Mục lục
Bạn cần sắp xếp trong Excel bao lâu một lần? Câu trả lời chung chung là, “Thỉnh thoảng”. Sắp xếp là một trong những nhiệm vụ phổ biến nhất trong khi xử lý dữ liệu. Để giúp bạn sắp xếp chính xác, hôm nay chúng tôi sẽ hướng dẫn bạn cách sắp xếp các cột trong Excel mà không trộn dữ liệu.
Tải xuống Sách bài tập thực hành
Bạn có thể tải xuống sách bài tập thực hành từ liên kết bên dưới .
Sắp xếp cột mà không trộn dữ liệu.xlsx
6 cách sắp xếp cột trong Excel mà không trộn dữ liệu
Điều đầu tiên Trước tiên, hãy tìm hiểu về sổ bài tập thực hành hôm nay.
Chúng ta có một bảng cơ bản chứa tên của sinh viên và điểm tương ứng của họ trong ba khóa học. Sử dụng bảng mối quan hệ này, chúng ta sẽ xem cách sắp xếp các cột mà không trộn lẫn dữ liệu.
Lưu ý rằng đây là tập dữ liệu giả cơ bản để tạo một kịch bản đơn giản, trong trường hợp thực tế, bạn có thể gặp phải một kịch bản lớn hơn và phức tạp hơn nhiều tập dữ liệu.
Giờ đây, Excel cung cấp cho bạn tùy chọn sắp xếp dữ liệu bằng công cụ tích hợp sẵn. Bạn có thể dễ dàng sắp xếp dữ liệu của mình bằng các công cụ.
- Chọn phạm vi hoặc cột bạn muốn sắp xếp.
- Ở đây, chúng tôi đã chọn cột Tên sinh viên . Chúng tôi dự định sắp xếp tên theo A đến Z.
- Sau khi chọn cột, hãy khám phá tab Dữ liệu . Bạn sẽ tìm thấy nút Sắp xếp & tùy chọn Lọc ở đó. Bạn sẽ tìm thấy một số tùy chọn ở đó. Chọn theo ý của bạncần.
- Ở đây lựa chọn của chúng tôi là từ A đến Z.
- Dữ liệu của chúng tôi đã được sắp xếp, hãy xem hình ảnh bên dưới.
Ôi trời! Mặc dù chúng tôi đã tìm thấy tên được sắp xếp, điểm số không được sắp xếp. Hiện tại, điểm số của từng học sinh là không phù hợp.
Vậy chúng ta có thể làm gì bây giờ? Hãy tiếp tục đọc bài viết này để khám phá các giải pháp.
1. Chọn tất cả các cột cần thiết trước khi sắp xếp
Hãy quay lại giai đoạn ban đầu của dữ liệu. Bây giờ hãy làm theo các bước bên dưới.
📌 Các bước:
- Chọn tất cả dữ liệu bạn muốn đếm trong sắp xếp của mình.
Ở đây chúng tôi đã chọn tất cả các cột ngoại trừ Số sê-ri . Sê-ri phải giữ nguyên như cũ.
- Sau đó, chọn tùy chọn Sắp xếp từ tab Dữ liệu .
- Một hộp thoại sẽ xuất hiện trước mặt bạn. Bạn có thể chọn tùy chọn sắp xếp của mình ở đó.
- Đảm bảo kiểm tra Dữ liệu của tôi có tiêu đề.
- Chúng tôi đã chọn 4 cột ở đây, vì vậy chúng tôi có thể sắp xếp theo một trong hai cột.
- Tháo xuống, bạn sẽ thấy tiêu đề tùy chọn. Chọn những gì bạn muốn.
- Ở đây chúng tôi đã chọn cột Tên học sinh . Sắp xếp của chúng tôi là trên Giá trị ô và thứ tự là A đến Z.
- Bạn có thể thay đổi những thứ này bằng cách nhấp vào biểu tượng thả xuống của lựa chọn tương ứng.
Bây giờ dữ liệu của chúng ta đã được sắp xếp. Chúng tôi tìm thấy tên theo thứ tự bảng chữ cái vàđiểm tương ứng cũng không thay đổi.
2. Sử dụng tùy chọn ‘Mở rộng lựa chọn’
Bạn có biết những điều hay về Excel không? Vâng, có rất nhiều, nhưng hiện tại chúng tôi chỉ quan tâm đến việc sắp xếp.
Sắp xếp trong Excel có một điểm hay là nó sẽ đưa ra cảnh báo cho bạn trước khi kích hoạt sắp xếp.
📌 Các bước:
- Chọn bất kỳ cột nào. Sau đó khám phá Sắp xếp & Lọc phần từ tab Dữ liệu .
