Колко често ви се налага да сортирате в Excel? Общият отговор е: "От време на време". Сортирането е една от най-често срещаните задачи при работа с данни. За да ви помогнем да сортирате правилно, днес ще ви покажем как да сортирате колони в Excel, без да смесвате данни.

Изтегляне на работна тетрадка за практика

Можете да изтеглите работната тетрадка за упражнения от връзката по-долу.

Сортиране на колони без смесване на данни.xlsx

6 начина за сортиране на колони в Excel без смесване на данни

Първо, нека се запознаем с днешната учебна тетрадка.

Разполагаме с основна таблица, която съдържа имената на учениците и съответните им резултати в три курса. Използвайки тази таблица за взаимоотношения, ще видим как да сортираме колоните, без да смесваме данните.

Имайте предвид, че това е основен набор от фиктивни данни за създаване на прост сценарий, а в реални случаи може да се сблъскате с много по-голям и по-сложен набор от данни.

Сега Excel ви предоставя възможност да сортирате данните с помощта на вградения си инструмент. Можете лесно да сортирате данните си с помощта на инструментите.

• Изберете диапазона или колоната, които искате да сортирате.
• Тук сме избрали Име на ученика възнамеряваме да подредим името от А до Я.
• След като изберете колоната, разгледайте Данни таб. Ще намерите Сортиране и филтриране Там ще намерите няколко опции. Изберете според нуждите си.

• Тук изборът ни беше от А до Я.
• Нашите данни са сортирани, вижте изображението по-долу.

О, боже! Въпреки че намерихме имената сортирани, оценките не са сортирани. Сега оценките са неправилни за всеки ученик.

И така, какво можем да направим сега? Продължете да четете тази статия, за да откриете решенията.

1. Избиране на всички необходими колони преди сортиране

Нека се върнем към първоначалния етап на нашите данни. Сега следвайте стъпките по-долу.

📌 Стъпки:

• Изберете всички данни, които искате да преброите в рамките на сортирането.

Тук сме избрали всички колони с изключение на Сериен номер . Сериалът трябва да остане такъв, какъвто е.

• След това изберете Сортиране опция от Данни таб.

• Пред вас ще се появи диалогов прозорец. В него можете да изберете предпочитанията си за сортиране.

• Не забравяйте да проверите Моите данни имат заглавия.
• Избрахме 4 колони тук, за да можем да сортираме по всяко от тях.
• В падащото меню ще видите заглавие опции. Изберете желаното.
• Тук сме избрали Име на ученика колона. Нашият сортимент беше в Стойности на клетките и заповедта беше От А до Я.
• Можете да ги промените, като щракнете върху падащата икона на съответния избор.

Сега данните ни са сортирани. Намерихме името по азбучен ред и съответните резултати също са непокътнати.

2. Използване на опцията "Разширяване на избора

Знаете ли хубави неща за Excel? Да, има много, но сега ще се спрем на сортирането.

Хубавото на сортирането в Excel е, че то ще ви предупреди, преди да задейства сортирането.

📌 Стъпки:

• Изберете някоя от колоните. След това разгледайте Сортиране и филтриране раздел от Данни таб.
• Тук сме избрали Име на ученика И за да я подредим по азбучен ред, ще щракнем върху От А до Я .
• Щом не изберете цялата таблица при сортиране, Excel ще изведе предупреждение.
• Тук имаме две възможности. Ако изрично трябва да продължите с избраната колона (колони), тогава изберете Продължете с текущия избор. Тази опция ще филтрира само избраните клетки.
• Обикновено трябва да използвате Разширете избора, Тази опция ще преброи всички колони в таблицата.

• Тук използваме Разширяване на избора .
• Натиснете бутона Сортиране опция.

Тук името е подредено по азбучен ред. Всички останали стойности също са сменили местата си.

3. Конвертиране в таблица

Можем да преобразуваме нормален диапазон от данни в таблица и след това да приложим сортиране върху нея. Това ще ни помогне да сортираме колоните, без да смесваме данните. Вижте стъпките по-долу.

📌 Стъпки:

• Първоначално изберете клетките в B4:F14 обхват.
• След това натиснете бутона CTRL последвано от клавиша T на клавиатурата.

Незабавно Създаване на таблица се появява диалогов прозорец.

• Второ, щракнете върху ОК .

В резултат на това нормалният диапазон от данни се преобразува в таблица.

• Трето, изберете клетки в Студент колона.
• След това отидете в Данни таб.
• Сега щракнете върху Сортиране от A до Z .

Можете да видите, че целият набор от данни е сортиран по тази колона.

