Додека работите со валидација на податоци во Excel, можеби ќе треба да ги отстраните користените ставки од паѓачката листа за да избегнете двапати доделување ставка во списокот . На пример, можеби ќе треба да доделите повеќе вработени во различни работни смени и не сакате да доделите вработен повеќе од еднаш. Друго сценарио може да биде дека доделувате играчи на различни позиции во игра со резултат и треба да доделите играч на одредена позиција. Во такви случаи, ако имате паѓачка листа за доделување вработени на работни смени или играчи на различни позиции, можеби ќе сакате да го отстраните името на вработениот или играчот од паѓачката листа откако тој/таа ќе биде назначен . Во ова упатство, ќе ви покажам како да ги отстраните искористените ставки од паѓачката листа во Excel.

Преземете ја работната книга за вежбање

Преземете ја оваа книга за вежбање за да ја вежбате задачата додека ја читате оваа статија.

2 лесни начини да ги отстраните искористените ставки од паѓачката листа во Excel

Да претпоставиме сценарио каде што имаме работен лист во Excel со името на вработените на една организација. Секој од овие вработени треба да го доделите во различна работна смена и не сакате да доделите вработен повеќе од еднаш. Значи, потребна ви е паѓачка листа со името на вработените што автоматски ќе го отстрани работникот откако тој/таа ќе бидедоделен на задача. Ќе го користам овој работен лист за да ви покажам 2 лесни начини за отстранување на искористените ставки од паѓачката листа . Сликата подолу го прикажува работниот лист со кој ќе работиме и кој има паѓачка листа со отстранети користени ставки.

Метод 1: Користете помошни колони за да ги отстраните искористените ставки од паѓачката листа во Excel

Еден начин да ги отстраните користените ставки од паѓачката листа е да користите две помошни колони . Ајде да видиме како можеме да го направиме тоа.

Чекор 1:

• Прво, напишете ја следнава формула во ќелијата C5 под Број на ред

Распределба на формулата:

• Функцијата IF ќе го изврши логичкиот тест COUNTIF($F$5:$F$14, B5)>=1 .
• Функцијата COUNTIF ќе открие дали ќелијата B5 се појавува во апсолутниот опсег $F$5:$F$14 повеќе од еднаш .
• Ако ќелијата B5 се појави еднаш или повеќе во апсолутниот опсег $F$5:$F$14 , функцијата IF ќе врати празна низа ( „“ ).
• Во спротивно , функцијата IF ќе го врати бројот на редот на ќелијата B5 користејќи го ROW .

• Потоа, со притискање на ENTER , ќе го дознаеме бројот на редот на ќелијата B5 во ќелијата C5 .

• Сега, ќе ја повлечеме рачката за пополнување на ќелијата C5 надолу за да се примениформула до останатите ќелии во Број на ред.

• Конечно, сега ќе ги добиеме сите броеви на редови од ќелиите на Вработен .

Чекор 2:

• Следно, напишете ја следнава формула во ќелијата D5 под Име на вработениот.

Распределување на формулата:

• Функцијата IF ќе го изврши логичкиот тест ROW(B5)-ROW(B$5)+1>COUNT(C$5:C$14) .
• Функцијата COUNT ќе го брои бројот на ќелии во апсолутниот опсег C$5:C$14 .
• Функцијата SMALL ќе дознајте ја k-тата најмала вредност во апсолутниот опсег C$5:C$14 . Тука, k ќе се определи со 1+ROW(B5)-ROW(B$5) .
• Функцијата INDEX ќе ја преземе kth најмала вредност во апсолутниот опсег C$5:C$14 одредена со функцијата SMALL како единствен аргумент( row_num ) и враќа референци на ќелиите .

• Потоа, со притискање ENTER , ќе го добиеме името на вработениот од ќелијата B5 во ќелијата D5 .

• Сега , ќе ја повлечеме рачката за пополнување од ќелијата D5 надолу за да ја примениме формулата на останатите ќелии во Име на вработен .

• Конечно, сега ќе ги добиеме сите имиња на вработени во Вработен колона.

Чекор 3:

• Следно, ќе кликнете на the Дефинирајте име под Формули .

• Сега, нов прозорец со наслов Уреди Ќе се појави името . Ќе вметнеме Вработен во полето за внесување Име .
• Потоа, ќе ја вметнеме формулата подолу во полето за внесување Се однесува на .

Распределување на формулата:

• Помошник е името на работниот лист на кој работиме.
• Функцијата COUNTA ќе ги брои сите вредности на ќелиите во апсолутен опсег $D$5:$D$14 .
• Функцијата COUNTBLANK ќе го брои бројот на празни ќелии во апсолутниот опсег $D$5:$D$14 .

