Mục lục
Trong khi làm việc với xác thực dữ liệu trong Excel, bạn có thể cần xóa các mục đã sử dụng khỏi danh sách thả xuống để tránh gán một mục trong danh sách hai lần . Ví dụ: bạn có thể phải phân công nhiều nhân viên vào các ca làm việc khác nhau và bạn không muốn chỉ định một nhân viên nhiều lần. Một tình huống khác có thể là bạn đang chỉ định người chơi vào các vị trí khác nhau trong trò chơi tính điểm và bạn phải chỉ định một người chơi vào một vị trí cụ thể. Trong những trường hợp như vậy, nếu bạn có một danh sách thả xuống để chỉ định nhân viên làm ca làm việc hoặc người chơi vào các vị trí khác nhau, bạn có thể muốn xóa tên của nhân viên hoặc người chơi khỏi danh sách thả xuống sau khi họ đã được chỉ định . Trong hướng dẫn này, tôi sẽ chỉ cho bạn cách xóa các mục đã sử dụng khỏi danh sách thả xuống trong Excel.
Tải xuống Sách bài tập thực hành
Tải xuống sách thực hành này để thực hiện nhiệm vụ trong khi bạn đang đọc bài viết này.
Xóa các mục đã sử dụng.xlsx
2 Cách dễ dàng để xóa các mục đã sử dụng khỏi Danh sách thả xuống trong Excel
Giả sử một tình huống trong đó chúng ta có một bảng tính Excel với tên nhân viên của một tổ chức. Bạn cần phân công từng nhân viên này vào các ca làm việc khác nhau và bạn không muốn phân công một nhân viên nhiều lần. Vì vậy, bạn cần một danh sách thả xuống với tên của nhân viên sẽ tự động xóa một nhân viên sau khi anh ấy/cô ấy đã đượcđược giao cho một nhiệm vụ. Tôi sẽ sử dụng bảng tính này để chỉ cho bạn 2 cách dễ dàng để xóa các mục đã sử dụng khỏi danh sách thả xuống . Hình ảnh bên dưới hiển thị trang tính mà chúng ta sắp làm việc có danh sách thả xuống với các mục đã sử dụng đã bị xóa.
Phương pháp 1: Sử dụng các cột trợ giúp để xóa các mục đã sử dụng khỏi danh sách thả xuống trong Excel
Một cách dễ dàng để xóa các mục đã sử dụng khỏi danh sách thả xuống là sử dụng hai cột trợ giúp . Hãy xem cách chúng ta có thể làm điều đó.
Bước 1:
- Đầu tiên, hãy viết công thức sau vào ô C5 bên dưới Số hàng
=IF(COUNTIF($F$5:$F$14,B5)>=1,"",ROW()) 
Phân tích công thức:
- Hàm IF sẽ chạy kiểm tra logic COUNTIF($F$5:$F$14, B5)>=1 .
- Hàm COUNTIF sẽ tìm hiểu xem ô B5 có xuất hiện trong phạm vi tuyệt đối $F$5:$F$14 nhiều lần .
- Nếu ô B5 xuất hiện một lần hoặc nhiều hơn trong phạm vi tuyệt đối $F$5:$F$14 , hàm IF sẽ trả về một chuỗi rỗng ( “” ).
- Ngược lại , hàm IF sẽ trả về số hàng của ô B5 bằng cách sử dụng ROW .
- Sau đó, khi nhấn ENTER , ta sẽ tìm ra số hàng của ô B5 trong ô C5 .
- Bây giờ, chúng ta sẽ kéo fill-handle của ô C5 hướng xuống áp dụngcông thức đến các ô còn lại trong Số Hàng.
- Cuối cùng, bây giờ chúng ta sẽ nhận được tất cả số hàng của các ô của Nhân viên .
Bước 2:
- Tiếp theo, viết công thức sau vào ô D5 bên dưới Tên nhân viên.
=IF(ROW(B5)-ROW(B$5)+1>COUNT(C$5:C$14),"",INDEX(B:B,SMALL(C$5:C$14,1+ROW(B5)-ROW(B$5)))) 
Phân tích công thức:
- Hàm IF sẽ chạy kiểm tra logic ROW(B5)-ROW(B$5)+1>COUNT(C$5:C$14) .
