lookup_value là giá trị bạn muốn so khớp
  • Table_array là dải dữ liệu mà bạn cần tìm kiếm giá trị của mình
  • Col_index_num là cột tương ứng của look_value
  • Range_lookup là giá trị boolean (Đúng hay sai). 0 (sai) đề cập đến kết quả khớp chính xác và 1 (đúng) đề cập đến kết quả khớp gần đúng.

Đọc thêm: Tự động chuyển dữ liệu từ một trang tính Excel sang một trang tính khác với VLOOKUP

2. Chọn Dữ liệu từ Trang tính Excel Sử dụng Công thức INDEX-MATCH

INDEX-MATCH combo là một công cụ mạnh mẽ và phổ biến trong MS Excel để trích xuất dữ liệu từ một phần cụ thể của bảng. Bằng cách áp dụng công thức kết hợp này, chúng ta có thể trích xuất dữ liệu từ trang tính 1 đến trang tính 3 dựa trên tiêu chí . Đối với điều này, bạn chỉ cần làm theo các bước bên dưới.

Giả sử bạn muốn tìm mức lương cho một ID cụ thể. Chúng tôi sẽ sử dụng kết hợp các hàm INDEX và MATCH để thực hiện việc này.

Các bước:

1. Trong ô C13 , nhập công thức sau

=INDEX('Sheet 1'!F5:F12, MATCH(B13,'Sheet 1'!B5:B12,0))

Tại đây,

  • MATCH(B13,'Sheet 1'!B5:B12,0) đề cập đến ô B13 là giá trị tra cứu trong phạm vi dữ liệu B5:B12 cho một trận đấu chính xác. Nó trả về 3 vì giá trị nằm ở hàng số 3.
  • INDEX('Sheet 1′!F5:F12, MATCH(B13,'Sheet 1'!B5:B12,0)) đề cập đến Trang tính 1 dưới dạng một mảng F5:F12 nơi chúng ta sẽ nhận được giá trị.

2. Nhấn ENTER .

3. Kéo F ill Handle đến phạm vi bạn cần.

Đây là kết quả,

Đọc thêm: Trích xuất dữ liệu đã lọc trong Excel sang một trang tính khác (4 phương pháp)

3. Trích xuất dữ liệu từ trang tính Excel bằng cách sử dụng dữ liệu Công cụ hợp nhất

Trong nhiều trường hợp, có một cách đơn giản hơn để trích xuất dữ liệu từ trang tính Excel bằng cách sử dụng Hợp nhất dữ liệu hơn là VLOOKUP hoặc INDEX-MATCH . Tôi đang sử dụng hai bộ dữ liệu trong cùng một trang tính Excel (Hợp nhất 1) làm đầu vào. Kết quả hợp nhất sẽ được hiển thị trên một trang tính khác (Hợp nhất 2).

Bây giờ, hãy làm theo các bước bên dưới.

Các bước:

1. Chuyển đến trang tính Hợp nhất 2 >> Chọn một Ô ( Ô B4 trong ví dụ này) nơi bạn muốn đặt kết quả hợp nhất của mình.

2. Sau đó, chuyển đến tab Dữ liệu >> nhóm Công cụ dữ liệu >> Nhấp vào biểu tượng Hợp nhất .

Hộp thoại Hợp nhất sẽ bật lên.

3. Chọn Hàm mà bạn cần, sau đó chọn từng bảng một bao gồm các tiêu đề từ trang tính “ Hợp nhất 1 ” trong hộp Tham khảo và nhấp vào Thêm .

4. Tất cả các bảng được chọn từ Bảng tổng hợp 1 sẽ xuất hiện trong hộp Tất cả tài liệu tham khảo . Đảm bảo dấu Tick (hàng trên cùng và hàng bên trái) trong hộp Nhãn. Nhấp vào OK .

Đây là kết quả,

Các bài đọc tương tự

  • Mã VBA để chuyển đổi tệp văn bản sang Excel (7 phương pháp)
  • Cách nhập tệp văn bản có nhiều dấu phân cách vào Excel (3 Phương pháp)
  • Tự động chuyển đổi tệp văn bản sang Excel (3 cách phù hợp)
  • Cách nhập dữ liệu từ trang web bảo mật sang Excel (với các bước nhanh chóng )
  • Cách nhập dữ liệu vào Excel từ web (với các bước nhanh)

4. Trích xuất dữ liệu từ trang tính bằng bộ lọc nâng cao

Bạn có thể trích xuất dữ liệu từ một trang tính Excel sang một trang tính khác bằng cách sử dụng Bộ lọc nâng cao . Thực hiện theo các hướng dẫn bằng văn bản dưới đây. Trong hình minh họa này, dữ liệu nằm trên Trang tính 5 và sẽ được trích xuất sang Trang tính 6.

Các bước:

1. Chuyển đến Trang tính 6 >> Chọn một ô ( Ô B4 trong hình minh họa này)>> tab Dữ liệu >> nhấp vào Nâng cao .

Một cửa sổ Bộ lọc nâng cao sẽ mở ra.

