Докато работите с валидиране на данни в Excel, може да се наложи да премахнете използваните елементи от падащ списък към избягване на двойно присвояване на елемент от списъка . Например може да се наложи да назначите няколко служители на различни работни смени и не искате да назначите един служител повече от веднъж. Друг сценарий може да е, че назначавате играчи на различни позиции в игра с резултати и трябва да назначите играч на определена позиция. В такива случаи, ако имате падащ списък за назначаване на служители на работни смени или на играчи на различнипозиции, може да искате да премахнете името на служителя или играча от падащия списък, след като той/тя е бил/а назначен/и. В този урок ще ви покажа как да премахнете използвани елементи от падащия списък в Excel.

Изтегляне на работна тетрадка за практика

Изтеглете тази книга за упражнения, за да упражните задачата, докато четете тази статия.

2 лесни начина за премахване на използвани елементи от падащ списък в Excel

Нека приемем сценарий, при който имаме работен лист на Excel с име на служителите на организацията. Трябва да назначите всеки от тези служители на различна работна смяна и не искате да назначите един служител повече от веднъж. Затова ви е необходим падащ списък с имената на служителите, който автоматично ще премахва служителя, след като му е била възложена задача. Ще използвам този работен лист, за да ви покажа 2 лесни начина към премахване на използвани елементи от падащия списък . На изображението по-долу е показан работният лист, с който ще работим и в който има падащ списък с премахнати използвани елементи.

Метод 1: Използване на помощни колони за премахване на използвани елементи от падащия списък в Excel

Лесен начин за премахване на използвани елементи от падащия списък е да използвате две помощни колони Нека видим как можем да го направим.

Стъпка 1:

• Първо, запишете следната формула в клетката C5 под Номер на реда

Разбивка на формулата:

• Сайтът IF функцията ще изпълни логическия тест COUNTIF($F$5:$F$14, B5)>=1 .
• Сайтът COUNTIF функция ще открие дали клетката B5 се появява в абсолютен обхват $F$5:$F$14 повече от веднъж .
• Ако клетката B5 появява се веднъж или повече в абсолютен обхват $F$5:$F$14 . IF функцията ще върне празен низ ( "" ).
• В противен случай IF функцията ще върне номер на реда на клетката B5 като използвате РЕД .

• След това при натискане на ВЪВЕДЕТЕ , ще открием номер на реда на клетката B5 в клетка C5 .

• Сега ще плъзнем ръкохватка за попълване на клетката C5 в посока надолу към прилагане на формулата към останалите клетки в Номер на реда.

• Накрая ще получим всички номера на редовете на клетките на Служител .

Стъпка 2:

• След това запишете следната формула в клетката D5 под Име на служителя.

Разбивка на формулата:

• Сайтът IF функцията ще изпълни логическия тест ROW(B5)-ROW(B$5)+1>COUNT(C$5:C$14) .
• Сайтът COUNT функцията ще преброи броя на клетките в абсолютния диапазон C$5:C$14 .
• Сайтът МАЛЪК функцията ще намиране на k-тата най-малка стойност в абсолютния диапазон C$5:C$14 . Тук, k ще се определя от 1+РЕД(B5)-РЕД(B$5) .
• Сайтът INDEX функцията ще вземе k-тата най-малка стойност в абсолютния диапазон C$5:C$14 определен от МАЛЪК функция като единствен аргумент( row_num ) и връща препратки на клетки .

• След това при натискане на ВЪВЕДЕТЕ , ще получим име на служителя на клетката B5 в клетка D5 .

• Сега ще плъзнем ръкохватка за попълване на клетката D5 в посока надолу към прилагане на формулата към останалите клетки в Име на служителя .

• Накрая ще получим всички служител имена в Служител колона.

Стъпка 3:

• След това ще щракнем върху Определяне на името под Формули .

• Сега се появява нов прозорец, озаглавен Редактиране на името ще се появи. Ще вмъкнем Служител в Име поле за въвеждане.
• След това ще вмъкнем следната формула в Отнася се за полето за въвеждане.

Разбивка на формулата:

• Помощник е името на работен лист по които работим.
• Сайтът COUNTA ще преброи всички стойности на клетките в абсолютен обхват $D$5:$D$14 .
• Сайтът COUNTBLANK функция ще преброи номер на празни клетки в абсолютен обхват $D$5:$D$14 .