- Hàm COUNT sẽ đếm số ô trong phạm vi tuyệt đối C$5:C$14 .
- Hàm SMALL sẽ tìm giá trị nhỏ thứ k trong phạm vi tuyệt đối C$5:C$14 . Ở đây, k sẽ được xác định bởi 1+ROW(B5)-ROW(B$5) .
- Hàm INDEX sẽ lấy giá trị nhỏ thứ k trong phạm vi tuyệt đối C$5:C$14 được xác định bởi hàm SMALL dưới dạng đối số duy nhất( row_num ) và trả về tham chiếu của ô .
- Sau đó, khi nhấn ENTER , chúng ta sẽ nhận được tên nhân viên của ô B5 trong ô D5 .
- Bây giờ , chúng ta sẽ kéo fill-handle của ô D5 xuống dưới để áp dụng công thức cho các ô còn lại trong Tên nhân viên .
- Cuối cùng, bây giờ chúng ta sẽ có tất cả tên nhân viên trong Nhân viên cột.
Bước 3:
- Tiếp theo, chúng ta sẽ nhấp vào Tên xác định trong Công thức .
- Bây giờ, một cửa sổ mới có tiêu đề Chỉnh sửa Tên sẽ xuất hiện. Chúng tôi sẽ chèn Nhân viên vào hộp nhập Tên .
- Sau đó, chúng tôi sẽ chèn công thức bên dưới vào hộp nhập Refers to .
=Helper!$B$4:$D$14=OFFSET(Helper!$D$5,0,0, COUNTA(Helper!$D$5:$D$14)-COUNTBLANK(Helper!$D$5:$D$14),1)
Phân tích công thức:
- Trợ giúp là tên của trang tính mà chúng ta đang làm việc.
- Hàm COUNTA sẽ đếm tất cả các giá trị của ô trong phạm vi tuyệt đối $D$5:$D$14 .
- Hàm COUNTBLANK sẽ đếm số của các ô trống trong phạm vi tuyệt đối $D$5:$D$14 .
- Sau đó, chúng tôi sẽ nhấp vào bật OK .
Bước 4:
- Tiếp theo, chúng ta sẽ chọn tất cả các ô trong cột Drop-Down để tạo danh sách thả xuống .
- Bây giờ, chúng ta sẽ nhấp vào <1 menu thả xuống>Xác thực dữ liệu trong Dữ liệu .
- Sau đó, chúng tôi sẽ chọn Xác thực dữ liệu từ menu thả xuống .
- Bây giờ, một cửa sổ mới có tiêu đề Xác thực dữ liệu sẽ xuất hiện. Sau đó, chúng tôi sẽ chọn Danh sách từ menu thả xuống Cho phép .
- Sau đó, chúng tôi sẽ chèn =Employee vào hộp nhập Source .
- Sau đó, chúng tôi sẽ nhấp vào OK .
- Cuối cùng, chúng ta sẽ thấy các danh sách thả xuống trong mỗi ô của Drop-Down.
- Bây giờ, chúng ta sẽ chọn tên Gus Fring từ danh sách thả xuống trong ô F5 .
- Bây giờ, nếu chúng ta nhấp vào trình đơn thả xuống thứ hai , chúng ta sẽ thấy tên Gus Fring không có trong danh sách thả xuống này. Vì chúng tôi đã sử dụng mục này nên mục này sẽ bị xóa khỏi danh sách thả xuống sau.
- Tiếp theo, nếu chúng tôi chọn tên từ các danh sách thả xuống khác, chúng tôi sẽ thấy rằng các mục đã chọn hoặc tên sẽ bị xóa khỏi các danh sách thả xuống sau .
