Πόσο συχνά χρειάζεται να κάνετε ταξινόμηση στο Excel; Η γενική απάντηση είναι: "Κάθε τόσο". Η ταξινόμηση είναι μία από τις πιο συνηθισμένες εργασίες κατά την επεξεργασία δεδομένων. Για να σας βοηθήσουμε να κάνετε σωστή ταξινόμηση, σήμερα θα σας δείξουμε πώς να ταξινομείτε στήλες στο Excel χωρίς να αναμειγνύετε δεδομένα.

Κατεβάστε το βιβλίο ασκήσεων

Μπορείτε να κατεβάσετε το βιβλίο ασκήσεων από τον παρακάτω σύνδεσμο.

Ταξινόμηση στηλών χωρίς ανάμειξη Data.xlsx

6 τρόποι ταξινόμησης στηλών στο Excel χωρίς ανάμειξη δεδομένων

Πρώτα απ' όλα, ας γνωρίσουμε το σημερινό τετράδιο ασκήσεων.

Έχουμε έναν βασικό πίνακα που περιέχει τα ονόματα των μαθητών και τις αντίστοιχες βαθμολογίες τους σε τρία μαθήματα. Χρησιμοποιώντας αυτόν τον πίνακα σχέσεων, θα δούμε πώς μπορούμε να ταξινομήσουμε τις στήλες χωρίς να αναμειγνύουμε τα δεδομένα.

Σημειώστε ότι πρόκειται για ένα βασικό σύνολο εικονικών δεδομένων για τη δημιουργία ενός απλού σεναρίου, ενώ σε πραγματικές περιπτώσεις μπορεί να συναντήσετε ένα πολύ μεγαλύτερο και πιο σύνθετο σύνολο δεδομένων.

Τώρα, το Excel σας παρέχει τη δυνατότητα να ταξινομήσετε τα δεδομένα χρησιμοποιώντας το ενσωματωμένο εργαλείο του. Μπορείτε εύκολα να ταξινομήσετε τα δεδομένα σας χρησιμοποιώντας τα εργαλεία.

• Επιλέξτε την περιοχή ή τη στήλη που θέλετε να ταξινομήσετε.
• Εδώ έχουμε επιλέξει το Όνομα μαθητή Σκοπεύουμε να ταξινομήσουμε το όνομα από το Α έως το Ω.
• Αφού επιλέξετε τη στήλη, εξερευνήστε το Δεδομένα Θα βρείτε την καρτέλα Ταξινόμηση & φίλτρο Θα βρείτε πολλές επιλογές εκεί. Επιλέξτε ανάλογα με τις ανάγκες σας.

• Εδώ η επιλογή μας ήταν από το Α έως το Ω.
• Τα δεδομένα μας έχουν ταξινομηθεί, δείτε την παρακάτω εικόνα.

Αν και βρήκαμε τα ονόματα ταξινομημένα, οι βαθμολογίες δεν είναι ταξινομημένες. Οι βαθμολογίες είναι ακατάλληλες για κάθε μαθητή τώρα.

Τι μπορούμε λοιπόν να κάνουμε τώρα; Συνεχίστε να διαβάζετε αυτό το άρθρο για να εξερευνήσετε τις λύσεις.

1. Επιλογή όλων των απαραίτητων στηλών πριν από την ταξινόμηση

Ας επιστρέψουμε στο αρχικό στάδιο των δεδομένων μας. Ακολουθήστε τώρα τα παρακάτω βήματα.

📌 Βήματα:

• Επιλέξτε όλα τα δεδομένα που θέλετε να μετρήσετε στο πλαίσιο της ταξινόμησής σας.

Εδώ έχουμε επιλέξει όλες τις στήλες εκτός από Αύξων αριθμός Το σήριαλ θα πρέπει να παραμείνει ως έχει.

• Στη συνέχεια, επιλέξτε το Ταξινόμηση από την επιλογή Δεδομένα καρτέλα.

• Θα εμφανιστεί μπροστά σας ένα παράθυρο διαλόγου, όπου μπορείτε να επιλέξετε την προτίμησή σας για την ταξινόμηση.