4. Създаване на потребителски списък за сортиране, за да се предотврати смесването на данни

Можете да сортирате данните по свой избор. Excel разполага с функцията за потребителско сортиране, която ви помага в това.

Тук променихме малко данните, за да ви покажем примери.

Добавихме нова колона, която съдържа месеца, в който учениците са се явили на съответните изпити.

Както казахме по-рано, не искаме да променяме серийния номер (тъй като той вече е в последователност), а освен него избираме и други колони.

📌 Стъпки:

• Изберете Сортиране от Сортиране и филтриране.

• Пред вас ще се появи диалогов прозорец.

• От Поръчка щракнете върху падащата икона и ще видите опция, наречена Персонализиран списък. Кликнете върху това.
• Нов Персонализирани списъци ще се появи диалогов прозорец.
• За ваше улеснение Excel е изготвил няколко списъка. Тук сме избрали месеците от тях. Можете да избирате в зависимост от нуждите си.
• Избраната от нас колона беше График на изпитите и подредбата е по месеци от януари до декември. Можете да зададете свой потребителски списък там.

Сега нашите данни са сортирани с колоната "График на изпитите" по глобално последователни месеци.

5. Използване на функцията SORT в Excel

Ако използвате Excel 365, можете да използвате функция, наречена СОРТ.

Функцията SORT подрежда съдържанието на диапазон или масив във възходящ или низходящ ред.

Синтаксис на функцията SORT:

SORT (масив, [sort_index], [sort_order], [by_col])

• масив: Обхватът или масивът за сортиране
• sort_index: Число, указващо реда или колоната, по която да се сортира. Това е незадължително поле. Стойността по подразбиране е 1.
• sort_order: Число, указващо желания ред на сортиране. 1 = Възходящ, -1 = Низходящ. Това също е незадължително поле. Стойността по подразбиране е 1 (възходящ).
• by_col: Логическа стойност, указваща желаната посока на сортиране. TRUE = сортиране по колона. FALSE = сортиране по ред. По подразбиране е ЛЪЖА.

📌 Стъпки:

• Използвайте тази функция в Excel. Използваната формула е следната.

• Тук сме въвели всички стойности от Име на ученика колона към История Това беше нашият диапазон. Имаме няколко колони в рамките на нашия диапазон, тъй като искахме да сортираме по име, което беше нашата първа колона в диапазона, вмъкнахме 1 като sort_index.

Прочетете повече: Как да сортирате по фамилно име в Excel

• Можем да пропуснем това, тъй като стойността по подразбиране е 1 за това поле. Нашите данни са сортирани с имена, подредени по азбучен ред.

• За възходящ ред можем да вмъкнем 1 в sort_order поле (можете да видите на горното изображение). Тогава формулата ще бъде:

• По някаква причина, ако трябва да сортирате в низходящ ред, използвайте -1 вместо 1 в sort_order област.

Тук сме използвали -1 като sort_order и имената са подредени от Z до A.

6. Сортиране на колони, без да се смесват данните, като се използва функцията SORTBY в Excel

Можете да използвате Функция SORTBY за сортиране на данните ви. Това е семейна функция на вече обсъжданата функция SORT функция.

Сайтът SORTBY Функцията сортира съдържанието на даден диапазон или масив въз основа на стойностите от друг диапазон или масив.

Синтаксис на функцията SORTBY:

SORTBY (array, by_array, [sort_order], [array/order], ...)

• масив: Обхват или масив за сортиране
• by_array: Обхват или масив за сортиране по
• sort_order: Редът, който се използва за сортиране. 1 за възходящ, -1 за низходящ. По подразбиране е възходящ.
• масив/ред: Допълнителни двойки масиви и ред на сортиране.

Последните две не са задължителни.

📌 Стъпки:

• За да приложите тази формула, напишете следната формула в желаната клетка:

• Подобно на предишния случай, избрахме масива. by_array беше Име на ученика колона.
• Можете ли да свържете SORT и SORTBY ? В SORT предоставихме номера на колоната от избрания масив, тук в SORTBY сме предоставили колоната по различен начин (като масив).
• SORTBY ви позволява да сортирате в зависимост от всяка външна колона или диапазон.
• Нека променим by_ масив.

• Тук сме избрали Математика като нашата колона by_array. Сайтът Математика Всички останали стойности на колоните са променени съответно.

Заключение

Това е всичко за днес. Изброихме няколко начина за сортиране на колони в Excel, без да смесвате данни. Надявам се, че това ще ви бъде полезно. Не се колебайте да коментирате, ако нещо ви се струва трудно за разбиране. Уведомете ни кой от методите ще използвате. Можете също така да ни уведомите за някой от подходите, които може да сме пропуснали тук.