Đọc thêm: Cách tạo Danh sách thả xuống trong nhiều cột trong Excel (3 cách)
Bài đọc tương tự:
- Cách tạo hộp danh sách đa lựa chọn trong Excel
- Danh sách thả xuống Excel tùy thuộc vào lựa chọn
- Cách liên kết giá trị ô với danh sách thả xuống trong Excel (5 cách)
- Danh sách thả xuống có điều kiện trong Excel (Tạo, sắp xếp và sử dụng)
- Cách tạo danh sách thả xuống phụ thuộc động trong Excel
Phương pháp 2: Xóa các mục đã sử dụng khỏi Danh sách thả xuống trong Excel Kết hợp các hàm FILTER và COUNTIF
Nếu bạn có quyền truy cập vào Microsoft Office 365 , cách dễ nhất khi đó là sử dụng Chức năng LỌC dành riêng cho Excel 365 để xóa các mục đã sử dụng khỏi danh sách thả xuống. Chúng ta phải làm theo các bước dưới đây.
Bước 1:
- Đầu tiên, viết công thức sau vào ô C5 bên dưới Số hàng
=FILTER(B5:B14, COUNTIF(E5:E14,B5:B14)=0) 
Phân tích công thức:
- Hàm FILTER sẽ cho phép chúng tôi lọc phạm vi B5:B14 dựa trên criteria COUNTIF(E5:E14, B5:B14)=0 .
- Hàm COUNTIF sẽ xác định xem phạm vi B5:B14 xuất hiện trong phạm vi E5:E14 hoặc not .
- Sau đó, khi nhấn ENTER , chúng tôi bây giờ sẽ nhận được tất cả tên nhân viên của cột Nhân viên .
Bước 2:
- Tiếp theo, chúng ta sẽ chọn tất cả các ô trong cột Drop-Down để tạo danh sách thả xuống .
- Bây giờ, chúng ta sẽ nhấp vào trình đơn thả xuống Xác thực dữ liệu bên dưới Dữ liệu .
- Sau đó, chúng ta sẽ chọn Dữ liệu Xác thực từ trình đơn thả xuống .
- Bây giờ, một cửa sổ mới có tiêu đề Xác thực dữ liệu w bệnh xuất hiện. Chúng tôi sẽ chọn Danh sách từ menu thả xuống Cho phép .
- Sau đó, chúng tôi sẽ chèn $C$5:$C$14 vào hộp nhập Nguồn . Ngoài ra, bạn cũng có thể chèn =$C$5# vào hộp nhập Nguồn .
- Sau đó, chúng tôi sẽ nhấp vào OK .
- Cuối cùng, chúng ta sẽ thấy các danh sách thả xuống trong mỗi ô của Drop-Down.
- Bây giờ, chúng ta sẽ chọn tên Stuart Bloom từ danh sách thả xuống trong ô F5 .
- Bây giờ, nếu chúng ta nhấp vào trình đơn thả xuống thứ hai , chúng ta sẽ thấy tên Stuart Bloom không có trong danh sách thả xuống này. Vì chúng tôi đã sử dụng mục này nên mục này sẽ bị xóa khỏi danh sách thả xuống sau.
- Tiếp theo, nếu chúng tôi chọn tên từ các danh sách thả xuống khác, chúng tôi sẽ thấy rằng các mục đã chọn hoặc tên sẽ bị xóa khỏi các danh sách thả xuống sau .
Đọc thêm: Tạo Drop Bộ lọc xuống để trích xuất dữ liệu dựa trên lựa chọn trong Excel
Ghi chú nhanh
🎯 Hàm FILTER là một chức năng độc quyền hiện chỉ khả dụng cho Excel 365 . Vì vậy, nó sẽ không hoạt động trong trang tính của bạn nếu bạn không có Excel 365 trên PC của mình.
🎯 Và hãy đọc bài viết này để tìm hiểu cách tạo biểu mẫu -xuống danh sách với các giá trị duy nhất trong Excel.
Kết luận
Trong bài viết này, chúng ta đã học cách xóa các mục đã sử dụng khỏi danh sách thả xuống trong Excel . Tôi hy vọng từ bây giờ bạn có thể xóa các mục đã sử dụng khỏi danh sách thả xuống trong Excel một cách dễ dàng. Tuy nhiên, nếu bạn có bất kỳ thắc mắc hoặc đề xuất nào vềbài viết này, xin vui lòng để lại một bình luận dưới đây. Chúc một ngày tốt lành!!!