• Βεβαιωθείτε ότι έχετε ελέγξει το Τα δεδομένα μου έχουν επικεφαλίδες.
• Έχουμε επιλέξει 4 στήλες εδώ, ώστε να μπορούμε να ταξινομήσουμε με βάση οποιοδήποτε από αυτά.
• Drop down, θα δείτε το επικεφαλίδα Επιλέξτε αυτό που θέλετε.
• Εδώ έχουμε επιλέξει το Όνομα μαθητή Η ταξινόμησή μας ήταν στη στήλη Τιμές κελιών και η εντολή ήταν Από το Α έως το Ω.
• Μπορείτε να τις αλλάξετε κάνοντας κλικ στο αναπτυσσόμενο εικονίδιο της αντίστοιχης επιλογής.

Τώρα τα δεδομένα μας έχουν ταξινομηθεί. Βρήκαμε το όνομα αλφαβητικά και οι αντίστοιχες βαθμολογίες είναι επίσης ανέπαφες.

2. Χρήση της επιλογής "Επέκταση της επιλογής

Γνωρίζετε καλά πράγματα για το Excel; Ναι, υπάρχουν πολλά, αλλά αυτή τη στιγμή το θέμα μας είναι η ταξινόμηση.

Το καλό πράγμα για την ταξινόμηση στο Excel είναι ότι θα σας δώσει μια προειδοποίηση πριν από την ενεργοποίηση της ταξινόμησης.

📌 Βήματα:

• Επιλέξτε οποιαδήποτε από τις στήλες. Στη συνέχεια, εξερευνήστε το Ταξινόμηση & φίλτρο τμήμα από το Δεδομένα καρτέλα.
• Εδώ έχουμε επιλέξει το Όνομα μαθητή Και για να την ταξινομήσουμε αλφαβητικά θα κάνουμε κλικ στο Από το Α έως το Ω .
• Μόλις δεν επιλέξετε ολόκληρο τον πίνακα κατά την ταξινόμηση, το Excel θα εμφανίσει μια προειδοποίηση.
• Εδώ έχουμε δύο επιλογές. Αν πρέπει να συνεχίσετε ρητά με την επιλεγμένη στήλη (-ες), τότε επιλέξτε Συνεχίστε με την τρέχουσα επιλογή. Αυτή η επιλογή θα φιλτράρει μόνο τα επιλεγμένα κελιά.
• Συνήθως, πρέπει να χρησιμοποιήσετε το Επεκτείνετε την επιλογή, αυτή η επιλογή θα μετρήσει όλες τις στήλες του πίνακα σας.

• Εδώ χρησιμοποιούμε Επεκτείνετε την επιλογή .
• Πατήστε το Ταξινόμηση επιλογή.

Εδώ το όνομα έχει ταξινομηθεί αλφαβητικά. Και όλες οι άλλες τιμές έχουν επίσης αλλάξει θέση.

3. Μετατροπή σε πίνακα

Μπορούμε να μετατρέψουμε ένα κανονικό εύρος δεδομένων σε πίνακα και στη συνέχεια να εφαρμόσουμε ταξινόμηση σε αυτό. Αυτό θα βοηθήσει στην ταξινόμηση των στηλών χωρίς ανάμειξη δεδομένων. Δείτε τα παρακάτω βήματα.

📌 Βήματα:

• Αρχικά, επιλέξτε τα κελιά στο B4:F14 εύρος.
• Στη συνέχεια, πατήστε το CTRL ακολουθούμενο από το πλήκτρο T στο πληκτρολόγιό σας.

Αμέσως, το Δημιουργία πίνακα εμφανίζεται το παράθυρο διαλόγου.

• Δεύτερον, κάντε κλικ στο OK .

Ως αποτέλεσμα, το κανονικό εύρος δεδομένων μετατρέπεται σε πίνακα.

• Τρίτον, επιλέξτε τα κελιά στο Φοιτητής στήλη.
• Στη συνέχεια, μεταβείτε στο Δεδομένα καρτέλα.
• Τώρα, κάντε κλικ στο Ταξινόμηση από το Α έως το Ω .

Μπορείτε να δείτε ότι ολόκληρο το σύνολο δεδομένων ταξινομήθηκε με βάση αυτή τη στήλη.

