När vi arbetar i Excel behöver vi ofta beräkna totala timmar. Du kan till exempel uppskatta de totala timmar som krävs för ett visst projekt utifrån en lista över varaktigheten för olika uppgifter i projektet. På samma sätt kan du beräkna löner för anställda genom att beräkna totala arbetstimmar. . Dessutom kan du subtrahera tidsvärden för att få fram timmarna mellan dem. I den här artikeln kommer jag att diskutera några enkla formler och Excel-funktioner för att beräkna totala timmar.

Ladda ner övningsboken

Du kan ladda ner arbetsboken som vi har använt för att förbereda den här artikeln.

Vikten av cellformatering när du beräknar timmar i Excel

Excel lagrar datum och tider som siffror i cellerna. Ett helt tal representerar en dag och decimaldelen av ett tal representerar en del av dagen. I Excel kan du till exempel, 1 representerar 1 jan 1900 Som tidigare nämnts, 1.5 representerar 1 jan 1900, 12:00 PM i excel.

Så för att underlätta beräkningar och dataredovisning måste vi ändra cellformatet i Excel. Att ändra cellformatet ändrar inte värdena, utan ändrar istället sättet att representera data. Om du vill ändra cellformat följer du nedanstående steg:

Steg:

• Markera först cellen och högerklicka på den. Klicka sedan på Formatera celler alternativ för att föra in den Formatera celler alternativt, efter att ha valt en cell, kan du trycka på ' Ctrl + 1 ' på tangentbordet för att få upp dialogrutan. Jag har valt Cell C5 och Cell C6 .

• Som ett resultat av detta har Formatera celler kommer att visas.
• Gå nu till Antal och välj fliken Tid från Kategori listan. Därefter väljer du det format som du föredrar från listan Typ och klicka på OK .

• Till slut får du följande resultat.

• På samma sätt kan du anpassa cellformatet. För att göra det markerar du cellerna och trycker på "Ctrl + 1 ' för att få med sig den Formatera celler fönster. Därefter väljer du Anpassad från Antal Ange/välja sedan det önskade formatet och klicka på OK .

• Som en följd av detta får du ett resultat som det som visas nedan.

9 metoder för att beräkna totala timmar i Excel

1. Lägg till tidsvärden för att hitta totala timmar i Excel

I den här metoden lägger vi till tidsvärden med hjälp av en enkel formel. Vi har till exempel en lista med flera uppgifter som gäller för varaktighet.

Nu summerar vi helt enkelt de celler som innehåller olika varaktigheter.

Steg:

• Först skriver du nedanstående formel i Cell C8 .

• Följaktligen kommer det totala antalet timmar att vara följande.

⏩ Observera:

Om summan av timmarna är större än 24 timmar kommer formeln ovan att ge nedanstående resultat, vilket inte är vad vi förväntade oss.

I sådana fall måste du ändra formatet för den cell som visar det totala antalet timmar.

➤ Om du vill ändra cellformatet klickar du på motsvarande cell och trycker på ' Ctrl + 1 ' för att få fram den Formatera celler dialogrutan.

➤ Gå sedan till Antal väljer du Anpassad från Kategori listan. Nu, i listan Typ som finns högst upp i formatlistan, skriver du [h]:mm;@ och klicka på OK .

➤ Slutligen får vi följande resultat.

Läs mer: Excel-formel för övertid över 40 timmar [med gratis mall]

2. Beräkna totala timmar med Excel SUM-funktionen

Tidigare, i Metod 1 har vi beräknat det totala antalet timmar med hjälp av en enkel formel, men nu ska vi använda oss av funktionen SUM för att beräkna den totala varaktigheten för olika uppgifter.

Steg:

• Skriv in nedanstående formel i Cell C8 .

• Här kan SUMMA funktionen lägger till alla värden i intervallet C5:C7 Vi får alltså den totala längden för alla uppgifter.

Läs mer: Hur man beräknar timmar och minuter för lönelistor i Excel (7 enkla sätt)

3. Subtrahera tidsvärden för att beräkna totala timmar.

Ibland måste vi beräkna de totala timmarna mellan tidsvärdena. Vi har till exempel en start- och sluttid för flera uppgifter. Nu ska vi beräkna timmarna mellan varje tidsintervall med hjälp av en enkel formel i Excel.

Steg:

• Skriv nedanstående formel i Cell D5 till en början.

• Som en följd av detta får du följande resultat: Använd Handtag för fyllning ( + ) för att kopiera formeln till resten av cellerna.

Läs mer: Hur man beräknar totala antalet arbetstimmar per vecka i Excel (5 bästa metoderna)

4. Få fram totala timmar om skillnaden i tidsvärde är mer än 24 timmar.

På Metod 2 , har vi följande beräknade tidsskillnaden mellan tidsvärdena men alla skillnader var mindre än 24 timmar. När tidsskillnaden är större än 24 timmar måste vi använda en annan formel för att beräkna den totala timskillnaden. Eftersom tidsskillnaden är större än 24 timmar är start- och sluttid olika datum i vårt dataset.

