Mục lục
Có một số phương pháp ngắn gọn và nhanh chóng để tự động điền số trong Microsoft Excel. Trong bài viết này, bạn sẽ tìm hiểu cách có thể dễ dàng áp dụng những kỹ thuật hữu ích đó để tự động điền số theo các tiêu chí khác nhau với hình minh họa phù hợp.
Tải xuống Sách bài tập thực hành
Bạn có thể tải xuống sổ làm việc Excel mà chúng tôi đã sử dụng để chuẩn bị cho bài viết này.
Tự động điền số trong Excel.xlsx
12 phương pháp phù hợp để tự động điền số trong Excel
1. Tự động điền một cột có một chuỗi số
Trong ví dụ đầu tiên của chúng ta, chúng ta sẽ thấy cách sử dụng cơ bản của Fill Handle để tự động điền một chuỗi số. Trong hình bên dưới, một số '1' đã được nhập vào Ô C5. Bây giờ, chúng ta sẽ sử dụng tùy chọn Xử lý điền để tự động điền chuỗi số bắt đầu từ 1.
📌 Bước 1:
➤ Chọn Ô B5 .
➤ Đặt con trỏ chuột vào góc dưới cùng bên phải của ô đã chọn, bạn sẽ tìm thấy Dấu cộng ( +) ở đó.
📌 Bước 2:
➤ Kéo biểu tượng Dấu cộng (+) xuống phía dưới bao lâu tùy ý.
➤ Nhấp vào menu tùy chọn như minh họa trong hình sau và chọn lệnh Fill Series .
Và bạn sẽ thấy dãy số bắt đầu từ 1 đến 9.
Đọc thêm: Cách tự động điền các ô hoặc cột từ danh sách trong Excel
2. Tự động điền số bằng cách sử dụng chức năng ROWtrong Excel
Hàm ROW trả về số hàng của tham chiếu ô. Bằng cách chèn hàm ROW này vào một ô và kéo xuống dưới, chúng ta có thể tìm thấy một chuỗi số trong một cột.
Trong hình sau, Ô B5 là nằm ở Hàng 5 . Vì vậy, nếu bạn áp dụng hàm ROW trong ô đó, hàm sẽ trả về '5' .
Bây giờ chúng ta có thể sử dụng tùy chọn Fill Handle để tự động điền cột cho đến một ô cụ thể. Nếu tôi muốn bắt đầu số bằng '1' , thì tôi phải nhập công thức sau vào Ô B5 :
=ROW()-4 
Nếu tôi muốn bắt đầu số bằng '1' thì tôi phải nhập công thức sau vào Ô B5 :
=ROW()-4 Vì dữ liệu đầu vào đầu tiên của tôi nằm ở hàng thứ 5 nên hàm ROW trả về số '5 ' . Vì vậy, để có được số '1' ở đó, chúng ta phải trừ '4' khỏi hàm ROW .
3. Chèn hàm OFFSET để tự động điền số vào cột
Hàm OFFSET trả về một tham chiếu đến một phạm vi là một số hàng và cột nhất định từ một tham chiếu đã cho. Bằng cách sử dụng chức năng OFFSET , chúng ta có thể tạo một chuỗi số mà không cần sử dụng tùy chọn Fill Series sau khi sao chép xuống.
Trong hình dưới đây, công thức được áp dụng trong Ô B4 là:
=OFFSET(B4,-1,0)+1 
Sau khi nhấn Enter , bạn ' sẽtìm số ‘1’ . Bạn phải nhớ rằng trong khi sử dụng công thức này trong một ô, bạn phải để trống ô phía trên ngay lập tức.
Bây giờ, hãy sử dụng Fill Handle để tự động điền vào cột và bạn sẽ nhận được chuỗi số cùng một lúc. Bạn không cần phải chọn tùy chọn Fill Series ở đây nữa như được hiển thị trong phương pháp đầu tiên.
Đọc thêm: Cách sử dụng Công thức tự động điền trong Excel
4. Tự động điền số bằng cách sử dụng lệnh điền chuỗi trong Excel
Chúng ta có thể sử dụng tùy chọn Điền chuỗi chính xác hơn bằng cách kích hoạt hộp thoại từ lệnh Chuỗi . Hãy thực hiện các bước sau để xem nó hoạt động như thế nào.
📌 Bước 1:
➤ Từ Trang chủ ruy-băng, đi tới nhóm lệnh Chỉnh sửa .
➤ Chọn lệnh Dòng từ menu thả xuống Điền bên dưới Chỉnh sửa nhóm lệnh.