• След това ще кликнем върху OK .

Стъпка 4:

• След това ще изберем всички клетки в Спускане колона, за да създадете падащ списък .
• Сега ще кликнем върху Утвърждаване на данните в падащото меню под Данни .
• След това ще изберем Утвърждаване на данните от падащо меню .

• Сега се появява нов прозорец, озаглавен Утвърждаване на данните След това ще изберем Списък от Позволете падащо меню.

• След това ще вмъкнем =Служител в Източник: поле за въвеждане.
• След това ще кликнем върху OK .

• Накрая ще видим. падащо меню списъци във всяка клетка на Спускане.
• Сега ще изберем името Гъс Фринг от падащ списък в клетка F5 .

• Сега, ако кликнем върху втори падащ списък , ще видим, че името Гъс Фринг не е включен в този падащ списък. Тъй като вече сме използвали този елемент, той ще бъде премахнат от следващите падащи списъци.

• След това, ако изберете имена от други падащи списъци, ще видим, че избрани елементи или имена ще бъде премахнати от следните падащи списъци .

Прочетете още: Как да създадете падащ списък в няколко колони в Excel (3 начина)

Подобни четива:

• Как да създадете Multi Select Listbox в Excel
• Списък с падащи списъци в Excel в зависимост от избора
• Как да свържете стойност на клетка с падащ списък в Excel (5 начина)
• Условен падащ списък в Excel (създаване, сортиране и използване)
• Как да създадете динамичен зависим падащ списък в Excel

Метод 2: Премахване на използвани елементи от падащ списък в Excel чрез комбиниране на функциите FILTER и COUNTIF

Ако имате достъп до Microsoft Office 365 , тогава най-лесният начин ще бъде да използвате ФИЛТЪР функция, изключителна за Excel 365 за да премахнете използваните елементи от падащия списък. Трябва да следваме следните стъпки.

Стъпка 1:

• Първо, запишете следната формула в клетката C5 под Номер на реда

Разбивка на формулата:

• Сайтът ФИЛТЪР функция ще ни позволи да филтър обхватът B5:B14 въз основа на критерии COUNTIF(E5:E14, B5:B14)=0 .
• Сайтът COUNTIF ще определи дали обхватът B5:B14 се появява в диапазона E5:E14 или не .

• След това при натискане на ВЪВЕДЕТЕ , сега ще получим всички служител имена на Служител колона.

Стъпка 2:

• След това ще изберем всички клетки в Спускане колона, за да създадете падащ списък .
• Сега ще кликнем върху Утвърждаване на данните в падащото меню под Данни .
• След това ще изберем Утвърждаване на данните от падащо меню .

• Сега се появява нов прозорец, озаглавен Утвърждаване на данните ще се появи. Ще изберем Списък от Позволете падащо меню.

• След това ще вмъкнем $C$5:$C$14 в Източник: Алтернативно можете да вмъкнете и =$C$5# в Източник: поле за въвеждане.
• След това ще кликнем върху OK .

• Накрая ще видим. падащо меню списъци във всяка клетка на Спускане.
• Сега ще изберем името Стюарт Блум от падащ списък в клетка F5 .

• Сега, ако кликнем върху втори падащ списък , ще видим, че името Стюарт Блум не е включен в този падащ списък. Тъй като вече сме използвали този елемент, той ще бъде премахнат от следващите падащи списъци.

• След това, ако изберете имена от други падащи списъци, ще видим, че избрани елементи или имена ще бъде премахнати от следните падащи списъци .

Прочетете още: Създаване на падащ филтър за извличане на данни въз основа на избор в Excel

Бързи бележки

🎯 ФИЛТЪР е ексклузивна функция, която в момента е достъпна само за Excel 365 . Така че няма да работи във вашия работен лист, ако нямате Excel 365 на вашия компютър.

🎯 И прочетете тази статия за да научите как да създадете падащ списък с уникални стойности в Excel.

Заключение

В тази статия научихме как да премахнете използваните елементи от падащия списък в Excel . Надявам се, че отсега нататък ще можете премахване на използвани елементи от падащия списък в Excel лесно. Въпреки това, ако имате някакви запитвания или препоръки относно тази статия, моля, оставете коментар по-долу. Приятно изкарване!!!