Kom ihåg att vi har använt nedanstående cellformat för start- och måltiderna (se skärmbilden).

Steg:

• Först skriver du följande formel i Cell D5 .

• Hit Gå in på och använda Handtag för fyllning för att dra nedåt. Slutligen får du nedanstående resultat.

Här kan Antal formatet för resultatkolumnen är Allmänt Det är därför vi fick timmarna som 25.5 , 26 , 26.5 , 29, etc. Du kan ändra Cellformat som du vill. Om du vill ha timmar som ett helt tal, ska du också INT-funktionen i Excel skulle vara till stor hjälp.

Läs mer: Hur du lägger till tid i Excel över 24 timmar (4 sätt)

Liknande läsningar

• Hur man beräknar omloppstiden i Excel (4 sätt)
• Beräkna skillnaden mellan två datum och tider i Excel
• Hur man använder tidsformat i Excel VBA (makro, UDF och UserForm)
• Beräkna tidens längd i Excel (7 metoder)

5. Hitta totala antalet timmar mellan tidsregistreringar med hjälp av Excel IF-funktionen

Hittills har vi använt enkla formler för att få fram tidsskillnaden mellan olika tidsvärden. Men om starttiden är 21:00 PM en dag och sluttiden är 05:00 nästa dag, fungerar inte en enkel formel för subtraktion. I sådana fall beräknar vi den totala skillnaden i timmar med hjälp av IF-funktionen. .

Steg:

• Först skriver du nedanstående formel i Cell D5.

Här kan IF kontrollerar om starttiden är längre än sluttiden. Om sluttiden är kortare än starttiden, lägger formeln till 1 till sluttiden, annars inte. Slutligen subtraheras starttiden från resultatet av IF formel.

• Du får då följande resultat.

Läs mer: Excel-formel för övertid över 8 timmar (4 exempel)

6. Använd Excel MOD-funktionen för att beräkna totala timmar

Likt Metod 4 , kan vi använda MOD-funktionen för att beräkna det totala antalet timmar om tidsskillnaden är negativ. Låt oss tillämpa funktionen på vårt dataset.

Steg:

• Skriv in följande formel i Cell D5 till en början.

Här kan MOD funktionen vänder de negativa värdena till de positiva, och vanligtvis returnerar denna funktion återstoden efter att ett tal har dividerats med en divisor.

• Slutligen får du den totala tidsskillnaden i timmar enligt nedan.

Läs mer: Hur du lägger till timmar till tid i Excel (8 snabba sätt)

7. Använd TEXT-funktionen för att fastställa totala timmar i Excel

Nu kommer vi att använda TEXT-funktionen för att beräkna den totala tidsskillnaden mellan tidsvärdena. Så här är stegen i den här metoden.

Steg:

• Skriv inledningsvis nedanstående formel i Cell D5 .

• Här är alltså vårt resultat.

Här kan TEXT funktionen omvandlar det subtraherade resultatet till hh:mm format.

Läs mer: Beräkna timmar mellan två datum och tider i Excel exklusive helger

8. Excel HOUR-funktionen för att få fram totala timmar

Nu kommer vi att använda funktionen HOUR för att få fram det totala antalet timmar mellan tidsvärdena. TIMMA funktionen returnerar timmen som ett tal från 0 ( 12:00 ) till 23 ( 11:00 P.M. ). Låt oss gå igenom stegen för att beräkna det totala antalet timmar.

Steg:

• Skriv nedanstående formel för att Cell D5 .

• Som en följd av detta får vi tidsskillnaden ( 8 timmar). Använd Handtag för fyllning ( + ) för att kopiera formeln till resten av cellerna.

Läs mer: Excel beräknar timmar mellan två tider efter midnatt (3 metoder)

9. Excel NOW-funktion för att få fram totala förflutna timmar (viss tid till nu)

Vi kan beräkna det totala antalet timmar som förflutit från en starttid till den aktuella tiden med hjälp av funktionen NOW i Excel.

Steg:

• Först skriver du nedanstående formel i Cell C5 .

• Här är vårt resultat.

⏩ Observera:

➤ Om tiden mellan starttiden och den aktuella tiden är längre än 24 timmar måste vi ändra formatet för den resulterande cellen ( d "dagar" h:mm:ss ).

➤ Sammanfattningsvis får vi nedanstående resultat.

Läs mer: Excel-formel för att beräkna arbetade timmar & övertid [med mall]

Slutsats

I artikeln ovan har jag försökt diskutera metoderna ingående. Förhoppningsvis räcker dessa metoder och förklaringar för att lösa dina problem. Låt mig veta om du har några frågor.