4. Δημιουργία μιας προσαρμοσμένης λίστας ταξινόμησης για την αποφυγή ανάμειξης δεδομένων

Μπορείτε να ταξινομήσετε τα δεδομένα σύμφωνα με τη δική σας επιλογή. Το Excel διαθέτει τη δυνατότητα της προσαρμοσμένης ταξινόμησης για να σας βοηθήσει σε αυτό.

Εδώ έχουμε αλλάξει λίγο τα δεδομένα μας για να σας δείξουμε παραδείγματα.

Προσθέσαμε μια νέα στήλη που περιέχει τον μήνα κατά τον οποίο οι μαθητές εμφανίστηκαν στις αντίστοιχες εξετάσεις.

Όπως είπαμε προηγουμένως, δεν θέλουμε να αλλάξουμε τον σειριακό αριθμό (αφού είναι ήδη σε μια ακολουθία), επιλέγουμε άλλες στήλες εκτός από αυτόν.

📌 Βήματα:

• Επιλέξτε το Ταξινόμηση από το Ταξινόμηση & φίλτρο.

• Θα εμφανιστεί μπροστά σας ένα παράθυρο διαλόγου.

• Από το Παραγγελία κάντε κλικ στο πτυσσόμενο εικονίδιο και θα δείτε μια επιλογή που ονομάζεται Προσαρμοσμένη λίστα. Κάντε κλικ σε αυτό.
• Μια νέα Προσαρμοσμένες λίστες θα εμφανιστεί το παράθυρο διαλόγου.
• Για τη διευκόλυνσή σας, το Excel έχει παραθέσει εκεί μερικές λίστες. Εδώ έχουμε επιλέξει τους μήνες από εκεί. Μπορείτε να επιλέξετε ανάλογα με τις ανάγκες σας.
• Η στήλη που επιλέξαμε ήταν Πρόγραμμα εξετάσεων και η σειρά ήταν κατά μήνες από τον Ιανουάριο έως τον Δεκέμβριο. Μπορείτε να ορίσετε την προσαρμοσμένη λίστα σας εκεί.

Τώρα τα δεδομένα μας έχουν ταξινομηθεί με τη στήλη Πρόγραμμα εξετάσεων ανά διαδοχικούς μήνες.

5. Χρήση της συνάρτησης SORT στο Excel

Εάν χρησιμοποιείτε το Excel 365, τότε μπορείτε να χρησιμοποιήσετε μια συνάρτηση που ονομάζεται SORT.

Η συνάρτηση SORT ταξινομεί τα περιεχόμενα μιας περιοχής ή ενός πίνακα σε αύξουσα ή φθίνουσα σειρά.

Σύνταξη της συνάρτησης SORT:

SORT (array, [sort_index], [sort_order], [by_col])

• σειρά: Το εύρος ή ο πίνακας προς ταξινόμηση
• sort_index: Ένας αριθμός που υποδεικνύει τη γραμμή ή τη στήλη με βάση την οποία θα γίνει η ταξινόμηση. Πρόκειται για προαιρετικό πεδίο. Η προεπιλεγμένη τιμή είναι 1.
• sort_order: Ένας αριθμός που υποδεικνύει την επιθυμητή σειρά ταξινόμησης. 1 = αύξουσα, -1 = φθίνουσα. Αυτό είναι επίσης ένα προαιρετικό πεδίο. Η προεπιλεγμένη τιμή είναι 1 (αύξουσα).
• by_col: Μια λογική τιμή που υποδεικνύει την επιθυμητή κατεύθυνση ταξινόμησης. ΑΛΗΘΙΝΟ = ταξινόμηση ανά στήλη. FALSE = ταξινόμηση ανά γραμμή. Η προεπιλογή είναι ΛΑΘΟΣ.

📌 Βήματα:

• Χρησιμοποιήστε αυτή τη συνάρτηση στο Excel. Ο τύπος που χρησιμοποιείται είναι ο εξής.

• Εδώ έχουμε εισάγει όλες τις τιμές από το Όνομα μαθητή στη στήλη Ιστορία Αυτή ήταν η σειρά μας. Έχουμε πολλές στήλες μέσα στην περιοχή μας, καθώς θέλαμε να ταξινομήσουμε με βάση το όνομα, που ήταν η 1η στήλη στην περιοχή, εισάγαμε το 1 ως sort_index.