2. Chọn Sao chép sang Vị trí khác.

3. Nhấp vào hộp Phạm vi danh sách >> Chọn Trang tính 5 và chọn toàn bộ bảng có tiêu đề.

4. Chọn phạm vi tiêu chí .

5. Sau đó, trong Hộp Sao chép vào , hãy chọn ô trên trang tính 6 ( Ô B4 trong ví dụ này).

6. Nhấp vào OK.

Đây làkết quả,

Đọc thêm: Cách lấy dữ liệu từ nhiều trang tính trong Excel VBA

5. Kéo dữ liệu từ một trang tính khác trong Excel với sự trợ giúp của Hộp tên

Để trích xuất một ô từ một trang tính Excel này sang một trang tính Excel khác, bạn chỉ cần biết tên của trang tính và tên của ô. Sau đó, bằng cách liên kết chúng với nhau bằng một dấu chấm than, bạn có thể sao chép nó. Khi bạn cần thay đổi dữ liệu trong một trang tính, trang tính khác mà bạn đã sao chép dữ liệu đó sẽ tự động được thay đổi.

Giả sử chúng ta có hai trang tính có tên là NameBox1 và NameBox2. Chúng tôi muốn trích xuất dữ liệu từ NameBox1 sang NameBox2.

Bây giờ, hãy làm theo các bước bên dưới.

Các bước:

  • Trong bất kỳ ô nào trong NameBox2 ( Ô B4 trong ví dụ này), chỉ cần nhập =NameBox1!C9 >> Nhấn ENTER và bạn sẽ nhận được các giá trị từ Ô C9 trong trang tính mới của mình.

Đây là kết quả,

Hoặc,

  • Nhập '=' vào bất kỳ ô nào từ NameBox2, sau đó nhấp vào bảng NameBox1 và chọn ô bạn cần và nhấn ENTER .

Đọc thêm: Cách lấy dữ liệu từ trang tính khác dựa trên tiêu chí trong Excel

6. Trích xuất dữ liệu từ Bảng tính Excel bằng hàm INDEX

Hàm INDEX thực hiện hành động ngược lại với hàm MATCH và có phần giống như chức năng Vlookup . Bạn cần nói với chức năng những gìcột và hàng dữ liệu bạn cần, thì nó sẽ cho bạn biết giá trị của những gì có trong ô. Giả sử chúng ta có hai trang tính có tên là INDEX 1 và INDEX 2. Trong trang tính INDEX 2 , chúng ta sẽ đặt số Hàng và Cột. của dữ liệu từ trang tính INDEX 1 .

Bây giờ hãy làm theo các bước bên dưới.

Các bước:

  • Trong Ô D5 , hãy nhập công thức sau.
=INDEX('INDEX 1'!B4:F12,'INDEX 2'!B5,'INDEX 2'!C5)

  • Nhấn ENTER .

Đây là kết quả,

Lưu ý:

=INDEX(phạm vi dữ liệu, số hàng, [số cột])

Đây,

  • Phạm vi dữ liệu là toàn bộ bảng dữ liệu
  • Số hàng của dữ liệu không nhất thiết phải là hàng của trang tính Excel. Nếu bảng bắt đầu ở hàng 5 của trang tính, thì đó sẽ là Hàng #1.
  • Số cột của dữ liệu cũng tùy thuộc vào Bảng. Nếu phạm vi bảng bắt đầu trên cột C, thì đó sẽ là cột #1.

Đọc thêm: Cách trích xuất dữ liệu từ danh sách bằng công thức Excel (5 phương pháp )

Kết luận

Trong hướng dẫn này, tôi đã thảo luận về 6 phương pháp dễ dàng về cách trích xuất dữ liệu từ trang tính Excel. Tôi hy vọng bạn tìm thấy bài viết này hữu ích. Bạn có thể truy cập trang web Exceldemy của chúng tôi để tìm hiểu thêm các nội dung liên quan đến Excel. Vui lòng gửi nhận xét, đề xuất hoặc truy vấn nếu bạn có bất kỳ câu hỏi nào trong phần nhận xét bên dưới.

Bài trước Cách sắp xếp theo ngày và giờ trong Excel (4 phương pháp hữu ích)
Bài tiếp theo Cách tính lỗi chuẩn trong Excel (với các bước đơn giản)

Hugh West là một nhà phân tích và huấn luyện viên Excel giàu kinh nghiệm với hơn 10 năm kinh nghiệm trong ngành. Ông có bằng Cử nhân Tài chính Kế toán và bằng Thạc sĩ Quản trị Kinh doanh. Hugh có niềm đam mê giảng dạy và đã phát triển một phương pháp giảng dạy độc đáo, dễ hiểu và dễ theo dõi. Kiến thức chuyên môn về Excel của ông đã giúp hàng nghìn sinh viên và chuyên gia trên toàn thế giới cải thiện kỹ năng và xuất sắc trong sự nghiệp của họ. Thông qua blog của mình, Hugh chia sẻ kiến ​​thức của mình với mọi người, cung cấp các hướng dẫn Excel miễn phí và đào tạo trực tuyến để giúp các cá nhân và doanh nghiệp phát huy hết tiềm năng của họ.