- Ở đây, chúng tôi đã chọn cột Tên học sinh . Và để sắp xếp theo thứ tự bảng chữ cái, chúng ta sẽ nhấp vào A đến Z .
- Khi bạn không chọn toàn bộ bảng trong khi sắp xếp, Excel sẽ bật lên một cảnh báo.
- Ở đây chúng ta có hai lựa chọn. Nếu bạn rõ ràng cần tiếp tục với (các) cột đã chọn thì hãy chọn Tiếp tục với lựa chọn hiện tại. Tùy chọn này sẽ chỉ lọc các ô đã chọn.
- Thông thường, bạn cần sử dụng Mở rộng vùng chọn, tùy chọn này sẽ đếm tất cả các cột trong bảng của bạn.
- Ở đây chúng tôi đang sử dụng Mở rộng lựa chọn .
- Nhấn tùy chọn Sắp xếp .
Ở đây tên đã được sắp xếp theo thứ tự bảng chữ cái. Và tất cả các giá trị khác cũng đã thay đổi vị trí của chúng.
3. Chuyển đổi sang Bảng
Chúng ta có thể chuyển đổi một phạm vi dữ liệu thông thường thành một bảng và sau đó áp dụng sắp xếp cho điều này. Điều này sẽ giúp sắp xếp các cột mà không trộn lẫn dữ liệu. Xem các bướcbên dưới.
📌 Các bước:
- Đầu tiên, chọn các ô trong phạm vi B4:F14 .
- Sau đó, nhấn phím CTRL , sau đó nhấn phím T trên bàn phím của bạn.
Ngay lập tức, hộp thoại Tạo bảng xuất hiện.
- Thứ hai, nhấp vào OK .
Kết quả là phạm vi dữ liệu bình thường được chuyển đổi thành một bảng.
- Thứ ba, chọn các ô trong Sinh viên .
- Sau đó, chuyển đến tab Dữ liệu .
- Bây giờ, hãy nhấp vào Sắp xếp từ A đến Z .
Bạn có thể thấy rằng toàn bộ tập dữ liệu đã được sắp xếp cùng với cột này.
4. Tạo tùy chỉnh Sắp xếp danh sách để tránh trộn dữ liệu
Bạn có thể sắp xếp dữ liệu theo lựa chọn của riêng mình. Excel có tính năng sắp xếp tùy chỉnh để giúp bạn thực hiện điều đó.
Ở đây chúng tôi đã thay đổi một chút dữ liệu của mình để hiển thị cho bạn các ví dụ.
Chúng tôi có đã thêm một cột mới có chứa tháng học sinh xuất hiện trong kỳ thi tương ứng.
Như chúng tôi đã nói trước đó, chúng tôi không muốn thay đổi số sê-ri (vì nó đã có trong một dãy), chúng tôi đang chọn khác ngoài cột đó.
📌 Các bước:
- Chọn Sắp xếp từ Sắp xếp & Lọc.
- Một hộp thoại sẽ xuất hiện trước mặt bạn.
- Từ Đặt hàng nhấp vào biểu tượng thả xuống và bạn sẽ thấy một tùy chọn ở đóđược gọi là Danh sách tùy chỉnh. Nhấp vào đó.
- Hộp thoại Danh sách tùy chỉnh mới sẽ xuất hiện.
- Để thuận tiện cho bạn, Excel đã liệt kê một vài danh sách ở đó. Ở đây chúng tôi đã chọn các tháng từ đó. Bạn có thể chọn tùy theo nhu cầu của mình.
- Cột được chọn của chúng tôi là Lịch thi và thứ tự là theo tháng từ tháng 1 đến tháng 12. Bạn có thể đặt danh sách tùy chỉnh của mình ở đó.
Bây giờ, dữ liệu của chúng tôi đã được sắp xếp với cột Lịch thi theo các tháng liên tiếp trên toàn cầu.
5. Sử dụng hàm SORT trong Excel
Nếu bạn đang sử dụng Excel 365 thì bạn có thể sử dụng hàm có tên là SORT.
Hàm SORT sắp xếp nội dung của một dải hoặc mảng theo thứ tự tăng dần hoặc giảm dần.
Cú pháp của SORT Hàm:
SORT (mảng, [chỉ_số_sắp_xếp], [thứ_tự_sắp_xếp], [theo_col])
- mảng: Phạm vi hoặc mảng cần sắp xếp
- chỉ_số_sắp_xếp: Một số cho biết hàng hoặc cột cần sắp xếp theo. Đây là một trường tùy chọn. Giá trị mặc định là 1.