Διαβάστε περισσότερα: Πώς να ταξινομήσετε με βάση το επώνυμο στο Excel

• Μπορούμε να το παραλείψουμε αυτό, αφού η προεπιλεγμένη τιμή είναι 1 για αυτό το πεδίο. Τα δεδομένα μας έχουν ταξινομηθεί με αλφαβητικά διατεταγμένα ονόματα.

• Για αύξουσα σειρά μπορούμε να εισάγουμε το 1 στο πεδίο sort_order πεδίο επίσης (μπορείτε να δείτε στην παραπάνω εικόνα). Τότε ο τύπος θα είναι:

• Για οποιονδήποτε λόγο, αν πρέπει να ταξινομήσετε σε φθίνουσα σειρά, χρησιμοποιήστε -1 αντί για 1 στο πεδίο sort_order πεδίο.

Εδώ χρησιμοποιήσαμε το -1 ως sort_order και τα ονόματα έχουν ταξινομηθεί από το Ζ στο Α.

6. Ταξινόμηση στηλών χωρίς ανάμειξη δεδομένων με τη λειτουργία SORTBY στο Excel

Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το Λειτουργία SORTBY για να ταξινομήσετε τα δεδομένα σας. Αυτή είναι μια οικογενειακή λειτουργία του προηγουμένως συζητηθέντος SORT λειτουργία.

Το SORTBY ταξινομεί τα περιεχόμενα μιας περιοχής ή ενός πίνακα με βάση τις τιμές μιας άλλης περιοχής ή ενός άλλου πίνακα.

Σύνταξη της λειτουργίας SORTBY:

SORTBY (array, by_array, [sort_order], [array/order], ...)

• διάταξη: Εύρος ή πίνακας προς ταξινόμηση
• by_array: Εύρος ή πίνακας για ταξινόμηση
• sort_order: Η σειρά που θα χρησιμοποιηθεί για την ταξινόμηση. 1 για αύξουσα ταξινόμηση, -1 για φθίνουσα ταξινόμηση. Προεπιλογή είναι η αύξουσα ταξινόμηση.
• συστοιχία/διάταξη: Πρόσθετα ζεύγη συστοιχιών και σειρών ταξινόμησης.

Τα δύο τελευταία είναι προαιρετικά.

📌 Βήματα:

• Για να εφαρμόσετε αυτόν τον τύπο, γράψτε τον ακόλουθο τύπο στο επιθυμητό κελί:

• Παρόμοια με την προηγούμενη, έχουμε επιλέξει τον πίνακα. by_array ήταν η Όνομα μαθητή στήλη.
• Μπορείτε να συσχετίσετε SORT και SORTBY ? Μέσα SORT έχουμε δώσει τον αριθμό της στήλης, ο οποίος ήταν από τον επιλεγμένο μας πίνακα, εδώ στο SORTBY έχουμε δώσει τη στήλη με διαφορετικό τρόπο (ως πίνακα).
• SORTBY σας επιτρέπει να ταξινομήσετε ανάλογα με οποιαδήποτε εξωτερική στήλη ή περιοχή.
• Ας αλλάξουμε το by_ σειρά.

• Εδώ έχουμε επιλέξει το Μαθηματικά στήλη ως το by_array. Το Μαθηματικά Όλες οι άλλες τιμές των στηλών έχουν αλλάξει θέση αντίστοιχα.

Συμπέρασμα

Αυτά για σήμερα. Αναφέραμε διάφορους τρόπους ταξινόμησης στηλών στο Excel χωρίς ανάμειξη δεδομένων. Ελπίζουμε ότι θα σας φανεί χρήσιμο. Μη διστάσετε να σχολιάσετε αν κάτι σας φαίνεται δύσκολο να κατανοήσετε. Ενημερώστε μας για το ποιες από τις μεθόδους θα χρησιμοποιήσετε. Μπορείτε επίσης να μας ενημερώσετε για κάποια από τις προσεγγίσεις που μπορεί να μας ξέφυγαν εδώ.