Một hộp thoại có tên 'Series' sẽ mở ra.
Giả sử chúng ta muốn để tạo một dãy số có công sai chung là '2' và dãy sẽ kết thúc với giá trị cuối cùng không quá 20.
📌 Bước 2:
➤ Chọn nút radio Cột từ Sê-ri trong các tùy chọn.
➤ Đầu vào '2 ' và '20' trong Giá trị bước và Giá trị dừng tương ứng.
➤ Nhấn OK và bạn đã hoàn tất.
Bạn sẽ tìm thấy một loạtsố với các tiêu chí được đề cập ngay lập tức.
Đọc thêm: Đánh số tự động trong Excel
5. Tự động điền số trong khi bỏ qua hàng (ô trống)
Chúng ta có thể sử dụng tùy chọn Xử lý điền để tự động điền cột trong khi bỏ qua hàng theo khoảng thời gian đều đặn. Giả sử, chúng ta muốn điền một chuỗi số vào một cột trong đó mỗi số sẽ bỏ qua một hàng để vượt qua số trước đó.
Những gì chúng ta phải làm là chọn hai ô liên tiếp bắt đầu từ dữ liệu đầu vào đầu tiên như được hiển thị trong ảnh chụp màn hình sau.
Sau khi tự động điền cột bằng Xử lý điền , bạn sẽ thấy chuỗi số bắt đầu bằng '1' trong khi bỏ qua một hàng đều đặn.
6. Tự động điền công thức vào một cột trong Excel
Chúng ta có thể sử dụng tùy chọn Fill Handle để tự động điền công thức dọc theo một cột hoặc một hàng. Trong tập dữ liệu sau, hai cột đầu tiên biểu thị số lượng bán hàng của một số nhân viên bán hàng. Trong Cột D , tiền thưởng 5% sẽ được thêm cho mỗi nhân viên bán hàng dựa trên giá trị bán hàng của họ. Trong Ô D5 , số tiền thưởng đầu tiên đã được thực hiện thủ công bằng cách sử dụng công thức sau:
=C5*5% 
Bây giờ nếu chúng ta sử dụng Fill Handle từ Ô D5 và kéo nó xuống Ô D11 , chúng ta sẽ nhận được kết quả đầu ra như được hiển thị trong hình bên dưới.
Tương tựBài đọc:
- Cách tự động điền ô dựa trên một ô khác trong Excel (5 phương pháp)
- Điền dữ liệu xuống hàng cuối cùng trong Excel (3 Phương pháp Nhanh)
7. Nhấp đúp vào Ô điều khiển điền để Tự động điền số
Có một cách khác để sử dụng tùy chọn Xử lý điền và đó là nhấp đúp vào biểu tượng. Trong quá trình này, toàn bộ cột sẽ được cập nhật tự động và bạn sẽ không phải kéo biểu tượng xuống nữa để tự động điền.
Trong hình bên dưới, bạn đang thấy Xử lý điền ở góc dưới cùng bên phải của Ô D5 . Hãy nhấp vào biểu tượng hai lần và bạn sẽ thấy kết quả ngay lập tức.
Giống như trong hình bên dưới, bạn sẽ nhận được giá trị trả về ngay lập tức.
8. Tự động điền số bằng mẫu hình học trong Excel
Chúng ta cũng có thể tự động điền số trong một chuỗi bằng cách áp dụng mẫu hình học. Những gì chúng ta phải làm là đặt hệ số nhân cho giá trị ban đầu và đặt loại chuỗi là Tăng trưởng . Bây giờ chúng ta hãy thực hiện các bước sau:
📌 Các bước:
➤ Mở lại hộp thoại Series từ Điền các tùy chọn trong nhóm lệnh Chỉnh sửa .
➤ Chọn nút radio Cột làm tùy chọn trong Chuỗi .
➤ Chọn Tăng trưởng làm Loại của chuỗi.
➤ Nhập '2' và '200' làm Giá trị bước và Giá trị dừng tương ứng.
➤ Nhấn OK .
Bạn sẽ thấy chuỗi hình học bắt đầu từ 2 với tốc độ tăng trưởng cũng là 2, nghĩa là mỗi giá trị kết quả sẽ được nhân với 2 cho đến khi sản lượng cuối cùng vượt quá 200.
9. Tự động điền chuỗi ngày vào cột
Chúng ta có thể sử dụng lệnh Điền chuỗi để tự động điền chuỗi ngày. Những gì chúng ta phải làm là chọn loại Sê-ri là Ngày và sau đó nhập Giá trị bước và Giá trị dừng . Nếu chúng tôi muốn hiển thị ngày trong một cột thì chúng tôi phải chọn nút radio Cột từ Chuỗi trong các tùy chọn.