• После тоа, ќе кликнете на Во ред .

Чекор 4:

• Следно, ќе ги избереме сите ќелии во колоната Drop-Down за да создадеме паѓачка листа .
• Сега, ќе кликнеме на Потврда на податоци паѓачкото мени под Податоци .
• Потоа, ќе го избереме Потврда на податоци од паѓачкото .

• Сега ќе се појави нов прозорец со наслов Потврда на податоци . Потоа, ќе избереме Список од паѓачкото мени Дозволи .

• Потоа, ние ќе вметне =Вработен во полето за внесување Извор .
• Потоа, ќе кликнете на Во ред .

• Конечно, ќе видиме паѓачки списоци во секоја ќелија од Drop-down.
• Сега, ќе го избереме името Gus Fring од паѓачката листа во ќелијата F5 .

• Сега, ако кликнеме на второто паѓачко , ќе видиме дека името Gus Fring не е вклучен во оваа паѓачка листа. Како што веќе ја користевме оваа ставка, така што ќе биде отстранета од следните паѓачки списоци.

• Следно, ако избереме имиња од други паѓачки списоци, ќе видиме дека избраните ставки или имињата ќе бидат отстранети од следни паѓачки списоци .

Прочитајте повеќе: Како да креирате Паѓачка листа во повеќе колони во Excel (3 начини)

Слични читања:

• Како да креирате поле за листа со повеќе одбирање во Excel
• Опаѓачка листа на Excel во зависност од изборот
• Како да поврзете вредност на ќелија со паѓачка листа во Excel (5 начини)
• Условна паѓачка листа во Excel (Креирај, подредува и користи)
• Како да креираш динамична зависна паѓачка листа во Excel

Метод 2: Отстранете ги користените ставки од паѓачката листа во Excel Комбинирање на функциите FILTER и COUNTIF

Ако имате пристап до Microsoft Office 365 , тогаш најлесниот начин ќе биде да го користите Функција FILTER ексклузивно за Excel 365 за отстранување на искористените ставки од паѓачката листа. Мора да ги следиме чекорите подолу.

Чекор 1:

• Прво, напишете ја следната формула во ќелијата C5 под Број на ред

Распределба на формулата:

• Функцијата FILTER ќе ни дозволи да го филтрираме опсегот B5:B14 врз основа на критериуми COUNTIF(E5:E14, B5:B14)=0 .
• Функцијата COUNTIF ќе определи дали опсегот B5:B14 се појавува во опсегот E5:E14 или не .

• Потоа, по притискање на ENTER , ние сега ќе ги добие сите вработени имиња на вработен колоната.

Чекор 2:

• Следно, ќе ги избереме сите ќелии во колоната Drop-Down за да создадеме паѓачка листа .
• Сега, ќе кликнеме на паѓачкото мени Валидација на податоци под Податоци .
• Потоа, ќе го избереме Податоци Валидација од паѓачкото мени .

• Сега, нов прозорец со наслов Валидација на податоци w лошо се појави. Ќе избереме Список од паѓачкото мени Дозволи .

• Потоа, ќе вметнеме $C$5:$C$14 во полето за внес Извор . Алтернативно, можете исто така да вметнете =$C$5# во полето за внесување Извор .
• Потоа, ќе кликнете на Во ред .

• Конечно, ќе видиме паѓачки списоци во секоја ќелија од Drop-Down.
• Сега, ќе го избереме името Stuart Bloom од паѓачката листа во ќелијата F5 .

• Сега, ако кликнеме на второто паѓачко , ќе видиме дека името Стјуарт Блум не е вклучено во оваа паѓачка листа. Како што веќе ја користевме оваа ставка, така што ќе биде отстранета од следните паѓачки списоци.

• Следно, ако избереме имиња од други паѓачки списоци, ќе видиме дека избраните ставки или имињата ќе бидат отстранети од следни паѓачки списоци .

Прочитај повеќе: Креирање паѓачки Филтер надолу за извлекување податоци врз основа на избор во Excel

Брзи белешки

🎯 Функцијата FILTER е ексклузивна функција моментално достапна само за Excel 365 . Значи, нема да работи во вашиот работен лист ако немате Excel 365 на вашиот компјутер.

🎯 И прочитајте ја оваа статија за да научите како да креирате капка -долу листа со единствени вредности во Excel.

Заклучок

Во овој напис, научивме како да ги отстраниме искористените ставки од паѓачката листа во Excel . Се надевам дека отсега ќе можете лесно да ги отстраните искористените ставки од паѓачката листа во Excel . Меѓутоа, ако имате какви било прашања или препораки заовој напис, ве молиме оставете коментар подолу. Имајте убав ден!!!