- thứ_tự_sắp_xếp: Một số cho biết thứ tự sắp xếp mong muốn. 1 = Tăng dần, -1 = Giảm dần. Đây cũng là một trường tùy chọn. Giá trị mặc định là 1 (tăng dần).
- by_col: Một giá trị logic cho biết hướng sắp xếp mong muốn. TRUE = sắp xếp theo cột. FALSE = sắp xếp theo hàng. Giá trị mặc định là FALSE.
📌 Các bước:
- Sử dụng chức năng nàytrong Excel. Công thức được sử dụng như sau.
=SORT(C5:F14,1) 
- Ở đây chúng tôi đã nhập tất cả các giá trị từ Tên học sinh vào cột Lịch sử . Đây là phạm vi của chúng tôi. Chúng tôi có một số cột trong phạm vi của mình, vì chúng tôi muốn sắp xếp theo tên, là cột đầu tiên của chúng tôi trong phạm vi, chúng tôi đã chèn 1 dưới dạng sort_index.
Đọc thêm: Cách sắp xếp theo Họ trong Excel
- Chúng ta có thể bỏ qua phần này vì giá trị mặc định là 1 cho phần đó đồng ruộng. Dữ liệu của chúng tôi đã được sắp xếp theo thứ tự tên theo thứ tự bảng chữ cái.
- Đối với thứ tự tăng dần, chúng tôi cũng có thể chèn 1 vào trường sort_order (bạn có thể thấy trong hình trên). Khi đó công thức sẽ là:
=SORT(C5:F14,1,1)
- Vì bất kỳ lý do gì, nếu bạn cần sắp xếp theo thứ tự giảm dần, hãy sử dụng -1 thay thế của 1 trong trường thứ_tự_sắp_xếp .
=SORT(C5:F14,1,-1) 
Ở đây chúng ta có đã sử dụng -1 làm thứ_tự_sắp_xếp và các tên đã được sắp xếp từ Z đến A.
6. Sắp Xếp Cột Mà Không Trộn Dữ Liệu Bằng Hàm SORTBY trong Excel
Bạn có thể sử dụng Chức năng SORTBY để sắp xếp dữ liệu của bạn. Đây là hàm họ của hàm SORT đã thảo luận trước đó.
Hàm SORTBY sắp xếp nội dung của một dải ô hoặc mảng dựa trên các giá trị từ một dải ô hoặc mảng khác.
Cú pháp của Hàm SORTBY:
SORTBY (mảng, by_array, [thứ_tự_sắp_xếp],[mảng/thứ tự],…)
- mảng: Dải ô hoặc mảng cần sắp xếp
- by_array: Dải ô hoặc mảng để sắp xếp theo
- sort_order: Thứ tự sử dụng để sắp xếp. 1 cho tăng dần, -1 cho giảm dần. Mặc định là tăng dần
- mảng/thứ tự: Các cặp thứ tự sắp xếp và mảng bổ sung.
Hai thứ tự sau là tùy chọn.
📌 Các bước:
- Để áp dụng công thức này, hãy viết công thức sau vào ô mong muốn:
=SORTBY(C5:F14,C5:C14) 
- Tương tự như phần trước, chúng ta đã chọn mảng. by_array của chúng tôi là cột Tên sinh viên .
- Bạn có thể liên hệ giữa SORT và SORTBY không? Trong SORT chúng tôi đã cung cấp số cột từ mảng đã chọn, ở đây trong SORTBY chúng tôi đã cung cấp cột theo cách khác (dưới dạng một mảng).
- SORTBY cho phép bạn sắp xếp tùy thuộc vào bất kỳ cột hoặc dải ô bên ngoài nào.
- Hãy thay đổi mảng by_ .
=SORTBY(C5:F14,D5:D14) 
- Ở đây chúng tôi đã chọn cột Math làm by_array của chúng tôi. Cột Toán học đã được sắp xếp theo thứ tự tăng dần. Tất cả các giá trị cột khác đã được thay đổi vị trí tương ứng.
Kết luận
Đó là tất cả cho ngày hôm nay. Chúng tôi đã liệt kê một số cách sắp xếp cột trong Excel mà không cần trộn dữ liệu. Hy vọng bạn sẽ tìm thấy điều này hữu ích. Hãy bình luận nếu bất cứ điều gì có vẻ khó hiểu. Hãy cho chúng tôi biết cái nào trong sốcác phương pháp bạn sẽ sử dụng. Bạn cũng có thể thông báo cho chúng tôi về bất kỳ cách tiếp cận nào mà chúng tôi có thể đã bỏ lỡ ở đây.