Sau khi nhấn OK , chúng ta sẽ tìm thấy chuỗi ngày tháng như trong hình sau.
Đọc thêm: Cách tự động điền ngày tháng trong Excel
10. Tự động điền số hàng bằng chức năng COUNTA để bỏ qua các ô trống
Hàm COUNTA đếm số lượng ô trong một phạm vi không trống. Bằng cách sử dụng hàm COUNTA , chúng ta có thể xác định số sê-ri của các hàng không trống trong bảng hoặc tập dữ liệu.
Trong hình sau, Cột B sẽ đại diện cho các số sê-ri. Chúng ta phải gán công thức trong Ô B5 , kéo công thức đó xuống dưới cùng và xác định số sê-ri cho tất cả các hàng không trống.
📌 Bước 1:
➤ Chọn Ô B5 và nhập công thức sau:
=IF(ISBLANK(C5),””,COUNTA($C$5:C5)) ➤ Nhấn Nhập vàbạn sẽ nhận được số sê-ri đầu tiên '1' vì hàng đầu tiên trong bảng không trống.
📌 Bước 2:
➤ Bây giờ, hãy sử dụng Xử lý điền để tự động điền toàn bộ Cột B.
Và bạn sẽ tìm số sê-ri cho tất cả các hàng không trống cùng một lúc.
11. Sử dụng hàm SUBTOTAL để tự động điền số cho dữ liệu đã lọc
Trong tập dữ liệu sau, số lượng bán hàng của ba nhân viên bán hàng đã được ghi lại trong 15 ngày liên tiếp. Cột B ở đây đại diện cho số sê-ri của các hàng. Vì đây là bảng dữ liệu đã lọc nên chúng ta sẽ tìm hiểu phản ứng của các số sê-ri sau khi lọc số lượng bán hàng của một nhân viên bán hàng cụ thể.
Trong bảng sau, chúng tôi Đã lọc dữ liệu chỉ cho Sam. Chúng tôi đã trích xuất các giá trị bán hàng lớn hơn $1500 cho Sam tại đây. Nhưng sau khi lọc bảng, các số sê-ri cũng đã được sửa đổi. Giả sử chúng ta muốn duy trì số sê-ri như ban đầu.
📌 Bước 1:
➤ Chọn Ô B5 và nhập:
=SUBTOTAL(3,$C$5:C5) ➤ Sử dụng Fill Handle để tự động điền toàn bộ cột .
📌 Bước 2:
➤ Bây giờ hãy lọc các giá trị bán hàng của Sam để hiển thị số tiền chỉ lớn hơn $1500.
Và bây giờ bạn sẽ thấy rằng các số sê-ri chưa được sửa đổi ở đây và chúng đang duy trì trình tự củasố.
12. Tạo một bảng Excel để tự động điền số hàng (Hàm ROW)
Trong ví dụ cuối cùng của chúng tôi, chúng tôi sẽ trình bày cách chèn một hàng bên trong bảng dữ liệu trong khi các số sê-ri sẽ được cập nhật đồng thời.
📌 Bước 1:
➤ Chọn toàn bộ dữ liệu của bảng (B5:F19) và đặt tên bằng Dữ liệu bán hàng bằng cách chỉnh sửa trong Hộp tên .
📌 Bước 2:
➤ Chọn Ô B5 và gõ:
=ROW()-ROW(SalesData[#Headers]) Toàn bộ Cột B trong bảng dữ liệu sẽ hiển thị các số sê-ri.
📌 Bước 3:
➤ Bây giờ, nhấp chuột phải vào bất kỳ số hàng ở bên trái của bảng tính bằng con trỏ chuột của bạn.
➤ Chọn tùy chọn Chèn .
Giống như trong hình bên dưới, một hàng mới sẽ được thêm vào vùng đã chọn và số sê-ri của toàn bộ bảng dữ liệu sẽ được cập nhật đồng thời.
Lời kết
Tôi hy vọng tất cả các phương pháp được đề cập ở trên sẽ giúp bạn áp dụng chúng trong bảng tính Excel của mình ts khi cần thiết. Nếu bạn có bất kỳ câu hỏi hoặc phản hồi nào, vui lòng cho tôi biết trong phần bình luận. Hoặc bạn có thể xem các bài viết khác của chúng tôi liên quan đến hàm Excel trên trang web này.
